數(shù)字化辦公室管理模式在醫(yī)院行政管理中的應用

張鳴宇

（吉林大學第二醫(yī)院，長春130022）

1 引言

隨著時代的發(fā)展，科技的進步，數(shù)字化時代的到來，人們的生活簡化了許多，醫(yī)院的行政管理已逐漸變成數(shù)字化辦公室管理模式。數(shù)字化辦公室管理模式能夠對醫(yī)院的管理模式進行全方位提升，從而使醫(yī)院在醫(yī)療服務、醫(yī)療技術、醫(yī)療教學以及行政管理等多個方面提高自身的核心競爭力[1]。數(shù)字化辦公室管理模式就是應用計算機網(wǎng)絡技術以及通訊技術，對醫(yī)院各個部門病人的信息進行收集、共享、處理、儲存，使得醫(yī)院對病人的信息掌握得更加精確，同時，病人也可以在網(wǎng)絡上對自己的病情加以了解。數(shù)字化辦公室管理模式使得醫(yī)院以及病人對病情的掌握更加詳盡，同時提高醫(yī)療效率。

2 數(shù)字化辦公室管理模式應用于醫(yī)院行政管理的作用及現(xiàn)狀

2.1 數(shù)字化辦公室管理模式應用于與醫(yī)院行政管理的作用

數(shù)字化辦公室管理模式擁有實效性、信息便捷性、宣傳性的特點。數(shù)字化辦公室管理能夠對資源進行共享，同時也可以在緊急情況下與他人進行相互交流溝通，當有緊急情況時，可以通過網(wǎng)絡進行信息發(fā)布，并對問題進行解答，可以節(jié)約大量的時間，提高醫(yī)療服務以及工作效率質量[2]。醫(yī)院中的數(shù)字化辦公系統(tǒng)的建立有助于文件、信息的歸類以及儲存。傳統(tǒng)方式的文檔查找、歸類容易遺失，而且儲存的方式受到環(huán)境限制，但是數(shù)字化辦公系統(tǒng)中信息的查找、歸類、檢索、儲存都極其便捷，同時醫(yī)療患者也可以通過網(wǎng)絡對自身病情加以了解，不會存在遺失的問題，還可以通過網(wǎng)絡進行查詢或者對醫(yī)生進行咨詢，節(jié)約時間，提高效率。在醫(yī)療的宣傳上也可以利用數(shù)字化辦公系統(tǒng)的廣泛傳播性得到很大的提升。同時也能夠通過對數(shù)字化辦公室模式的利用，可以將醫(yī)院與世界相互聯(lián)系，是實現(xiàn)學術無國界的有效措施，不僅可以通過網(wǎng)絡對世界醫(yī)療學術動態(tài)進行了解，還可以相互進行學術探討，相互取長補短、共同進步，并且還能夠廣泛吸納人才，起到良好宣傳的作用。

2.2 數(shù)字化辦公室管理模式應用于與醫(yī)院行政管理的現(xiàn)狀

當前的醫(yī)院辦公現(xiàn)狀是醫(yī)療人員與其他部門的資源無法進行整合，對于數(shù)字化辦公系統(tǒng)沒有完全發(fā)揮其作用，只停留于文字方面的處理，沒有做到物用其值。這是由于醫(yī)護人員與行政人員的休息制度不同所導致的，醫(yī)護人員采取的是輪休制度，而行政人員則是公休制度，這就導致信息資源無法及時的進行共享、統(tǒng)一整合，導致在進行信息整理的是夠花費大量時間進行重復工作。

首先，在交流溝通方面應用比較廣泛[3]。在提供信息幫助中節(jié)約大量的時間，例如醫(yī)院行政安排、會議交流、學術講座等，既做到信息宣傳的廣泛性，又為醫(yī)護工作人員創(chuàng)立了便捷的條件，特定的相關工作人員可以通過網(wǎng)絡進行信息的下達，這也提高醫(yī)院工作人員的工作效率。各種信息也可以通過網(wǎng)絡進行資源共享，如遇到罕見病例、新型醫(yī)療技術的發(fā)展、醫(yī)療熱點新聞的探討等，各個醫(yī)護人員可以通過網(wǎng)絡進行問題、思想的交流探討，再通過各自實驗將相互交流結果進行驗證。因此，數(shù)字化辦公體系的建立為醫(yī)療事業(yè)做出巨大貢獻，讓醫(yī)療事業(yè)的發(fā)展不再受到時間與空間上的局限。

其次，在業(yè)務管理方面，數(shù)字化辦公室管理模式也極為普遍。例如對公文、檔案的管理以及對考勤、薪酬的匯總等，利用數(shù)字化辦公體系能夠使得總結出的文件一目了然，讓醫(yī)護人員對工作內容清晰的進行匯總，讓辦公變得更加快速、便捷，體現(xiàn)出了數(shù)字化辦公的實效性、便捷性。

最后，醫(yī)護人員的個人辦公能力也得到了有效的提升。文檔的管理變得更加便利，可以合理的對自己的工作內容用進行安排，規(guī)劃自己的工作時間，讓自己的時間更加具有規(guī)劃性、科學性[4]。

3 醫(yī)院行政管理應用數(shù)字化辦公室管理模式中的問題及解決方案

數(shù)字化辦公室管理模式的應用是醫(yī)院行政管理的發(fā)展必然，但是，醫(yī)院行政管理過程中仍然存在一些問題。

首先，數(shù)字化辦公系統(tǒng)的建立意味著數(shù)據(jù)、資源的共享，并非傳統(tǒng)管理模式對文件資料做好保護即可。數(shù)字化辦公室管理模式要將網(wǎng)絡安全以及信息資料做好相應的網(wǎng)絡保護措施，將核心內部資料與外界局域網(wǎng)絡進行隔離，并保證隔離系統(tǒng)安全性有所保障，提高防火墻等級，對可信任網(wǎng)絡于可以網(wǎng)絡進行分離，保證技術資料以及內部資料的封閉性[5]。

其次，傳統(tǒng)辦公模式由于是紙質文件資料，存在信息的丟失情況，數(shù)字化辦公室模式也存在相應的狀況。計算機、手機、網(wǎng)絡也會由于關機、斷網(wǎng)、死機等故障導致信息數(shù)據(jù)的丟失。因此，這就要求醫(yī)院在進行數(shù)字化辦公室管理模式的應用時要對數(shù)據(jù)進行必要的相關技術處理，醫(yī)療人員也要養(yǎng)成及時對數(shù)據(jù)信息進行備份的習慣，同時也要對數(shù)據(jù)的備份、儲存工作進行升級，讓數(shù)據(jù)擁有可恢復性以及可查詢性。

第三，數(shù)據(jù)信息的安全性還有待加強。數(shù)字化辦公室管理模式下，重要信息的更改權限、查閱權限都要有指定人員才能夠進行操控，否則，很容易被他人修改或刪除某些重要信息或者重要資料。

因此，當涉及到機密文件、內部核心資料、重要信息等信息的傳輸、儲存事項，要對數(shù)據(jù)進行加密處理，嚴格防止數(shù)據(jù)的修改、刪除、拷貝等，同時，對此類數(shù)據(jù)文件進行權限等級控制，不同級別的人員擁有不同的查詢閱覽權限，嚴禁身份權限的相互交換，系統(tǒng)根據(jù)相關設定對省份進行識別，以最初的權限設定級別進行不同的數(shù)據(jù)閱覽級別，從而對醫(yī)院的重要資料進行保護，防止違法情況的發(fā)生。

最后，在電子印章的真實性上也存在嚴重問題。傳統(tǒng)辦公模式是對相關重要文件進行蓋章、簽字、手印等方式來保證文件的有效性，但是在數(shù)字化辦公室模式下，無法通過印章、簽字這些方式來保證數(shù)據(jù)信息的有效性。因此，以《電子簽名法》作為法律依據(jù)，為數(shù)字化辦公室模式打下有法可依的良好辦公環(huán)境，防止部分人士為了部分利益鋌而走險，為數(shù)字化辦公室模式的發(fā)展掃清了障礙。

4 結論

數(shù)字化辦公室管理模式就是應用計算機網(wǎng)絡技術以及通訊技術，對醫(yī)院各個部門的病人的信息進行收集、共享、處理、儲存，使得醫(yī)院對病人的信息掌握的更加精確，同時，病人也可以在網(wǎng)絡上多自己的病情加以了解。數(shù)字化辦公室管理模式使得醫(yī)院以及病人對病情掌握得更加詳盡，同時提高醫(yī)療效率。本文主要是對數(shù)字化辦公室管理模式運用于醫(yī)院行政管理進行簡要分析，提出當前的網(wǎng)絡信息安全、數(shù)據(jù)丟失、數(shù)據(jù)安全性能以及電子印章真實性問題，并給出合理性建議。希望本文對醫(yī)院行政管理應用數(shù)字化辦公室管理模式的發(fā)展起到借鑒作用。