煙草商業(yè)企業(yè)PDCA閉環(huán)型財務內控體系構建探討

李琳琳，劉佰卿

（山東日照煙草有限公司，山東 日照 276800）

1 引言

當前，煙草行業(yè)正處在轉型升級的重要節(jié)點，財務內控體系建設顯得尤為重要。在行業(yè)近年的財務審計工作會議上，將財務風險防控和規(guī)范建設放在了重要突出的位置，扎實深入開展財務內控建設，對于促進煙草商業(yè)企業(yè)高質量發(fā)展具有重要意義。

2 PDCA閉環(huán)型管理方法概述

PDCA是管理學中的一個通用模型，是實現全面精益管理、促進企業(yè)標準化的重要理論方法。該方法將管理的全過程劃分為計劃、執(zhí)行、檢查改進四個過程，這四個過程循環(huán)往復運行，形成閉環(huán)式運行模式[1]。計劃，主要是分析現狀，找出存在的問題，在分析原因基礎上制定管理目標和措施；執(zhí)行，根據已制定的管理目標和措施進行實施；檢查，主要是檢查執(zhí)行結果，明確效果，找出存在的問題；調整，對成功的經驗進行肯定，并予以標準化，對存在的不足進行總結，沒有解決的問題提交下一個PDCA循環(huán)解決，促進管理水平不斷提升。

3 企業(yè)財務內控體系存在的問題

近年來，煙草行業(yè)牢牢把握嚴格規(guī)范生命線，持續(xù)優(yōu)化財務內控體系，嚴控財務風險，財務規(guī)范管理水平不斷提升[2]。但在實際管理過程中，仍有一些不足，主要表現在：

3.1 財務風險意識有待提高

生產經營過程中，存在重經營輕管理的現象，更關注生產經營效益和效率，而對財務內控和規(guī)范管理重要性認識不足，風險意識相對薄弱。

3.2 內控制度不夠健全

財務內控制度是確保內控工作落實執(zhí)行的前提和基礎。而一些單位對國家和行業(yè)制度規(guī)定僅停留于文件的轉發(fā)，未能結合本單位實際制定貫徹實施辦法、具體操作規(guī)范，制度規(guī)定未能有效落地，或者制度未能及時根據國家和行業(yè)規(guī)定進行修訂，制度建設存在滯后性。

3.3 預算管理缺乏前瞻性

部分業(yè)務部門和基層單位對生產經營各項工作開展缺乏前瞻性和計劃性，被動開展工作多，主動開展工作少，存在為預算而預算的現象，管理相對簡單粗放。

3.4 監(jiān)管部門協(xié)作不夠到位

提升內控管理水平需要職能部門的共同努力，僅憑財務或者某一個部門難以實現。而實際工作中，存在部門之間溝通協(xié)作不順暢，難以形成共同行動目標和監(jiān)管合力。

4 PDCA閉環(huán)型財務內控體系構建

PDCA閉環(huán)型財務內控體系構建可以分為計劃、執(zhí)行、檢查、改進四個部分。

4.1 計劃-實施財務預算

企業(yè)應根據發(fā)展規(guī)劃實施財務預算管理。在財務預算管理中，應充分貫徹“審慎理財、適度從緊”的原則，抓好成本費用支出的源頭控制：一是開展預算定額標準建設。財務部門應與成本費用歸口管理部門深入對接，在熟悉了解費用管理特點基礎上，制定費用管理標準。比如，對業(yè)務接待費、差旅費等與生產經營密切相關的費用，可采取與業(yè)務量掛鉤方式下達，不人為設置基數，體現業(yè)績導向原則；對車輛燃油費，應根據不同車輛車型核定車輛百公里油耗值，根據車輛年均行駛里程和燃油單價，測算燃油費用；對辦公費用，可參考業(yè)務量情況，按照辦公耗材、辦公用品等明細項目進行分解，剔除不合理項目，測算單位日常辦公費開支標準，從源頭上抓好成本費用控制。二是要求預算執(zhí)行單位將預算按月分解，并與資金管理相掛鉤，對無預算或超預算項目不予撥付資金，形成預算與資金管理合力。三是制定預算管理考核辦法，對預算執(zhí)行單位提報的預算編制基礎數據有誤，改變費用項目申請資金，成本費用超預算支出等情形嚴格考核兌現，維護預算管理的嚴肅性，提升預算管理成效。

4.2 執(zhí)行-實施內控體系優(yōu)化

4.2.1 優(yōu)化財務管理流程

對所有收支項目進行歸類，應對所需報賬資料全面梳理，規(guī)范事前審批、報賬管理、資料審核、資金結算各個方面，從根本上解決該不該開支、怎樣開支的問題。對屬于“計劃管理”的事項，包括投資計劃、采購計劃、會議計劃、職工培訓計劃、科技項目計劃、煙葉生產投入計劃等，需經本單位預算管理委員會研究并報上級批復后組織實施。屬于“重要事項”管理的，比如資產處置、基本建設、土地性質變更、對外捐贈、經濟糾紛賠償及大額開支項目等，實施前還需辦公會議研究同意方可辦理；不屬于大額開支、重要事項管理的項目，可實施簡易審批辦理，提升工作效率。

4.2.2 強化部門協(xié)作

應突出事前審批作用，年初，開支需求部門應向采購管理部門提報采購計劃，并向預算管理部門提報年度預算，經歸口部門牽頭充分論證實施必要性的基礎上，納入年度采購計劃和年度預算。在年度預算范圍內，項目實施前，報銷時需由歸口管理部門審核實施金額和標準，由財務部門對報銷單據合規(guī)性進行審核，再根據審批權限經相關領導審批后報銷。

4.2.3 深化財務崗位控制

應嚴格貫徹《會計法》《會計準則》《會計基礎工作規(guī)范》及行業(yè)相關會計制度，合理設置會計工作崗位。會計工作崗位的人員要符合內部控制的要求，確保不相容崗位相互分離，包括貨幣資金的支付與審批；會計憑證信息的錄入與審核；實物的保管與盤點清查；貨幣資金及有價證券的收付與憑證審核、會計檔案保管；貨幣資金及有價證券的收付與收入、成本費用、債權債務的核算及管理；銀行存款余額調節(jié)表的編制與審核；信息系統(tǒng)的授權與業(yè)務操作等。

4.3 檢查-形成痕跡化記錄

4.3.1 建立內部審核痕跡化記錄

可以在財務部門內部從財務稽核-負責人審核-資金支付-核算處理-復審5個節(jié)點層層把關，通過各環(huán)節(jié)《審核記錄本》等形式登記審核中發(fā)現的問題。對各環(huán)節(jié)報賬資料發(fā)現的問題，主管會計登記，部門負責人審核后由責任部門認可并整改，將審核記錄情況納入績效考核，確保報賬資料的完整。審核過程中，可以對審核存在問題進行梳理，對經常出現的問題進行分析，并找出原因，確保不出現類似問題。

4.3.2 建立重點費用執(zhí)行痕跡化記錄

應建立車輛運行、房屋設備維修等管理臺賬，詳細登記費用支出時間，支出項目，維修部位等內容，有條件的可以同時附有維修前后圖片對比，根據費用發(fā)生情況定期進行分析，查擺財務內控和費用管理中存在的薄弱環(huán)節(jié)，找出問題原因。

4.4 改進-形成內控體系動態(tài)管理機制

對財務內控體系檢查的結果進行處理，將好經驗予以標準化，對效果不理想的進行總結，并提出改進意見。如因預算目標不合理，應研究探討修訂預算目標；如因財務內控制度不完善或未及時修訂，影響內控效果，則研究及時完善內控制度，以適應當前管理需要。若因臺賬記錄不完善，影響預算編制準確性，可以將臺賬記錄登記情況納入考核，以考核督促健全各類管理臺賬。若因人員素質影響內控執(zhí)行效果，應制定培訓方案，征集培訓需求，開展針對性培訓，提高隊伍綜合素質。

在總結經驗與不足的過程中，應充分調動領導、部門負責人、職工代表參與積極性，集思廣益，形成完善建議，并明確下一年度要解決的主要問題，形成閉環(huán)式財務內控管理模式。

5 結論

總而言之，PDCA體系是一種科學有效的財務管理方式，對于現代企業(yè)而言，將其引入到企業(yè)財務內控體系建設中，可促使財務內控體系不斷完善。企業(yè)應從P（計劃）、D（執(zhí)行）、C（檢查）、A（改進）四個過程出發(fā)構建完善的閉環(huán)財務內控體系，及時消除財務內控不足，提升財務內控建設水平，以規(guī)范助力企業(yè)可持續(xù)發(fā)展。