淺談如何實(shí)現(xiàn)檔案管理工作現(xiàn)代化

艾青香

（福海縣農(nóng)村信用合作聯(lián)社，新疆 阿勒泰 836400）

1 引言

科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展，計(jì)算機(jī)技術(shù)的廣泛運(yùn)用已經(jīng)涉及我們生活的各個(gè)方面，逐漸成為我們生活工作中的一部分，在這樣的環(huán)境影響下，傳統(tǒng)的檔案管理工作已經(jīng)難以適應(yīng)現(xiàn)代發(fā)展的需求，檔案管理工作也慢慢地向著現(xiàn)代化的方向發(fā)展。

2 檔案管理工作的重要性

隨著我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，檔案管理工作越來越重要，檔案管理的是在各項(xiàng)工作中形成的具有保存考察價(jià)值的資料，是對(duì)工作的記錄和考究的憑證。在企業(yè)中，檔案管理工作起著重要的作用。檔案作為一種信息資源，是對(duì)企業(yè)生產(chǎn)活動(dòng)、技術(shù)科研和經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的真實(shí)記錄，也是企業(yè)的一種無形資產(chǎn)。檔案管理工作是否科學(xué)規(guī)范是影響一個(gè)企業(yè)管理水平的重要原因，檔案管理的作用在企業(yè)管理等各方面發(fā)揮著積極的重要作用，規(guī)范化、科學(xué)化的檔案管理是企業(yè)必須要做好的一項(xiàng)基礎(chǔ)工作，科學(xué)規(guī)范化的檔案管理體系使得檔案工作的發(fā)展不置后于企業(yè)的發(fā)展速度，它將為公司各項(xiàng)業(yè)務(wù)的開展創(chuàng)造必要的條件，對(duì)規(guī)避和抵御各種風(fēng)險(xiǎn)起到一定的作用。傳統(tǒng)的企業(yè)文件檔案管理模式，是以保存在工作中產(chǎn)生的原始信息記錄為主要內(nèi)容，以實(shí)現(xiàn)歸檔信息在必要時(shí)刻的歷史查考與法律憑證作用為工作目的。這種模式在以手工管理的時(shí)代不僅十分重要，而且也十分可行。然而，伴隨著自動(dòng)化管理工具的成熟和普遍使用，企業(yè)對(duì)其所需信息的控制，已經(jīng)開始從庫(kù)房管理模式轉(zhuǎn)向資源管理模式，信息管理的要求和具體實(shí)施，已經(jīng)滲透到企業(yè)活動(dòng)的方方面面。

3 檔案管理現(xiàn)代化所面臨的問題

計(jì)算機(jī)管理是網(wǎng)絡(luò)時(shí)代下孕育而生的產(chǎn)物，對(duì)很多人來說是一種新興事物，在當(dāng)前的檔案管理工作中，雖然及時(shí)地引用了這種應(yīng)用技術(shù)，但很多工作人員的觀念還沒有得到及時(shí)的轉(zhuǎn)變和更新，尤其是年齡較大的工作人員，還使用著傳統(tǒng)的檔案管理方式，這些情況導(dǎo)致了檔案管理工作的效率非常低下?，F(xiàn)代化的檔案管理工作要求檔案管理人員需要掌握先進(jìn)科學(xué)技術(shù)的知識(shí)，能夠?qū)π录夹g(shù)新設(shè)備進(jìn)行日常的使用和維護(hù)，同時(shí)還要具備一定的管理能力，需要有較高的文化素養(yǎng)，一般的企業(yè)在運(yùn)用現(xiàn)代化的檔案管理手段時(shí)都是將設(shè)備進(jìn)行了更換，而人員卻沒有變動(dòng)，使得這方面的現(xiàn)代化人才嚴(yán)重缺失，大多數(shù)檔案管理人員都還停留在計(jì)算機(jī)簡(jiǎn)單的收發(fā)、查找的使用階段，對(duì)現(xiàn)代化管理的基本知識(shí)尚有欠缺，現(xiàn)代化設(shè)備的操作方式也沒有熟練掌握。

在現(xiàn)代化的檔案管理中，檔案管理人員的整體素質(zhì)對(duì)檔案管理工作的現(xiàn)代化影響很大，在具體的檔案管理工作中，大多數(shù)的管理人員素質(zhì)都還不是很高，對(duì)工作不夠熱情，服務(wù)意識(shí)不到位，對(duì)現(xiàn)代化的知識(shí)技術(shù)以及理念上都還沒有進(jìn)行自主的學(xué)習(xí)，加上單位組織沒有重視對(duì)相關(guān)技能的培訓(xùn)工作，使得檔案管理人員的整體素質(zhì)都不符合現(xiàn)代化檔案管理的要求，阻礙了檔案管理的現(xiàn)代化進(jìn)程。

現(xiàn)代化的檔案管理不僅僅是在操作設(shè)備上面體現(xiàn)的轉(zhuǎn)變，更是需要在思想觀念上進(jìn)行改變，使之形成一個(gè)系統(tǒng)性的工程，需要領(lǐng)導(dǎo)的高度重視和各方面的大力支持，達(dá)到通力合作，與時(shí)俱進(jìn)的效果，但就從檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展的現(xiàn)狀來看，檔案標(biāo)準(zhǔn)化，規(guī)范化工作還有待提高，檔案管理現(xiàn)代化的理論還需要進(jìn)一步的加強(qiáng)。[1]

4 實(shí)現(xiàn)檔案管理工作現(xiàn)代化的策略

檔案是記錄和保存技術(shù)知識(shí)和活動(dòng)成功的文件，同時(shí)也是促進(jìn)知識(shí)創(chuàng)造新的成功的重要資源，具有很高的再利用價(jià)值和經(jīng)濟(jì)效益。隨著知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的不斷發(fā)展，越來越多的現(xiàn)代化設(shè)備已經(jīng)廣泛應(yīng)用到了檔案管理工作中，使得檔案記錄管理的方法和方式都發(fā)生了巨大的改變，以信息技術(shù)為前提，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作現(xiàn)代化的發(fā)展是當(dāng)前檔案管理工作發(fā)展的重要方向。

4.1 及時(shí)更新管理理念，加快檔案管理工作的現(xiàn)代化建設(shè)

為了實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化，首先要從思想觀念上進(jìn)行改變，檔案管理的工作人員要樹立科學(xué)的現(xiàn)代化管理理念，增強(qiáng)創(chuàng)新意識(shí)，并且樹立服務(wù)意識(shí)，自覺地做好檔案資料的收集和整理工作，隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)急速的飛速發(fā)展，檔案管理工作必須要適應(yīng)現(xiàn)代化社會(huì)信息技術(shù)的發(fā)展，在檔案管理工作方面要加快信息化的建設(shè)，使得傳統(tǒng)的檔案管理工作轉(zhuǎn)向數(shù)字化管理模式，在進(jìn)行檔案管理的時(shí)候一定要充分運(yùn)用好現(xiàn)代科技帶來的便利，加強(qiáng)工作人員的基礎(chǔ)技能培訓(xùn)，用全面發(fā)展的眼光看待，利用電子檔案，對(duì)重大事項(xiàng)的檔案歸類清楚，建立健全現(xiàn)代化檔案管理體系，使得檔案管理工作效率不斷提升。

加快檔案管理工作現(xiàn)代化建設(shè)的腳步，必須滿足檔案管理部門對(duì)軟硬件設(shè)施的需求，硬件設(shè)備的保障才能夠讓管理工作人員正常的進(jìn)行管理工作。一個(gè)部門發(fā)展的好壞與領(lǐng)導(dǎo)的管理是不可分割的，因此要對(duì)檔案管理部門的領(lǐng)導(dǎo)思想進(jìn)行檔案管理現(xiàn)代化的建設(shè)，讓領(lǐng)導(dǎo)充分了解到現(xiàn)代化檔案管理工作的重要性和必要性，樹立起高度的責(zé)任感，把現(xiàn)代化檔案管理建設(shè)放在首要的位置，在建設(shè)過程中一定要及時(shí)地聽取員工所反饋的意見，幫助員工解決所遇到的問題，用現(xiàn)代的管理思想對(duì)員工的工作進(jìn)行指導(dǎo)。檔案管理工作的現(xiàn)代建設(shè)不僅僅需要更新辦公產(chǎn)品，使員工工作便利，還要運(yùn)用現(xiàn)代化的管理手段對(duì)員工進(jìn)行管理，辦公條件的現(xiàn)代和管理工作的現(xiàn)代結(jié)合在一起，才能真正實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的現(xiàn)代化建設(shè)。

4.2 實(shí)現(xiàn)管理人員素質(zhì)的現(xiàn)代化

作為檔案管理工作的主體，檔案管理人員的素質(zhì)起著關(guān)鍵性的作用，因此要注重管理人員的現(xiàn)代化。檔案管理工作是一項(xiàng)科學(xué)性、系統(tǒng)性的專業(yè)工作，工作人員素質(zhì)的高低直接影響到檔案管理工作的質(zhì)量，隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)等現(xiàn)代化設(shè)備的廣泛應(yīng)用，檔案管理方式和技術(shù)在不斷地進(jìn)步以及改善，檔案管理現(xiàn)代化的新形勢(shì)對(duì)檔案管理工作人員的素質(zhì)提出了新的要求，為了更好地適應(yīng)現(xiàn)代化檔案管理工作的需求，要及時(shí)對(duì)檔案管理人員進(jìn)行素質(zhì)培養(yǎng)，要求檔案管理工作人要轉(zhuǎn)變成綜合性的檔案人才，加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作人員的教育，使得檔案管理工作人員樹立起愛崗敬業(yè)，樂于奉獻(xiàn)的精神，加強(qiáng)不同知識(shí)結(jié)構(gòu)和不同年齡技術(shù)人員的交流，發(fā)揮各自的優(yōu)勢(shì)，揚(yáng)長(zhǎng)避短，起到相互學(xué)習(xí)的作用，建立健全考核機(jī)制，鼓勵(lì)員工積極學(xué)習(xí)，從而不斷提升自身的素質(zhì)。在現(xiàn)代化檔案管理的形勢(shì)下，檔案管理工作者應(yīng)當(dāng)聯(lián)系檔案管理的實(shí)際，積極總結(jié)檔案管理的經(jīng)驗(yàn)，更新發(fā)展新的理念，積極創(chuàng)新工作思路，確保檔案管理水平有新的突破，檔案工作管理人員還要樹立起良好的職業(yè)道德精神和創(chuàng)新意識(shí)，通過自我學(xué)習(xí)和實(shí)踐不斷提升自己的專業(yè)素質(zhì)，拓展自己的知識(shí)面，通過學(xué)習(xí)相關(guān)領(lǐng)域的知識(shí)，開闊自己的視野，使得員工自身的發(fā)展能夠跟上現(xiàn)代化檔案管理工作的腳步。[2]

5 總結(jié)

檔案管理工作是一項(xiàng)全新的事業(yè)，檔案管理在事業(yè)單位中具有舉足輕重的作用，現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)的應(yīng)用使得檔案管理工作從手動(dòng)操作轉(zhuǎn)變?yōu)樽詣?dòng)化管理的變革，減輕工作人員工作負(fù)擔(dān)的同時(shí)又大大提高了檔案管理工作的工作效率，在當(dāng)前的時(shí)代背景下，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的現(xiàn)代化建設(shè)不僅僅是檔案管理工作的生存發(fā)展的需要，更是契合時(shí)代發(fā)展的需要，所以這就要求了相關(guān)管理人員思想的轉(zhuǎn)變和工作人員自身素質(zhì)的提升的同時(shí)，利用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的手段，幫助企業(yè)以及相關(guān)事業(yè)單位全面的實(shí)現(xiàn)檔案管理工作現(xiàn)代化的建設(shè)。