醫(yī)院招標(biāo)采購(gòu)合同風(fēng)險(xiǎn)管理探討

吳紹榮

摘要：本文分析了醫(yī)院合同的訂立階段及履行階段的各個(gè)環(huán)節(jié)存在的風(fēng)險(xiǎn)，對(duì)供應(yīng)商資質(zhì)、合同談判、合同內(nèi)容、合同履行、合同結(jié)算及合同保管等各個(gè)環(huán)節(jié)的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)采取的防范措施做了闡述。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院 招標(biāo)采購(gòu)合同 風(fēng)險(xiǎn)管理

醫(yī)院所有的基本建設(shè)、修繕工程、新增設(shè)施、設(shè)備、藥品、物資材料采購(gòu)、承包、租賃、技術(shù)開發(fā)、轉(zhuǎn)讓、咨詢等對(duì)外經(jīng)濟(jì)活動(dòng)都必須事先簽訂經(jīng)濟(jì)合同，醫(yī)院物資的采購(gòu)、招標(biāo)及合同的管理是規(guī)范醫(yī)院科學(xué)管理，有效降低醫(yī)療成本，減輕病人經(jīng)濟(jì)負(fù)擔(dān)，促進(jìn)醫(yī)院發(fā)展的重要途徑。建立完善、規(guī)范的采購(gòu)、招標(biāo)及合同管理對(duì)醫(yī)院來說很重要。醫(yī)院采購(gòu)招標(biāo)及合同的管理應(yīng)科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化、程序化。

一、合同管理風(fēng)險(xiǎn)分類

為了做好采購(gòu)工作，醫(yī)院成立采購(gòu)談判小組全權(quán)負(fù)責(zé)與供應(yīng)商的談判工作，采購(gòu)部門經(jīng)過價(jià)格調(diào)查、成本分析和財(cái)務(wù)部門審批且通過財(cái)務(wù)資金預(yù)算后，指定采購(gòu)談判的目標(biāo)。采購(gòu)部門根據(jù)采購(gòu)項(xiàng)目的特點(diǎn)設(shè)計(jì)談判方案，談判小組依據(jù)成本分析所定的底價(jià)與供應(yīng)商進(jìn)行談判，談判達(dá)成一致后，制定采購(gòu)談判協(xié)議。醫(yī)院院長(zhǎng)或者受院長(zhǎng)委托的合同簽署代理人正式簽署合同。合同管理的風(fēng)險(xiǎn)隱藏在合同管理的各個(gè)環(huán)節(jié)中。

（1）供應(yīng)商資質(zhì)的風(fēng)險(xiǎn)。合同簽訂前沒有對(duì)供應(yīng)商的資格、資質(zhì)調(diào)查和審查，不清楚供應(yīng)商是否有履約能力以及主體資格；因簽訂方?jīng)]有代理權(quán)或者越權(quán)代理，導(dǎo)致醫(yī)院簽訂的合同無(wú)效；合同簽訂后忽略了供應(yīng)商信用狀況、沒有持續(xù)關(guān)注履行合同時(shí)簽訂方的資信變化，導(dǎo)致醫(yī)院蒙受損失。

（2）合同談判的風(fēng)險(xiǎn)。因談判代表缺乏法律方面、財(cái)務(wù)方面、專業(yè)技術(shù)方面知識(shí)的支撐，或因談判的經(jīng)驗(yàn)不足，在合同重大問題上做出了不當(dāng)讓步、或者忽略了合同重大問題；或?qū)⑴c談判的團(tuán)隊(duì)人員控制不力，談判人員與對(duì)方串謀或者事先泄露談判策略和底線，導(dǎo)致醫(yī)院處于不利地位；談判過程中措辭不當(dāng)或禮儀使用不當(dāng)，破壞醫(yī)院形象。

（3）合同內(nèi)容風(fēng)險(xiǎn)。合同形式選擇不當(dāng)，簽訂的合同與國(guó)家法律法規(guī)、醫(yī)療衛(wèi)生政策等發(fā)生沖突，合同內(nèi)容和條款不完整、表述不嚴(yán)謹(jǐn)，導(dǎo)致醫(yī)院利益受損。

（4）權(quán)限及印鑒風(fēng)險(xiǎn)。簽署合同的人不具備合同簽訂的資格、未經(jīng)授權(quán)或越權(quán)簽訂合同，簽訂的合同被篡改；印鑒存在問題，對(duì)合同印章管理不善，合同手續(xù)不全，導(dǎo)致合同無(wú)效；違規(guī)簽訂擔(dān)保、投資和借貸合同。

（5）合同履行的風(fēng)險(xiǎn)。醫(yī)院或者供應(yīng)商沒有恰當(dāng)履行合同中約定的義務(wù)，如交貨的物資質(zhì)量不合規(guī)、交期拖延等，在履行合同過程中，發(fā)現(xiàn)合同條款中有未明確的約定事項(xiàng)、有導(dǎo)致醫(yī)院利益受損的情況未能及時(shí)發(fā)現(xiàn)，或因不可抗力導(dǎo)致合同無(wú)法正常履行。

（6）合同結(jié)算風(fēng)險(xiǎn)。違反合同條款，未按合同規(guī)定期限、金額或方式付款，與供應(yīng)商談判時(shí)，約定的結(jié)算方式不利于醫(yī)院；在沒有合同依據(jù)或者貨物質(zhì)量沒有完全檢查前盲目地付款。

（7）合同存檔風(fēng)險(xiǎn)。合同簽訂后沒有制作合同副本或沒有及時(shí)對(duì)原件存檔，合同檔案保管不善導(dǎo)致合同泄密。

二、合同風(fēng)險(xiǎn)控制點(diǎn)的應(yīng)對(duì)措施

為了防范上述風(fēng)險(xiǎn)，在合同風(fēng)險(xiǎn)控制點(diǎn)方面醫(yī)院應(yīng)當(dāng)采取以下應(yīng)對(duì)措施：完善合同管理體系，建立分級(jí)授權(quán)管理制度，對(duì)于數(shù)額較大的采購(gòu)合同管理部門應(yīng)加強(qiáng)管理，并監(jiān)督合同簽訂全過程；實(shí)行統(tǒng)一歸口管理，醫(yī)院成立相關(guān)部門歸口管理合同，制定統(tǒng)一合同的規(guī)范管理，定期檢查和評(píng)價(jià)合同管理中的薄弱環(huán)節(jié)，醫(yī)院合同承辦部門應(yīng)明確分工與職責(zé)，履行相應(yīng)的義務(wù)，并承擔(dān)責(zé)任，建立健全考核與責(zé)任追究制度，對(duì)發(fā)生的違法違規(guī)行為，應(yīng)當(dāng)追究有關(guān)部門和管理人員的責(zé)任；合同簽訂后開展評(píng)估活動(dòng)。

（1）開展供應(yīng)商審查，審查供應(yīng)商的資質(zhì)證明、法人登記證書等證明原件，查詢證件的真實(shí)性，合法性；獲取供應(yīng)商的財(cái)務(wù)報(bào)告、以往經(jīng)營(yíng)記錄、業(yè)績(jī)，并在合同履行過程中持續(xù)關(guān)注其資信變化，評(píng)估其財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)和信用狀況，必要時(shí)對(duì)供應(yīng)商的生產(chǎn)能力、商業(yè)信譽(yù)、履約能力等進(jìn)行實(shí)地調(diào)查，與供應(yīng)商的主要客戶溝通了解過去的營(yíng)運(yùn)狀況、與供應(yīng)商的開戶銀行、主管稅務(wù)機(jī)關(guān)與工商管理部門調(diào)查核實(shí)情況。

（2）合同談判控制，以“公平、公正、效益、擇優(yōu)”為談判的基本原則，談判中同時(shí)應(yīng)遵守“客觀性、統(tǒng)一性、獨(dú)立性、保密性、綜合性”原則。研究國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)、醫(yī)療衛(wèi)生政策，了解熟悉相關(guān)情況，收集有關(guān)資料，做到知己知彼，心里有底，確定正確的談判策略，必要時(shí)可聘請(qǐng)外部專家參與相關(guān)工作，關(guān)注如下核心內(nèi)容與條款：標(biāo)的數(shù)量、技術(shù)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、合同的價(jià)格計(jì)算方式、履約方式、期限、雙方的違約責(zé)任、發(fā)生爭(zhēng)議的處理方式、變更與解除合同的條件等。對(duì)參與談判人員的主要意見予以記錄、談判過程中的重要事項(xiàng)加以記載并妥善保存，以此作為避免合同舞弊的重要證據(jù)并作為責(zé)任追究的依據(jù)，加強(qiáng)談判過程中的保密工作，嚴(yán)格推行責(zé)任追究制度。

（3）簽署權(quán)限、印鑒控制，采購(gòu)部門按照規(guī)定的權(quán)限和程序簽訂合同，醫(yī)院對(duì)外訂立合同由法人授權(quán)簽訂的，應(yīng)當(dāng)簽署授權(quán)委托書、醫(yī)院法人或其授權(quán)的代理人簽名或加蓋有關(guān)印章才可執(zhí)行有效；妥善使用和保管合同專用章，防止他人濫用，防止已簽署的合同被篡改。

（4）合同履行的控制，醫(yī)院派專人對(duì)合同執(zhí)行全過程進(jìn)行監(jiān)控，督促對(duì)方履行的過程中，如果發(fā)現(xiàn)有違約的行為，應(yīng)與對(duì)方交涉并制止、盡可能地避免違約、最大限度地將合同損失降低到最低，履行中發(fā)現(xiàn)合同中約定不明確的或者沒有明確約定的內(nèi)容，與對(duì)方進(jìn)行協(xié)商，對(duì)合同進(jìn)行補(bǔ)充；對(duì)于執(zhí)行中發(fā)現(xiàn)條款有誤、或存在欺詐行為、顯失公平的合同，應(yīng)按規(guī)定先報(bào)告院部主管部門，與對(duì)方協(xié)商、不違背規(guī)則的前提下重新簽訂變更協(xié)議或者解除合同。在執(zhí)行過程中因?qū)Ψ疆?dāng)事人無(wú)特殊理由和條件提出解除合同、中止合同、或者暗地轉(zhuǎn)讓合同他方執(zhí)行、結(jié)果會(huì)讓醫(yī)院造成經(jīng)濟(jì)損失的，院方負(fù)責(zé)人應(yīng)及時(shí)發(fā)出書面索賠通知書給對(duì)方；如果因此發(fā)生糾紛，院方在確保醫(yī)院不受損失的前提下，以國(guó)家法律法規(guī)為依據(jù)，首先主動(dòng)與對(duì)方當(dāng)事人約談協(xié)商，如果雙方能一次協(xié)商達(dá)成協(xié)議解決糾紛，就以協(xié)商事宜簽訂書面協(xié)議；如果經(jīng)過多次協(xié)商不能達(dá)成協(xié)議，糾紛無(wú)法解決，應(yīng)采取仲裁、訴訟等方式解決。

（5）合同結(jié)算審查，合同簽訂執(zhí)行完成以后，需按照合同付款，財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人應(yīng)該細(xì)讀合同，把好付款審核最后一道關(guān)，審核合同條款無(wú)誤后方可付款，財(cái)務(wù)審核中對(duì)發(fā)現(xiàn)沒有按條款履約的，或者付款內(nèi)容有該書面簽約而未簽約的財(cái)務(wù)部門應(yīng)拒絕付款，對(duì)于合同中存在的問題，發(fā)現(xiàn)的漏洞，財(cái)務(wù)部門應(yīng)向院長(zhǎng)報(bào)告，督促相關(guān)部門解決。

（6）合同存檔、評(píng)估，醫(yī)院由專人負(fù)責(zé)保管合同，合同完結(jié)后當(dāng)事人及時(shí)交與專管人員歸檔，保管人做好合同入檔登記，及時(shí)建立合同檔案。醫(yī)院建立合同履行情況評(píng)估制度，成立評(píng)估小組，小組成員每年對(duì)全院合同的總體情況、重大合同以及履行情況進(jìn)行分析評(píng)估，并對(duì)不足加以改進(jìn)。

三、總結(jié)

醫(yī)院風(fēng)險(xiǎn)控制是醫(yī)院從內(nèi)部和外部預(yù)防和控制風(fēng)險(xiǎn)的過程，防范風(fēng)險(xiǎn)是醫(yī)院開展財(cái)務(wù)控制的目的，風(fēng)險(xiǎn)控制涉及醫(yī)院經(jīng)營(yíng)的方方面面，既包括國(guó)家經(jīng)濟(jì)政策和外部經(jīng)濟(jì)環(huán)境、醫(yī)院的重大經(jīng)營(yíng)決策和醫(yī)院的管理模式及體制等宏觀方面，也包括醫(yī)院內(nèi)控機(jī)制的建立與完善等運(yùn)營(yíng)的微觀方面，醫(yī)院的內(nèi)控主要看其關(guān)鍵控制點(diǎn)是否設(shè)置到位。

醫(yī)院建立合同管理體系，優(yōu)化合同業(yè)務(wù)流程，由專人負(fù)責(zé)審核醫(yī)院合同，協(xié)調(diào)處理合同業(yè)務(wù)事項(xiàng)。醫(yī)院加強(qiáng)合同管理，規(guī)范合同行為，防范合同風(fēng)險(xiǎn)，由此間接提高醫(yī)院的經(jīng)濟(jì)效益。

（作者單位：三峽大學(xué)仁和醫(yī)院）endprint