檔案管理現(xiàn)代化過(guò)程中存在的問(wèn)題和改進(jìn)措施

張英平

（中山市土地房產(chǎn)產(chǎn)權(quán)檔案館 廣東中山 528400）

現(xiàn)階段，檔案管理工作已經(jīng)滲透到各個(gè)領(lǐng)域。當(dāng)前，新時(shí)代中國(guó)特色社會(huì)主義發(fā)展過(guò)程中，對(duì)檔案管理工作提出了新的要求，這就意味著當(dāng)前的檔案管理方法已經(jīng)無(wú)法跟上時(shí)代發(fā)展的步伐，只有不斷地對(duì)檔案管理方式進(jìn)行更新，才能實(shí)現(xiàn)快速的對(duì)檔案進(jìn)行查閱，因此，檔案管理現(xiàn)代化是當(dāng)前我國(guó)檔案工作發(fā)展的主要方向。

1 檔案管理現(xiàn)代化的內(nèi)涵

新時(shí)期，社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，使得檔案管理現(xiàn)代化已經(jīng)成為一種趨勢(shì)和方向，檔案管理現(xiàn)代化并不是孤立的，它必須在發(fā)展的過(guò)程中將人的作用充分發(fā)揮出來(lái)，為社會(huì)主義現(xiàn)代化發(fā)展進(jìn)行服務(wù)，因此，檔案管理現(xiàn)代化也是社會(huì)主義現(xiàn)代化中的主要內(nèi)容之一。同時(shí)，檔案管理現(xiàn)代化是不斷發(fā)展變化的，是隨著時(shí)代的發(fā)展而發(fā)展的。因此，檔案管理現(xiàn)代化就是指檔案管理者要具有現(xiàn)代化的管理思想、意識(shí)以及知識(shí)，使用現(xiàn)代化的裝備，將檔案管理由以往的科學(xué)管理方向過(guò)渡到與時(shí)代能夠共同發(fā)展的動(dòng)態(tài)發(fā)展方向[1]。檔案管理現(xiàn)代化的主要內(nèi)容有三個(gè)方面：①管理現(xiàn)代化，就是在對(duì)檔案進(jìn)行管理的過(guò)程中，要將先進(jìn)的管理學(xué)經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行結(jié)合，將科學(xué)管理理論與檔案管理的實(shí)際工作有機(jī)聯(lián)系在一起，從管理方法上實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化；②管理人員知識(shí)現(xiàn)代化，對(duì)于檔案管理工作人員來(lái)說(shuō)，要不斷的學(xué)習(xí)檔案管理的現(xiàn)代化管理知識(shí)，使自身的管理知識(shí)和素質(zhì)不斷提升，使其成為懂知識(shí)、懂業(yè)務(wù)的專業(yè)管理人員；③技術(shù)現(xiàn)代化，就是指在對(duì)檔案管理過(guò)程中，將先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)，比如網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)等進(jìn)行應(yīng)用，使檔案工作更加的高效、快捷。

2 當(dāng)前檔案管理現(xiàn)代化過(guò)程中存在的問(wèn)題

2.1 檔案管理現(xiàn)代化意識(shí)不高

很多的基層檔案館的老員工，一直以來(lái)都是用傳統(tǒng)的方式來(lái)進(jìn)行工作的，而且他們?cè)谌粘５墓ぷ髦卸加兄陨碡S富的經(jīng)驗(yàn)，而且自身的工作也非常的熟練，他們認(rèn)為傳統(tǒng)的管理方式已經(jīng)很先進(jìn)，不需要再進(jìn)行改進(jìn)。還有一些檔案管理工作人員，雖然對(duì)檔案管理現(xiàn)代化不抵觸，但是對(duì)檔案管理現(xiàn)代化的意識(shí)不高，普遍認(rèn)為檔案管理現(xiàn)代化，無(wú)非就是購(gòu)買一些計(jì)算機(jī)、微縮機(jī)等，對(duì)于高科技的運(yùn)用缺乏相應(yīng)的意識(shí)和能力，認(rèn)為檔案管理工作就是將檔案管好就行。而且對(duì)于檔案館來(lái)說(shuō)，也沒(méi)有對(duì)檔案管理工作人員進(jìn)行相應(yīng)的培訓(xùn)，使得他們對(duì)檔案管理現(xiàn)代化的知識(shí)了解不多、認(rèn)識(shí)不足，使得檔案管理現(xiàn)代化工作不到位。

2.2 檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化程度不高

檔案管理現(xiàn)代化的一個(gè)重要基礎(chǔ)就是檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化。而在實(shí)際的管理過(guò)程中，其管理體系復(fù)雜，而管理方式卻很松散。同時(shí)，由于歷史原因，不同檔案館在進(jìn)行檔案管理時(shí)，基本都是各自為政的，而且不同的檔案館管理水平有著很大的不同。而且檔案館之間的管理軟件標(biāo)準(zhǔn)也沒(méi)有形成一致，使得檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化程度不高，存儲(chǔ)的數(shù)據(jù)不夠完善、準(zhǔn)確，而且最重要的一點(diǎn)就是數(shù)據(jù)資源之間不能真正的共享，這對(duì)于檔案管理現(xiàn)代化的實(shí)現(xiàn)是非常不利的，使得檔案管理水平的提升受到阻礙。

2.3 缺少檔案管理現(xiàn)代化人才

檔案管理現(xiàn)代的前提條件就是人才的現(xiàn)代化。檔案學(xué)這門學(xué)科的綜合性很強(qiáng)，這就使得檔案管理工作人員既要懂管理又要懂檔案學(xué)。而從實(shí)際的情況來(lái)看，許多企業(yè)、事業(yè)單位的檔案管理人員對(duì)于現(xiàn)代化的管理基本知識(shí)掌握不足，對(duì)于現(xiàn)代化設(shè)備的操作技術(shù)掌握不夠。而且當(dāng)前檔案管理人員的流動(dòng)性很大，很多都是以兼職的身份進(jìn)行管理的，在結(jié)構(gòu)和能力上都不足以滿足現(xiàn)代化的需求。還有一些檔案館的檔案管理人員年齡偏大，都在50歲左右，這些管理人員的知識(shí)更新速度慢，知識(shí)結(jié)構(gòu)單一，是不具備運(yùn)用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)進(jìn)行檔案管理的能力的。

2.4 檔案管理現(xiàn)代化的基礎(chǔ)工作不足

檔案管理工作可以將一個(gè)地區(qū)的歷史發(fā)展過(guò)程充分的體現(xiàn)出來(lái)，能夠?yàn)榈貐^(qū)的經(jīng)濟(jì)提供前提和基礎(chǔ)。現(xiàn)階段，我國(guó)很多地方的檔案管理工作方面，收集文書的類型過(guò)多，然而專門的檔案建設(shè)卻非常缺乏，比如政治類的檔案過(guò)多，而科研類的檔案過(guò)少等，還有一些地區(qū)只將紙質(zhì)檔案進(jìn)行收集，而對(duì)圖片、視頻等電子檔案收集忽視了。在這種情形下，館藏檔案就會(huì)產(chǎn)生門類不全、資源單一以及信息存儲(chǔ)過(guò)少等問(wèn)題，對(duì)檔案資源向生產(chǎn)力進(jìn)行轉(zhuǎn)化產(chǎn)生了阻礙作用。此外，很多檔案管理部門的基礎(chǔ)不高，卷宗管理無(wú)序，與檔案管理現(xiàn)代化要求相差很遠(yuǎn)[2]。

3 檔案管理現(xiàn)代化的改進(jìn)措施

3.1 更新觀念提升意識(shí)

意識(shí)、理念的現(xiàn)代化是檔案管理實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化的靈魂。也就是說(shuō)，檔案管理想實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化，首先就要從人的意識(shí)、觀念的現(xiàn)代化入手，倘若檔案管理人員不具有現(xiàn)代化的觀念，那么檔案管理現(xiàn)代化的實(shí)現(xiàn)就無(wú)從談起。沒(méi)有現(xiàn)代化的管理理念、觀念，就算是檔案管理設(shè)備再先進(jìn)，也不能實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化。也就是要求在實(shí)際的檔案管理工作中，檔案管理人員要從心理、思想上接受科學(xué)技術(shù)進(jìn)步以及科學(xué)管理的理念，能夠?qū)n案管理的意識(shí)與時(shí)代發(fā)展的步伐結(jié)合起來(lái)，能夠?qū)⒁酝闹毓芾磔p利用、等客上門等理念進(jìn)行徹底的摒棄，將檔案管理由被動(dòng)服務(wù)向主動(dòng)服務(wù)方式進(jìn)行轉(zhuǎn)變，將封閉式服務(wù)向開(kāi)放式服務(wù)進(jìn)行轉(zhuǎn)變，能夠使檔案管理工作與經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展相適應(yīng)。

3.2 檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化

檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化是檔案工作秩序化的前提，是獲得經(jīng)濟(jì)、社會(huì)效益的保證，也是推動(dòng)檔案管理理論發(fā)展的手段。在實(shí)際的檔案管理現(xiàn)代化實(shí)施過(guò)程中，想要實(shí)現(xiàn)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化，就必須有一套可行性、操作性強(qiáng)的實(shí)施標(biāo)準(zhǔn)，制定標(biāo)準(zhǔn)的過(guò)程中，要對(duì)相關(guān)的科學(xué)知識(shí)進(jìn)行汲取，使檔案管理科學(xué)更加豐富，這是最為關(guān)鍵的一項(xiàng)內(nèi)容。此外，還要使各個(gè)檔案館之間的數(shù)據(jù)進(jìn)行共享，使檔案館能夠在工作時(shí)快速的得到第一手信息。

3.3 多種途徑培養(yǎng)現(xiàn)代化人才

檔案管理現(xiàn)代化的過(guò)程是動(dòng)態(tài)的，是不斷變化發(fā)展的，這個(gè)過(guò)程中，就需要現(xiàn)代化的人才，它與傳統(tǒng)的檔案管理人員只需要具有一定的技能就可以了，而現(xiàn)代化的檔案管理人員一方面要有豐富的理論知識(shí)，另一方面還要有一定的技術(shù)水平和管理能力，此外還需要一定的創(chuàng)新意識(shí)[3]。在這種背景下：①要建立嚴(yán)格的選拔制度，將合適人放在檔案管理崗位上，這些人的職業(yè)素養(yǎng)和道德水平要高一些。②可以開(kāi)展多樣化的培訓(xùn)，比如聘請(qǐng)專業(yè)的檔案管理教授，以座談會(huì)或講座的形式，來(lái)講授一些與計(jì)算機(jī)有關(guān)的知識(shí)，以及檔案管理方面的技能等等。通過(guò)這些方式，可以使檔案管理人員的能力得到提升，使他們的素質(zhì)得到提升，逐漸向現(xiàn)代化人才方向發(fā)展。

3.4 加強(qiáng)檔案基礎(chǔ)工作

①將案卷進(jìn)行普查，對(duì)一些沒(méi)有價(jià)值的文件進(jìn)行剔除，避免計(jì)算機(jī)管理時(shí)重復(fù)、低效。②對(duì)規(guī)范案卷進(jìn)行組合，將案卷進(jìn)行分類，將具有聯(lián)系的文件分為一類，對(duì)那些無(wú)頁(yè)碼、目錄的案例進(jìn)行整理，對(duì)于無(wú)標(biāo)題的案卷進(jìn)行填寫。③結(jié)合檔案館的實(shí)際，將著錄工作進(jìn)行規(guī)范，制定出適合本館著錄的工作細(xì)則。④進(jìn)行統(tǒng)一分類號(hào)，使查全率得到保證，可以結(jié)合《中國(guó)檔案分類法》對(duì)其進(jìn)行分類，比如價(jià)格問(wèn)題涉及的較多的，可以將其統(tǒng)一歸為一類，再結(jié)合每一個(gè)文件的自身特點(diǎn)以關(guān)鍵詞標(biāo)識(shí)進(jìn)行輔助，加以區(qū)別。這一過(guò)程要做到前后標(biāo)引統(tǒng)一，同一類文件標(biāo)引統(tǒng)一。

4 結(jié)語(yǔ)

總之，在當(dāng)前新的發(fā)展時(shí)期，檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)已經(jīng)是一種必然的趨勢(shì)和方向。在檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的過(guò)程中，必須對(duì)過(guò)程中存在的問(wèn)題進(jìn)行正確的認(rèn)識(shí)，才能有針對(duì)性地采取相應(yīng)的措施和方法，使檔案管理現(xiàn)代化手段不斷完善，不斷使檔案管理質(zhì)量和水平得到提升。

[1]李新梅.現(xiàn)代化檔案管理中檔案管理原理應(yīng)用[J].科技經(jīng)濟(jì)市場(chǎng)，2014（9）.

[2]周麗華.探討檔案管理現(xiàn)代化存在問(wèn)題及應(yīng)對(duì)措施[J].城市建設(shè)理論研究，2014（8）.

[3]羅彬彬.醫(yī)院現(xiàn)代化檔案管理創(chuàng)新思考[J].辦公室業(yè)務(wù)，2014（21）.