信息化背景下高校檔案管理建設(shè)工作研究

何玉蘭

（黃岡廣播電視大學(xué) 湖北 黃岡 438000）

1 引言

在高校檔案管理工作開展過程中，要結(jié)合高校教學(xué)機(jī)制和科研項(xiàng)目，對(duì)具體信息進(jìn)行及時(shí)登記，為人事調(diào)動(dòng)以及后勤管理工作提供最直觀的數(shù)據(jù)和信息，因此，學(xué)校要結(jié)合實(shí)際情況和具體要求建立健全完整的整合機(jī)制，不僅要引進(jìn)先進(jìn)的技術(shù)流程，也要對(duì)管理工作的信息化整合程度予以關(guān)注，從根本上維護(hù)管理項(xiàng)目的整體質(zhì)量。

2 信息化背景下高校檔案管理建設(shè)工作存在的問題

2.1 管理意識(shí)缺失

部分高校管理人員依舊受到傳統(tǒng)思想的影響，沒有對(duì)信息化監(jiān)督機(jī)制和手段給予足夠的重視，就使得檔案信息化管理水平不能滿足時(shí)代發(fā)展需求，無論是信息化建設(shè)步伐還是相關(guān)管理框架，都無法有效發(fā)揮信息化優(yōu)勢[1]。另外，高校檔案管理部門沒有認(rèn)知到信息化建設(shè)的功能和實(shí)際作用，利用傳統(tǒng)的管理機(jī)制和管理策略約束具體執(zhí)行操作，就會(huì)導(dǎo)致管理信息化建設(shè)項(xiàng)目運(yùn)行完整性受到嚴(yán)重制約。

2.2 技術(shù)滯后

在信息化背景下，高校檔案管理建設(shè)工作還不能建立有效的技術(shù)框架，就會(huì)導(dǎo)致信息化運(yùn)行計(jì)劃不能有效落實(shí)。尤其是高校檔案管理人員對(duì)硬件設(shè)備和軟件系統(tǒng)的時(shí)效性缺乏認(rèn)知，就導(dǎo)致信息化建設(shè)過程受到制約，加之高校項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)較為有限，將重心都落在了教學(xué)項(xiàng)目、科研項(xiàng)目等，就使得高校檔案信息化管理工作的實(shí)際效率和運(yùn)行水平并不能滿足實(shí)際需求，整體項(xiàng)目管理結(jié)構(gòu)和效果不能盡如人意[2]。

2.3 安全管理缺失

在信息化發(fā)展環(huán)境中，網(wǎng)絡(luò)安全十分關(guān)鍵，若是不能對(duì)安全運(yùn)行結(jié)構(gòu)和運(yùn)維措施有明確的認(rèn)知，就會(huì)留存嚴(yán)重的安全隱患。在高校發(fā)展進(jìn)程中，忽視了網(wǎng)絡(luò)開放性帶來的弊端，沒有對(duì)信息資源的安全使用和管理進(jìn)行約束，加之黑客攻擊和電腦病毒問題，就會(huì)造成嚴(yán)重的安全隱患問題。需要注意的是，高校部分檔案信息涉及文化、經(jīng)濟(jì)以及政治等機(jī)密，若是不能建立有效的安全監(jiān)督防控措施，就會(huì)導(dǎo)致嚴(yán)重的后果[3]。

3 信息化背景下高校檔案管理建設(shè)工作優(yōu)化措施分析

在信息化背景下，高校檔案管理建設(shè)工作要想從根本上提高整體質(zhì)量，就要積極落實(shí)系統(tǒng)化的監(jiān)督管控機(jī)制，維護(hù)管理措施的完整性，針對(duì)存在的問題建立具有實(shí)效性價(jià)值的管控結(jié)構(gòu)，提升實(shí)際工作水平，也能為后續(xù)檔案項(xiàng)目深化整合奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

3.1 提高認(rèn)知水平

為了有效提高高校檔案管理建設(shè)工作的實(shí)際水平，就要從思想認(rèn)知層面進(jìn)行集中整合。高校領(lǐng)導(dǎo)層以及檔案管理工作人員要對(duì)具體工作給予更多的重視，積極建構(gòu)完整的管控工作流程，并且按照標(biāo)準(zhǔn)化運(yùn)行機(jī)制有序推進(jìn)相關(guān)工作。避免由于不重視工作流程導(dǎo)致的問題，也能從根本上提升項(xiàng)目運(yùn)維管理機(jī)制的完整性。也就是說，要樹立正確的檔案信息管理理念，高度重視工作的基本流程和實(shí)際收效，強(qiáng)化檔案管理項(xiàng)目信息化建設(shè)的宣傳流，整合具體管控措施，確保信息化建設(shè)工作能在全校內(nèi)得到有效落實(shí)。另外，要針對(duì)不同階段內(nèi)出現(xiàn)的相關(guān)問題進(jìn)行集中處理和管控，落實(shí)信息化監(jiān)督機(jī)制和維護(hù)措施，確保認(rèn)知水平和管理技術(shù)結(jié)構(gòu)都能順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的需求，促進(jìn)管理信息化項(xiàng)目的有序升級(jí)[4]。

3.2 完善資金鏈

在運(yùn)行高校檔案管理信息化運(yùn)維機(jī)制的過程中，資金鏈的完整性十分關(guān)鍵，因此，相關(guān)部門管理人員要對(duì)計(jì)算機(jī)硬件和軟件設(shè)施給予關(guān)注，整合設(shè)備管理流程的同時(shí)，優(yōu)化基礎(chǔ)物質(zhì)保障，提高資金關(guān)注力度的同時(shí)，建立有效的資金鏈條，強(qiáng)化檔案管理信息化的資金管理水平。另外，相關(guān)管理人員要對(duì)信息化技術(shù)條件和資金結(jié)構(gòu)予以監(jiān)督，確保管理人員能利用更加有效的管理機(jī)制維護(hù)高校檔案管理建設(shè)工作和信息化技術(shù)之間的協(xié)同作用。

除此之外，也要對(duì)高校檔案管理建設(shè)工作人員進(jìn)行定期培訓(xùn)，不僅要提升其專業(yè)化知識(shí)水平，也要集中提高工作人員的責(zé)任意識(shí)，整合管理標(biāo)準(zhǔn)和管控效率，維護(hù)高校檔案管理工作的實(shí)際水平。將培訓(xùn)項(xiàng)目、考核體系和獎(jiǎng)懲機(jī)制結(jié)合在一起，提高管理人員的工作積極性，創(chuàng)設(shè)良好的競爭氛圍，共同促進(jìn)高校檔案管理信息化建設(shè)工作的發(fā)展。需要注意的是，在隊(duì)伍建設(shè)工作中，也要從信息意識(shí)、信息知識(shí)能力、信息資源開發(fā)、信息道德等多方面進(jìn)行統(tǒng)籌性分析，全面加強(qiáng)管理水平和管控實(shí)效性，維護(hù)高校檔案管理信息化建設(shè)工作的發(fā)展水平。

3.3 優(yōu)化安全措施

要想順應(yīng)信息化發(fā)展需求，提高高校檔案管理建設(shè)工作的實(shí)效性，就要對(duì)網(wǎng)絡(luò)安全問題給予重視，有效整合相關(guān)資源和運(yùn)維技術(shù)，提升安全監(jiān)督管理水平，整合安全監(jiān)督機(jī)制。需要注意的是，高校檔案管理本身具有特殊性和機(jī)密性，因此，要建立健全更加貼合高校實(shí)際發(fā)展需求的檔案管理措施[5]。

第一，要結(jié)合高校檔案的機(jī)密性程度，對(duì)其進(jìn)行差異化等級(jí)劃分，分為機(jī)密資料、內(nèi)部資料、絕密資料等，從而設(shè)置相應(yīng)的訪問權(quán)限，利用最新的計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)其進(jìn)行集中加密，保證相關(guān)人員能在查詢資料的過程中，按照標(biāo)準(zhǔn)化操作完成相關(guān)工作。也就是說，只有在指定身份后，用戶才能在驗(yàn)證后搜索相關(guān)信息，一定程度上提高了高校檔案管理建設(shè)工作的安全性。

第二，要制定有效的管理流程，在高校檔案管理建設(shè)工作和信息化技術(shù)結(jié)合的過程中，集中整合管理流程能為后續(xù)工作的完整性升級(jí)奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)，整合標(biāo)準(zhǔn)化運(yùn)維機(jī)制和規(guī)范化檔案管理模型，從而建構(gòu)必要的信息隔離手段、信息監(jiān)控手段，利用更加有效的管理措施避免信息受到外界侵?jǐn)_。并且，在整合信息運(yùn)維機(jī)制的同時(shí)，也要對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行備份和保存處理，從根本上減少安全隱患問題，也能有效避免重要的檔案出現(xiàn)丟失問題。

3.4 建構(gòu)數(shù)字化檔案信息資源庫

近幾年，大數(shù)據(jù)技術(shù)和信息整理操作工序成為了檔案管理項(xiàng)目中的重點(diǎn)，高校也要順應(yīng)時(shí)代發(fā)展趨勢的具體要求，整合信息資源管理水平，按照高校自身的特色和實(shí)際需求建立健全完整性較好的項(xiàng)目管理結(jié)構(gòu)，整合資源共享機(jī)制和信息處理體系，尤其要著重開發(fā)數(shù)字化檔案，確保資料科學(xué)化整理工作的完整性，提高查找的實(shí)效性，開發(fā)相關(guān)資源的同時(shí)，為服務(wù)水平的優(yōu)化奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)[6]。在實(shí)際工作體系建立的過程中，也要對(duì)信息信息共享機(jī)制和資源共用給予一定的重視，維護(hù)檔案數(shù)字化建設(shè)的綜合水平，為高校檔案管理建設(shè)工作的全面優(yōu)化提供保障，更好地服務(wù)高校師生。

4 結(jié)語

總而言之，在信息化背景下，高校檔案管理建設(shè)工作要充分融合信息化技術(shù)的優(yōu)勢，整合現(xiàn)代化管理理念，順應(yīng)時(shí)代發(fā)展變革的趨勢，充分認(rèn)知信息化檔案建設(shè)工作的價(jià)值和時(shí)代優(yōu)勢，推進(jìn)建設(shè)進(jìn)程，保證高校檔案信息管理工作的可持續(xù)發(fā)展。

[1] 王亞菲.信息化視角下高校審計(jì)檔案管理績效的提升策略研究[J].人才資源開發(fā)，2015(18)：240-241.

[2] 馬林剛，門佳寶.新形勢下高校研究生學(xué)位檔案的利用和開發(fā)[J].蘭臺(tái)世界，2016(13)：40-41.

[3] 楊舒丹，楊韋潔，楊潁川等.信息化視閾下高校民生檔案服務(wù)利用探究[J].蘭臺(tái)世界，2017(08)：38-41.

[4] 付玲.信息化背景下高校兼職檔案員培訓(xùn)工作探析[J].亞太教育，2015(09)：298-298.

[5] 馬英.信息化背景下的高校財(cái)務(wù)檔案管理工作探析[J].統(tǒng)計(jì)與管理，2014(10)：129-129，130.

[6] 周毅敏.關(guān)于加強(qiáng)高校廉政檔案建檔工作的思考--以大理學(xué)院為例[J].科技視界，2015(14)：174-174.