檔案服務(wù)創(chuàng)新與檔案整理關(guān)系

梁爽

摘 要：信息資源在信息時(shí)代的地位越來越重要，檔案管理工作關(guān)系著信息資源的存儲(chǔ)、傳輸、運(yùn)用，重視檔案管理工作，提高信息資源的利用效率，是實(shí)現(xiàn)信息資源共享的有效途徑。對檔案管理的創(chuàng)新和對檔案服務(wù)模式的研究，尤其加強(qiáng)檔案管理的信息化和數(shù)字化，對提高檔案管理工作有著積極的現(xiàn)實(shí)意義。

關(guān)鍵詞：檔案；服務(wù)；整理

1 新形勢下檔案管理服務(wù)面臨的挑戰(zhàn)

1.1 服務(wù)觀念的挑戰(zhàn)

社會(huì)發(fā)展非常顯著的特點(diǎn)是信息化，信息化在社會(huì)經(jīng)濟(jì)、社會(huì)政治、社會(huì)文化、社會(huì)科學(xué)、社會(huì)生活等方面都有所體現(xiàn)。此種情況下，要想使檔案在社會(huì)服務(wù)中保持較高的應(yīng)用價(jià)值，就需要對檔案管理服務(wù)的觀念予以調(diào)整，如此才能為檔案管理服務(wù)指明方向，便于檔案管理服務(wù)的創(chuàng)新。

1.2 服務(wù)內(nèi)容的挑戰(zhàn)

在市場經(jīng)濟(jì)體制改革不斷深化的背景下，人們逐漸意識(shí)到知識(shí)和信息的掌握是推動(dòng)自身良好發(fā)展的關(guān)鍵?；诖?，越來越多的人參與到知識(shí)學(xué)習(xí)、信息瀏覽中來。此種情況下，為了滿足社會(huì)及個(gè)人需要，應(yīng)適當(dāng)?shù)恼{(diào)整檔案管理服務(wù)的內(nèi)容，如調(diào)整檔案收集的范圍、創(chuàng)新檔案查閱方式等。

1.3 服務(wù)手段的挑戰(zhàn)

在計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)、多媒體、信息技術(shù)已經(jīng)廣泛應(yīng)用于人們生活工作中的情況下，人們越來越青睞于智能化設(shè)施的使用。此種情況下，為了滿足社會(huì)及個(gè)人的需求，檔案管理服務(wù)手段也將面臨智能化的挑戰(zhàn)，即如何借助計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、信息技術(shù)等先進(jìn)技術(shù)來創(chuàng)新檔案管理服務(wù)手段，提高檔案管理服務(wù)水平，更好地服務(wù)于社會(huì)及個(gè)人。

2 檔案整理創(chuàng)新措施

2.1 思想觀念創(chuàng)新

在檔案現(xiàn)代化管理中，思想觀念是否適應(yīng)現(xiàn)代化至關(guān)重要，檔案管理工作創(chuàng)新的過程將始終貫穿著觀念創(chuàng)新的思想。因此，要做好檔案管理工作創(chuàng)新，首先要作好思想觀念的創(chuàng)新。觀念創(chuàng)新是管理工作創(chuàng)新的前提，是使管理創(chuàng)新得以成功的保證。管理創(chuàng)新必須確立現(xiàn)代化管理理念，特別是隨著檔案管理知識(shí)化、網(wǎng)絡(luò)化、社會(huì)化，檔案部門必須逐步改變以往“重藏輕用”的落后觀念。這就要強(qiáng)化兩種意識(shí)：一是要有積極的轉(zhuǎn)化意識(shí)。檔案是一個(gè)龐大的信息庫，但一般情況下，各種信息是比較零散地存在眾多的單體檔案中的，只有根據(jù)需要，把相關(guān)信息系統(tǒng)化，規(guī)范地整理出來，才能更好的發(fā)揮檔案的信息作用，體現(xiàn)檔案信息價(jià)值。因此，把檔案內(nèi)容通過加工整理變成更直接更適應(yīng)需要的信息，是檔案部門義不容辭的職責(zé)。二是要進(jìn)一步強(qiáng)化檔案使用的效率意識(shí)。眾所周知，收集和整理檔案的最終目的是利用檔案，怎樣更加有效地利用檔案，使檔案在管理和利用過程中的效率更高，是我們必須高度重視的一個(gè)問題。

2.2 管理方式創(chuàng)新

檔案館雖然收藏有不同門類的檔案信息資源，但是相對于使用者的多樣化要求，大家仍然會(huì)感到庫藏資源的不足，這一方面是由于檔案資源量的有限性，也是由于管理模式落后導(dǎo)致的利用效率不高。所以必須不斷地全方位多渠道地收集資料以充實(shí)庫藏檔案內(nèi)容，提高庫藏質(zhì)量，調(diào)整思想，朝著為企業(yè)的高效、快速服務(wù)去思考、去聯(lián)系，有目的、有重點(diǎn)、有計(jì)劃地收集公司需要的檔案資源，并對現(xiàn)有室檔案資源不斷地進(jìn)行優(yōu)化、組織、集成，使其系統(tǒng)化、規(guī)范化、有序化，及時(shí)、準(zhǔn)確、高效地為用戶提供服務(wù)。

2.3 管理機(jī)制創(chuàng)新

隨著科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步和市場經(jīng)濟(jì)的深入發(fā)展，創(chuàng)新檔案管理機(jī)制對提升檔案管理水平具有重要意義。一是加快檔案信息化工作，全面推進(jìn)“數(shù)字檔案館”建設(shè)。在做好標(biāo)準(zhǔn)化，規(guī)范化工作基礎(chǔ)上，實(shí)現(xiàn)館藏檔案的數(shù)字化、整合館內(nèi)信息資源，為廣大群眾提供科學(xué)快捷方便平臺(tái)。二是整合各類民生檔案資源，推進(jìn)民生領(lǐng)域檔案規(guī)范化建設(shè)，建立民生檔案利用體系，加強(qiáng)民生檔案開發(fā)。要以“關(guān)注民生，服務(wù)民眾”作為宗旨，積極圍繞民生檔案開展提供利用，為百姓切身利益提供有效服務(wù)，為利用者提供可靠真實(shí)檔案信息依據(jù)，為政府科學(xué)決策和維護(hù)社會(huì)穩(wěn)定提供有力幫助，更為構(gòu)建和諧社會(huì)發(fā)揮巨大的作用。

3 服務(wù)模式創(chuàng)新

3.1 用戶需求為導(dǎo)向

檔案管理的服務(wù)內(nèi)容是多層次的、跨領(lǐng)域的。檔案管理的服務(wù)不僅僅是檔案簡單的歸類、整理、立案，服務(wù)內(nèi)容應(yīng)以用戶的需求為導(dǎo)向，才能實(shí)現(xiàn)檔案管理的社會(huì)效應(yīng)。過去的檔案服務(wù)屬于被動(dòng)式工作，檔案資源存在的有無決定了用戶享有的信息資源的可能性，若無該檔案信息，用戶則無法享受到該信息資源。因此，應(yīng)改變服務(wù)內(nèi)容，變被動(dòng)為主動(dòng)，才是檔案的服務(wù)功能，了解掌握檔案受眾的人群結(jié)構(gòu)，有針對性根據(jù)用戶的需求調(diào)整服務(wù)內(nèi)容，補(bǔ)充和彌補(bǔ)檔案資源。并對用戶的需求進(jìn)行整理和歸納，把用戶的需求分為差異性和共同性，用需求導(dǎo)向來促使服務(wù)的模式創(chuàng)新。

3.2 創(chuàng)新服務(wù)方式

信息資源的公開和信息資源的共享是檔案服務(wù)的一項(xiàng)重要內(nèi)容，通過創(chuàng)新服務(wù)方式，達(dá)到信息資源的循環(huán)使用的時(shí)效性。首先，改變重視檔案管理，輕視檔案利用的觀念。對檔案的附屬價(jià)值應(yīng)提高認(rèn)識(shí)，建立引導(dǎo)式的檔案服務(wù)理念。其次，檔案信息資源應(yīng)及時(shí)公開，并實(shí)現(xiàn)有效的動(dòng)態(tài)跟蹤，尤其是圖書檔案資源在庫信息的更新，提高檔案資源的利用率。再次，增加檔案館藏之間的相互聯(lián)系，實(shí)現(xiàn)資源的相互補(bǔ)充，同時(shí)服務(wù)兼具人性化和科學(xué)性，利用電子導(dǎo)航和系統(tǒng)超鏈接的方式實(shí)現(xiàn)對信息資源的共享。

3.3 優(yōu)化檔案管理流程與業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)

首先，重構(gòu)企業(yè)檔案管理業(yè)務(wù)流程。其次，對于檔案管理的服務(wù)內(nèi)容以及功能范圍應(yīng)當(dāng)進(jìn)行積極拓展，從而不斷提高檔案管理的服務(wù)水平與質(zhì)量。再者，應(yīng)當(dāng)積極整合檔案管理的各種信息資源以及軟硬件建設(shè)，不斷加快構(gòu)建檔案管理信息化平臺(tái)的步伐。此外，應(yīng)當(dāng)加大引進(jìn)具有活力以及先進(jìn)性的新生力量并加強(qiáng)檔案管理信息化安全保障措施來重組檔案管理組織架構(gòu)。再者，還可以根據(jù)用戶需求制定個(gè)性化與專業(yè)化的服務(wù)項(xiàng)目。在對用戶需求進(jìn)行正確掌握與了解的基礎(chǔ)上，對各類用戶需求的特性與共同點(diǎn)進(jìn)行分析與研究，從而有針對性、有目的性地歸納整理檔案信息資源，讓檔案管理更具有現(xiàn)代化與專業(yè)化性質(zhì)。

4 結(jié)語

基于本文一系列的分析，可以確定新形式給檔案管理服務(wù)帶來的沖擊較大，使檔案管理服務(wù)的理念、內(nèi)容、手段等方面面臨挑戰(zhàn)。此種情況下，應(yīng)當(dāng)積極對檔案管理服務(wù)予以創(chuàng)新，使檔案管理服務(wù)理念、領(lǐng)域、手段向信息化方向進(jìn)行轉(zhuǎn)變，滿足社會(huì)及個(gè)人的需求，進(jìn)而推動(dòng)檔案事業(yè)持續(xù)健康的發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

[1]郭玉英.對新形勢下檔案管理創(chuàng)新服務(wù)的思考[J].黑龍江史志，2013（21）：143.

[2]張秋麗.新形勢下檔案管理創(chuàng)新服務(wù)的探索[J].卷宗，2014（12）：28.

[3]崔玉君.淺談新形勢下的檔案管理的創(chuàng)新服務(wù)[J].讀寫算（教育教學(xué)研究），2014（34）：451.endprint