加強(qiáng)新時(shí)期下醫(yī)院檔案工作的幾點(diǎn)淺談

李晶

摘 要：信息爆炸時(shí)代中，現(xiàn)代化、信息化、科技化地管理醫(yī)院檔案就成為了與時(shí)俱進(jìn)的要求。面對新時(shí)期的變化，通過革新思想、創(chuàng)新管理、規(guī)范制度、加強(qiáng)人員配置方法，能夠有效提高醫(yī)院檔案工作的科學(xué)性與實(shí)用性，為醫(yī)院的科研、人事等相關(guān)決策提供依據(jù)，為醫(yī)務(wù)人員的高效工作和提高專業(yè)度提高提供保障?？梢哉f，醫(yī)院檔案管理，作為醫(yī)院日常工作的重要組成，影響著醫(yī)院實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化的速度！因此，我們應(yīng)當(dāng)將醫(yī)院檔案工作視作基礎(chǔ)革新的一部分，重視醫(yī)院檔案工作，并為新時(shí)期下的醫(yī)院檔案工作提供一些參考意見。

關(guān)鍵詞：新時(shí)期；醫(yī)院檔案；檔案工作

醫(yī)院檔案是一部醫(yī)院的“史書”，它真實(shí)而客觀的記錄著醫(yī)院人員變動、重要活動、科研成功等方面的變化與成績。因此，作為醫(yī)院不可替代的信息資源，醫(yī)院檔案為醫(yī)院實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化提供支撐。

1 醫(yī)院檔案的概念

醫(yī)院檔案的概念范圍較大，廣義上，醫(yī)院檔案是關(guān)于醫(yī)院的一切文獻(xiàn)、資料和檔案，醫(yī)院的人事變動、重要活動等都可以視作廣義醫(yī)院檔案等一部分。

狹義上，醫(yī)院檔案特質(zhì)醫(yī)學(xué)那邊的病案體系。常見的表現(xiàn)形式是科學(xué)專著、臨床研究成果報(bào)告、科研專刊等信息。

從這個(gè)角度來看，醫(yī)院檔案不僅是醫(yī)院的信息資源系統(tǒng)，更是醫(yī)院的科研層面的巨大寶藏。

2 醫(yī)院檔案工作的特點(diǎn)

2.1 管理量大，檔案眾多

醫(yī)院檔案門類眾多，這與醫(yī)院的公益性質(zhì)、技術(shù)屬性和服務(wù)屬性有很大的關(guān)系。就醫(yī)院檔案的類別來看，包括了病歷檔案、人事檔案、文書檔案、會計(jì)檔案、設(shè)備檔案等諸多門類，各類別中又包括了紙質(zhì)材料、圖像資料、切片資料等不同形式的檔案。醫(yī)院檔案工作管理工作量巨大，管理門類繁復(fù)，載體復(fù)雜。

2.2 檔案存檔時(shí)間長，管理周期長

首先，我國許多醫(yī)院本身歷史悠久，有許多歷史遺留檔案。再者，在醫(yī)院的檔案中，科研檔案、膠片檔案等檔案類別本身的形成時(shí)間比較長，比如科研檔案需要在科研成果完成后，才能完全存檔，而這個(gè)周期少則2年，多則數(shù)年甚至數(shù)十年。因此，對于醫(yī)院檔案工作來說，歸檔時(shí)間周期長的重要特征，而對檔案管理工作人員來說，需要工作人員有比較長的時(shí)間周期來整理檔案，更容易出現(xiàn)因人員變更帶來的檔案管理脫節(jié)問題。

2.3 醫(yī)院檔案關(guān)聯(lián)性強(qiáng)，涉及面廣

醫(yī)院檔案各類別之間存在較強(qiáng)的關(guān)聯(lián)性，比如科研檔案和設(shè)備檔案之間，因而需要進(jìn)行綜合交叉管理。

醫(yī)院在建設(shè)、發(fā)展、服務(wù)的過程中，不僅涉及醫(yī)院自身的各項(xiàng)工作，還涉及廣大服務(wù)對象。比如醫(yī)院設(shè)備檔案，可以成為醫(yī)療設(shè)備變革的“編年史”，對技術(shù)人員來說有較高的研究價(jià)值。因此，醫(yī)院檔案工作涉及面較廣，對管理人員要求較高。

3 醫(yī)院檔案工作中存在的問題研究

受諸多因素干擾，目前我國多數(shù)醫(yī)院檔案工作中存在一些問題，影響檔案工作的順利開展，致使部分醫(yī)院的檔案工作使用率不高，甚至形同虛設(shè)。具體來說，新時(shí)期下，醫(yī)院檔案工作中存在的問題有：

3.1 檔案管理較粗糙，缺乏科學(xué)性與規(guī)范性

目前醫(yī)院檔案工作較粗糙，由于醫(yī)院自身檔案管理制度不健全或不嚴(yán)謹(jǐn)，檔案工作人員配置較少或水平較低。本質(zhì)上，都是因?yàn)閷︶t(yī)院檔案工作不重視。具體表現(xiàn)為：

3.1.1檔案收集時(shí)間

醫(yī)院對檔案收集時(shí)間不及時(shí)，醫(yī)護(hù)人員填寫檔案的時(shí)間和上交檔案的時(shí)間較為滯后，存在累積到一定數(shù)量后才集中交檔案的情況，甚至存在漏交的情況。

3.1.2檔案收集標(biāo)準(zhǔn)

收集到檔案因?yàn)闆]有具體的歸檔標(biāo)準(zhǔn)，因此許多檔案填寫千奇百怪，檔案內(nèi)容也殘缺不全。更有部分檔案破損嚴(yán)重，無法辨析。

3.1.3檔案歸納整理

收集后的檔案無法按照科學(xué)方法進(jìn)行歸整，造成檔案堆積如山，無人規(guī)整。此外，由于醫(yī)院檔案工作人員的專業(yè)度不夠等原因，造成檔案歸類方法欠妥，造成日后難以查找等問題。

3.2 檔案工作人員工作效率低下

由于對檔案工作的不重視，部分檔案工作人員工作效率低下，往往陷入對檔案無休止的整理中，卻無法達(dá)到一個(gè)較好的歸檔效果。此外，部分工作人員重視具體檔案整理工作，而不重視醫(yī)院檔案管理制度的建立，即便有制度也置若罔聞。最終結(jié)果就是，醫(yī)院檔案工作滯后，效率低。

3.3 檔案調(diào)取復(fù)雜

技術(shù)原因是目前限制醫(yī)院檔案調(diào)取的重要原因，許多檔案管理工作需要依靠電子化、數(shù)字化進(jìn)行管理。然而，限于技術(shù)水平和預(yù)算資金，許多醫(yī)院仍采用比較原始的人工分類方法，導(dǎo)致調(diào)取資料的過程手續(xù)繁重，工作復(fù)雜。

此外，醫(yī)院電子檔案管理技術(shù)本身存在一定不足。由于技術(shù)開發(fā)者對醫(yī)院檔案缺乏了解，因而技術(shù)本身存在不太適應(yīng)醫(yī)院檔案工作應(yīng)用的問題，功能設(shè)置無法滿足醫(yī)院檔案工作所需。

4 新時(shí)期下，醫(yī)院檔案工作的創(chuàng)新思路

4.1 更新理念，建立完善的檔案管理制度

通過梳理醫(yī)院檔案工作的意義等方式，建立醫(yī)護(hù)人員，尤其是醫(yī)院管理層對醫(yī)院檔案工作的足夠重視。在此基礎(chǔ)上，根據(jù)國家的法律法規(guī)以及醫(yī)院的具體制度，由醫(yī)院檔案工作人員主導(dǎo)，建立起相對完善的檔案管理制度，并在日常工作中進(jìn)行動態(tài)的自我檢查更新。

4.2 建立醫(yī)院檔案工作的信息化管理模式

檔案管理人員的專業(yè)度不足是目前阻礙醫(yī)院檔案工作信息化的直接原因，因此，在建立醫(yī)院信息化檔案管理之前，需通過培訓(xùn)、重新招聘等方式提高管理人員等素質(zhì)和專業(yè)水平。

隨后，引入先進(jìn)的信息化管理系統(tǒng)，通過系統(tǒng)降低檔案管理人員的體力勞動程度，能夠通過系統(tǒng)設(shè)置，建立起高效的錄入、導(dǎo)出、關(guān)聯(lián)等設(shè)置，提高檔案管理工作的效率。

此外，醫(yī)院檔案工作的信息化有利于保證檔案的機(jī)密性，比如醫(yī)院檔案中的人事檔案、科研檔案中，很多屬于機(jī)密性質(zhì)，不能輕易外泄，但派專人管理又太復(fù)雜，且有浪費(fèi)人力資源的嫌疑。因此，通過信息化管理能夠通過設(shè)置權(quán)限的形式，很好地規(guī)避外泄風(fēng)險(xiǎn)。endprint

最后，醫(yī)院檔案工作信息化，從技術(shù)上來講不難解決，但還需建立完整的信息化管理之地，通過設(shè)定嚴(yán)格的獎(jiǎng)懲體系，建立對檔案管理人員的行為規(guī)范。

4.3 建立醫(yī)院檔案工作的主動服務(wù)性

醫(yī)院檔案工作平時(shí)比較低調(diào)，但并不代表管理人員可以毫無作為，渾渾噩噩度日。因此，應(yīng)當(dāng)革新醫(yī)院檔案工作的“被動性”和“懶惰性”，建立醫(yī)院檔案工作的主動性。

具體來說，首先應(yīng)積極向醫(yī)院爭取建立較完善的醫(yī)院檔案利用中心，增加醫(yī)院檔案室的曝光度。其次，爭取與其他醫(yī)療科研機(jī)構(gòu)、當(dāng)?shù)氐臋n案館等相關(guān)聯(lián)機(jī)構(gòu)取得聯(lián)系，建立互通有無的關(guān)系，這樣能夠很好的增加檔案多樣性。最后，醫(yī)院檔案應(yīng)當(dāng)具有開放性，對于不是機(jī)密性質(zhì)的檔案應(yīng)該盡可能的公開，通過科學(xué)的檔案管理方式令其進(jìn)入信息通道，更好的流通在需要的服務(wù)對象之間。這樣，也算是完成了醫(yī)院檔案的提供知識的使命。

4.4 加強(qiáng)醫(yī)院檔案工作宣傳

醫(yī)院檔案工作作為更偏向“后勤”性質(zhì)的工作，一直都在幕后，因而大家對醫(yī)院檔案工作了解不深，甚至存在一些輕視和誤解。因此，加強(qiáng)醫(yī)院檔案工作的宣傳是不錯(cuò)的改善方法。具體來說，宣傳內(nèi)容可以是醫(yī)院檔案工作的內(nèi)容、意義以及具體方法。

宣傳過程不可操之過急，應(yīng)該循序漸進(jìn)地按計(jì)劃進(jìn)行。宣傳形式可以是知識競賽、培訓(xùn)講座等活動形式，也可以通過醫(yī)院的網(wǎng)站來進(jìn)行展示與宣傳。通過加強(qiáng)醫(yī)院檔案工作的宣傳，一方面提高其他醫(yī)護(hù)人員等對醫(yī)院檔案的認(rèn)識和重視，另一方面也可以為醫(yī)院檔案工作人員的自信感和自豪感，提高工作效率和滿意度。

5 結(jié)束語

醫(yī)院檔案工作，是醫(yī)院這個(gè)龐大機(jī)構(gòu)的全面記錄者。通過客觀、自然的檔案資料的累積，能夠真實(shí)記錄醫(yī)院方方面面的發(fā)展。因此，醫(yī)院檔案工作是醫(yī)院管理的重要部分。新時(shí)期下，醫(yī)院檔案工作的加強(qiáng)，能夠促進(jìn)醫(yī)院開拓創(chuàng)新，并從更高更客觀的角度來觀察醫(yī)院本身和醫(yī)療事業(yè)的全貌。

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