大數(shù)據(jù)背景下電子信息檔案管理創(chuàng)新研究

朱玲

摘 要：人事管理中最為重要的環(huán)節(jié)就是檔案管理，其直接影響企業(yè)人力資源配置和員工的相關(guān)基本信息。在大數(shù)據(jù)時代之下，企業(yè)檔案管理部門會將重要的、關(guān)鍵性的文件轉(zhuǎn)換稱電子文件形式儲存。然而，在實際工作中發(fā)現(xiàn)， 檔案管理還存在著手工查賬和單機(jī)查找信息的狀況，從而極大降低工作效率。本文主要分析大數(shù)據(jù)時代之下電子信息檔案管理創(chuàng)新方式，其目的是推動企業(yè)檔案管理更為高效。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)；電子信息檔案管理；創(chuàng)新

隨著科學(xué)技術(shù)和信息化的發(fā)展，大數(shù)據(jù)技術(shù)被廣泛運用到各行各業(yè)。而人事檔案管理主要記錄的是職工基本信息、企業(yè)員工基本狀況、企業(yè)崗位配置、員工學(xué)歷水平、員工工作業(yè)績、職工獎懲狀況，以及有關(guān)崗位變動的信息。企業(yè)通過對人事檔案的查詢快速的了解到真實的、詳細(xì)的員工信息。在大數(shù)據(jù)時代之下，電子信息檔案管理可以幫助檔案管理者快速、精準(zhǔn)的找到所需要的信息，從而大大提升工作效率和管理質(zhì)量。

1 什么是大數(shù)據(jù)

最近幾年，計算機(jī)技術(shù)已經(jīng)普遍運用到日常的生活和工作中，信息爆炸引發(fā)的轉(zhuǎn)變直接影人們?nèi)粘３鲂小６S著信息量的積累，產(chǎn)生了大數(shù)據(jù)。依據(jù)維基百科的定義，在信息技術(shù)中，大數(shù)據(jù)主要指的是運用現(xiàn)階段已有的數(shù)據(jù)庫管理工作或傳統(tǒng)數(shù)據(jù)，處理、整合和運用很難處理的大量或者復(fù)雜的數(shù)據(jù)集。其需要面對的是數(shù)據(jù)的采集、數(shù)據(jù)的管理、數(shù)據(jù)的保管、數(shù)據(jù)的整合、數(shù)據(jù)的搜索、數(shù)據(jù)的分析、數(shù)據(jù)的共享，以及數(shù)據(jù)的可視化。大數(shù)據(jù)最為明顯的特點是：

高效性。其主要包含了兩點，數(shù)據(jù)的產(chǎn)生和處理?？梢哉f，這也是有別于傳統(tǒng)書數(shù)據(jù)處理的最大特點。大數(shù)據(jù)時代之下，廣為人知的定律就是“一秒定律”，其主要指的是數(shù)據(jù)的處理和分析只需要在一秒之內(nèi)完成所有運算和分析，從而將數(shù)據(jù)的價值最大化。第二，數(shù)據(jù)量龐大。其主要指的是數(shù)據(jù)的儲存量、增長量比較龐大。互聯(lián)網(wǎng)、云儲存和云計算技術(shù)的應(yīng)用，導(dǎo)致數(shù)據(jù)的儲存量和增量遠(yuǎn)遠(yuǎn)超出原有數(shù)據(jù)處理能力。第三，多樣化。其主要表現(xiàn)在數(shù)據(jù)的格式、來源和種類上多樣化。數(shù)據(jù)的類型主要有關(guān)系和非關(guān)系數(shù)據(jù)兩種。非關(guān)系性數(shù)據(jù)主要包含了搜索引擎、論壇貼吧、電子信箱、網(wǎng)頁、文檔等非結(jié)構(gòu)化和半結(jié)構(gòu)化的數(shù)據(jù)。數(shù)據(jù)的格式和來源多元化體現(xiàn)在文本、視頻和圖片等格式上面。第四，價值密度低。獲得信息來源渠道的增多，導(dǎo)致信息規(guī)模越來越龐大，以至于不可避免的會出現(xiàn)數(shù)據(jù)的重復(fù)，從而導(dǎo)致價值密度低的現(xiàn)象。

2 人事檔案管理狀況

2.1 檔案管理人員素質(zhì)層次不齊

目前，我國大多數(shù)企業(yè)負(fù)責(zé)檔案管理工作者都是兼職人員，缺少專職人員的檔案管理導(dǎo)致投入的精力和時間不足，影響工作的進(jìn)程不說，還有可能耽誤工作；負(fù)責(zé)檔案管理的工作者人員專業(yè)水平不高，且多為年齡比較大員工，這也導(dǎo)致對于新事物的接受能力較弱；大多數(shù)從事檔案管理的人員在入職之前并沒有接受專業(yè)性的培訓(xùn)工作，可以說，缺少專業(yè)性知識和技能。目前，我國對于檔案管理主要使用的傳統(tǒng)方式和模式，然而運用信息化技術(shù)和大數(shù)據(jù)模式管理人事檔案的企業(yè)還不是很多。

2.2 檔案管理技術(shù)和基礎(chǔ)設(shè)施落后

在企業(yè)檔案管理過程中，管理團(tuán)隊的建設(shè)必不可少，但是在實際中發(fā)現(xiàn)，大多數(shù)企業(yè)都缺少既要懂得檔案管理技術(shù)的人才，又要掌握現(xiàn)代化計算機(jī)和信息技術(shù)的綜合性人才。企業(yè)檔案管理的信息化需要計算機(jī)技術(shù)的支持，雖然大多數(shù)企業(yè)已經(jīng)創(chuàng)建電子信息檔案，但是由于基礎(chǔ)設(shè)施無法達(dá)標(biāo)，導(dǎo)致使用的管理方式較為落后，以至于很多的企業(yè)還在沿用以前的經(jīng)驗管理和人工管理的管理方式，從而降低了檔案管理的效果，不利于企業(yè)健康發(fā)展。

2.3 缺少完善的檔案管理機(jī)制

目前，企業(yè)面臨的最大問題就是缺少健全的檔案管理機(jī)制。大多數(shù)企業(yè)對于檔案的采集和整理缺少規(guī)范性和關(guān)注度，從而導(dǎo)致檔案信息的丟失或者缺失問題；此外，企業(yè)在檔案的運用和評估上面也存在很多不科學(xué)的設(shè)計，以至于企業(yè)沒有一個合理的檔案評估標(biāo)準(zhǔn)，再加上缺少數(shù)據(jù)收集和處理的經(jīng)驗，從而大大降低檔案的實際運用價值。

3 大數(shù)據(jù)背景之下優(yōu)化電子信息檔案管理對策

結(jié)合大數(shù)據(jù)時代的特點、現(xiàn)有檔案管理中遇到的問題和相關(guān)對策，對于優(yōu)化電子信息檔案管理提出以下對策，以供參考。

3.1 創(chuàng)建檔案管理團(tuán)隊

檔案管理工作人員的素質(zhì)在一定程度上講影響檔案管理效率，所以，需要注重檔案管理團(tuán)隊建設(shè)。首先，檔案管理人員招聘的時候就需要注重專業(yè)性、復(fù)合型人才。檔案管理工作者的工作不僅僅包含了檔案的整理，還需要涵蓋了電子檔案的收集、儲存、修改格式和分類等。所以，需要管理人員不僅僅需要檔案管理和計算機(jī)知識，還需要全方面、專業(yè)性知識儲備。其次，定期安排管理工作者參與培訓(xùn)工作。檔案信息化的創(chuàng)建轉(zhuǎn)變了原有檔案管理的形式，然而少數(shù)檔案管理人員還沒有意識到信息技術(shù)的運用對于檔案管理的重要性，從而忽視了信息技術(shù)對數(shù)據(jù)的采集、栓選和分析等作用，拉低了檔案管理質(zhì)量。所以，企業(yè)應(yīng)當(dāng)定期安排檔案管理人員培訓(xùn)，普及信息技術(shù)和現(xiàn)代化檔案管理技術(shù)，提高檔案管理者的業(yè)務(wù)能力和業(yè)務(wù)水平，強(qiáng)化管理者綜合素質(zhì)，從而創(chuàng)建符合時代發(fā)展的，高水準(zhǔn)的檔案管理團(tuán)隊。最后，設(shè)置健康的競爭制度?？茖W(xué)設(shè)計崗位的時候，還需要注重各崗位人才的協(xié)調(diào)，只有發(fā)揮人才的真正價值，才能確保檔案管理工作者更加積極主動的投入到日常工作中。

3.2 創(chuàng)建數(shù)據(jù)采集標(biāo)準(zhǔn)

數(shù)據(jù)源頭收集的規(guī)范性和真實性，將直接影響后期的檔案管理。特別是在大數(shù)據(jù)時代發(fā)展之下，數(shù)據(jù)儲存量的遞增限制了信息技術(shù)的發(fā)展，創(chuàng)建標(biāo)準(zhǔn)采集規(guī)范可以從源頭上保證數(shù)據(jù)的質(zhì)量。

3.3 強(qiáng)化電子檔案的日常管理工作

電子檔案館的創(chuàng)建，使得大多數(shù)數(shù)據(jù)被傳輸網(wǎng)絡(luò)當(dāng)中，因此，注重電子檔案的管理將有利于對關(guān)鍵性信息的保管，以及實現(xiàn)信息價值最大化；此外還提高了信息的安全性，防止黑客的攻擊導(dǎo)致數(shù)據(jù)的竊取或者串改。首先，電子檔案館設(shè)置專門負(fù)責(zé)電子信息管理和維護(hù)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)管理部門，從而形成一個專業(yè)性的電子檔案歸檔機(jī)制；其次，在對電子檔案日常管理中，管理工作者應(yīng)當(dāng)實施的接收、處理、儲存電子文檔信息，需要的話可以修改格式，以便確保電子檔案的真實性和便捷性；最后，電子文檔量的增多導(dǎo)致儲存成為最為關(guān)心的問題。倘若存儲不當(dāng)講直接導(dǎo)致信息的丟失，或者采集到的數(shù)據(jù)喪失其真正意義。所以，對于長期需要保管的信息，一定安排專業(yè)人員定期予以維護(hù)，設(shè)置專門的、訪問權(quán)限較高的數(shù)據(jù)庫。

3.4 健全網(wǎng)絡(luò)查詢平臺

電子信息檔案管理的網(wǎng)絡(luò)查詢平臺已經(jīng)成為用戶直接接觸信息的主要媒介。倘若網(wǎng)絡(luò)平臺上的電子信息分類不精確、查詢方式太過復(fù)雜，將直接給用戶帶來不便，特備是中老年階層人員。龐大的數(shù)據(jù)量，為了實現(xiàn)其真正的價值就需要注重網(wǎng)站的建設(shè)，確定所有類目清晰分類、簡化操作步驟、設(shè)置查詢引導(dǎo)，對于需要找尋紙質(zhì)檔案的需求者可以在網(wǎng)頁上標(biāo)注詳?shù)牟殚喎绞胶筒殚喌刂?；對于需要通過專家通道才能獲得的數(shù)據(jù)，可以通過檢索，快速的匹配與用戶所需要的專家。創(chuàng)建健全的網(wǎng)絡(luò)平臺，不僅僅能夠提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，還予以人性化和智能化。

4 結(jié)束語

大數(shù)據(jù)時代發(fā)展之下，注重電子信息檔案管理是實現(xiàn)檔案價值和提升工作效率的方式。信息技術(shù)的發(fā)展，為電子信息方案在數(shù)據(jù)的收集、整合、分析和存儲提供便捷，也提高了信息安全度。所以，只有將電子智能和人工監(jiān)控有效結(jié)合起來，才能健全電子檔案管理形式、確保信息安全。此外，對于企業(yè)單位來說，企業(yè)的發(fā)展需要檔案管理的支持，只有不斷創(chuàng)新管理理念和管理技能，才能為企業(yè)創(chuàng)造更多的經(jīng)濟(jì)效率。

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