“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代高校檔案館服務(wù)創(chuàng)新研究

王雅南

在“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代，隨著傳統(tǒng)產(chǎn)業(yè)和服務(wù)業(yè)等各領(lǐng)域，與互聯(lián)網(wǎng)的跨界融合滲透成為常態(tài)，出現(xiàn)了各行各業(yè)的“互聯(lián)網(wǎng)+”行動(dòng)，如 “互聯(lián)網(wǎng)+政務(wù)”“互聯(lián)網(wǎng)+商務(wù)”“互聯(lián)網(wǎng)+金融”“互聯(lián)網(wǎng)+制造業(yè)”“互聯(lián)網(wǎng)+服務(wù)業(yè)”“互聯(lián)網(wǎng)+教育”“互聯(lián)網(wǎng)+媒體”“互聯(lián)網(wǎng)+即時(shí)通信”“互聯(lián)網(wǎng)+移動(dòng)服務(wù)”“互聯(lián)網(wǎng)+直播”“互聯(lián)網(wǎng)+外賣服務(wù)”“互聯(lián)網(wǎng)+共享單車服務(wù)”……等等都改變著人們的工作、學(xué)習(xí)、生活和休閑娛樂方式?；ヂ?lián)網(wǎng)+的“+”，不僅僅是技術(shù)上的“+”，也是思維、理念、模式上的“+”，其中以人為本，推動(dòng)管理與服務(wù)模式創(chuàng)新與大眾創(chuàng)業(yè)是重要內(nèi)容。高校檔案館要在“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代的大環(huán)境中，抓住機(jī)遇，謀求發(fā)展，從提高對檔案資源的認(rèn)識(shí)，到檔案館對校內(nèi)師生，校外公眾的各項(xiàng)服務(wù)方式，都必須完成從傳統(tǒng)性到網(wǎng)絡(luò)化的拓展，才能與時(shí)俱進(jìn)，科學(xué)發(fā)展。

一、傳統(tǒng)高校檔案館服務(wù)內(nèi)容與形式

1.檔案宣傳教育服務(wù)

通過各種傳統(tǒng)方式宣傳檔案資源和檔案知識(shí)。主要有檔案展覽、校史教育、專題講座、案例再現(xiàn)、檔案信息簡報(bào)、宣傳單、信函等方式，如通過高校檔案機(jī)構(gòu)給畢業(yè)生的公開信，宣傳檔案傳遞方法及流程，讓學(xué)生明確檔案去向，以提高利用者和潛在利用者的檔案意識(shí)。

2.檔案資源利用服務(wù)

高校傳統(tǒng)的檔案利用服務(wù)主要有：借閱服務(wù)，包括借出服務(wù)與閱覽服務(wù)、復(fù)制、摘錄、拍照、檔案證明、咨詢服務(wù)如疑難問題咨詢，學(xué)歷確認(rèn)咨詢等，接受咨詢方式有書信咨詢、電話咨詢、傳真咨詢、口頭咨詢等。這些傳統(tǒng)服務(wù)主要是通過檔案總目錄、開放檔案目錄、分類目錄、全引目錄、專題目錄、重要文件目錄、文號(hào)目錄、全宗指南、檔案館指南等檢索工具查找，并通過調(diào)卷來提供檔案資源的利用服務(wù)。

3.檔案信息開發(fā)服務(wù)

高校檔案機(jī)構(gòu)利用檔案資源，編寫學(xué)校組織沿革、學(xué)校年鑒、校史、檔案史料、大事記、制度匯編，如檔案館規(guī)章制度匯編、學(xué)校文件匯編，如校長辦公會(huì)會(huì)議紀(jì)要匯編，學(xué)校重大會(huì)議概要、職稱文件匯編、學(xué)校科研成果簡介、全宗介紹等通用性編研成果，為高校各單位、各部門及師生提供檔案信息資源開發(fā)利用。

高校檔案機(jī)構(gòu)開發(fā)的檔案資源，在服務(wù)學(xué)校評估檢查、賬務(wù)審計(jì)、校園建設(shè)、重大活動(dòng)慶典、展覽陳列、編修史志、學(xué)科建設(shè)、教師職稱評定、科學(xué)研究、教學(xué)科研評獎(jiǎng)、對外合作交流等方面提供相關(guān)的檔案信息服務(wù)，發(fā)揮了不可替代的作用，彰顯了檔案的獨(dú)特價(jià)值。

二、“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代高校檔案館服務(wù)創(chuàng)新必要性

1.必須打破傳統(tǒng)觀念，改革創(chuàng)新高校檔案服務(wù)

進(jìn)入新時(shí)代，高校檔案館傳統(tǒng)的服務(wù)內(nèi)容與形式已經(jīng)不能適應(yīng)社會(huì)的發(fā)展，高校的需求。傳統(tǒng)的檔案宣傳教育服務(wù)，必須要借助新媒體擴(kuò)大檔案的知曉范圍，讓廣大師生乃至社會(huì)公眾都認(rèn)知檔案，自覺地保管移交重要文件資料和高效的利用檔案；高校檔案館沿用了多年的提供檔案閱讀、復(fù)制、摘錄、拍照、檔案證明、傳真、咨詢等服務(wù)，都是局限于被動(dòng)狀態(tài)；傳統(tǒng)的信息開發(fā)，只是停留于編研層次，對公開檔案并未開放信息服務(wù)。因此，必須打破傳統(tǒng)觀念，改革創(chuàng)新高校檔案服務(wù)。

2.“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代已經(jīng)到來

2015年3月5日十二屆全國人大三次會(huì)議上，李克強(qiáng)總理在政府工作報(bào)告中首次提出“互聯(lián)網(wǎng)+”行動(dòng)計(jì)劃，2015年7月4日，國務(wù)院發(fā)布了《國務(wù)院關(guān)于積極推進(jìn)“互聯(lián)網(wǎng)+”行動(dòng)的指導(dǎo)意見》，正式吹響了邁向“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代的號(hào)角?！盎ヂ?lián)網(wǎng)+”是把互聯(lián)網(wǎng)的創(chuàng)新成果與經(jīng)濟(jì)社會(huì)各領(lǐng)域深度融合，推動(dòng)技術(shù)進(jìn)步、效率提升和組織變革，提升實(shí)體經(jīng)濟(jì)創(chuàng)新力和生產(chǎn)力，形成更廣泛的以互聯(lián)網(wǎng)為基礎(chǔ)設(shè)施和創(chuàng)新要素的經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展新形態(tài)?；ヂ?lián)網(wǎng)與各領(lǐng)域的融合發(fā)展具有廣闊前景和無限潛力，已成為不可阻擋的時(shí)代潮流。

三、“互聯(lián)網(wǎng)+”高校檔案館服務(wù)創(chuàng)新舉措

1. 互聯(lián)網(wǎng)+檔案宣傳：提升檔案認(rèn)知度

高校檔案的利用者大多數(shù)是在校師生，也有校友及來自社會(huì)的其他人員，如果利用者不了解學(xué)校檔案機(jī)構(gòu)，不知道學(xué)校有哪些檔案資源，就不能正確、有效地利用檔案解決問題。因此，檔案宣傳，是更好地提供檔案服務(wù)的前提。除了以上提到的傳統(tǒng)方式外，更要建設(shè)高校檔案網(wǎng)站、檔案館微博、博客、網(wǎng)絡(luò)播放屏幕、網(wǎng)絡(luò)直播等新媒體，進(jìn)行檔案宣傳、校史教育、知識(shí)普及。要開通網(wǎng)絡(luò)專題講座、視頻演講、3D展廳、動(dòng)畫指南、檔案信息報(bào)道、電子檔案目錄、檢索入口等等，利用網(wǎng)絡(luò)開展多種形式的檔案宣傳教育，充分發(fā)揮檔案的文化教育功能，讓利用者認(rèn)識(shí)檔案資源及其作用、服務(wù)內(nèi)容與程序，從而提高檔案認(rèn)知度，更好地提供檔案信息資源服務(wù)。

2.互聯(lián)網(wǎng)+檔案利用：提高服務(wù)滿意率

高校檔案利用服務(wù)，主要有檔案檢索、借閱、復(fù)制、摘錄、拍照、檔案證明、學(xué)籍學(xué)歷確認(rèn)、檔案咨詢。其目的都是獲取原件全文或部分?jǐn)?shù)據(jù)及信息。這些服務(wù)對校內(nèi)各單位、各部門，可以通過檔案網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)有權(quán)限的全文檢索并獲取電子全文。在校外的利用者，包括在職教師、在校學(xué)生、校友，和社會(huì)機(jī)構(gòu)及人員，在身份和利用目的確認(rèn)的情況下，可以通過QQ、Email、微信等網(wǎng)絡(luò)傳輸工具傳遞、交流來提供在線咨詢和在線服務(wù)。如筆者就用過即時(shí)通信QQ，給在外地開會(huì)急需文件的領(lǐng)導(dǎo)即時(shí)傳送到手機(jī)?；ヂ?lián)網(wǎng)+檔案利用極大地提高了檔案服務(wù)效率，用戶體驗(yàn)非常便捷和滿意。

互聯(lián)網(wǎng)+學(xué)籍學(xué)歷認(rèn)證。從2001年起，我國開始對高等教育學(xué)歷證書實(shí)行電子注冊制度。中國高等教育學(xué)生信息網(wǎng)（學(xué)信網(wǎng)），是教育部指定的學(xué)歷查詢唯一網(wǎng)站，可查詢國家承認(rèn)的高等教育學(xué)籍學(xué)歷信息，在學(xué)籍學(xué)歷查詢基礎(chǔ)上，還提供便捷的在線驗(yàn)證服務(wù)。如筆者就教過到檔案館利用學(xué)籍檔案的校友，使用學(xué)信網(wǎng)進(jìn)行了學(xué)歷認(rèn)證。

3.互聯(lián)網(wǎng)+檔案信息開發(fā)：提高檔案利用率

高校檔案信息開發(fā)與發(fā)布。除了傳統(tǒng)的利用檔案資源編制學(xué)校組織沿革、學(xué)校年鑒、校史、大事記、分類目錄、全宗介紹、檔案館指南等等通用性編研成果外，更要利用互聯(lián)網(wǎng)發(fā)布成果，公開檔案信息和挖掘散存檔案文件。

檔案信息的開發(fā)、挖掘、發(fā)布與推送，都要充分利用互聯(lián)網(wǎng)的成果：① 利用微信公眾號(hào)、檔案館微博、博客、檔案館網(wǎng)站等傳播檔案開發(fā)的通用性編研成果，提供更準(zhǔn)確的服務(wù)；② 通過檔案網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)與學(xué)院OA系統(tǒng)、人事系統(tǒng)、科研系統(tǒng)、教學(xué)系統(tǒng)……等等網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)對接，相互推送，開放共享互補(bǔ)有無，及時(shí)補(bǔ)充館藏檔案；③ 通過權(quán)威網(wǎng)站獲得檔案信息，如通過各級(jí)政府網(wǎng)站獲取國家政策和文件，通過教育部網(wǎng)站獲取高校相關(guān)政策和文件，豐富館藏信息資源。例如，《國務(wù)院關(guān)于積極推進(jìn)“互聯(lián)網(wǎng)+”行動(dòng)的指導(dǎo)意見》國發(fā)〔2015〕40號(hào)文件，就是筆者從中華人民共和國中央人民政府網(wǎng)站政府信息公開專欄獲取的；④ 通過搜索引擎開發(fā)挖掘檔案信息，滿足用戶需求；⑤ 網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫，如CNKI中國知網(wǎng)，可以為科研檔案的補(bǔ)充、審查認(rèn)證服務(wù)。

4.助力檔案服務(wù)的互聯(lián)網(wǎng)應(yīng)用，推進(jìn)檔案服務(wù)信息化、網(wǎng)絡(luò)化、智能化、協(xié)同化。

上述助力高校檔案館服務(wù)的互聯(lián)網(wǎng)應(yīng)用主要有：① 檔案館網(wǎng)站、網(wǎng)絡(luò)播放屏幕、博客、網(wǎng)絡(luò)直播等新媒體。主要用于檔案宣傳教育，檔案、校史展覽；② 即時(shí)通信、電子郵件，網(wǎng)絡(luò)直播。如QQ、微信、微薄、Email，主要用于檔案發(fā)布、傳遞、在線互動(dòng)、在線咨詢服務(wù)；③ 檔案網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)、數(shù)字檔案館、檔案網(wǎng)絡(luò)檢索系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)搜索引擎。主要用于查找和獲取檔案信息資源服務(wù)；④ 相關(guān)機(jī)構(gòu)官方網(wǎng)站、網(wǎng)絡(luò)管理軟件、網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫。如，學(xué)信網(wǎng)、OA系統(tǒng)、人事管理系統(tǒng)、教學(xué)管理系統(tǒng)、科研管理系統(tǒng)、財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)等校內(nèi)網(wǎng)絡(luò)管理軟件、萬方數(shù)據(jù)，主要用于檔案信息資源開發(fā)、挖掘和推送服務(wù)。高校檔案館要借助國家“互聯(lián)網(wǎng)+”行動(dòng)，助力互聯(lián)網(wǎng)+檔案服務(wù)，逐漸達(dá)到高校檔案服務(wù)個(gè)性化、人性化、信息化、知識(shí)化、網(wǎng)絡(luò)化、智能化、協(xié)同化。

5 傳統(tǒng)服務(wù)與網(wǎng)絡(luò)服務(wù)長期共存

高等學(xué)校檔案，是指高等學(xué)校從事招生、教學(xué)、科研、管理等活動(dòng)直接形成的對師生、學(xué)校和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄。高校檔案是國家檔案資源的重要組成部分，是高等教育事業(yè)科學(xué)發(fā)展的重要依據(jù)，高校應(yīng)維護(hù)和確保檔案的完整、準(zhǔn)確和安全。由于檔案的原始性、保密性、憑證性等特殊屬性，檔案的利用和公布要遵守相關(guān)規(guī)定，要持有合法證明，表明利用檔案目的和范圍并履行相關(guān)登記手續(xù)后，才可以利用已開放的檔案。因此，高校檔案館在互聯(lián)網(wǎng)+檔案服務(wù)中，首先要保護(hù)檔案信息的安全性，并不是所有檔案服務(wù)都可以通過互聯(lián)網(wǎng)實(shí)現(xiàn)。在網(wǎng)絡(luò)傳遞泄漏、泄密、網(wǎng)上身份認(rèn)證等等威脅網(wǎng)絡(luò)安全因素末解決之前，不能盲目濫用互聯(lián)網(wǎng)+檔案服務(wù)?！盎ヂ?lián)+”不會(huì)取代傳統(tǒng)檔案服務(wù)方式，而會(huì)讓其煥發(fā)出新的活力。檔案館傳統(tǒng)服務(wù)方式與現(xiàn)代互聯(lián)網(wǎng)服務(wù)應(yīng)靈活運(yùn)用、相互補(bǔ)充，綜合服務(wù)，長期共存。

（作者單位：四川建筑職業(yè)技術(shù)學(xué)院檔案館）