對(duì)建好文物藏品檔案管理系統(tǒng)幾點(diǎn)看法

趙虹

摘 要：文物藏品不僅有利于反映當(dāng)?shù)氐臍v史文化水平，而且充分發(fā)揮了社會(huì)效能?？茖W(xué)正在使人類(lèi)發(fā)展中的細(xì)節(jié)展現(xiàn)在人們面前文物檔案是記述和反映文物事業(yè)管理和文物的保護(hù)、研究、利用等工作的歷史記錄。它直接記述以及反映了國(guó)家在重要文物活動(dòng)中形成的原始記錄，具有重要的現(xiàn)實(shí)及歷史價(jià)值。本文主要從地方文物藏品檔案管理概述入手，分析了當(dāng)前地方文物藏品檔案管理中存在的問(wèn)題，并提出了相關(guān)優(yōu)化對(duì)策。

關(guān)鍵詞：文物藏品；檔案管理系統(tǒng)；幾點(diǎn)看法

1 傳統(tǒng)文物檔案管理存在的問(wèn)題

（一）文物檔案管理工作量大、程序多

在建立文物總登記簿時(shí)，要求經(jīng)手人員字跡工整、清晰，比如有訂正時(shí)，用墨水筆劃雙線，由經(jīng)辦人員在訂正處蓋章等程序。在文物檔案建立過(guò)程中，類(lèi)似這樣的規(guī)范性操作隨時(shí)都有。但由于經(jīng)手人員多，每一個(gè)人在文物檔案建立與管理中難免會(huì)有所疏忽，對(duì)文物檔案的建立帶來(lái)不利影響。文物檔案經(jīng)多人填寫(xiě)，其不同的字跡、書(shū)寫(xiě)習(xí)慣和填寫(xiě)詳略不一，也會(huì)對(duì)文物的研究帶來(lái)很多不便。

（二）文物檔案管理疏漏，文物數(shù)量與種類(lèi)龐雜

當(dāng)文物被提取出庫(kù)時(shí)，空出的位置不應(yīng)以其他文物填補(bǔ)，而應(yīng)保留其空位，待文物回庫(kù)時(shí)歸回原位，否則就難以保證文物的秩序，造成排架錯(cuò)亂，以至丟失時(shí)也不容易及時(shí)發(fā)現(xiàn)。隨著對(duì)文物研究的不斷深入，文物檔案的資料會(huì)越來(lái)越豐富，若不及時(shí)整理就會(huì)混淆，關(guān)鍵時(shí)刻找不到需要的東西。

（三）不利于文物檔案的保管

維護(hù)文物檔案的質(zhì)量，不僅取決于其材料質(zhì)地，還取決于它所處的環(huán)境，環(huán)境因素直接影響著文物檔案的保存年限以及提供利用。不同質(zhì)地的文物對(duì)保管環(huán)境有不同的要求，光線、溫度、濕度等類(lèi)自然破壞力雖然比較緩慢，破壞輕微，但時(shí)間久了就會(huì)對(duì)檔案造成嚴(yán)重的危脅。有些重要的文物是文博工作者研究的重點(diǎn)和熱點(diǎn)，該文物檔案會(huì)被多人、多次借閱，會(huì)給文物檔案造成一定的磨損、損壞或者遺失，影響文物檔案的管理。

2 計(jì)算機(jī)藏品檔案管理系統(tǒng)的建立

計(jì)算機(jī)藏品檔案管理系統(tǒng)是以藏品檔案為基礎(chǔ)建立起的一個(gè)立體信息系統(tǒng)。以其藏品卡為主線，兼及其他藏品檔案，可以通過(guò)藏品的任何一個(gè)屬性進(jìn)行快速查詢，使其信息得以復(fù)制，免去了許多煩瑣的文書(shū)工作，通過(guò)使用計(jì)算機(jī)的二級(jí)查詢和綜合查詢系統(tǒng)可以方便快捷地達(dá)到這一目的。二級(jí)查詢，即在每一次查詢結(jié)果中進(jìn)行第二次查詢。如在第一次查詢中，輸入了藏品的質(zhì)地，屏幕上就會(huì)顯示出同一質(zhì)地的藏品，在這一結(jié)果中，再次輸入其級(jí)別，就會(huì)出現(xiàn)新的同級(jí)別的藏品。綜合查詢是在第一次查詢時(shí)就輸入藏品的質(zhì)地和級(jí)別，屏幕上就會(huì)顯示同一質(zhì)地同一級(jí)別的所有文物資料。同樣，還可輸入名稱、來(lái)源、紋樣等要素來(lái)進(jìn)行查詢。使用者還可以隨時(shí)打印出屏幕中所顯示的信息內(nèi)容，或根據(jù)需求，只選擇其中一個(gè)部分來(lái)進(jìn)行打印。因此，計(jì)算機(jī)藏品檔案管理系統(tǒng)的目標(biāo)是針對(duì)藏品的不同屬性，可任意排列組合地自由查詢。

隨著互聯(lián)網(wǎng)的應(yīng)用和普及，數(shù)據(jù)化管理已經(jīng)成為現(xiàn)代管理的必要手段。對(duì)于藏品檔案，可以使多用戶多線程同時(shí)工作于計(jì)算機(jī)藏品檔案管理系統(tǒng)，可同時(shí)向系統(tǒng)輸入資料，管理人員在做資料的補(bǔ)充和修改時(shí)并不影響其他用戶對(duì)資料的瀏覽和查詢。超鏈接的應(yīng)用，方便了藏品信息的查詢，點(diǎn)擊藏品卡中的拓卡號(hào)、照片號(hào)或記錄編號(hào)，就可以閱讀詳細(xì)資料，通過(guò)點(diǎn)擊，就可以在藏品卡、藏品修復(fù)檔案、藏品保護(hù)檔案和藏品參展檔案之間進(jìn)行互相切換。

在藏品卡里有一欄為“來(lái)源“，填寫(xiě)的內(nèi)容一般為“某年某月某某移交”或“某年某月某某捐贈(zèng)”，在計(jì)算機(jī)藏品檔案管理系統(tǒng)中可把這一欄分為“入館時(shí)間”和“來(lái)源”，這樣輸入人員和使用者就可以針對(duì)藏品的入館時(shí)間和來(lái)源進(jìn)行輸入和查詢。同樣，可以對(duì)藏品卡中的其他欄目進(jìn)行細(xì)化，使得藏品查詢起來(lái)更加方便，而計(jì)算機(jī)的大容量是實(shí)現(xiàn)這一要求的保障，既方便了查詢，又是對(duì)藏品卡的補(bǔ)充和完善。

3 藏品檔案與計(jì)算機(jī)藏品檔案管理系統(tǒng)相互依存

藏品檔案與計(jì)算機(jī)藏品檔案管理系統(tǒng)所使用的信息載體不同，它們的工作重點(diǎn)也不一樣。檔案工作的重點(diǎn)在于資料的搜集、分析和整理上，而計(jì)算機(jī)藏品檔案管理系統(tǒng)的重點(diǎn)在于信息的查詢與“資源共享”上。兩者優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)、相互依存，共同服務(wù)于藏品檔案的科研工作及各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)，兩者都是需要及時(shí)補(bǔ)充、更新資料，進(jìn)行長(zhǎng)期維護(hù)的資料系統(tǒng)。如果說(shuō)藏品檔案工作面對(duì)的是大量煩瑣的文書(shū)工作，那么計(jì)算機(jī)藏品檔案管理系統(tǒng)面對(duì)的難題則是藏品定名、分類(lèi)、數(shù)據(jù)采集的規(guī)范化，如果沒(méi)有規(guī)范化.就談不上藏品管理計(jì)算機(jī)化，如果同一類(lèi)藏品使用的是不同的名稱，這會(huì)使查詢的結(jié)果不準(zhǔn)確，給藏品的統(tǒng)計(jì)及管理帶來(lái)困難，但我們相信，隨著計(jì)真機(jī)藏品檔案管理系統(tǒng)在規(guī)范、科學(xué)的基礎(chǔ)上的發(fā)展，使這一問(wèn)題逐步得到解決，促進(jìn)藏品檔案數(shù)字化的建設(shè)，達(dá)到“資源共享”目標(biāo)。

首先，藏品檔案的建立，有利于藏品的保護(hù)和管理。利用藏品檔案信息，可以隨時(shí)了解掌握藏品的保存狀況，提高藏品的管理效率，并且可以緩解藏品“藏”與“用”的矛盾?？蒲腥藛T和陳列展覽人員可以根據(jù)檔案記錄來(lái)進(jìn)行研究工作和決定陳展所需文物，避免了過(guò)去研究和陳展過(guò)程中對(duì)藏品的多次提取，極大地滿足了對(duì)藏品的研究，減少了藏品的自然或人為的損壞。藏品檔案信息化工作，為藏品的管理增添了新的內(nèi)容，利用電子計(jì)算機(jī)管理藏品信息，已在越來(lái)越多的文物保護(hù)單位成為現(xiàn)實(shí)。在信息的查詢、檢索、保管、提取等方面更為準(zhǔn)確、省時(shí)，提高了藏品管理水平，帶動(dòng)了科研工作，促進(jìn)了藏品檔案業(yè)務(wù)工作的開(kāi)展，為陳列展覽提供了更為便利的藏品信息。

其次，藏品檔案信息化的建立，提高了保管人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)與研究水平。藏品檔案信息化工作與開(kāi)展藏品研究有著密切的關(guān)系，對(duì)發(fā)掘體現(xiàn)藏品的內(nèi)涵價(jià)值，有著重要的關(guān)系。它既是藏品深化研究的過(guò)程，又是藏品研究成果的體現(xiàn)。由于藏品檔案內(nèi)容全面、具體，要完成一份合格的藏品檔案，則要求檔案具體完成人――保管員有著豐富的文物知識(shí)，熟悉藏品的有關(guān)資料并熟練掌握文物庫(kù)房的工作等程序。在建檔過(guò)程中，對(duì)檔案要求填寫(xiě)的每一部分內(nèi)容，都要認(rèn)真查對(duì)，毫不茍且。例如：對(duì)于征集入庫(kù)的藏品，首先要借助于藏品總賬、分類(lèi)賬等原始資料，進(jìn)行反復(fù)細(xì)致核對(duì)，查證實(shí)物是否與記載相符，還要根據(jù)實(shí)際情況，到其流傳的地點(diǎn)進(jìn)行實(shí)地調(diào)查。對(duì)見(jiàn)于著錄者，則要翻閱大量的文字資料、期刊、書(shū)籍，爭(zhēng)取將該藏品的研究文章和著作收錄殆盡。對(duì)于那些性質(zhì)、用途不明的藏品，則應(yīng)根據(jù)考古發(fā)掘的同類(lèi)藏品進(jìn)行比較研究，力求填寫(xiě)正確?？傊⒁环萃暾细竦牟仄沸畔n案，關(guān)鍵在于編寫(xiě)工作的質(zhì)量好壞，而編寫(xiě)過(guò)程是研究記錄的過(guò)程，這就極大地提高了保管人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和鑒別能力。

綜上所述，我們要重視文物檔案工作。在管好文物、用好文物、完善檔案、提高文物檔案質(zhì)量上下功夫，把文物檔案的建立與完善作為一項(xiàng)經(jīng)常性業(yè)務(wù)開(kāi)展，使文物檔案在文物研究、陳列展覽、社會(huì)宣傳等方面的作用得以有效發(fā)揮。隨著社會(huì)的進(jìn)步和科學(xué)的日益發(fā)達(dá)，文物保管工作將進(jìn)入現(xiàn)代化，藏品保管電腦化，即用電腦為藏品保管工作服務(wù)，這將極大地提高我們的保管工作。檔案的建立直接輸入電腦，不但為我們的保管工作提供了方便，而且也為今后的展出及研究提供了極大的便利。

參考文獻(xiàn)

[1]蔡燕.文物藏品檔案管理現(xiàn)狀及對(duì)策研究[J].蘇州大學(xué)學(xué)報(bào)，2011，04：111-112；

[2]王藝宏.淺析博物館文物藏品檔案的管理[J].蘭臺(tái)世界，2013，03：79-80；

[3]王逸彥.淺談建立和完善近現(xiàn)代文物藏品檔案的重要意義[J].中國(guó)人民抗日戰(zhàn)爭(zhēng)紀(jì)念館文叢第六輯，2011，04：05-06。endprint