計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用

李 峰

（白城市紅十字中心血站 吉林 白城 137000）

1 引言

在檔案管理過程中，基層單位多數(shù)采用封閉式管理模式，以保管為目的、以案卷不丟失為原則。將計(jì)算機(jī)技術(shù)和檔案信息資源進(jìn)行有機(jī)融合，可以提高管理技術(shù)和使用率。利用計(jì)算機(jī)技術(shù)管理檔案不僅能檢索和統(tǒng)計(jì)檔案信息，而且可以整理、組卷、編制各種目錄和檔案信息；在整理檔案時(shí)，將查找的文件轉(zhuǎn)換為按類目系統(tǒng)編制的代碼，只要將主題詞輸入計(jì)算機(jī)能很快能得出結(jié)果，有效提高管理效率和數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性，為經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展提供強(qiáng)有力的支撐。

2 計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用于檔案管理的優(yōu)勢(shì)

2.1 保證檔案信息的齊全性和時(shí)效性

將計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用于檔案管理，非常方便收集檔案信息，同時(shí)完成核對(duì)檔案信息的作用。檔案室可通過互聯(lián)網(wǎng)或局域網(wǎng)定期采集各部門文件資料進(jìn)行歸檔，各部門也可以將重要的電子文件通過網(wǎng)絡(luò)發(fā)送給檔案室，能有效保證檔案信息的齊全性。檔案室一般收集保存上一年度檔案，檔案信息總是處于滯后狀態(tài)。將計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用于檔案管理中，檔案室通過網(wǎng)絡(luò)能在最短時(shí)間內(nèi)或按照要求收集到最新的檔案信息，時(shí)效性得到充分保證。

2.2 保證檔案信息資源共享

各部門可應(yīng)用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)提供已開放的檔案信息資源。應(yīng)設(shè)置檢索檔案信息入口，方便需求者查詢和利用。檔案管理者可利用計(jì)算機(jī)技術(shù)完成檔案信息的提取和存儲(chǔ)工作，人力物力時(shí)間可得到減低，更能提高檔案管理水平和工作效率。

3 利用計(jì)算機(jī)技術(shù)管理檔案信息的基本要求

3.1 創(chuàng)建數(shù)據(jù)庫

數(shù)據(jù)庫是依照數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)和信息的分類來存儲(chǔ)，組織和管理數(shù)據(jù)的電子倉庫，是需求者利用各種檔案信息數(shù)據(jù)的重要方式。檔案管理的核心是開發(fā)和建立檔案數(shù)據(jù)庫，同時(shí)應(yīng)不斷完善和設(shè)計(jì)相配套的程序，修改并檢索原有數(shù)據(jù)，管理和共享大量檔案信息，只有這樣才能實(shí)現(xiàn)規(guī)范化、數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化管理檔案信息。

3.2 保證檔案信息資源的安全性

保密及其安全性是檔案管理的一個(gè)基本要求。檔案能真實(shí)客觀記錄各單位重要文件和信息，必須采取相應(yīng)措施保守涉及不能公開事項(xiàng)之秘密，避免產(chǎn)生不必要的損失。這要求我們必須建立健全并完善相關(guān)管理制度，明確安全保密要求，保證檔案秘密信息的安全性。要安裝防火墻、設(shè)置相關(guān)用戶登錄密碼于涉密檔案計(jì)算機(jī)，同時(shí)應(yīng)為不同的用戶設(shè)置身份認(rèn)證和使用權(quán)限等關(guān)鍵措施，應(yīng)升級(jí)防病毒軟件并及時(shí)下載安裝漏洞補(bǔ)丁，解決電磁泄露問題；禁止有涉密檔案信息的計(jì)算機(jī)鏈接互聯(lián)網(wǎng)；禁止無權(quán)限管理者或需求者訪問有涉密檔案信息的計(jì)算機(jī)，存儲(chǔ)和處理涉密檔案信息不得在非涉密計(jì)算機(jī)完成。務(wù)必要物理隔離互聯(lián)網(wǎng)和局域網(wǎng)，禁止用互聯(lián)網(wǎng)傳輸涉密檔案信息。要按照規(guī)定管理和培訓(xùn)使用涉密計(jì)算機(jī)的檔案管理人員。

3.3 規(guī)范檔案信息數(shù)據(jù)庫的建設(shè)和管理

在建立檔案信息數(shù)據(jù)庫后，要強(qiáng)化規(guī)范建設(shè)和管理。不同數(shù)據(jù)庫存在一定缺失和漏洞，可能出現(xiàn)泄密等不同的問題。因此，必須加強(qiáng)并進(jìn)一步健全和完善檔案信息管理。為避免檔案信息泄露，必須不斷提高和完善檔案管理安全機(jī)制；要根據(jù)科技發(fā)展水平，不斷擴(kuò)大檔案信息數(shù)據(jù)庫，研制新的管理軟件和程序，使之順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的需要。

4 利用計(jì)算機(jī)技術(shù)管理檔案應(yīng)注意的問題

4.1 不斷更新硬軟件設(shè)備，繼續(xù)做好傳統(tǒng)檔案管理工作

要投入足夠的經(jīng)費(fèi)，購置并不斷更新配置性能優(yōu)良的檔案管理硬軟件設(shè)備，滿足檔案管理及其信息化需求。要進(jìn)一步加大計(jì)算機(jī)儲(chǔ)存容量，進(jìn)一步利用計(jì)算機(jī)技術(shù)管理與開發(fā)檔案信息，為經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展提供客觀依據(jù)。

利用計(jì)算機(jī)技術(shù)尚不能解決傳統(tǒng)檔案管理中存在的所有問題，還可能出現(xiàn)一些新的問題，在應(yīng)用過程中要不斷解決存在的各種問題。為了限制電子檔案信息的局限性并發(fā)揮其應(yīng)有作用，必須保證檔案信息準(zhǔn)確性，要利用計(jì)算技術(shù)建立紐帶，以影像和文本方式共同存在，雙套制管理電子檔案和紙質(zhì)載體，保證順利開展檔案信息化建設(shè)。

4.2 建立健全相關(guān)管理制度

在利用計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行檔案管理過程中，要不斷更新和完善原有制度，要推陳出新，及時(shí)建立健全完善檔案信息管理制度，確保規(guī)范管理。檔案管理制度內(nèi)容包括收集和歸檔制度，利用和保管制度，制訂保管期限、歸檔范圍等規(guī)定，建立健全檔案動(dòng)態(tài)管理制度，規(guī)范化流程化管理檔案信息。在收集檔案信息時(shí)，要注意完整性與及時(shí)性，保證檔案信息的查準(zhǔn)率；在各個(gè)管理環(huán)節(jié)中，檔案信息要及時(shí)主動(dòng)補(bǔ)充更新，嚴(yán)防和保證檔案信息涉密和安全性，切實(shí)發(fā)揮管理制度的應(yīng)有作用。

4.3 提高安全意識(shí)，保障檔案信息安全

在檔案管理時(shí)，要配置高性能保障網(wǎng)絡(luò)安全軟件，嚴(yán)格界定各種檔案信息資料密級(jí)，要正確運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)加密功能，區(qū)別加密數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)，處理好檔案信息的保密與合理利用的關(guān)系。

為避免和防止病毒侵蝕檔案信息，有效抵制內(nèi)外攻擊，要利用計(jì)算機(jī)技術(shù)設(shè)計(jì)殺毒軟件，為檔案管理系統(tǒng)設(shè)置入侵檢測(cè)、漏洞掃描技術(shù)和二級(jí)防火墻，同時(shí)通過防火墻日志實(shí)時(shí)監(jiān)控和掌握系統(tǒng)安全相關(guān)問題，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并采取相應(yīng)措施解決問題。要將檔案管理系統(tǒng)分為隔離、內(nèi)網(wǎng)和外網(wǎng)等不同性質(zhì)的區(qū)域，嚴(yán)格端口和服務(wù)限制。防火墻可隔離移動(dòng)網(wǎng)絡(luò)接入點(diǎn)，掃描所有進(jìn)入系統(tǒng)內(nèi)部的信息，一旦出現(xiàn)危險(xiǎn)操作，可及時(shí)發(fā)現(xiàn)并作出相應(yīng)應(yīng)對(duì)策略，有效阻止各種欺騙性攻擊，保證系統(tǒng)安全運(yùn)行。

4.4 不斷提高管理人員整體素質(zhì)

檔案管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)處理和運(yùn)算能力較強(qiáng)，不僅提高工作效率，更為管理者和需求者提供了先進(jìn)科學(xué)的管理手段和檢索方法。這要求檔案管理人員應(yīng)不斷提高自身和整體素質(zhì)，掌握并熟練應(yīng)用檔案現(xiàn)代化管理設(shè)備和技術(shù)，將掌握的理論知識(shí)運(yùn)用到檔案管理的具體實(shí)踐之中。同時(shí)，管理人員必?zé)釔劬哂袕?qiáng)烈的事業(yè)心和職業(yè)道德，不斷提高檔案管理業(yè)務(wù)能力和檔案信息化水平，成為將管理和技術(shù)融為一體的適應(yīng)科技發(fā)展的檔案管理者群體。這要求檔案管理人員要通過各種形式利用一切機(jī)會(huì)不斷提高自己的計(jì)算機(jī)技術(shù)能力和水平，不斷提高自己的管理水平和為經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展做貢獻(xiàn)的責(zé)任意識(shí)，遵法守紀(jì)，充分利用計(jì)算機(jī)技術(shù)來管理和處理檔案信息，形成良好的檔案管理體系。

4.5 提高檔案信息的利用率

利用計(jì)算機(jī)技術(shù)整理和編研檔案信息，可系統(tǒng)化和優(yōu)化檔案信息，縮短整理和編研檔案周期，滿足不同需求者的利用要求，為經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展提供客觀準(zhǔn)確的檔案信息，保證決策的科學(xué)性及時(shí)性和準(zhǔn)確性。位保證需求者索取檔案信息，以局域網(wǎng)為主的檔案管理系統(tǒng)應(yīng)建立查詢子系統(tǒng)，引導(dǎo)其按權(quán)限瀏覽和查詢相關(guān)的數(shù)字化檔案信息。要根據(jù)不同用戶的權(quán)限，通過局域網(wǎng)為各業(yè)務(wù)部門傳輸和共享檔案信息，不斷提高數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性，不斷提高管理和工作效率。

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