農(nóng)業(yè)科技檔案信息化建設(shè)研究

董亞坤

（大慶市大同區(qū)城鄉(xiāng)居民社會養(yǎng)老保險事業(yè)服務(wù)中心，黑龍江 大慶 163515）

1　推進(jìn)農(nóng)業(yè)科技檔案信息化建設(shè)的必要性

農(nóng)業(yè)科技檔案，是指在農(nóng)業(yè)科學(xué)研究、生產(chǎn)技術(shù)、基本建設(shè)等各項活動中直接形成的、具有保存利用價值的、按歸檔制度集中統(tǒng)一管理起來的科技文件材料的總稱，主要包括文字材料、計算材料、圖紙、圖表、照片、錄像帶、錄音帶以及計算機軟件、實物、標(biāo)本等。

農(nóng)業(yè)科技檔案既是農(nóng)業(yè)科技發(fā)展的記錄，又是促進(jìn)現(xiàn)代農(nóng)業(yè)科技進(jìn)一步發(fā)展不可或缺的重要力量。農(nóng)業(yè)科技檔案不僅給研究農(nóng)業(yè)發(fā)展的自然規(guī)律與農(nóng)業(yè)經(jīng)濟(jì)活動的經(jīng)濟(jì)規(guī)律提供了科學(xué)依據(jù)［1］，而且對現(xiàn)代農(nóng)業(yè)科技研究具有重要的參考作用，可以輔助科技研究與基本生產(chǎn)建設(shè)的進(jìn)行。

當(dāng)農(nóng)業(yè)科技檔案實現(xiàn)信息化管理時，人們可以迅速通過軟件平臺檢索相關(guān)的目錄與文章，達(dá)到共享檔案的目的，規(guī)避利用檔案時出現(xiàn)的各種局限與問題。農(nóng)業(yè)部門應(yīng)通過對農(nóng)業(yè)科技檔案包含的信息與資源進(jìn)行科學(xué)化配置與系統(tǒng)化管理，為人們提供便捷、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

2　農(nóng)業(yè)科技檔案信息化建設(shè)要點

2.1　農(nóng)業(yè)科技檔案數(shù)據(jù)庫的建立

2.1.1文檔的收集。隨著信息化時代的到來，電子文件收集的重要性愈發(fā)明顯。同時電子檔案的產(chǎn)生速度越來越快，使得基層農(nóng)業(yè)科技部門收集了大量的電子文件。當(dāng)收集了大量的電子文檔后，就需要檔案員進(jìn)行歸檔工作。推行數(shù)字檔案，可以減少將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字檔案時的工作量，加快全面數(shù)字化檔案的工作進(jìn)程［2］。檔案歸檔人員可以借助現(xiàn)代化設(shè)備如數(shù)碼相機、具有ORC技術(shù)的掃描儀等硬件設(shè)備，完成紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)為電子數(shù)據(jù)的歸檔工作。

2.1.2軟件的選擇。在進(jìn)行檔案管理時，應(yīng)選擇合適的軟件與硬件。眾所周知，近十幾年來軟件的更新?lián)Q代速度令人瞠目，軟件的使用越來越便捷，自動化程度越來越高，處理速度也越來越快。為了減少檔案管理工作量，提高檔案管理效率與質(zhì)量，應(yīng)選擇農(nóng)業(yè)局推薦的管理軟件。因為農(nóng)業(yè)局是管理檔案部門的直屬上級，在農(nóng)業(yè)檔案管理領(lǐng)域具有豐富的經(jīng)驗，對于農(nóng)業(yè)科技檔案的管理情況更加了解。

目前，我國沒有統(tǒng)一要求農(nóng)業(yè)科技管理檔案的軟件，所以大多使用一般的辦公軟件進(jìn)行底部構(gòu)建，然后在此基礎(chǔ)上進(jìn)行針對化的修改，使其可以用來進(jìn)行農(nóng)業(yè)科技檔案的管理。同時由于農(nóng)業(yè)局并沒有大規(guī)模推廣軟件，所以一般使用Word 2016、Excel 2016等辦公軟件來進(jìn)行底部構(gòu)建，使其可以進(jìn)行農(nóng)業(yè)科技檔案的建檔與管理，并保證檔案管理的可持續(xù)性。若是農(nóng)業(yè)局大規(guī)模推廣了農(nóng)業(yè)科技檔案管理軟件，已建立的檔案可以直接進(jìn)行大規(guī)模、系統(tǒng)化的移植，而不需要擔(dān)心可能出現(xiàn)的兼容性問題。

2.1.3檔案的備份。應(yīng)對每一份檔案進(jìn)行加密并進(jìn)行異地備份處理，來保證文件的完整性、有效性，防止誤刪除操作。并且要將檔案由下至上地進(jìn)行備份處理，將各個鄉(xiāng)鎮(zhèn)單位的檔案備份到市級農(nóng)業(yè)科技檔案室，并利用云端服務(wù)器進(jìn)行云端備份和利用本地服務(wù)器進(jìn)行本地存儲。對只開放查看權(quán)限的文件進(jìn)行“只讀”設(shè)置，并在儲存檔案的服務(wù)器上安裝安全軟件和防火墻，同時保證軟件的定期更新與實時監(jiān)控。為了保證檔案的可追溯性，應(yīng)在對紙質(zhì)文件進(jìn)行數(shù)字化處理的同時保存好紙質(zhì)文件［3］。

2.2　檔案服務(wù)器的建立

如果建造一定規(guī)模的農(nóng)業(yè)服務(wù)器群，可以利用這項設(shè)施建立檔案服務(wù)器并將全市農(nóng)業(yè)部門的檔案集中起來放在服務(wù)器上。使用者將電腦接入網(wǎng)絡(luò)，可以使用分享鏈接或下載客戶端，使其使用外網(wǎng)也可以在網(wǎng)絡(luò)上檢索到有關(guān)農(nóng)業(yè)科技的檔案文件，便于群眾瀏覽農(nóng)業(yè)信息，實現(xiàn)農(nóng)業(yè)資源共享。服務(wù)器可以極大限度地滿足社會愈發(fā)強烈的檔案信息化利用需求，將幫助農(nóng)業(yè)管理部門承擔(dān)應(yīng)當(dāng)承擔(dān)的社會職責(zé)。

當(dāng)農(nóng)業(yè)部門建立本地服務(wù)器后，將大幅度減少檔案管理人員的工作量，管理人員利用電腦或其他可連接網(wǎng)絡(luò)的設(shè)備，即可完成檔案管理工作，而不需要消耗大量的體力，提高了工作效率。

而當(dāng)管理人員對服務(wù)器進(jìn)行分區(qū)權(quán)限管理時，利用密匙即可將普通的檔案利用者與具有上傳和修改權(quán)限的人員分開，同時也可以將不應(yīng)當(dāng)公開的機密文件進(jìn)行鎖定處理，使得機密文件不得進(jìn)行調(diào)出操作，防止產(chǎn)生泄密事故，實現(xiàn)了檔案的安全化管理。另外，由于數(shù)字檔案具有復(fù)用、共享的特性，使得一個數(shù)字檔案支持多人在同一時間段多次查看，而進(jìn)行數(shù)據(jù)修改也不會對原件產(chǎn)生不良的影響。并且在利用過程中不需要擔(dān)心檔案出現(xiàn)磨損、丟失等不良現(xiàn)象，大大提高了文件利用率。

2.3　檔案網(wǎng)站的建立

在信息化時代，將檔案上傳到網(wǎng)上使得群眾可以共享檔案資源已是擺在檔案管理部門面前的一個重點任務(wù)。將網(wǎng)絡(luò)與檔案進(jìn)行有機結(jié)合，可以提高檔案管理人員的工作效率，并使得檔案資源可以更及時與全面地分享到群眾手中，使得群眾可以不受到時間和空間的限制，快速查閱到所需的資源。

如果建立一個專門用于共享檔案的網(wǎng)站，在建立前期需要耗費大量的人力和物力，后期也需要管理人員花費大量的時間與精力維護(hù)。而現(xiàn)在許多農(nóng)業(yè)部門都擁有一個政務(wù)網(wǎng)站，并且大多數(shù)網(wǎng)站不需要專業(yè)知識就可以進(jìn)行網(wǎng)站管理。因此，可以利用這個網(wǎng)站共享農(nóng)業(yè)科技檔案，建立網(wǎng)上檔案館，即將檔案全文上傳到網(wǎng)站上。通過建立檢索框鏈接到后臺的檔案資源，就可以使群眾快速查找到所需的檔案資源。另外，可以在建立的檔案查詢網(wǎng)站上設(shè)立留言欄板塊，檔案管理人員可以通過留言板實現(xiàn)群眾與管理者的互動和溝通。通過分析群眾對網(wǎng)站提出的問題和建議，使管理人員了解網(wǎng)站使用中存在哪些問題，第一時間幫助群眾解決問題。這個版塊可以使得管理人員更加貼近群眾，使得廣大群眾更加支持檔案信息化建設(shè)工作。

2.4　人才隊伍的建設(shè)

科學(xué)技術(shù)的高速發(fā)展與數(shù)據(jù)信息量的快速增長，對檔案工作人員的工作能力提出了更高的要求，其中包括對數(shù)據(jù)的分析與匯總能力、對待工作的積極心態(tài)以及對待新事物的開拓精神。

首先，工作人員應(yīng)擁有熟練的業(yè)務(wù)技能，同時具有一定的科學(xué)知識。只有這樣才可以快速、高效地完成工作任務(wù)，為檔案使用者提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。不僅工作人員的素質(zhì)影響工作效率與工作質(zhì)量，服務(wù)態(tài)度也影響工作效率與工作質(zhì)量［4］。因此，工作人員應(yīng)具備高度的政治責(zé)任感與強烈的事業(yè)心，而且應(yīng)具有全心全意為人民服務(wù)的正確服務(wù)態(tài)度與優(yōu)秀的職業(yè)道德。簡而言之，檔案工作者在政治上需要堅持黨的路線與方針；在精神上要堅持職業(yè)道德，具有奉獻(xiàn)精神與開拓創(chuàng)新精神；在業(yè)務(wù)上需要熟悉檔案產(chǎn)生的過程，熟練檔案管理的專業(yè)技能，具備信息利用的知識，善于學(xué)習(xí)該領(lǐng)域中的先進(jìn)管理經(jīng)驗。

其次，檔案工作的可持續(xù)性與管理人員的穩(wěn)定性有關(guān)，長期的固定人員相對于兼職人員更有利于工作的開展。如果經(jīng)常更換檔案管理人員，將會因業(yè)務(wù)不熟悉而影響工作效率。同時，選用兼職人員將在一定程度上造成資源浪費，如需要對兼職人員進(jìn)行入職培訓(xùn)等。

3　結(jié)語

在全球信息化的發(fā)展進(jìn)程中，農(nóng)業(yè)科技檔案管理者需要轉(zhuǎn)變原來的工作與思維模式，抓住機遇，推進(jìn)農(nóng)業(yè)科技檔案信息化建設(shè)，為農(nóng)業(yè)部門管理科技檔案提供便利，并提高檔案的利用率。