采用循序漸進(jìn)方式降低企業(yè)采購(gòu)成本

王曉娟，王亞勝

（1.新疆油田公司物資供應(yīng)公司物資計(jì)劃科，新疆 克拉瑪依 834000；2.中油（新疆）石油工程有限公司，新疆 克拉瑪依 834000）

1 采購(gòu)計(jì)劃與預(yù)算的編制措施

1.1 采購(gòu)計(jì)劃相關(guān)定義分析

在企業(yè)項(xiàng)目采購(gòu)環(huán)節(jié)中，工作計(jì)劃的編制，主要將項(xiàng)目采購(gòu)作為依據(jù)，對(duì)各項(xiàng)采購(gòu)工作進(jìn)行精細(xì)化分析，并編制最終的文件，描述采購(gòu)工作的實(shí)施方案，例如：在企業(yè)貨物采購(gòu)工作中，編制計(jì)劃方案，可明確采購(gòu)工作方式、招標(biāo)時(shí)間、詢價(jià)與訂貨要求、合同簽訂內(nèi)容、提貨管理依據(jù)、付款時(shí)間等，以便于采購(gòu)工作人員結(jié)合計(jì)劃內(nèi)容準(zhǔn)確完成任務(wù)，預(yù)防采購(gòu)方面的風(fēng)險(xiǎn)問題。

1.2 采購(gòu)計(jì)劃編制目的

編制采購(gòu)計(jì)劃是整個(gè)采購(gòu)管理進(jìn)行運(yùn)作的第一步，而計(jì)劃內(nèi)容的合理性與完善性，會(huì)對(duì)整體采購(gòu)工作造成直接影響。因此，需將計(jì)劃編制的合理性與完善性作為主要目的，具體為：第一，針對(duì)原材料所需使用的時(shí)間與數(shù)量進(jìn)行預(yù)測(cè)處理，預(yù)防出現(xiàn)供應(yīng)中斷現(xiàn)象，促進(jìn)生產(chǎn)與銷售工作的順利實(shí)施。第二，應(yīng)規(guī)避原材料占用過多擠壓資金的問題，并節(jié)約存放空間。同時(shí)還需配合企業(yè)的生產(chǎn)計(jì)劃開展工作，實(shí)現(xiàn)生產(chǎn)資金等調(diào)控目的。第三，采購(gòu)部門應(yīng)做好準(zhǔn)備工作，選擇最佳的時(shí)機(jī)購(gòu)買市場(chǎng)中的原材料。且要明確原材料的消耗標(biāo)準(zhǔn)，將成本降到最低，實(shí)現(xiàn)經(jīng)濟(jì)效益的提升目的。

1.3 采購(gòu)計(jì)劃相關(guān)的內(nèi)容

第一，企業(yè)應(yīng)明確設(shè)備與貨物采購(gòu)具體數(shù)量與技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，獲取參數(shù)內(nèi)容與標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)容。且在設(shè)備與貨物采購(gòu)期間，應(yīng)針對(duì)投入使用的階段進(jìn)行詳細(xì)分析與調(diào)查，編制完善的產(chǎn)品采購(gòu)管理機(jī)制，系統(tǒng)化的開展分析工作。第二，需開展產(chǎn)品采購(gòu)中分別捆包的研究工作，明確項(xiàng)目?jī)?nèi)容，并從采購(gòu)環(huán)節(jié)中開展捆包工作的分析活動(dòng)，明確類目?jī)?nèi)容，了解采購(gòu)、到貨所需要的時(shí)間，并制定完善的時(shí)間表管理機(jī)制，結(jié)合每個(gè)捆包采購(gòu)時(shí)間表等編制完善的計(jì)劃方案。第三，應(yīng)科學(xué)開展采購(gòu)工作之間的協(xié)調(diào)管理工作。

1.4 采購(gòu)計(jì)劃所需解決的問題

第一，企業(yè)在組織開展采購(gòu)工作期間，應(yīng)創(chuàng)建專業(yè)化的管理機(jī)構(gòu)，提升領(lǐng)導(dǎo)班子的穩(wěn)定性，保證領(lǐng)導(dǎo)工作連續(xù)性，促進(jìn)采購(gòu)工作的合理實(shí)施。第二，應(yīng)結(jié)合市場(chǎng)情況，全面分析供貨能力與施工特點(diǎn)，了解潛在競(jìng)爭(zhēng)問題，將其作為依據(jù)明確采購(gòu)批量與合同段的管理內(nèi)容。第三，在編制采購(gòu)時(shí)間表的過程中，應(yīng)結(jié)合項(xiàng)目安排特點(diǎn)，了解貨款的成本數(shù)據(jù)信息，如果采購(gòu)的時(shí)間過早，將會(huì)提前使用貨款，支付的利息增加，如果過晚采購(gòu)，將會(huì)影響項(xiàng)目執(zhí)行效果。因此，需制定統(tǒng)籌規(guī)劃方案，提升計(jì)劃落實(shí)效果。第四，企業(yè)應(yīng)做好采購(gòu)的準(zhǔn)備工作。通常情況下，在制定采購(gòu)計(jì)劃之后，應(yīng)編制招標(biāo)文件內(nèi)容，然后進(jìn)入到采購(gòu)工作中。為了可以順利地開展采購(gòu)工作，應(yīng)合理進(jìn)行準(zhǔn)備，在項(xiàng)目準(zhǔn)備階段與評(píng)估階段編制招投文件，同時(shí)進(jìn)行資格預(yù)審，到貸款協(xié)議生效前，落實(shí)開標(biāo)工作與評(píng)標(biāo)工作，在協(xié)議生效之后，可以簽訂工程合同。在一定程度上可以避免采購(gòu)工作問題。

1.5 采購(gòu)預(yù)算的完善措施

對(duì)于采購(gòu)預(yù)算而言，在實(shí)際編制的過程中，應(yīng)開展組織內(nèi)部稀缺資源的分析工作，提升資源配置效果。企業(yè)不僅要將預(yù)算工作作為計(jì)劃活動(dòng)依據(jù)，還需將其作為組織政策的延伸與控制機(jī)制，形成標(biāo)準(zhǔn)化的工作模式。在工作中還需創(chuàng)建資金使用標(biāo)準(zhǔn)模式，提升采購(gòu)執(zhí)行中資金使用的檢測(cè)控制便利性，保證將采購(gòu)資金控制在合理范圍之內(nèi)，約束采購(gòu)預(yù)算行為，提升資金使用效率，保證更好地進(jìn)行采購(gòu)管理[1]。

2 項(xiàng)目采購(gòu)招標(biāo)、評(píng)標(biāo)管理，科學(xué)選擇供應(yīng)商

供應(yīng)商屬于企業(yè)采購(gòu)管理期間較為重要的部分，在采購(gòu)工作中應(yīng)遵循公平性的競(jìng)爭(zhēng)原則，為承包商提供平等的機(jī)會(huì)，在維護(hù)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)規(guī)則的情況下，更好的選擇供應(yīng)商，提升成本控制效果，并促進(jìn)項(xiàng)目質(zhì)量的管控與維護(hù)。

2.1 招標(biāo)文件相關(guān)的編制

對(duì)于招標(biāo)文件而言，在實(shí)際編制的過程中，其質(zhì)量對(duì)招標(biāo)工作合理性造成直接影響，甚至?xí)?duì)后續(xù)工作造成制約。因此，在編制過程中，應(yīng)科學(xué)開展管控工作。首先，要進(jìn)行技術(shù)類型招標(biāo)文件的編制工作，在其中提出關(guān)于機(jī)械設(shè)備、材料與其他工藝的技術(shù)條件與標(biāo)準(zhǔn)。其次，需編制商務(wù)類型的招標(biāo)文件，在其中設(shè)置詢價(jià)函、報(bào)價(jià)須知等內(nèi)容，使得投標(biāo)企業(yè)可以更好地了解要求。最后，需在定稿之前對(duì)其進(jìn)行反復(fù)的檢查，結(jié)合市場(chǎng)流通特點(diǎn)與企業(yè)采購(gòu)工作標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)文件內(nèi)容進(jìn)行審查與修改，提升內(nèi)容可行性。

2.2 標(biāo)底的編制與保密措施

對(duì)標(biāo)底而言，不僅是企業(yè)采購(gòu)的預(yù)測(cè)價(jià)格，還是衡量投標(biāo)單位的標(biāo)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)。因此，在實(shí)際編制的過程中，應(yīng)提升信息內(nèi)容的可靠性，保證可以為企業(yè)采購(gòu)提供財(cái)務(wù)準(zhǔn)備的數(shù)據(jù)信息，更好地進(jìn)行評(píng)標(biāo)處理。在此期間，由于標(biāo)底在開標(biāo)之前具有保密性特點(diǎn)，一旦出現(xiàn)泄露現(xiàn)象，將會(huì)導(dǎo)致投標(biāo)評(píng)比與評(píng)選受到影響，因此，需開展保密工作，選擇科學(xué)化與合理化的方式對(duì)其進(jìn)行管理協(xié)調(diào)。

2.3 評(píng)標(biāo)需要遵循的工作原則

在評(píng)標(biāo)工作中，并非投標(biāo)單位的報(bào)價(jià)越低越好，而是要保證價(jià)格合理且符合市場(chǎng)的發(fā)展規(guī)律，以免出現(xiàn)投標(biāo)企業(yè)惡意降低價(jià)格的現(xiàn)象。首先，在企業(yè)采購(gòu)成本控制的過程中，需結(jié)合評(píng)標(biāo)價(jià)格特點(diǎn)，全面分析投標(biāo)企業(yè)的產(chǎn)品質(zhì)量與造價(jià)特點(diǎn)，在相互協(xié)調(diào)與綜合探索的基礎(chǔ)上，進(jìn)行嚴(yán)格的分析管理，以此提升評(píng)標(biāo)工作效果。

2.4 評(píng)標(biāo)價(jià)法

目前在實(shí)際發(fā)展的過程中，可以使用的評(píng)標(biāo)價(jià)法主要為：最低價(jià)格類型、綜合評(píng)標(biāo)類型、壽命周期成本類型的內(nèi)容。在采購(gòu)成本管理工作中，需結(jié)合評(píng)標(biāo)性質(zhì)與特點(diǎn)，針對(duì)性地選擇工作方式。

2.5 資格審核的工作措施

在資格審查環(huán)節(jié)中，應(yīng)實(shí)現(xiàn)投標(biāo)單位等級(jí)內(nèi)容、資質(zhì)情況、人員情況、技術(shù)情況、財(cái)務(wù)情況、設(shè)備情況與信譽(yù)情況等全面分析，了解同類產(chǎn)品制造業(yè)績(jī)狀況，將其作為招標(biāo)工作中核心內(nèi)容。且在資格審核的過程中，應(yīng)全面分析投標(biāo)企業(yè)的信譽(yù)度，制定完善的審核方案，保證提升整體工作質(zhì)量與水平[2]。

2.6 選擇供應(yīng)商的數(shù)量

目前，在企業(yè)采購(gòu)過程中，存在供應(yīng)商數(shù)量選擇問題，主要因?yàn)樵诠?yīng)商份額方面未能制定完善的分擔(dān)管理方案，嚴(yán)重影響工作效果。在采購(gòu)過程中，如果出現(xiàn)單一貨源的方式會(huì)導(dǎo)致項(xiàng)目資源供應(yīng)方面風(fēng)險(xiǎn)問題加重，不利于開展壓價(jià)工作，難以實(shí)現(xiàn)采購(gòu)成本的管控。然而，在從多個(gè)供應(yīng)商中采購(gòu)之后，可以獲取商品折扣支持，降低貨物的成本價(jià)格，在保證貨物充足性的情況下，促進(jìn)商品壓價(jià)戰(zhàn)略的合理落實(shí)。同時(shí)還可以在多個(gè)供應(yīng)商的支持下，提升采購(gòu)工作質(zhì)量水平，達(dá)到預(yù)期的管理目的。

3 結(jié)論

在企業(yè)采購(gòu)工作中，需將成本管理作為主要工作內(nèi)容，樹立正確的全過程成本控制觀念，在整個(gè)項(xiàng)目采購(gòu)工作中將成本降到最低，實(shí)現(xiàn)總承包管理目的，并非單一進(jìn)行貨物采購(gòu)或是服務(wù)價(jià)格管理。在此期間，企業(yè)應(yīng)結(jié)合采購(gòu)成本管理工作特點(diǎn)與需求，創(chuàng)建優(yōu)化性與合理性的管理機(jī)制，通過招投標(biāo)環(huán)節(jié)、評(píng)標(biāo)環(huán)節(jié)、采購(gòu)工作環(huán)節(jié)與成本協(xié)調(diào)環(huán)節(jié)的各方面工作，創(chuàng)建成本控制與協(xié)調(diào)模式，從根源上將企業(yè)的采購(gòu)成本降到最低，提升企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益，保證在相互協(xié)調(diào)與管控的基礎(chǔ)上，進(jìn)行采購(gòu)成本的協(xié)調(diào)處理，充分發(fā)揮企業(yè)各方面管理工作的積極作用，滿足時(shí)代發(fā)展需求，達(dá)到預(yù)期工作目的。