農(nóng)業(yè)科研院所檔案管理工作的思考

摘 要：農(nóng)業(yè)科研單位做為我國重要的事業(yè)單位之一，檔案管理是一項(xiàng)重要的管理工作，是農(nóng)業(yè)人才管理、科研活動(dòng)的重要環(huán)節(jié)，本文主要論述了當(dāng)前農(nóng)業(yè)科研單位檔案管理中存在的問題及其原因，并提出了檔案管理的對(duì)策。

關(guān)鍵詞：農(nóng)業(yè)科研院所；檔案管理；對(duì)策

農(nóng)業(yè)在我國國民經(jīng)濟(jì)發(fā)展中處于基礎(chǔ)地位，是整個(gè)社會(huì)賴以生存和發(fā)展的最基本的產(chǎn)業(yè)。農(nóng)業(yè)科研院所作為我國農(nóng)業(yè)科學(xué)研究、推廣的重要機(jī)構(gòu)，獨(dú)特的學(xué)術(shù)地位和工作性質(zhì)在整個(gè)國家經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展方面有著極其重要的作用。檔案管理工作是農(nóng)業(yè)科研院所管理工作的一部分，是提高農(nóng)業(yè)科研院所工作質(zhì)量和工作效率的必要條件，是維護(hù)歷史真實(shí)面貌的一項(xiàng)重要工作。科學(xué)規(guī)范地管理檔案，是衡量一個(gè)農(nóng)業(yè)科研院所綜合管理水平的重要指標(biāo)。隨著我國檔案管理制度力度的不斷加大，農(nóng)業(yè)科研檔案管理工作的重要性日漸突出，因此，筆者結(jié)合自身工作的實(shí)際，談?wù)勣r(nóng)業(yè)科研單位檔案管理的問題及對(duì)策。

一、農(nóng)業(yè)科研單位檔案管理的現(xiàn)狀

1.對(duì)檔案管理的意識(shí)薄弱，重要性認(rèn)識(shí)不夠。農(nóng)業(yè)科研單位對(duì)人事檔案管理上意識(shí)薄弱，一方面是部分領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作的重要性認(rèn)識(shí)不足，重視度不夠，認(rèn)為人事檔案管理工作無非就是撰寫、保管、查找等的事務(wù)性工作，做到不丟失、不泄密，能隨時(shí)應(yīng)付外調(diào)、查找即可。人事檔案管理工作不能擺在應(yīng)有位置上，人員不按規(guī)定配備，導(dǎo)致人事檔案管理工作長期處于被動(dòng)應(yīng)付的狀態(tài)，難以高質(zhì)量地為干部隊(duì)伍建設(shè)服務(wù)。另外一個(gè)方面是檔案管理者工作人員責(zé)任心不強(qiáng)，不能正確對(duì)待人事檔案工作，材料不及時(shí)歸檔。

2.檔案管理收集力度不夠，人員素質(zhì)有待提高。大多數(shù)科研單位沒有既懂科研知識(shí)又具備檔案專業(yè)知識(shí)的專職檔案管理人員，農(nóng)業(yè)科研單位的檔案人員大多兼職，甚至由其他工作人員兼任，專業(yè)知識(shí)不足，導(dǎo)致檔案管理人員的工作熱情不高，力量薄弱。由于業(yè)務(wù)水平不高，大多為“坐等服務(wù)”，再加上收集歸檔工作制度不健全，導(dǎo)致檔案管理人員執(zhí)行不嚴(yán)格，檔案收集歸檔工作被動(dòng)、不及時(shí)，收集歸檔的材料不全面，使很多與科研技術(shù)有關(guān)的信息沒有存檔，一定程度上也阻礙了科研檔案的有效利用。

3.管理任務(wù)越來越繁重。隨著我國農(nóng)業(yè)科研的大力投入，農(nóng)業(yè)科研事業(yè)迅速發(fā)展，農(nóng)業(yè)科研單位的科研經(jīng)費(fèi)加速增長，各類橫向、縱向的課題的逐年增加，新的學(xué)科領(lǐng)域不斷出現(xiàn)，大量的新購的科學(xué)實(shí)驗(yàn)類儀器設(shè)備、研究中心、實(shí)驗(yàn)室、實(shí)驗(yàn)示范基地的不斷增加，國內(nèi)國際合作交流不斷加大，項(xiàng)目研究成果成倍增加，所有這些增加的農(nóng)業(yè)科技檔案的歸檔工作日益繁重，增加了檔案管理工作者的管理任務(wù)。而且隨著電子檔案的大量出現(xiàn)，國家對(duì)檔案管理工作要求日益規(guī)范化，使得農(nóng)業(yè)科研檔案的管理工作越來越大，工作壓力日趨繁重。

二、農(nóng)業(yè)科研單位檔案管理中存在的主要問題

1.管理設(shè)施條件有待改善。隨著檔案工作信息化進(jìn)程的不斷推進(jìn)，對(duì)檔案管理工作軟件及硬件要求的不斷提高，包括辦公電腦及輔助硬件設(shè)備的升級(jí)，配套軟件系列的更新等。由于農(nóng)業(yè)科研單位資金大多為科研經(jīng)費(fèi)，檔案管理方面的經(jīng)費(fèi)較少，無法滿足購置必備儀器設(shè)備的資金，大多單位仍在使用紙質(zhì)檔案盒。檔案管理手段陳舊，查找檔案比較繁瑣，查找職工資料需要在檔案中逐頁翻找，反復(fù)調(diào)取原件，容易造成紙張發(fā)黃、變脆、字跡褪色等問題，直接影響到檔案的完整性，部分檔案材料紙質(zhì)很差甚至用圓珠筆記載，字跡模糊，難以辨認(rèn)，給檔案整理工作無形中增加了很多工作。

2.農(nóng)業(yè)科技檔案形成周期長，缺乏連續(xù)性和完整性。受農(nóng)業(yè)自身特點(diǎn)的限制，科研周期長、歷時(shí)幾年甚至?xí)r間更長，加上多單位聯(lián)合項(xiàng)目，科技人員穩(wěn)定性差，檔案材料隨之流失的情況時(shí)有發(fā)生，使科研檔案材料常處于分散狀態(tài)，在一定程度上影響了其連續(xù)性和完整性。隨著國家對(duì)農(nóng)業(yè)的重視，對(duì)占具有較大的市場份額的親本材料、育種材料、生物技術(shù)材料，因?yàn)榻?jīng)濟(jì)效益，科技人員不愿意交出其核心內(nèi)容，導(dǎo)致檔案完整性、系統(tǒng)性、真實(shí)性下降，形成無價(jià)值檔案。

3.檔案管理的科學(xué)化、信息化、利用率低。隨著科技手段的不斷更新，檔案管理系統(tǒng)已得到普遍應(yīng)用，計(jì)算機(jī)信息化的普及也不斷提高，但是某些農(nóng)業(yè)科研單位先進(jìn)的科研技術(shù)手段還沒有得到充分的發(fā)揮和挖掘。雖然有的單位是把個(gè)人檔案信息輸入計(jì)算機(jī)，但是在查閱檔案、資料檢索等仍習(xí)慣用手工操作，無紙化辦公基本沒有實(shí)施。這樣不利于檔案的管理和保管，有影響查檔效率。

三、提高農(nóng)業(yè)科研單位檔案管理能力的對(duì)策

1.加強(qiáng)宣傳、提高認(rèn)識(shí)、增強(qiáng)檔案管理意識(shí)。為做好檔案管理工作。一是單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)高度重視，放在單位與干部隊(duì)伍建設(shè)的相同高度來對(duì)待，要定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行檢查、發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)解決，推進(jìn)認(rèn)識(shí)檔案工作規(guī)范化、科學(xué)化、制度化建設(shè)。 二是宣傳學(xué)習(xí)貫徹《檔案法》，提高全員檔案意識(shí)。員工是檔案的直接形成著，是保證檔案完整的基礎(chǔ)。要加強(qiáng)宣傳工作，提高大家對(duì)檔案重要性的認(rèn)識(shí)，為了自己，也是為了單位。尤其我們檔案工作人員，要時(shí)刻注意單位的人事變動(dòng)情況，耐心做準(zhǔn)備離職員工的思想工作，向其講明檔案對(duì)于一個(gè)人前途發(fā)展的重要性。

2.加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員培訓(xùn)、提高素質(zhì)、精通業(yè)務(wù)做好服務(wù)工作。檔案管理工作是一項(xiàng)專業(yè)性較強(qiáng)的工作，要求檔案人員除了應(yīng)具備正確的理想信念還要具備一定的理論功底，一定必要的專業(yè)知識(shí)和專業(yè)技能。農(nóng)業(yè)科研單位所需要的人才及科研項(xiàng)目向多樣化的趨勢發(fā)展， 檔案涉及的科研人員及干部以及科技成果的儲(chǔ)存庫，所以科研單位的檔案管理更需要一批具有工作態(tài)度端正、政治素養(yǎng)高、綜合素質(zhì)高、熟練的掌握檔案管理的相關(guān)規(guī)定、有高度責(zé)任心的檔案管理工作人員。

3.進(jìn)一步加強(qiáng)檔案信息化、現(xiàn)代化建設(shè)。檔案信息化建設(shè)是提升檔案現(xiàn)代化管理和服務(wù)水平的重要環(huán)節(jié)， 最終目的是為利用者提供便捷服務(wù)，充分發(fā)揮檔案的利用價(jià)值。檔案信息化建設(shè)是以網(wǎng)絡(luò)、計(jì)算機(jī)與信息技術(shù)為手段，以檔案信息資源為核心，開展檔案的收集、整理、保管、開發(fā)和利用的現(xiàn)代化管理綜合過程。 根據(jù)農(nóng)業(yè)科研單位的實(shí)際情況，人事檔案中有些信息可以對(duì)外公開，通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行宣傳，這既有利于推廣農(nóng)業(yè)科技成果與技術(shù)，更好地服務(wù)社會(huì)，同時(shí)，又起到檔案為社會(huì)服務(wù)的功能。農(nóng)業(yè)科技檔案要大力發(fā)揮其作用，提高利用效率，必須解決檔案信息網(wǎng)絡(luò)化問題。 只有實(shí)現(xiàn)農(nóng)業(yè)科技檔案規(guī)范化、數(shù)字化管理，建立完善的服務(wù)反饋機(jī)制，才能使農(nóng)業(yè)科技檔案更有效地被利用，發(fā)揮其應(yīng)有效能，為農(nóng)業(yè)服務(wù)。

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作者簡介：陳永林（1964-9-），男，云南人，云南省農(nóng)業(yè)科學(xué)院綜合管理科助理館員，研究方向：檔案管理。endprint