關(guān)于大型企業(yè)成熟套裝軟件完善提升階段特點(diǎn)的思考

祁宏

（全球能源互聯(lián)網(wǎng)研究院有限公司，北京 102209）

1 引言

大型企業(yè)通過(guò)部署成熟套裝軟件，推動(dòng)集約化管理，實(shí)現(xiàn)集中管控。成熟套裝軟件的部署是一個(gè)長(zhǎng)期而不斷改進(jìn)的過(guò)程，在軟件深化應(yīng)用和完善提升階段，項(xiàng)目環(huán)境發(fā)生變化，管理呈現(xiàn)新的特點(diǎn)并面臨新的挑戰(zhàn)。要圍繞業(yè)務(wù)管理，推進(jìn)軟件系統(tǒng)與核心業(yè)務(wù)的自然融合和深度支撐，確保系統(tǒng)柔性適應(yīng)業(yè)務(wù)發(fā)展，促進(jìn)業(yè)務(wù)流程和管理要求的不斷深化。

2 完善提升階段項(xiàng)目管理工作的新特點(diǎn)

2.1 任務(wù)來(lái)源分散

在成熟套裝軟件試點(diǎn)和推廣階段，項(xiàng)目任務(wù)來(lái)源主要是信息管理部門(mén)，任務(wù)內(nèi)容、項(xiàng)目管理模式相對(duì)固定，并有成熟經(jīng)驗(yàn)可供借鑒，易于管理。在信息系統(tǒng)完善提升階段，任務(wù)來(lái)源遍布多個(gè)業(yè)務(wù)部門(mén)，從原來(lái)的“一對(duì)一”模式轉(zhuǎn)變到目前的“多對(duì)一”和“多對(duì)多”的局面，增加了項(xiàng)目管理難度[1]。

2.2 任務(wù)周期緊迫

在成熟套裝軟件的完善與提升階段，其工作量、工作進(jìn)度要求遠(yuǎn)非項(xiàng)目正常開(kāi)展所能夠完成，往往造成項(xiàng)目組人員緊張、項(xiàng)目計(jì)劃調(diào)整頻繁，需要大量加班才能按期完成任務(wù)。

2.3 任務(wù)關(guān)系復(fù)雜

企業(yè)下達(dá)的工作任務(wù)通常從任務(wù)的來(lái)源確定任務(wù)歸屬，如財(cái)務(wù)的工作任務(wù)僅下達(dá)給財(cái)務(wù)項(xiàng)目組，很少將工作任務(wù)內(nèi)容也通知到與工作任務(wù)相關(guān)的業(yè)務(wù)部門(mén)和項(xiàng)目組，這樣就給項(xiàng)目組帶來(lái)了跨部門(mén)、跨系統(tǒng)、跨模塊的業(yè)務(wù)協(xié)調(diào)及技術(shù)配合的困難。

2.4 系統(tǒng)連續(xù)運(yùn)行

當(dāng)成熟套裝軟件已經(jīng)全覆蓋應(yīng)用，涉及完善提升時(shí)，必須考慮現(xiàn)有業(yè)務(wù)及系統(tǒng)存量數(shù)據(jù)連續(xù)應(yīng)用需求，保證系統(tǒng)連續(xù)運(yùn)行，業(yè)務(wù)持續(xù)開(kāi)展。因此必須制定周密的方案，縮短系統(tǒng)完善提升切換時(shí)間，確保切換后相關(guān)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的可追溯性和延續(xù)性，保障業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)完整和業(yè)務(wù)操作的延續(xù)性，實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)與業(yè)務(wù)平穩(wěn)切換，最小化系統(tǒng)切換對(duì)業(yè)務(wù)運(yùn)轉(zhuǎn)的沖擊與影響。

3 完善提升階段項(xiàng)目管理面臨的新風(fēng)險(xiǎn)

3.1 項(xiàng)目進(jìn)度難以把控

在成熟套裝軟件試點(diǎn)和推廣階段，項(xiàng)目各模塊的工作開(kāi)展采取同步推進(jìn)的方式，按照實(shí)施方法論已經(jīng)明確每個(gè)階段的實(shí)施步驟，完成相應(yīng)的工作任務(wù)，在項(xiàng)目管理上所需要的也就是統(tǒng)籌把控項(xiàng)目進(jìn)度。但是在系統(tǒng)完善提升建設(shè)階段，成熟套裝軟件中的每個(gè)模塊都成為既各自獨(dú)立又與其他模塊相互關(guān)聯(lián)的項(xiàng)目個(gè)體，而且項(xiàng)目中每個(gè)階段之間也是既獨(dú)立又關(guān)聯(lián)的項(xiàng)目過(guò)程。這就造成了項(xiàng)目管理工作中除了要關(guān)注成熟套裝軟件整體的項(xiàng)目進(jìn)度外，還要關(guān)注項(xiàng)目個(gè)體中單個(gè)項(xiàng)目的項(xiàng)目進(jìn)度，以及項(xiàng)目中項(xiàng)目階段實(shí)施步驟的差異。由于項(xiàng)目進(jìn)度關(guān)注點(diǎn)的大量增多，增加了對(duì)項(xiàng)目進(jìn)度把控的難度，稍有遺漏，就會(huì)影響到整個(gè)項(xiàng)目的實(shí)施進(jìn)度[2]。

3.2 項(xiàng)目質(zhì)量難以檢查

由于不同的項(xiàng)目階段之間存在實(shí)施步驟差異，加之在同一時(shí)間內(nèi)可能會(huì)同時(shí)開(kāi)展多個(gè)項(xiàng)目過(guò)程，這樣就造成了資源的分散，使得成熟套裝軟件試點(diǎn)推廣期間的大兵團(tuán)作戰(zhàn)轉(zhuǎn)變?yōu)榉纸M或者單兵作戰(zhàn)，相互制約、相互配合、相互檢查的工作環(huán)節(jié)減少或者缺失，造成項(xiàng)目過(guò)程中出現(xiàn)的質(zhì)量問(wèn)題很難被發(fā)現(xiàn)，為項(xiàng)目后期的質(zhì)量保障留下隱患。

3.3 項(xiàng)目問(wèn)題難以及時(shí)發(fā)現(xiàn)

在系統(tǒng)完善提升建設(shè)階段，項(xiàng)目的工作內(nèi)容分散、項(xiàng)目階段相對(duì)獨(dú)立，而且每個(gè)項(xiàng)目階段都或多或少地存在實(shí)施步驟差異及跨系統(tǒng)、跨模塊評(píng)估不到位的現(xiàn)象，項(xiàng)目工期短任務(wù)重。如何及時(shí)發(fā)現(xiàn)項(xiàng)目各階段狀態(tài)是否正常、人力資源需求是否保證、工作環(huán)節(jié)銜接是否順暢、工作難度和時(shí)間分配是否合理、資源分配是否最佳等等，都成了項(xiàng)目開(kāi)展過(guò)程中難以預(yù)測(cè)、難以發(fā)現(xiàn)、難以及時(shí)規(guī)避的風(fēng)險(xiǎn)。

3.4 項(xiàng)目關(guān)系難以統(tǒng)籌兼顧

成熟套裝軟件所承載的多業(yè)務(wù)管理平臺(tái)，決定了任何一項(xiàng)工作任務(wù)對(duì)系統(tǒng)的影響不僅限于本模塊業(yè)務(wù)，若對(duì)業(yè)務(wù)及集成的復(fù)雜度評(píng)估不夠，將導(dǎo)致整個(gè)系統(tǒng)不可預(yù)知的風(fēng)險(xiǎn)大量出現(xiàn)。主導(dǎo)業(yè)務(wù)模塊在項(xiàng)目實(shí)際開(kāi)展過(guò)程中的任務(wù)量并不一定是最多，但要承擔(dān)多個(gè)單體項(xiàng)目的整體協(xié)調(diào)、工作分工、計(jì)劃執(zhí)行、進(jìn)度匯報(bào)等多項(xiàng)工作。特別是在年末工作任務(wù)扎堆下達(dá)階段，會(huì)同時(shí)出現(xiàn)多個(gè)跨業(yè)務(wù)的項(xiàng)目任務(wù)，每個(gè)主導(dǎo)業(yè)務(wù)模塊都要求如期完成工作任務(wù)，給項(xiàng)目經(jīng)理的總體協(xié)調(diào)、業(yè)務(wù)間影響、工作量分析、資源分配（如人力資源、時(shí)間資源等）帶來(lái)了不少困難。

4 完善提升階段項(xiàng)目管控的新形式

針對(duì)成熟套裝軟件完善提升建設(shè)階段的新特點(diǎn)和對(duì)項(xiàng)目管理工作產(chǎn)生的影響以及如何抑制和減少項(xiàng)目管理工作中存在的各種顯性和隱性風(fēng)險(xiǎn)，自覺(jué)接受和滿(mǎn)足項(xiàng)目管控的各類(lèi)需求，下面就項(xiàng)目相關(guān)方對(duì)項(xiàng)目管理的關(guān)注度進(jìn)行簡(jiǎn)要分析[3]。

項(xiàng)目相關(guān)方可以分為三個(gè)層面：項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)層、項(xiàng)目管理層、項(xiàng)目實(shí)施層；把項(xiàng)目工作的開(kāi)展由高到低細(xì)分為六個(gè)部分：項(xiàng)目群、項(xiàng)目、工作任務(wù)、工作項(xiàng)、工作內(nèi)容、工作進(jìn)度。

項(xiàng)目群：成熟套裝軟件的完善提升建設(shè)由于涉及多個(gè)項(xiàng)目和多項(xiàng)業(yè)務(wù)，可以作為一個(gè)小項(xiàng)目群進(jìn)行管理。

項(xiàng)目：完善提升階段成熟套裝軟件的每個(gè)業(yè)務(wù)模塊都可以作為一個(gè)獨(dú)立的項(xiàng)目進(jìn)行管理。

工作任務(wù)：每個(gè)項(xiàng)目包含多項(xiàng)工作任務(wù)，而且這些工作任務(wù)會(huì)分階段下達(dá)，工作任務(wù)之間不一定具有可銜接性和連續(xù)性。

工作項(xiàng)：對(duì)工作任務(wù)的細(xì)化分解。分解的原則是工作項(xiàng)邊界清楚、時(shí)間要求節(jié)點(diǎn)明確、工作內(nèi)容清晰。

工作內(nèi)容：項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中具體要完成的工作。

工作進(jìn)度：工作內(nèi)容完成的狀態(tài)、質(zhì)量。

首先項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)層關(guān)注項(xiàng)目的總體進(jìn)度，項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)層工作繁忙，對(duì)成熟套裝軟件項(xiàng)目的關(guān)注點(diǎn)更多在項(xiàng)目的進(jìn)度是否按項(xiàng)目計(jì)劃開(kāi)展，對(duì)重要的工作任務(wù)會(huì)有所關(guān)注。其次，項(xiàng)目管理層關(guān)注項(xiàng)目的具體實(shí)施內(nèi)容和進(jìn)度。

項(xiàng)目管理層定義為信息專(zhuān)責(zé)和實(shí)施方的項(xiàng)目群經(jīng)理，其主要關(guān)注點(diǎn)為：①項(xiàng)目詳細(xì)計(jì)劃、調(diào)整計(jì)劃、資源配置、人員需求；②成熟套裝軟件項(xiàng)目的實(shí)際進(jìn)度與計(jì)劃進(jìn)度的吻合度，影響項(xiàng)目進(jìn)度產(chǎn)生的原因、問(wèn)題清單等；③工作任務(wù)的來(lái)源、工作任務(wù)完成的主要時(shí)間節(jié)點(diǎn)；工作項(xiàng)的劃分是否合理、工作項(xiàng)的個(gè)數(shù)等；④工作內(nèi)容的成果交付物是否與實(shí)際工作內(nèi)容相符；⑤工作內(nèi)容在不同時(shí)間段的實(shí)際進(jìn)展情況；⑥工作內(nèi)容的人員分工等。

項(xiàng)目實(shí)施層關(guān)注項(xiàng)目的具體實(shí)施過(guò)程和項(xiàng)目質(zhì)量。項(xiàng)目實(shí)施層定義為項(xiàng)目實(shí)施方的項(xiàng)目群經(jīng)理、實(shí)施經(jīng)理、項(xiàng)目組長(zhǎng)。其主要關(guān)注點(diǎn)為：①項(xiàng)目計(jì)劃的制訂、調(diào)整、執(zhí)行情況；②工作任務(wù)的來(lái)源、工作時(shí)間要求、人員工作現(xiàn)狀；③工作內(nèi)容劃分是否合理，具體的工作內(nèi)容明細(xì)，工作內(nèi)容配置的顧問(wèn)人選；④工作內(nèi)容交付物的交付清單、交付時(shí)間、存檔位置；⑤影響工作進(jìn)度的問(wèn)題清單，問(wèn)題處理進(jìn)展；⑥工作內(nèi)容的實(shí)際進(jìn)度，工作內(nèi)容完成后成果是否及時(shí)歸檔；⑦根據(jù)工作任務(wù)對(duì)項(xiàng)目顧問(wèn)資源的提前統(tǒng)籌準(zhǔn)備；⑧通過(guò)對(duì)項(xiàng)目成員任務(wù)數(shù)量和質(zhì)量的評(píng)估，優(yōu)勝劣汰，提升項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的整體實(shí)力。

大型企業(yè)部署成熟套裝軟件是一項(xiàng)長(zhǎng)期系統(tǒng)性工程，為企業(yè)實(shí)施集中管控與集約化管理提供支撐，是企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略與業(yè)務(wù)流程有效落地的手段。了解完善提升階段項(xiàng)目管理工作所面臨新特點(diǎn)、新風(fēng)險(xiǎn)、新形式，將為探索在復(fù)雜環(huán)境下提升項(xiàng)目質(zhì)量提供新的思路。