企業(yè)知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案的有效管理與利用

摘 要：企業(yè)知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案是企業(yè)信息資源的重要組成部分，企業(yè)知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案對(duì)企業(yè)核心競(jìng)爭(zhēng)能力的提升具有重要作用。企業(yè)在發(fā)展空間逐漸擴(kuò)大的同時(shí)，在涉及知識(shí)產(chǎn)權(quán)相關(guān)領(lǐng)域時(shí)，越來(lái)越需要檔案發(fā)揮作用。因此，加強(qiáng)企業(yè)知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案管理是當(dāng)前企業(yè)需解決的一項(xiàng)重要工作?；诖?，本文主要對(duì)企業(yè)知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案工作中存在的問(wèn)題進(jìn)行分析探討，并對(duì)有效管理利用知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案進(jìn)行對(duì)策研究。

關(guān)鍵詞：企業(yè)知識(shí)產(chǎn)權(quán)；檔案管理；利用

知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案的是反映企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、科研、管理等活動(dòng)過(guò)程的載體，是企業(yè)適應(yīng)復(fù)雜多變的市場(chǎng)環(huán)境、提高競(jìng)爭(zhēng)力的信息保障，是維護(hù)企業(yè)經(jīng)濟(jì)利益、合法權(quán)益的重要依據(jù)。企業(yè)知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案管理質(zhì)量關(guān)乎企業(yè)生存與發(fā)展，有效的管理利用手段能夠促進(jìn)企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。因此，企業(yè)想要提升自己的核心競(jìng)爭(zhēng)力，就必須加強(qiáng)知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案管理的應(yīng)用研究，結(jié)合實(shí)際問(wèn)題進(jìn)行有效利用對(duì)策探索。

1 企業(yè)知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案重要作用

企業(yè)知識(shí)產(chǎn)權(quán)方案中的法律性文件主要是對(duì)企業(yè)知識(shí)產(chǎn)權(quán)進(jìn)行記錄，具有一定的保存價(jià)值和考查價(jià)值。從企業(yè)知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案內(nèi)容來(lái)看，可將其分為版權(quán)檔案、專利檔案、商業(yè)秘密檔案與商標(biāo)檔案。企業(yè)知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案的主要作用是對(duì)企業(yè)知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)提供信息資源保障，對(duì)新產(chǎn)品的研發(fā)提供參照[1]。企業(yè)在進(jìn)行經(jīng)濟(jì)活動(dòng)開展時(shí)，可能會(huì)遇到兩類困境，包括其他單位控制其侵犯知識(shí)產(chǎn)權(quán)和本單位自身知識(shí)產(chǎn)權(quán)遭到他人侵犯。企業(yè)想要保護(hù)自身的知識(shí)產(chǎn)權(quán)，就必須提供相應(yīng)的法律性文件證明知識(shí)產(chǎn)權(quán)屬于自己，通過(guò)企業(yè)知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案進(jìn)行企業(yè)利益和企業(yè)聲譽(yù)維護(hù)。若企業(yè)知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案管理不當(dāng)，便可能會(huì)影響到企業(yè)的經(jīng)濟(jì)利益和名譽(yù)，對(duì)企業(yè)未來(lái)發(fā)展造成嚴(yán)重的影響。企業(yè)在進(jìn)行科研開發(fā)活動(dòng)時(shí)，不可避免的會(huì)應(yīng)用到多種信息資源作為參照，從現(xiàn)有資源中進(jìn)行突破和創(chuàng)新發(fā)展。知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案是企業(yè)進(jìn)行信息資源管理的重要組成部分，在進(jìn)行科研開發(fā)時(shí)，企業(yè)可以通過(guò)知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案進(jìn)行資料查詢。隨著科技的不斷發(fā)展，創(chuàng)新科技成為企業(yè)核心競(jìng)爭(zhēng)力的重要發(fā)展項(xiàng)目。企業(yè)想要擴(kuò)大發(fā)展空間，就必須注重知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案管理，為科技創(chuàng)新研究提供更多的原始數(shù)據(jù)和科技信息。

2 企業(yè)知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案管理的短板

從企業(yè)知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案管理現(xiàn)狀來(lái)看，由于多數(shù)企業(yè)仍然處在發(fā)展階段，因此檔案管理水平還不夠成熟，在實(shí)際管理和利用方面仍然存在問(wèn)題。從企業(yè)知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案管理部門工作狀態(tài)來(lái)看，目前企業(yè)往往缺乏對(duì)知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案的主動(dòng)性管理，在管理利用方面比較隨意，沒(méi)有意識(shí)到應(yīng)該對(duì)于檔案進(jìn)行合理規(guī)范化管理。由于部分企業(yè)缺乏對(duì)長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展的考慮，比較重視短期經(jīng)濟(jì)效益，因此在知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案管理方面的資源投入量相對(duì)較少[2]。知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案管理工作在國(guó)有企業(yè)、大型企業(yè)開展的比例相對(duì)較高，一些中小型企業(yè)并沒(méi)有有意識(shí)的對(duì)知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案進(jìn)行管理，企業(yè)從業(yè)人員對(duì)于知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案的認(rèn)識(shí)存在局限性，認(rèn)知度較低。由此可見，雖然國(guó)內(nèi)企業(yè)已經(jīng)開始對(duì)知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案管理進(jìn)行應(yīng)用探索，但在實(shí)際管理方面仍然缺乏專業(yè)性和系統(tǒng)性，這對(duì)知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案管理工作的順利實(shí)施可能會(huì)造成不良影響。

具體來(lái)看，當(dāng)前國(guó)內(nèi)企業(yè)在知識(shí)產(chǎn)權(quán)分類、收集、整理、利用等方面總體上依然缺乏規(guī)范性系統(tǒng)性操作，沒(méi)有形成完善的管理制度和明確的管理模式，管理人員本身的管理工作與管理職責(zé)不夠明確。企業(yè)在進(jìn)行知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案管理時(shí)，主要通過(guò)業(yè)務(wù)部門監(jiān)管和辦公室進(jìn)行管理，往往沒(méi)有成立專門的管理部門。造成管理人員的不穩(wěn)定，形成管理斷層和脫節(jié)現(xiàn)象，對(duì)于檔案管理造成不利影響。

3 有效管理和利用企業(yè)知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案對(duì)策

3.1 明確職責(zé) 分類管理

檔案管理指檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和提供利用的活動(dòng)。知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案是知識(shí)產(chǎn)權(quán)的真實(shí)記錄和重要載體，主要包括專利、商標(biāo)、著作權(quán)、商業(yè)秘密等檔案，以及圍繞知識(shí)產(chǎn)權(quán)的維權(quán)、轉(zhuǎn)讓等產(chǎn)生的檔案。企業(yè)知識(shí)產(chǎn)權(quán)管理首先要明確各部門職責(zé)和工作重點(diǎn)。企業(yè)職能管理部門負(fù)責(zé)專利、軟件登記、產(chǎn)品設(shè)計(jì)資料、技術(shù)證書、商標(biāo)、版權(quán)檔等相關(guān)技術(shù)資料的檔案管理工作。企業(yè)法務(wù)部門負(fù)責(zé)商標(biāo)等相關(guān)資料的整理移交。各技術(shù)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)產(chǎn)品設(shè)計(jì)資料、工藝資料等技術(shù)資料的整理移交。信息管理部門負(fù)責(zé)自行研發(fā)軟件版權(quán)的整理移交。市場(chǎng)部門負(fù)責(zé)公司形象展示系統(tǒng)、產(chǎn)品包裝等設(shè)計(jì)稿、圖形版權(quán)的整理移交。其他各相關(guān)部門負(fù)責(zé)本部門涉及到的上述相關(guān)資料的分類整理移交。

同時(shí)要明確知識(shí)產(chǎn)權(quán)文檔收集與管理的范疇，做好分類管理工作， 凡是專利、商標(biāo)、軟件、圖片、圖紙等知識(shí)產(chǎn)權(quán)形成的文件材料，包括視頻、音頻材料須在項(xiàng)目結(jié)束或形成后規(guī)定時(shí)間內(nèi)形成專項(xiàng)組卷，分類歸檔完畢。文檔的文件材料應(yīng)完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，文件書寫和載體材料應(yīng)能耐久保存，文件材料整理符合規(guī)范。圖片、視頻、音頻等材料應(yīng)附有詳細(xì)的文字說(shuō)明，包括事由、時(shí)間、地點(diǎn)、人物、背景、作者等。

知識(shí)產(chǎn)權(quán)文檔資料的真實(shí)性、完整性、安全性和可識(shí)別性，移交前由形成部門負(fù)責(zé)，移交后由檔案管理部門負(fù)責(zé)。 電子材料形成部門應(yīng)將具有永久和長(zhǎng)期保存價(jià)值的文檔資料，制成紙質(zhì)文檔與原電子材料一同歸檔，并使兩者建立互聯(lián)。由檔案管理部門統(tǒng)一刻制成電子文檔存儲(chǔ)載體。

3.2 加強(qiáng)知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案的保密管理

在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境日益激烈的今天，企業(yè)內(nèi)部職員可能會(huì)因?yàn)槔娴恼T惑而離職[3]。而機(jī)制的不完善，會(huì)使得知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案管理存在安全隱患。一旦知識(shí)產(chǎn)權(quán)管理人員出現(xiàn)變動(dòng)，員工管理的知識(shí)產(chǎn)權(quán)資料便有可能成為獲取更多利益的籌碼，從而造成企業(yè)重要技術(shù)信息資源的流失，引起知識(shí)產(chǎn)權(quán)糾紛，從而影響到企業(yè)的未來(lái)發(fā)展。因此，必須針對(duì)企業(yè)人員離職期間可能造成的知識(shí)產(chǎn)權(quán)泄漏問(wèn)題建立健全知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案的保密管理制度，以防人員流動(dòng)對(duì)企業(yè)重要技術(shù)成果信息造成嚴(yán)重的危害。在保密制度管理方面，可以從人文保護(hù)、協(xié)議約束、法律制裁或者道德教育等方面進(jìn)行綜合管理。企業(yè)必須加強(qiáng)職員離職前的保密管理措施落實(shí)，而不是對(duì)人員離職后進(jìn)行懲處， 同時(shí)對(duì)員工進(jìn)行法律教育和道德教育，對(duì)員工職業(yè)行為進(jìn)行統(tǒng)一管理，明確職工泄露企業(yè)產(chǎn)品技術(shù)機(jī)密后可能造成的法律后果，使企業(yè)職工能夠加強(qiáng)自身的信息保密意識(shí)。endprint

3.3 強(qiáng)化知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案保護(hù)意識(shí)

鑒于一些企業(yè)檔案管理意識(shí)比較薄弱，必須加強(qiáng)企業(yè)全體人員的檔案管理意識(shí)。企業(yè)管理層必須注重知識(shí)產(chǎn)權(quán)方面的學(xué)習(xí)工作，提升知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案管理的保護(hù)意識(shí)，深刻意識(shí)到知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案管理對(duì)企業(yè)未來(lái)發(fā)展所產(chǎn)生的積極作用。知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案管理部門必須加強(qiáng)企業(yè)職工的知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案保護(hù)意識(shí)，定期對(duì)職工進(jìn)行相關(guān)法律知識(shí)的培訓(xùn)工作，做好企業(yè)內(nèi)部知識(shí)產(chǎn)權(quán)法律知識(shí)的宣傳工作，使企業(yè)職工能夠意識(shí)到管理層對(duì)知識(shí)產(chǎn)權(quán)的重視程度，以引導(dǎo)職工積極參與知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案保護(hù)工作。一些大型企業(yè)或者國(guó)企在進(jìn)行知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案管理時(shí)，建議應(yīng)該明確專門人員直接歸屬檔案室管理。企業(yè)可以重金聘請(qǐng)專業(yè)的管理人員進(jìn)行知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案管理，提高整體管理水準(zhǔn)。有關(guān)部門必須注重專利等檔案資料的收集歸檔意識(shí)，及時(shí)進(jìn)行歸檔。企業(yè)檔案管理部門應(yīng)及時(shí)進(jìn)行知識(shí)產(chǎn)權(quán)管理工作的流程管理，對(duì)知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案中的重要法律性文件進(jìn)行備份處理，以防重要數(shù)據(jù)信息的丟失。

3.4 加強(qiáng)知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案的系統(tǒng)化管理

由于企業(yè)發(fā)展方向、歷史、規(guī)模等存在一定的差異，所以知識(shí)產(chǎn)權(quán)管理的重點(diǎn)具有差異性。知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案管理包括許多內(nèi)容，在企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)中發(fā)揮作用的知識(shí)產(chǎn)權(quán)主要是指專利和商標(biāo)。所以必須重點(diǎn)抓好專利檔案和商標(biāo)檔案的收集與整理。在進(jìn)行知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案管理時(shí)，管理部門必須結(jié)合企業(yè)發(fā)展需求進(jìn)行檔案的側(cè)重點(diǎn)劃分進(jìn)行檔案管理。參與知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案管理的工作人員必須對(duì)企業(yè)知識(shí)產(chǎn)權(quán)相關(guān)法律條文要有清晰的認(rèn)識(shí)，比如商標(biāo)法、專利法或者著作權(quán)法等[5]?？傊瑢?duì)知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案進(jìn)行梳理、分類、建檔的目的就是方便后續(xù)管理和文件使用，企業(yè)可以根據(jù)自身情況靈活選擇知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案的分類規(guī)則，并做好檔案的檢索信息和檢索目錄，方便后面使用時(shí)快速、完整調(diào)取。企業(yè)經(jīng)過(guò)上述一系列的知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案管理工作后，能夠?qū)ψ陨碇R(shí)產(chǎn)權(quán)的現(xiàn)狀、種類、內(nèi)容、載體等有較為清晰的認(rèn)識(shí)，從而為后續(xù)知識(shí)產(chǎn)權(quán)創(chuàng)造和管理工作奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

3.5 注重檔案編研工作

隨著技術(shù)的不斷創(chuàng)新應(yīng)用，企業(yè)知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案管理能夠發(fā)揮的作用越來(lái)越大。企業(yè)想要在激烈的競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境中獲取生存空間，就必須注重檔案編研工作的開發(fā)利用，維護(hù)自身的知識(shí)產(chǎn)權(quán)利益，提高自身的核心競(jìng)爭(zhēng)力。

檔案編研主要是對(duì)檔案資料進(jìn)行開發(fā)利用，將具有價(jià)值的檔案信息提供給用戶，便于知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案的系統(tǒng)化和科學(xué)化管理，加大企業(yè)對(duì)檔案資料的利用效率。在進(jìn)行檔案資料編研工作時(shí)，編研人員必須把握原則，對(duì)檔案信息進(jìn)行技術(shù)處理，以保障信息材料的精準(zhǔn)與完善。企業(yè)可以從數(shù)據(jù)分析、基礎(chǔ)數(shù)字匯集、專題匯編或者知識(shí)產(chǎn)權(quán)成果簡(jiǎn)介等方面進(jìn)行編研工作的開展。其中數(shù)據(jù)分析主要是對(duì)企業(yè)知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案資料進(jìn)行摘錄，將復(fù)雜的檔案資料歸類成編研成品?；A(chǔ)數(shù)字匯集主要是利用數(shù)字將企業(yè)知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案資料反映出來(lái)，即對(duì)企業(yè)科研產(chǎn)品中參考的檔案資料進(jìn)行數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)。專題匯編是指結(jié)合已經(jīng)選定的主題進(jìn)行知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案資料的選取，對(duì)原有檔案資料進(jìn)行編輯整理，形成資料型編研成品。知識(shí)產(chǎn)權(quán)成果簡(jiǎn)介主要是對(duì)知識(shí)產(chǎn)權(quán)成果進(jìn)行介紹，通過(guò)精煉的文字?jǐn)⑹龌蛘弑砀裥问綄⒅R(shí)產(chǎn)權(quán)成果的重要組成部分濃縮成編研成品。

完整、準(zhǔn)確的知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案，在檔案信息資源的開有效利用中具有不可替代的重要作用?？蛇\(yùn)用知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案和有關(guān)法制保護(hù)已取得的科研成果的合法權(quán)益，幫助知識(shí)產(chǎn)權(quán)的職務(wù)發(fā)明人、設(shè)計(jì)人、作者及主要實(shí)施者得到與其實(shí)際貢獻(xiàn)相當(dāng)?shù)膱?bào)酬和股權(quán)收益；同時(shí)充分運(yùn)用、開發(fā)知識(shí)產(chǎn)權(quán)信息資源，使科研工作選準(zhǔn)高起點(diǎn)，避免低水平重復(fù)；還可以及時(shí)有效地處理知識(shí)產(chǎn)權(quán)侵權(quán)和糾紛案件，更好地查處和制裁各種侵權(quán)行為，為全面推進(jìn)技術(shù)創(chuàng)新，發(fā)展高科技，盡快實(shí)現(xiàn)科技成果產(chǎn)業(yè)化服務(wù)。

4 結(jié)語(yǔ)

知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案是企業(yè)檔案的重要組成部分，企業(yè)知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案管理對(duì)企業(yè)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的開展具有重要影響。企業(yè)必須將知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案管理納入檔案綜合管理體系，并把知識(shí)產(chǎn)權(quán)文件材料的形成、積累與歸檔納入相關(guān)部門的職責(zé)范圍，明確歸檔要求，規(guī)范立卷程序，進(jìn)行統(tǒng)一有效管理。。因此加強(qiáng)企業(yè)知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案的有效管理和利用是企業(yè)必須重視的工作。只有有效管理企業(yè)知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案，才能更好地開發(fā)利用知識(shí)產(chǎn)權(quán)成果，為企業(yè)創(chuàng)造更多的經(jīng)濟(jì)效益。

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作者簡(jiǎn)介

杜超（1961-），男，漢，河南汝陽(yáng)，工程師，大學(xué)本科，研究方向：知識(shí)產(chǎn)權(quán)管理。endprint