新環(huán)境下如何創(chuàng)新工程建設(shè)檔案管理

孫靜雪

（大連建安工程建設(shè)監(jiān)理有限公司 遼寧大連 116023）

1 理清檔案工作創(chuàng)新的整體思路

1.1 創(chuàng)新與繼承

雖然時(shí)代的進(jìn)步使得一部分檔案管理方法和思路顯得傳統(tǒng)老套，但是舊有的檔案管理工作中還是存在著很多的可借鑒之處的，所以在進(jìn)行工程建設(shè)檔案管理工作的時(shí)候必須以原有的理論精華為基礎(chǔ)，我們的檔案管理工作也經(jīng)歷了較長(zhǎng)的時(shí)間，擁有一定的歷史，形成了具有一定特色的方法和理論，我們?cè)谶M(jìn)行理論創(chuàng)新的時(shí)候不能忽略原有的理論基礎(chǔ)，在借鑒的基礎(chǔ)上進(jìn)行創(chuàng)新，對(duì)原有檔案管理工作中的精華進(jìn)行吸取和分析，結(jié)合當(dāng)下的形式，實(shí)現(xiàn)很好地創(chuàng)新和繼承。

1.2 創(chuàng)新與實(shí)際

馬克思主義辨證方法論要求我們做任何事都應(yīng)該立足于實(shí)際，具體問題具體分析，在進(jìn)行檔案創(chuàng)新工作的時(shí)候也不例外，必須結(jié)合當(dāng)下的實(shí)際，我們的檔案管理工作雖然經(jīng)歷了較長(zhǎng)的時(shí)間，但是和西方發(fā)達(dá)國(guó)家相比，檔案管理工作要想獲得長(zhǎng)足和可持續(xù)的發(fā)展，必須在原有的基礎(chǔ)上進(jìn)行創(chuàng)新，然而很多的單位在創(chuàng)新的時(shí)候存在一個(gè)誤區(qū)，即沒有緊密的結(jié)合當(dāng)下的實(shí)際，不能很好地做到因勢(shì)利導(dǎo)，對(duì)當(dāng)前的形勢(shì)缺乏充分而全面的認(rèn)識(shí)，沒有立足于實(shí)際的創(chuàng)新是無法發(fā)揮出其實(shí)際作用的。

1.3 創(chuàng)新與實(shí)踐

創(chuàng)新是事物發(fā)展的第一動(dòng)力，但是只有經(jīng)過實(shí)踐檢驗(yàn)的創(chuàng)新才是合格的創(chuàng)新，無論是理論方面的創(chuàng)新，還是方法方面的創(chuàng)新，都必須經(jīng)過實(shí)踐的檢驗(yàn)，在實(shí)踐中發(fā)現(xiàn)創(chuàng)新的不足和缺陷，并對(duì)癥下藥，做出具有針對(duì)性和可行性的解決對(duì)策，還要考慮到的是實(shí)踐方案是否真的具有可行性，最終實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新效果的最大化。

2 建立電子文檔管理系統(tǒng)的思路

2.1 建立“電子文檔數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)”

當(dāng)今時(shí)代已經(jīng)是信息社會(huì)，任何工作都離不開先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，檔案管理工作也不例外甚至是更有必要，電子文檔數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)的建立勢(shì)在必行，電子文檔數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)的正常運(yùn)行和實(shí)際作用的發(fā)揮離不開具有綜合素質(zhì)的電子文檔數(shù)據(jù)管理人才，電子文檔數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)要注重?cái)?shù)據(jù)庫(kù)的保密，防止數(shù)據(jù)和信息的泄露，以免造成難以挽回的后果。電子文檔數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)具有數(shù)據(jù)量大、內(nèi)容多樣、利用率較高的優(yōu)點(diǎn)，應(yīng)該得到普及和推廣。

2.2 組織建立和充分利用內(nèi)部局域網(wǎng)

這是現(xiàn)代工程建設(shè)檔案管理工作必不可少的資源條件。隨著檔案館（室）內(nèi)部局域網(wǎng)的建立，檔案部門要充分利用本單位的網(wǎng)絡(luò)資源建設(shè)自己的網(wǎng)絡(luò)，積極組織上網(wǎng)數(shù)據(jù)和信息，實(shí)現(xiàn)檔案信息的網(wǎng)上檢索，在方便工程建設(shè)檔案管理的同時(shí)為用戶提供更好的服務(wù)。

2.3 電子文檔的自動(dòng)上傳收集

目前在單機(jī)上形成的電子文件的收集工作，已成為工程建設(shè)檔案管理部門不容忽視的問題。與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案收集有很大差異的是，許多電子文件的形成通過下載和上傳就完成了，因此，檔案部門可以改變傳統(tǒng)工作模式，在網(wǎng)上建立電子文件自動(dòng)上傳的工作窗口，在第一時(shí)間將其收集到，并在檔案館（室）的服務(wù)器上歸檔。

2.4 開展在線服務(wù)

在信息化時(shí)代，我們要想調(diào)取和查看檔案，完全不必去檔案管理部門查看檔案原件，而是可以在互聯(lián)網(wǎng)上完成這一系列的工作，通過開展檔案在線服務(wù)可以使得有需要的人在家里、工作中就能完成檔案的查看，通過在線服務(wù)能夠極大的提高檔案管理效率，同時(shí)，出現(xiàn)錯(cuò)誤和檔案損壞的概率也大大降低。

3 拓展服務(wù)領(lǐng)域的創(chuàng)新思路

3.1 打破信息服務(wù)的局限性思想，使信息服務(wù)社會(huì)化

就目前來說，工程建設(shè)檔案管理工作的服務(wù)對(duì)象已經(jīng)發(fā)生了一定的變化，之前僅僅將服務(wù)對(duì)象局限在單位內(nèi)的檔案，隨著社會(huì)的進(jìn)步，服務(wù)對(duì)象已經(jīng)轉(zhuǎn)向全社會(huì)。而且人們對(duì)不同的信息有著更為迫切的需求，各行各業(yè)對(duì)于信息十分重視，尤其是大數(shù)據(jù)技術(shù)的產(chǎn)生使得信息數(shù)據(jù)的重要性更加明顯的展現(xiàn)出來，因此對(duì)檔案信息管理的需求也自然增加。所以，檔案管理工作不要將服務(wù)對(duì)象僅僅局限在單位內(nèi)部，促進(jìn)信息服務(wù)的社會(huì)化。

3.2 將原有的被動(dòng)服務(wù)變?yōu)楦又鲃?dòng)的實(shí)體服務(wù)，發(fā)展檔案產(chǎn)業(yè)

長(zhǎng)久以來，檔案管理人員都不能切切實(shí)實(shí)的發(fā)揮出檔案管理的職能和作用，在進(jìn)行檔案管理工作的時(shí)候十分的被動(dòng)和消極。不善于對(duì)檔案進(jìn)行深入的數(shù)據(jù)分析和處理，對(duì)檔案的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益缺乏挖掘精神，總而言之最終導(dǎo)致檔案的信息價(jià)值得不到有效的發(fā)揮。所以為了發(fā)揮出檔案管理工作的實(shí)際價(jià)值和作用，必須增強(qiáng)檔案管理工作的主動(dòng)性，將檔案管理當(dāng)做一項(xiàng)真正的產(chǎn)業(yè)來做，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的產(chǎn)業(yè)信息化，讓檔案管理工作切實(shí)創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益，也切實(shí)為社會(huì)創(chuàng)造效益和便利。

3.3 加強(qiáng)工程建設(shè)檔案管理部門之間的聯(lián)合，實(shí)現(xiàn)信息資源共享

工程建設(shè)檔案管理工作并不是某一個(gè)部門的工作，而是需要不同的部門加強(qiáng)協(xié)調(diào)與合作，在緊密的合作之下，能夠很好地提升檔案管理效率，很多的檔案管理部門各自為政，缺乏一體化的管理思維，整體的優(yōu)勢(shì)得不到有效的發(fā)揮，所以，當(dāng)務(wù)之急是加強(qiáng)工程建設(shè)檔案管理部門的之間的聯(lián)系，加強(qiáng)信息資源的共享和公用，實(shí)現(xiàn)一加一大于二的效果。

3.4 注重信息反饋，深層次開發(fā)檔案信息

我們要想判斷檔案信息資源的開發(fā)利用工作是否成功，應(yīng)該將反饋信息的整理分析作為主要的依據(jù)，仔細(xì)和深入的分析研究反饋?zhàn)屑?xì)資源開發(fā)利用的結(jié)果，在此基礎(chǔ)上促進(jìn)檔案信息的深層次開發(fā)和利用。

4 結(jié)束語(yǔ)

筆者在文章中對(duì)工程建設(shè)檔案管理工作創(chuàng)新的必要性和相關(guān)的措施進(jìn)行了深入的探究和分析，創(chuàng)新不能脫離實(shí)際，而且必須要經(jīng)過實(shí)踐的檢驗(yàn)，并且要樹立檔案管理工作的產(chǎn)業(yè)化思維，發(fā)揮檔案管理工作的經(jīng)濟(jì)價(jià)值和社會(huì)價(jià)值，當(dāng)前我們國(guó)家缺乏檔案信息開發(fā)人才，所以，應(yīng)該在高校設(shè)置相關(guān)的專業(yè)，進(jìn)行專業(yè)人才的培養(yǎng)，為工程建設(shè)檔案管理工作輸送高質(zhì)量的人力資源，使得工程建設(shè)檔案管理工作高效的展開。

[1]凌靈.論檔案管理中精細(xì)化管理思想的應(yīng)用[J].經(jīng)營(yíng)管理者，2016（21）：44～46.

[2]曹娟，朱方林，朱大威.加強(qiáng)農(nóng)業(yè)科研單位建設(shè)工程檔案管理的思考[J].江蘇農(nóng)業(yè)科學(xué)，2015（05）：45～46.