淺談如何做好實(shí)驗(yàn)室檔案管理

張玉玉

合肥供水集團(tuán)水質(zhì)檢測(cè)中心，安徽合肥 230000

1 檔案管理工作的重要性

1.1 體現(xiàn)整體社會(huì)意義，是未來發(fā)展的需要

檔案在形成初期，是服務(wù)于某個(gè)單位或者個(gè)人的，具有局部價(jià)值，滿足當(dāng)前工作的需要。也就是說做好檔案管理工作，可以為當(dāng)下單位的各項(xiàng)經(jīng)營業(yè)務(wù)服務(wù)，或者為個(gè)人提供檔案查詢和利用服務(wù)，具有一定的現(xiàn)實(shí)意義。同時(shí)，如果從長遠(yuǎn)的角度來看，在檔案形成較長一段時(shí)間后，檔案管理人員將具有長遠(yuǎn)價(jià)值的檔案信息整合起來，成為社會(huì)發(fā)展的文化財(cái)富。能夠真實(shí)地反映歷史面貌，使得國家的歷史文化傳承下去，具有一定的歷史意義。此外，檔案管理工作的性質(zhì)決定了它是一項(xiàng)服務(wù)性的工作，所以可以為黨和國家各項(xiàng)建設(shè)事業(yè)，包括企業(yè)的經(jīng)營生產(chǎn)、事業(yè)單位的管理、機(jī)構(gòu)的科學(xué)研究和宣傳教育等服務(wù)，從而解決社會(huì)經(jīng)濟(jì)問題，提高經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。所以說，檔案管理工作能體現(xiàn)整體的社會(huì)意義，是為當(dāng)前工作和未來發(fā)展服務(wù)的，為我國歷史和文化的傳承發(fā)展做出一定貢獻(xiàn)。

1.2 檔案管理工作能體現(xiàn)企業(yè)的管理水平和工作業(yè)績

檔案管理工作是企事業(yè)單位管理工作的一部分，實(shí)驗(yàn)室檔案管理可反映實(shí)驗(yàn)室管理水平和檢驗(yàn)質(zhì)量，從而體現(xiàn)企業(yè)整體管理水平與工作業(yè)績。如果對(duì)檔案管理工作不重視，檔案就會(huì)出現(xiàn)不完整、信息不準(zhǔn)確等問題，從而影響企事業(yè)單位各項(xiàng)經(jīng)營生產(chǎn)活動(dòng)的進(jìn)行。而對(duì)企業(yè)各項(xiàng)業(yè)務(wù)的影響則會(huì)阻礙企事業(yè)單位在其他方面的管理，從而降低企業(yè)整體管理水平。此外，檔案作為國家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織和個(gè)人過去一切活動(dòng)形式的記錄，是對(duì)社會(huì)實(shí)踐的一種原始記錄，具有原始性、憑證性，是原始的技術(shù)憑證和法律證據(jù)，也是開展調(diào)查研究的重要依舊，所以實(shí)驗(yàn)室檔案管理是企事業(yè)單位管理者建章立制的基礎(chǔ)。領(lǐng)導(dǎo)在制定決策時(shí)都要以檔案內(nèi)容為重要憑證，這樣才能建立和完善工作制度，保證各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)的順利進(jìn)行。如果檔案文件丟失，一方面會(huì)給工作造成困難，另外一方面檔案作為一種管理工作便無法充分發(fā)揮其管理價(jià)值，從而降低工作效率，降低企事業(yè)單位的管理水平。

1.3 具有宣傳教育和維護(hù)合法權(quán)益的作用

檔案文件作為一種原始性、直觀真實(shí)性、歷史性的文件材料，具有宣傳教育的重要價(jià)值。比如企事業(yè)單位在宣傳企業(yè)歷史文化，在宣傳某種思想意識(shí)的時(shí)候，通過檔案文獻(xiàn)，以影像、圖片或者書面的數(shù)據(jù)來展示，會(huì)給工作人員留下深刻的印象，從而更容易形成某種思想。黨和國家或者社會(huì)組織在向公眾宣傳某種價(jià)值觀念或講述某件重要?dú)v史事件的時(shí)候，通過生動(dòng)的檔案材料對(duì)人的心靈沖擊更大，從而使人感同身受，能更好地發(fā)揮宣傳教育的作用。

2 新時(shí)期檔案管理工作面臨的主要問題

2.1 基礎(chǔ)設(shè)施問題

實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)管理的基礎(chǔ)是擁有完整的基礎(chǔ)設(shè)施和計(jì)算機(jī)硬軟件設(shè)備，現(xiàn)階段雖然大多數(shù)企事業(yè)單位和機(jī)構(gòu)已經(jīng)開始實(shí)行數(shù)字化管理檔案，但在基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)上還有很大的提升空間。這主要是因?yàn)楣芾砣藛T對(duì)于數(shù)字化檔案管理的認(rèn)識(shí)不足，對(duì)網(wǎng)絡(luò)化管理檔案的重視程度不夠，所以部分檔案管理的計(jì)算機(jī)軟硬件設(shè)施還是無法滿足現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展的需要。隨著檔案需求的增大以及檔案數(shù)量的增多，很顯然使用傳統(tǒng)的檔案管理方法已經(jīng)不可行，而加強(qiáng)更新計(jì)算機(jī)軟件系統(tǒng)，加強(qiáng)硬件設(shè)備建設(shè)才是提高檔案管理的關(guān)鍵。

2.2 管理人員問題

在信息化發(fā)展的背景下，檔案管理工作者不僅僅是檔案的管理者，更是檔案信息內(nèi)容的收集者、整理歸納者以及信息的分享和傳播者。也就是說在新時(shí)期檔案管理人員的職能范圍擴(kuò)大，從單純的管理者變成了信息服務(wù)者，要為企事業(yè)單位所有工作人員或社會(huì)公眾提供服務(wù)。但是一方面由于檔案管理人員本身專業(yè)能力不足，對(duì)信息化檔案管理的認(rèn)識(shí)不夠，因而無法適應(yīng)檔案管理的發(fā)展。管理人員對(duì)計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的掌握程度低，缺乏檔案信息系統(tǒng)的管理方法和經(jīng)驗(yàn)，所以也會(huì)對(duì)實(shí)現(xiàn)高效的檔案管理產(chǎn)生阻礙。另一方面檔案管理人員的待遇往往是實(shí)驗(yàn)室工作中最低的，工作人員工作積極性和責(zé)任心不強(qiáng)，領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于實(shí)驗(yàn)室檔案管理人員并不重視，沒有意識(shí)到檔案管理的重要性。所以需適當(dāng)提高檔案管理人員的工資待遇，將檔案管理的思想灌輸?shù)饺w員工中，使每一名員工都能感受到檔案管理的意義。

2.3 管理范圍和管理制度問題

企事業(yè)單位和機(jī)構(gòu)的信息檔案內(nèi)容繁多，包括各種基礎(chǔ)性資料、財(cái)務(wù)資料和管理資料等，這些資料的收集和管理部分單位或機(jī)構(gòu)還沒有明確管理范圍，哪部分資料應(yīng)歸哪個(gè)部門管理，管理人員的具體職責(zé)未完全確定。如果管理范圍和管理職責(zé)不明確，則會(huì)出現(xiàn)管理混亂的問題，甚至可能出現(xiàn)檔案丟失的情況。此外，實(shí)驗(yàn)領(lǐng)導(dǎo)雖關(guān)注檢驗(yàn)檢測(cè)工作，但是由于不重視檔案管理工作，所以許多實(shí)驗(yàn)室還沒有建立起完善的檔案管理制度，檔案人員一般都身兼數(shù)職，每一個(gè)科室自己管理自己的檔案，科室之間缺乏聯(lián)系，檔案管理水平參差不齊。

2.4 信息安全問題

盡管我們國家一直在加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)信息安全管理，在不斷研究和開發(fā)防入侵防病毒系統(tǒng)，但對(duì)于大部分單位或機(jī)構(gòu)來說，其在進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)化管理檔案時(shí)還缺乏有效的信息安全措施。這是因?yàn)橐环矫嬗?jì)算機(jī)軟件和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)本身就存在不完善和不穩(wěn)定的情況，另一方面對(duì)于黑客的入侵和病毒的入侵防不勝防，一旦攻入到單位的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)則會(huì)給單位造成巨大的損失，導(dǎo)致檔案信息無法被高效利用。

3 對(duì)新時(shí)期實(shí)驗(yàn)室檔案管理的基本要求

3.1 依據(jù)準(zhǔn)則制定檔案管理標(biāo)準(zhǔn)操作規(guī)范

檔案管理的目的是提供檔案信息為實(shí)驗(yàn)室檢驗(yàn)檢測(cè)服務(wù)，根據(jù)《檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)資質(zhì)認(rèn)定評(píng)審準(zhǔn)則》的規(guī)定，檢驗(yàn)檢測(cè)實(shí)驗(yàn)室必須要建立相關(guān)文件控制程序，評(píng)審客戶要求、標(biāo)書和合同的保持程序，對(duì)這些內(nèi)容進(jìn)行檔案資料管理可解決檔案分散零亂的問題。任何單位機(jī)構(gòu)的實(shí)驗(yàn)室檔案管理工作，為保證工作順利開展，都必須要先建立操作標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。在制定檔案管理操作流程規(guī)范時(shí)應(yīng)該參考檔案管理方面有關(guān)的國家標(biāo)準(zhǔn)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，然后結(jié)合機(jī)構(gòu)實(shí)際的工作特點(diǎn)來進(jìn)行，使得檔案管理操作規(guī)程符合相應(yīng)準(zhǔn)則。比如，按照準(zhǔn)則要求制定實(shí)驗(yàn)室資料接收、歸檔、借閱和歸還程序；在人員管理方面制定人員出入檔案室程和人員檔案管理程序；在儀器設(shè)備方面制定相應(yīng)的歸檔程序和事故損失修復(fù)程序；另外還要制定檔案的銷毀程序，按照嚴(yán)格要求進(jìn)行檔案銷毀。

3.2 對(duì)檔案管理人員的要求

檔案管理人員首先不管是在專業(yè)檔案管理知識(shí)上，還是在業(yè)務(wù)能力上都要滿足機(jī)構(gòu)單位實(shí)驗(yàn)室檔案管理的要求，在上崗之前要按照程序，遵循準(zhǔn)則對(duì)其進(jìn)行系統(tǒng)的培訓(xùn)，在考核通過之后必須是由單位或機(jī)構(gòu)通過書面文件任命才能夠正式上崗。對(duì)于單位或機(jī)構(gòu)來說，為確保實(shí)驗(yàn)室檔案管理工作正常進(jìn)行，試驗(yàn)機(jī)構(gòu)的負(fù)責(zé)人除了要配備檔案管理人員外，還應(yīng)該特別指定候補(bǔ)檔案管理人員，這樣可避免由于檔案管理工作人員空缺，無法履行職責(zé)而影響檔案管理工作。

4 加強(qiáng)數(shù)字化檔案管理的對(duì)策

4.1 加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

為了使數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)化管理檔案更加有效，提高檔案的利用率，首要做的是加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，比如重新布置網(wǎng)絡(luò)和網(wǎng)線，更新檔案管理軟件系統(tǒng)，引進(jìn)技術(shù)含量較高的計(jì)算機(jī)硬件設(shè)備等。但是在滿足當(dāng)前檔案管理發(fā)展需求的同時(shí)，還要考慮到單位或機(jī)構(gòu)自身的未來發(fā)展，所以在進(jìn)行基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)時(shí)還應(yīng)該確保這些基礎(chǔ)設(shè)施可以適應(yīng)單位或機(jī)構(gòu)整體事業(yè)發(fā)展特點(diǎn)。具體來說，基礎(chǔ)設(shè)施包括抽樣工具、物品制備、數(shù)據(jù)處理和分析等檢驗(yàn)檢測(cè)設(shè)施，所有設(shè)備設(shè)施的技術(shù)指標(biāo)和功能都要滿足要求，對(duì)設(shè)備儀器進(jìn)行跟蹤檢測(cè)和維護(hù)，保證檢驗(yàn)結(jié)果的準(zhǔn)確性，通過數(shù)字監(jiān)控手段對(duì)實(shí)驗(yàn)室的環(huán)境進(jìn)行監(jiān)督和記錄。

4.2 提高管理人員服務(wù)能力

人員檔案管理是實(shí)驗(yàn)室檢驗(yàn)檢測(cè)質(zhì)量的保障之一，實(shí)驗(yàn)室關(guān)于人員的檔案包括各種工作人員如抽樣和檢測(cè)人員、操作設(shè)備人員、技術(shù)人員等檔案內(nèi)容，對(duì)人員的資質(zhì)、能力、教育培訓(xùn)等進(jìn)行記錄確認(rèn)。在檔案管理人員能力提升上，首先是要改變他們傳統(tǒng)的管理理念，使他們充分認(rèn)識(shí)到利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)進(jìn)行檔案管理的必要性和重要性。其次，豐富管理人員的專業(yè)知識(shí)，提高他們?cè)跈n案管理方面的專業(yè)能力。

4.3 明確管理范圍和具體職責(zé)

為了避免檔案信息因管理不當(dāng)而出現(xiàn)丟失、損壞等問題，單位或機(jī)構(gòu)有必要建立一套檔案管理制度體系，通過制度來提高實(shí)驗(yàn)室工作人員的積極性，約束檔案管理人員的行為，提高他們的責(zé)任意識(shí)，明確自己的工作職責(zé)。其次，應(yīng)對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行合理的分類歸納，確定每一類型的管理范圍，并及時(shí)收納和補(bǔ)充新的檔案信息。另外，實(shí)驗(yàn)室應(yīng)建立專門檔案管理部門，進(jìn)行全面質(zhì)量管理和檔案管理的系統(tǒng)化教育培訓(xùn)，一線檢驗(yàn)檢測(cè)科室需要配合檔案管理的工作，檔案人員不僅要對(duì)資料文件進(jìn)行管理，還要充分了解實(shí)驗(yàn)室的工作流程，減少實(shí)驗(yàn)室各個(gè)科室間的重復(fù)性工作。

5 結(jié)語

檔案管理工作不管是對(duì)企事業(yè)單位或機(jī)構(gòu)各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作的展開，還是對(duì)經(jīng)營決策的制定，對(duì)于個(gè)人、國家和集體權(quán)益的維護(hù)，對(duì)于整個(gè)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展都具有重要的作用。在新時(shí)期，要做好檔案管理工作，則需要加強(qiáng)管理制度方面的建設(shè)、加強(qiáng)信息化管理并做好信息安全維護(hù)工作，科學(xué)規(guī)范的檔案管理體現(xiàn)的是一個(gè)單位或機(jī)構(gòu)的管理水平，也能實(shí)現(xiàn)檔案的最大價(jià)值和檔案管理人員的自身價(jià)值。

[1] 范立榮.檔案管理基礎(chǔ)[M].北京：中國人民大學(xué)出版社，2013.