工程項目的設(shè)備竣工文件全程管理探討

蔡暾

摘 要：竣工文件可以控制工程設(shè)備的質(zhì)量，對于調(diào)試安裝等也是一項非常重要的依據(jù)，而且是證明設(shè)備自身質(zhì)量的材料，在工程項目設(shè)備竣工中有著不可或缺的作用，應(yīng)該給予竣工文件全程管理充分的重視，并且對其的管理進(jìn)行規(guī)范和嚴(yán)格的控制。

關(guān)鍵詞：工程設(shè)備；竣工文件；管理

竣工文件的編制在工程建設(shè)過程中，可以說是一項極其龐大，但是又非常系統(tǒng)的工程，其過程的形成涉及到了多家單位管理，這其中主要包括供應(yīng)商和建設(shè)單位等，其管理有著工作量大等顯著的特點，經(jīng)常出現(xiàn)竣工文件無法根據(jù)時間編制就提交等情況，進(jìn)而對工程現(xiàn)場存檔等造成了不好的影響。為了確保工程設(shè)備安裝等工作能夠順利的開展，以及竣工文件能夠及時的進(jìn)行歸檔等，與此同時也防止重復(fù)發(fā)生驗收工作，以及對大量的人力和物力造成浪費(fèi)等情況的發(fā)生，基于此，就非常有必要確保統(tǒng)一、全面和規(guī)范設(shè)備竣工文件的管理工作。為此，本文為主要和工程設(shè)備制造竣工資料的編制等實際情況相結(jié)合，對竣工文件的全過程管理進(jìn)行總結(jié)，分析其中存在的問題，并總結(jié)了提高竣工資料管理和控制的措施。

1 工程項目設(shè)備竣工文件的作用及重要性

1.1 竣工驗收文件是工程施工的重要組成部分

在建設(shè)工程項目期間，應(yīng)該如何根據(jù)我國的法律法規(guī)，還有相應(yīng)的規(guī)章制度，對工程的實施全過程進(jìn)行管理，并記錄在案，最后以一個完整的工程項目竣工文件的形式呈現(xiàn)出來，這是一項管理質(zhì)量的系統(tǒng)化工程，是程序化、制度化和規(guī)范化對施工管理程序進(jìn)行管理的重點體現(xiàn)，以此讓工程建設(shè)的過程中，能夠讓各方的主體根據(jù)各個方面的原始記錄，進(jìn)行現(xiàn)場管理和依法建設(shè)等，這是對工程項目設(shè)備全過程管理的重要部分?；厩闆r下，工程項目的文件在建設(shè)施工前，就已經(jīng)有所積累了。因此可以這樣說，工程項目設(shè)備竣工文件，是確保建設(shè)工程項目設(shè)備決策等真實記錄的前提，是根本落實項目經(jīng)費(fèi)和實施的依據(jù)。在對項目進(jìn)行預(yù)算編制還有招標(biāo)和投標(biāo)等時，都需要將立項文件作為一項重要的參考依據(jù)。因此，在工程施工的過程中，竣工文件有著非常重要的作用。

1.2 竣工驗收文件是工程質(zhì)量的重要反映

建設(shè)工程項目是否滿足業(yè)主的需要，就需要和我國法律、法規(guī)以及規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)等相符合，不但如此，設(shè)計的文件也要和各個方面相符合。尤其是隨著不斷推動的精細(xì)化管理和量化分析，由此對建設(shè)工程項目設(shè)備的質(zhì)量形成了規(guī)范的評價體系。而且我們又以往的感受性經(jīng)驗?zāi)Ｊ皆u價，開始轉(zhuǎn)化為體系化模式的評價，不再只是局限于在工程現(xiàn)場評價建設(shè)工程項目設(shè)備的質(zhì)量，而是將建設(shè)工程文件作為評價的基礎(chǔ)，實施綜合測評。也就是說，竣工驗收文件是對工程項目設(shè)備質(zhì)量的直接反映，我們應(yīng)該以竣工文件作為主要的依據(jù)，對工程項目設(shè)備質(zhì)量進(jìn)行全面的評價。

1.3 竣工驗收文件是控制工程質(zhì)量的關(guān)鍵

工程竣工驗收文件的概念主要以靜態(tài)的形式呈現(xiàn)，而管理工程項目設(shè)備竣工驗收文件是一個動態(tài)的管理?；旧?，不管是這一過程的目的，還是這一過程的結(jié)果，都是為了讓竣工驗收文件更具有真實性和完整性。但是，當(dāng)我們深入，并且清晰的對這一過程進(jìn)行研究的時候，發(fā)現(xiàn)管理竣工驗收文件并不是一個單獨(dú)的行動，而是管理工程項目設(shè)備不可或缺的一部分。因此對于工程項目設(shè)備的管理，竣工驗收文件起著關(guān)鍵性的作用。

2 工程項目的設(shè)備竣工文件全程管理要求

根據(jù)國家對檔案管理的有關(guān)規(guī)定作為依據(jù)，對文檔體系進(jìn)行劃分，對文件從形成、傳遞、收集、整理、歸檔、保管、利用、鑒定直至處置的全過程的一般要求。按照文件的使用和管理要求，應(yīng)該采用不同的管理原則對不同類別的文件進(jìn)行控制，文檔體系主要由文件、檔案和資料三個部分構(gòu)成，這也是設(shè)備竣工文件歸檔工作中非常重要的要素。在進(jìn)行設(shè)備竣工文件歸檔工作的過程中，需要實現(xiàn)全院檔案集中統(tǒng)一管理的方法，通過對院文檔管理領(lǐng)導(dǎo)和服務(wù)的不斷加強(qiáng)，讓統(tǒng)一的文檔管理制度、規(guī)范還有標(biāo)準(zhǔn)真正的建立起來，同時對文件的生成和流轉(zhuǎn)進(jìn)行控制，確保文件在傳遞的過程中是正確的，并通過對信息技術(shù)的借助，讓文檔的利用更加的有效和方便。在全過程中對竣工文件進(jìn)行管理的過程中，需要嚴(yán)格按照統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)和分級管理的原則，同時所有的員工都應(yīng)該肩負(fù)起管理文件的責(zé)任，確保個人業(yè)務(wù)活勞動中文件的正確性。在管理設(shè)備竣工文件時，需要注意以下幾點：

第一，統(tǒng)一和規(guī)范設(shè)備竣工文件管理規(guī)范，由于工程設(shè)備竣工文件需要涉及到各的管理方非常多，比如建設(shè)單位、總承包單位還有分包商等，再加上各個管理方都有自己相應(yīng)的管理程序等，這就增加了管理上的復(fù)雜性。基于此，在對工程項目的設(shè)備竣工文件進(jìn)行全過程管理的過程中，就需要對規(guī)范管理的要求，細(xì)分各方之間的責(zé)任。因此，在實際對檔案管理的過程中，要求加強(qiáng)對管理檔案的建立，加強(qiáng)文件檔案的意識。第二，明確對竣工資料的整編責(zé)任、內(nèi)容和深度規(guī)定，讓竣工資料更加的具體和細(xì)分化。第三，建立健全完善的管理機(jī)制。針對竣工文件的編制，需要建立專門的管理機(jī)制，同時對移交歸檔的問題建立相應(yīng)的規(guī)章制度，執(zhí)行并且落實管理辦法，明確規(guī)定職責(zé)關(guān)系，避免管理上出現(xiàn)漏洞的情況。第四，單位在管理的過程中，需要加強(qiáng)對竣工文件的重視，有效的控制竣工文件的質(zhì)量，并采取相應(yīng)的措施和管理機(jī)制。第五，增加供應(yīng)商竣工管理人員，確保人員的穩(wěn)定，在進(jìn)行交接的過程中，明確責(zé)任，加強(qiáng)管理人員責(zé)任心和質(zhì)量意識，嚴(yán)格的按照標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范進(jìn)行執(zhí)行，于此同時正規(guī)培訓(xùn)竣工資料管理人員，加強(qiáng)管理意識，嚴(yán)格把關(guān)。第六，確保審查和驗收的有效性。

3 工程設(shè)備竣工文件存在的對策

工程設(shè)備竣工文件在進(jìn)行全過程管理的過程中，應(yīng)該從以下幾個方面開始著手，加強(qiáng)對設(shè)備竣工文件的全過程管理的控制，并且規(guī)范管理：

3.1 建立健全設(shè)備竣工文件全過程管理制度

在對建設(shè)各方的竣工文件進(jìn)行管理的過程中，應(yīng)該統(tǒng)一各方之間的管理程序，在管理概念上達(dá)成一致的目標(biāo)，而且需要注意的是，需要和國家要求的工程竣工文件的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范相符合，與此同時，制作、檢查和驗收等竣工文件的過程中，需要進(jìn)行嚴(yán)格的規(guī)范和統(tǒng)一，創(chuàng)建統(tǒng)一的竣工文件管理要求。

3.2 加強(qiáng)竣工文件知識宣傳教育

在實施工程項目的過程中，作為各個管理單位方面而言，應(yīng)該對竣工資料檔案法規(guī)等給予充分的重視，與此同時對企業(yè)基本知識進(jìn)行積極的宣傳，做好教育的工作。同時對工程管理人員等進(jìn)行有計劃和有措施的分批檔案資料知識的培訓(xùn)，對竣工資料的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定進(jìn)行詳細(xì)的介紹，規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化竣工文件的管理，讓每個管理層人員，都能夠?qū)⒐の募墓芾硪筮M(jìn)行準(zhǔn)確的掌握。

3.3 簡化竣工文件驗收環(huán)節(jié)

為了防止總承包單位和監(jiān)理單位等，出現(xiàn)多環(huán)節(jié)和多接口的情況，因此在實際進(jìn)行驗收的過程中，需要簡化竣工文件的驗收環(huán)節(jié)，確保驗收環(huán)節(jié)的高效率工作。

4 結(jié)束語

在對工程項目設(shè)備竣工文件進(jìn)行全過程管理的過程中，應(yīng)該嚴(yán)格的按照國家及有關(guān)部委的要求，對設(shè)備竣工文件的管理要求進(jìn)行全面的貫徹和落實，同時明確全過程管理文件的要素，并對全過程管理工程項目設(shè)備竣工文件過程中存在的問題，及時的提出相對應(yīng)的解決措施，爭取讓全程管理工程項目的竣工文件是有效進(jìn)展的，只有這樣才可以保證內(nèi)部和外部部門高度的統(tǒng)一和協(xié)調(diào)。各級領(lǐng)導(dǎo)在竣工文件的管理上發(fā)揮著非常重要的作用，因此各個部門要密切配合各級領(lǐng)導(dǎo)的指揮，讓設(shè)備竣工文件的效力得到真正的發(fā)揮。

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