淺談企業(yè)如何做好招投標(biāo)工作

宋文紅

新疆庫(kù)爾勒市塔里木油田公司油氣運(yùn)銷部 新疆庫(kù)爾勒 841000

1 招投標(biāo)工作中存在的問題與不足

1.1 認(rèn)識(shí)上的問題

部分員工對(duì)招投標(biāo)工作的嚴(yán)肅性認(rèn)識(shí)不足，存在“說(shuō)起來(lái)重要、做起來(lái)次要、忙起來(lái)不要”的情況，認(rèn)為招投標(biāo)只是走走形式和過(guò)場(chǎng)。對(duì)個(gè)人在招投標(biāo)工作中的責(zé)任認(rèn)識(shí)不足，未將個(gè)人的責(zé)任與企業(yè)的利益緊密結(jié)合。

1.2 招標(biāo)文件內(nèi)容上的問題

所發(fā)招標(biāo)文件中許多關(guān)鍵內(nèi)容未明確或未涉及。如施工總量、設(shè)備總需求數(shù)量等未列明，只是讓投標(biāo)單位報(bào)單價(jià)，這就讓投標(biāo)人不知如何報(bào)價(jià)。再如，許多標(biāo)書中對(duì)工程的工期要求、設(shè)備的售后服務(wù)、技術(shù)支持、升級(jí)計(jì)劃、質(zhì)量保證措施等也沒有涉及。對(duì)本屬招標(biāo)方規(guī)定的，如付款要求和比例、工期等，不是在標(biāo)書上列出卻讓投標(biāo)方自行提出。企業(yè)內(nèi)有明確規(guī)定的如付款方式與比例、工期等，應(yīng)該只讓投標(biāo)單位回答是否能滿足即可。

1.3 評(píng)標(biāo)操作上的問題

現(xiàn)場(chǎng)問詢標(biāo)準(zhǔn)、問題不統(tǒng)一。存在評(píng)標(biāo)人員對(duì)一部分投標(biāo)單位問價(jià)格、付款、工期等，而對(duì)另一部分問技術(shù)優(yōu)勢(shì)、有無(wú)優(yōu)惠等不同問題的情況，問題的難易程度不同，給評(píng)標(biāo)人的感覺也不同，就顯得不是很公平[1]。評(píng)標(biāo)細(xì)節(jié)人為刪減。沒有人現(xiàn)場(chǎng)記錄，也沒有人準(zhǔn)備技術(shù)條件比較表、商務(wù)條件比較表；評(píng)標(biāo)時(shí)無(wú)具體的評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)，造成評(píng)標(biāo)的主觀隨意性大。誠(chéng)實(shí)信用的原則沒有很好地貫徹。評(píng)標(biāo)時(shí)不敢選用質(zhì)量基本相當(dāng)而價(jià)格相對(duì)較低的投標(biāo)方，即沒有做到招標(biāo)方與投標(biāo)方的相互信任。

1.4 統(tǒng)計(jì)分析上的問題

對(duì)以往招投標(biāo)的統(tǒng)計(jì)分析不足。沒有匯總歷年參與招投標(biāo)單位的報(bào)價(jià)、中標(biāo)單位的價(jià)格等，對(duì)當(dāng)次的招投標(biāo)不能很好地起到指導(dǎo)和借鑒作用。

2 如何改進(jìn)和完善招投標(biāo)工作

2.1 選擇有資質(zhì)的招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)

無(wú)論采用自行招標(biāo)還是委托代理機(jī)構(gòu)招標(biāo)，作為招標(biāo)人必須具備豐富的招標(biāo)經(jīng)驗(yàn)和項(xiàng)目管理經(jīng)驗(yàn)，熟悉招標(biāo)文件的整個(gè)編制過(guò)程，這是企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)防范工作的首要環(huán)節(jié)。目前招標(biāo)工作越來(lái)越趨于專業(yè)化，涉及的技術(shù)問題也越來(lái)越復(fù)雜。目前，國(guó)家在大力推廣中介機(jī)構(gòu)代理制，由專門的招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)來(lái)協(xié)助企業(yè)完成建設(shè)項(xiàng)目的招標(biāo)工作，這樣既減輕了企業(yè)的負(fù)擔(dān)，又提高了效率。但目前招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)存在著良莠不齊的現(xiàn)象，企業(yè)在選擇招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)時(shí)應(yīng)對(duì)其實(shí)力、資質(zhì)、業(yè)績(jī)等進(jìn)行綜合評(píng)價(jià)，選擇一個(gè)既有較高業(yè)務(wù)水平又有良好信譽(yù)的代理機(jī)構(gòu)[2]。

2.2 思想上重視，認(rèn)識(shí)上提高

參與招投標(biāo)的員工要充分認(rèn)識(shí)到個(gè)人的責(zé)任與企業(yè)的利益密緊相關(guān)，自己所做選擇的正確與否對(duì)公司的設(shè)備、工程質(zhì)量、成本等影響極大。要充分認(rèn)識(shí)到招投標(biāo)工作的嚴(yán)肅性，嚴(yán)格按照規(guī)定和流程、手續(xù)進(jìn)行。

2.3 進(jìn)一步完善招投標(biāo)流程

（1）準(zhǔn)備充分。對(duì)投標(biāo)單位的資質(zhì)、能力、產(chǎn)品質(zhì)量、信譽(yù)等要詳細(xì)了解和掌握，有必要時(shí)要到現(xiàn)場(chǎng)對(duì)投標(biāo)單位進(jìn)行考察和調(diào)研，確保所選擇投標(biāo)單位的代表性。提前明確招投標(biāo)的內(nèi)容和要求，做好各方面的準(zhǔn)備，并做到投標(biāo)單位與招標(biāo)單位的相互信任。

（2）溝通順暢。在企業(yè)內(nèi)部要提前通知，使招投標(biāo)小組的成員能及時(shí)了解招投標(biāo)的要求、內(nèi)容、標(biāo)準(zhǔn)等；投標(biāo)方的資料要保證評(píng)標(biāo)小組成員能及時(shí)看到和熟悉，并在每次評(píng)標(biāo)前做到評(píng)標(biāo)人員合理分工，進(jìn)行相關(guān)內(nèi)容的匯總、把關(guān)。

（3）標(biāo)書完善。規(guī)范招投標(biāo)文本，標(biāo)書內(nèi)容要詳盡，關(guān)鍵性的內(nèi)容要明確列出，如工程總量、設(shè)備需求總量、設(shè)備要達(dá)到的國(guó)際和國(guó)內(nèi)標(biāo)準(zhǔn)、質(zhì)量保證措施、付款要求、評(píng)標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)等，做到內(nèi)容標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一，使投標(biāo)方具有操作性，并便于招標(biāo)人員開展工作。

（4）開標(biāo)、評(píng)標(biāo)做到公正、合理。在開標(biāo)環(huán)節(jié)做到“三開”、“三不開”，即準(zhǔn)備工作好了開，沒做好不開；招標(biāo)人員到齊了開，沒到齊不開；監(jiān)督人員在場(chǎng)開，不在場(chǎng)不開。在評(píng)標(biāo)環(huán)節(jié)做到“四多”、“一少”，即多看、多聽、多問、多記，少議。評(píng)標(biāo)時(shí)要做到詢問問題的一致性，打分時(shí)做到公正、公平、合理。評(píng)標(biāo)時(shí)，要按照評(píng)標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)逐項(xiàng)進(jìn)行，填寫選擇或不選擇的理由要充分。另外，招標(biāo)人員在評(píng)標(biāo)時(shí)要進(jìn)行必要的表格匯總，具體人員的意見要有相關(guān)記錄并存檔[3]。

2.4 提高招投標(biāo)成員的能力和水平

專業(yè)人員要對(duì)非專業(yè)人員進(jìn)行專業(yè)知識(shí)的培訓(xùn)，以使其了解必要的專業(yè)知識(shí)；法律人員要對(duì)專業(yè)人員進(jìn)行法律、規(guī)定、流程方面的培訓(xùn)，財(cái)務(wù)、審計(jì)人員要對(duì)專業(yè)人員進(jìn)行財(cái)務(wù)規(guī)定等方面的培訓(xùn)，做到專業(yè)人員與非專業(yè)人員相互補(bǔ)充，共同提高能力與水平。

2.5 處理好質(zhì)量、價(jià)格及與以往合作投標(biāo)單位的關(guān)

處理好質(zhì)量、價(jià)格、服務(wù)、工期的關(guān)系，以使所選擇投標(biāo)單位能夠最大限度地滿足招標(biāo)方的要求。還要處理好與原合作單位的關(guān)系。以往合作過(guò)的單位，招標(biāo)方對(duì)其質(zhì)量、服務(wù)水平等比較熟悉，這是其競(jìng)爭(zhēng)的優(yōu)勢(shì)。但這些單位不能因此而提高價(jià)格，價(jià)高而再次入選會(huì)助長(zhǎng)其優(yōu)勢(shì)意識(shí)，對(duì)以后的招投標(biāo)不利。所以，對(duì)于新的投標(biāo)單位，價(jià)格略低而服務(wù)、質(zhì)量又有保證的，為引入競(jìng)爭(zhēng)可以分批量逐步引入。

2.6 做好以往招投標(biāo)的統(tǒng)計(jì)分析

應(yīng)通過(guò)對(duì)以往招投標(biāo)結(jié)果的匯總和統(tǒng)計(jì)，做好價(jià)格、質(zhì)量的預(yù)測(cè)，必要時(shí)做好標(biāo)底。不能越招標(biāo)，服務(wù)與價(jià)格越高，成本越大。

2.7 強(qiáng)化招投標(biāo)工作的監(jiān)督檢查機(jī)制

充分發(fā)揮非專業(yè)人員的作用，法律、財(cái)務(wù)、審計(jì)人員要層層把關(guān)；招投標(biāo)人員要簽訂履行廉潔勤政責(zé)任書，防患于未然。