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      醫(yī)院數(shù)字檔案室構建及思考

      2018-02-14 11:36:25寧莉燕施建紅
      江蘇衛(wèi)生事業(yè)管理 2018年1期
      關鍵詞:檔案室數(shù)字化數(shù)字

      寧莉燕,施建紅

      (南通市第一人民醫(yī)院院辦,江蘇 南通 226001)

      檔案是醫(yī)院信息資源的重要組成部分,為醫(yī)院經(jīng)營管理、醫(yī)療服務評價、疾病預防控制、社會醫(yī)療保障、保險理賠、醫(yī)療糾紛和法律案件等醫(yī)院的醫(yī)、教、研、管理各方面及患者權益維護提供基礎信息及重要依據(jù)[1]。建設數(shù)字檔案室可運用現(xiàn)代信息技術對電子檔案和傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字副本等數(shù)字檔案信息進行采集、整理、存儲、管理,形成文件全生命周期一體化管理新體系,并通過不同類型網(wǎng)絡提供共享利用,使醫(yī)院檔案服務受眾從醫(yī)院檔案管理者擴展為全院員工再擴展為大眾,實現(xiàn)醫(yī)院檔案室從封閉保管型的傳統(tǒng)管理模式向開放服務型的信息化管理模式轉變。

      1 醫(yī)院數(shù)字檔案室構建背景與作用

      我院有著110年的發(fā)展歷史,留下了豐富且寶貴的“老檔案”。隨著醫(yī)院業(yè)務、規(guī)模的擴大,信息化建設的深入,醫(yī)院每天都產(chǎn)生大量“新檔案”,生成形式、范圍與種類多元化趨勢不斷加快,亟需形成新機制來確保“新檔案”的管理;隨著醫(yī)院各部門對檔案信息所隱藏的規(guī)律與趨勢的日趨關注,檔案利用需求不斷增長。然而醫(yī)院專、兼職檔案員人數(shù)有限,日常事務日益繁重,專業(yè)知識亟待提升,醫(yī)院檔案信息化建設相對滯后,為中心工作提供主動服務顯得捉襟見肘[2]。

      據(jù)調查顯示,我省2014年已有41.4%的單位完成或部分完成檔案數(shù)字化建設,12.6%的單位基本建成數(shù)字檔案室。據(jù)文獻搜索顯示,醫(yī)院數(shù)字檔案室建設呈持續(xù)增長趨勢,是醫(yī)院信息化建設的必然選擇[3]。規(guī)范建設醫(yī)院數(shù)字檔案室,可確保各類檔案收集齊全完整,有效保護檔案原件,實現(xiàn)檔案信息資源安全共享,便于利用包括編研工作及各類臺賬的收集、整理及管理,減少檔案傳統(tǒng)調閱、復印等相關人力、物力支出,節(jié)省檔案存儲空間,大大提高檔案管理人員工作效率以及檔案主動服務醫(yī)院及社會大眾能力與效益,逐步實現(xiàn)“互聯(lián)網(wǎng)+檔案資源”的目標,成為醫(yī)院“智慧醫(yī)院”及“互聯(lián)網(wǎng)+醫(yī)療”建設的重要推力。

      2 醫(yī)院數(shù)字檔案室構建過程

      數(shù)字檔案室建設是一項工作量大、要求高的工作,需要有扎實、規(guī)范的傳統(tǒng)整理業(yè)務基礎做保障。作為市檔案館接收檔案單位,我院必須在市檔案局、市衛(wèi)計委監(jiān)督指導下,緊緊圍繞省、市檔案局制定的數(shù)字檔案室建設標準、紙質檔案全文數(shù)字化工作要求、電子文件歸檔與管理規(guī)定等規(guī)范性文件,結合《江蘇省機關團體企業(yè)事業(yè)單位檔案工作規(guī)范》及市檔案館檔案接收標準,全面組織開展,統(tǒng)籌做好檔案工作省星級標準測評、檔案進館及數(shù)字檔案室建設各項工作。

      2.1 組織管理

      建立醫(yī)院數(shù)字檔案室建設領導小組及工作組,明確分工及職責,將檔案信息化納入醫(yī)院信息化總體規(guī)劃,健全醫(yī)院檔案信息化管理制度,確保電子檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用等工作規(guī)范,落實有效。

      2.2 基礎設施建設

      首先,選擇符合國家檔案局規(guī)定的檔案管理軟件,確保電子數(shù)據(jù)符合進館要求。同時該系統(tǒng)軟件必須功能齊全、適用性強、兼容性好,能與醫(yī)院辦公自動化管理系統(tǒng)(OA系統(tǒng))、業(yè)務系統(tǒng)等現(xiàn)有的信息管理系統(tǒng)兼容互通,以利于電子檔案材料的在線歸檔、共享和使用。

      隨后按照系統(tǒng)所需軟硬件、網(wǎng)絡環(huán)境及安全保障系統(tǒng)進行配備,共建檔案管理網(wǎng)絡平臺,實現(xiàn)全院檔案信息安全共享的同時,聯(lián)通電子政務網(wǎng),并能與市數(shù)字檔案館實現(xiàn)在線數(shù)據(jù)移交和查閱共享[4]。

      2.3 數(shù)字檔案資源建設

      數(shù)字檔案室的檔案資源包含文書、聲像(照片、錄音、錄像)、科技、專業(yè)等各門類電子檔案、傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字副本和數(shù)字資料等。條件成熟后,公務電子郵件、網(wǎng)頁等門類的電子檔案也將作為數(shù)字檔案資源建設內容。

      2.3.1 檔案目錄數(shù)據(jù)庫建設。檔案目錄數(shù)據(jù)庫建設是指建立室藏各類檔案的案卷級和文件級目錄數(shù)據(jù)庫。需要按照相關標準,對醫(yī)院原室藏檔案案卷級、文件級目錄數(shù)據(jù)庫進一步完善,保證目錄與檔案的統(tǒng)一性,從根本上保證數(shù)字檔案信息資源的有效檢索。

      2.3.2 室藏傳統(tǒng)檔案數(shù)字化。傳統(tǒng)檔案數(shù)字化主要是將保管期限為永久、長期(30年)的傳統(tǒng)的文書檔案、科技檔案、會計檔案、業(yè)務檔案、特種載體檔案數(shù)字化,并實現(xiàn)電子檔案數(shù)據(jù)與目錄數(shù)據(jù)有效掛接,所以檔案數(shù)字化工作面廣量大,我院擬以室藏傳統(tǒng)檔案整體外包給專業(yè)檔案數(shù)字化制作公司完成的形式,履行檔案數(shù)字化備案職責,并落實符合醫(yī)院實際情況的檔案數(shù)字化規(guī)劃和方案,做好檔案鑒選、規(guī)范化整理、數(shù)字化(檔案掃描,圖像處理、質檢、存儲,數(shù)據(jù)掛接、驗收、備份)及安全保密工作[5]。

      2.3.3 及時收集現(xiàn)有電子文件。逐步使數(shù)字檔案室與醫(yī)院OA系統(tǒng)、業(yè)務系統(tǒng)及其他系統(tǒng)環(huán)境兼容匯通,實現(xiàn)在線歸檔等功能。制訂并不斷完善電子文件歸檔范圍和保管期限,確保及時全面收集OA系統(tǒng)中產(chǎn)生的文書電子文件,業(yè)務系統(tǒng)及其他環(huán)境產(chǎn)生的應歸檔的電子文件,加強對電子文件歸檔的監(jiān)督與指導,保障檔案收集齊全完整。

      2.4 電子檔案保管與利用

      配備專人負責電子檔案數(shù)據(jù)的維護與管理,電子檔案核心數(shù)據(jù)庫需物理隔離,實現(xiàn)數(shù)字檔案室系統(tǒng)安全運行及電子檔案數(shù)據(jù)的實時恢復使用,建立電子檔案安全保管和備份制度,定期檢測電子檔案,并采取相應措施保證其有效性。根據(jù)要求進行電子檔案備份,實行異質三套保存。

      按權限采用數(shù)字檔案室系統(tǒng)為本院各部門和個人提供檔案目錄和相關全文查詢,有效提高檔案查全率、查準率。采用PDF等電子文檔格式,編制供本單位參考應用或宣傳的文件匯編等電子檔案編研成果,同時建立電子檔案借閱及利用效果登記臺賬。

      2.5 檔案規(guī)范及業(yè)務技能培訓

      按照醫(yī)院數(shù)字檔案室分步驟實施各階段的需要,對參與醫(yī)院數(shù)字檔案室建設人員、專兼職檔案人員及醫(yī)院所有工作人員開展各級各類檔案規(guī)范及業(yè)務技能培訓。

      3 可能遇到的問題及解決方法

      3.1 進程控制問題

      醫(yī)院數(shù)字檔案室建設涉及面廣,工作量大,需要充足的人力與經(jīng)費及規(guī)范的制度作為保障,才能確保數(shù)字檔案室建設的順利開展。如何確保人力與經(jīng)費的投入,領導重視至關重要。要大力宣傳數(shù)字檔案室建設,使醫(yī)院領導、中層干部、職工都能充分認識數(shù)字檔案室建設的重要性,更好地支持檔案信息化工作,把數(shù)字檔案室建設納入重要議事日程,與醫(yī)院信息化建設同步規(guī)劃、同步發(fā)展。同時根據(jù)相關規(guī)定與醫(yī)院實際,制定全新完善、符合實際需要的管理規(guī)章制度及實施方案,通過建章立制保障數(shù)字檔案室建設工作安全、有序地開展。

      3.2 系統(tǒng)兼容問題

      醫(yī)院現(xiàn)有檔案管理系統(tǒng)與OA系統(tǒng)、業(yè)務系統(tǒng)未能有效兼容,也未能聯(lián)通電子政務網(wǎng),實現(xiàn)與市數(shù)字檔案館在線數(shù)據(jù)移交和查閱共享。我院將把握市檔案局升級使用市電子文件綜合管理系統(tǒng)及醫(yī)院重建OA系統(tǒng)的時機,選擇符合國家、省、市檔案局相關規(guī)范的數(shù)字檔案室系統(tǒng)全面統(tǒng)籌兼顧,實現(xiàn)醫(yī)院數(shù)字檔案室系統(tǒng)、OA系統(tǒng)及其他生成電子檔案的信息系統(tǒng)和市電子文件綜合管理系統(tǒng)兼容聯(lián)通、共享利用。

      3.3 范圍控制問題

      我院室藏檔案豐富,量多面廣。為了使投入的人力物力得以充分、合理有效的配置,在保證檔案信息安全的基礎上,最大限度發(fā)揮數(shù)字化成果的經(jīng)濟和社會效益,需要對數(shù)字化檔案的范圍進行鑒選。我院將從檔案價值鑒選和開放鑒選兩方面,遵循“利用優(yōu)先、開放共享、搶救保護、系統(tǒng)完整”原則,制定科學實施方案,妥善實施。

      3.4 前端控制問題

      為了從整體上控制文件和數(shù)字化檔案的信息質量,必須制訂完善并嚴格落實電子文件歸檔范圍與保管期限表,重構檔案資源生命周期管理操作新流程,對于正在形成的電子文件,檔案工作要提前介入到文件管理階段,關注文件的形成及其運動過程的有機聯(lián)系、目的、意圖、相互關系、職能和可靠性。把文件管理體系與檔案管理體系融為一個統(tǒng)一的系統(tǒng)工程,形成文件生命周期一體化管理新體系。

      3.5 質量控制問題

      數(shù)字檔案資源的質量決定了數(shù)字檔案室建設的成效,而其重點即在對檔案數(shù)字化工作的質量控制。要與檔案數(shù)字化業(yè)務外包單位簽訂合同,制定制度,明確檔案數(shù)字化時,先對檔案規(guī)范化整理,檔案原文按文件順序逐頁掃描,防止漏掃和跳掃,分辨率不少于300DPI,進行圖像處理與質檢,保證掃描質量。數(shù)字化文件以單頁JPG或多頁TIFF格式和雙層PDF格式各一套,以供保存與利用的需要。在市檔案局指導下,開展數(shù)據(jù)驗收工作,確保目錄數(shù)據(jù)、圖像數(shù)據(jù)及數(shù)據(jù)掛接總體質量抽檢率不低于5%。

      3.6 安全控制問題

      我院數(shù)字檔案室建設需要注意檔案數(shù)字化外包安全及電子檔案管理與使用安全。要充分考慮檔案數(shù)字化場所的環(huán)境安全,用合同和制度明確外包業(yè)務工作職責和任務,簽訂保密協(xié)議。針對電子檔案信息的可變性和易丟失性,對電子檔案實行異質三套備份保存,配備防病毒、防入侵等軟件,使所有檔案在光盤、移動硬盤、OA服務器等載體上實現(xiàn)高質量的安全存儲和管理,并且科學、嚴格設置系統(tǒng)使用權限并授權,對系統(tǒng)進行防復制、防盜竊處理,確保檔案信息化管理體系的安全可靠。

      [1] 張 琦,劉 軍.醫(yī)院數(shù)字檔案室建設[J].中國檔案,2012,51(3):88.

      [2] 寧莉燕.利用信息技術創(chuàng)新醫(yī)院檔案管理的做法和思考[J].江蘇衛(wèi)生事業(yè)管理,2016,27(3):118-119.

      [3] 王俊寰.醫(yī)院檔案數(shù)字化建設的實踐與思考[J].山東檔案,2016,31(2):74、76.

      [4] 徐葉黎.醫(yī)院紙質檔案數(shù)字化鑒選工作實踐[J].浙江檔案,2015,32(4):63.

      [5] 張 莉.醫(yī)院綜合檔案室的數(shù)字化建設[J].中國衛(wèi)生產(chǎn)業(yè),2012,9(4):169、171.

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