中小農(nóng)資企業(yè)內(nèi)部控制問題多樣

□大連交通大學(xué)工商管理學(xué)院趙艷豐

P公司的母公司是一家大型農(nóng)化集團(tuán)，在海內(nèi)外具有一定品牌效應(yīng)，但是P公司作為旗下分公司，由于自身規(guī)模有限，因此組織機(jī)構(gòu)設(shè)置、人員配備、制度建設(shè)等方面都不如總公司健全，而在企業(yè)經(jīng)營管理中處于重要地位的財(cái)務(wù)工作也往往得不到重視，內(nèi)部財(cái)務(wù)控制薄弱，導(dǎo)致企業(yè)面臨著不同程度的財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。具體來講，P公司內(nèi)部財(cái)務(wù)控制面臨如下問題。

內(nèi)部機(jī)構(gòu)設(shè)置不合理

我國的中小農(nóng)資企業(yè)數(shù)量非常之多，這些企業(yè)的內(nèi)部機(jī)構(gòu)設(shè)置通常都比較簡單和籠統(tǒng)，各崗位的職責(zé)權(quán)限不明確。由于規(guī)模普遍偏小，一些中小農(nóng)資企業(yè)為了減少人員成本的支出，往往會極力壓縮人員，導(dǎo)致企業(yè)員工數(shù)量非常少，各崗位往往無法配備專業(yè)的職工，一人身兼數(shù)職的現(xiàn)象比較多，出現(xiàn)前臺、會計(jì)等職務(wù)“一肩挑”的情況。

P公司也沒有設(shè)置專門的會計(jì)機(jī)構(gòu)，財(cái)務(wù)工作大多由沒有財(cái)務(wù)專業(yè)背景的員工兼任，而這些員工并不具備勝任財(cái)務(wù)工作的能力，難以確保按時、保質(zhì)保量地完成基本的財(cái)務(wù)工作，內(nèi)部財(cái)務(wù)控制更是無從談起。由于財(cái)務(wù)機(jī)構(gòu)設(shè)置的不完善，導(dǎo)致財(cái)務(wù)人員權(quán)責(zé)不明，缺乏彼此之間的監(jiān)督，這就給企業(yè)內(nèi)個別素質(zhì)較低的員工亂開發(fā)票謀取私利以可乘之機(jī)。由于內(nèi)部機(jī)構(gòu)設(shè)置的不合理，使得P公司的財(cái)務(wù)工作往往不能做到專人專管，加之相關(guān)人員的權(quán)責(zé)分配不明確，財(cái)務(wù)控制的力度很難加強(qiáng)，這對于企業(yè)的正常經(jīng)營是很不利的。

資金管理體系缺失應(yīng)收款項(xiàng)回收不力

據(jù)考察，P公司內(nèi)部有些部門權(quán)責(zé)不明，缺乏對資金收付時限的明確規(guī)定，使得資金管理比較凌亂，加之由于權(quán)責(zé)不明容易出現(xiàn)相關(guān)責(zé)任人互相推諉的現(xiàn)象，增加了資金的流通風(fēng)險(xiǎn)，嚴(yán)重時會給企業(yè)造成不必要的損失。

農(nóng)資企業(yè)運(yùn)營幾乎每天都會產(chǎn)生大量復(fù)雜資金收付和結(jié)算工作，在此過程中即使在某個環(huán)節(jié)出現(xiàn)一個小失誤，都可能使企業(yè)損失一筆不小資金，還會降低企業(yè)信用度。P公司一些員工在借用企業(yè)備用金后，對銷售活動中相關(guān)現(xiàn)金支出做不到及時報(bào)銷，導(dǎo)致負(fù)責(zé)人員手中滯留大量現(xiàn)金或單據(jù)，備用金也無法按時歸還。此外，P公司資金收付審批流程也較簡單，作為集團(tuán)分支機(jī)構(gòu)實(shí)行資金自行管理，依據(jù)自己習(xí)慣的程序來處理資金收付和結(jié)算工作，缺乏必要監(jiān)督和控制，導(dǎo)致企業(yè)資金安全得不到保障。

P公司在采購環(huán)節(jié)的資金使用也缺乏明確規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)，資金使用較隨意。舉一個日常經(jīng)營的小例子，筆者一位朋友在這家企業(yè)任職，某次他代為采購公司日常辦公用品，事先并沒有被公司告知明確的采購標(biāo)準(zhǔn)、采購地點(diǎn)和資金使用限額，等到將物品采購回來時卻受到領(lǐng)導(dǎo)指責(zé)，理由是花費(fèi)過多。雖然只是一筆小額費(fèi)用，但久而久之，這種因?yàn)閮?nèi)部資金管理不妥當(dāng)造成的不合理支出積累起來，也會對企業(yè)造成不可預(yù)知的損失。

應(yīng)收款項(xiàng)回收難的問題也一直是影響中小農(nóng)資企業(yè)發(fā)展的不利因素。P公司銷售人員只注重個人業(yè)績的增長，單憑互相之間的信任與客戶打交道，而這樣做顯然會增加企業(yè)應(yīng)收賬款和壞賬的可能，收賬難度和風(fēng)險(xiǎn)也會增大。如果資金無法正常收回，無疑會對農(nóng)資企業(yè)造成很大損失。此外，部分業(yè)務(wù)人員在進(jìn)行實(shí)際業(yè)務(wù)操作時，忽視相關(guān)規(guī)定和章程，所簽合同內(nèi)容不完整、不規(guī)范，而且在與客戶進(jìn)行相關(guān)費(fèi)用的確認(rèn)時不注意保留相關(guān)憑證，如果遇到信用不高的客戶，在欠款清收時由于沒有足夠的法律依據(jù)，往往受到各種阻礙，進(jìn)而很大程度上影響了企業(yè)的資金周轉(zhuǎn)，不利于農(nóng)資企業(yè)的長遠(yuǎn)發(fā)展。

核算過程不嚴(yán)格內(nèi)部審計(jì)缺失

當(dāng)前，很多中小農(nóng)資企業(yè)內(nèi)部對會計(jì)核算審核不夠嚴(yán)格，沒有制定明確標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范日常核算工作，使得企業(yè)各項(xiàng)業(yè)務(wù)收入真實(shí)性大打折扣。在確認(rèn)收入方面，遵從的標(biāo)準(zhǔn)不清晰，因此出現(xiàn)某些員工私自與客戶訂立虛假合同、隨意幫客戶開具發(fā)票的情況時，財(cái)務(wù)人員如果對此不嚴(yán)格把關(guān)，就會使企業(yè)收入虛增。

此外，大部分中小農(nóng)資企業(yè)內(nèi)部審計(jì)制度也不健全。對于 P公司來說，企業(yè)內(nèi)并沒有設(shè)置專門的內(nèi)部審計(jì)機(jī)構(gòu)，因而缺乏對日常經(jīng)濟(jì)活動和各項(xiàng)業(yè)務(wù)的監(jiān)督和評價，而財(cái)務(wù)報(bào)告審計(jì)也僅是傳統(tǒng)的基礎(chǔ)審計(jì)，內(nèi)部審計(jì)的管理功能沒有得到充分體現(xiàn)，審計(jì)人員也很難發(fā)現(xiàn)財(cái)務(wù)報(bào)表中存在的問題，有些人員甚至為了盡早完成審計(jì)工作而不愿意發(fā)現(xiàn)內(nèi)部財(cái)務(wù)控制工作中的缺陷。