“互聯(lián)網(wǎng)+”模式下的高校辦公室工作管理模式探析

王麗

摘 要： 在“互聯(lián)網(wǎng)+”時代，大力推進高校的電子校務建設，已成為高校轉(zhuǎn)變管理職能、轉(zhuǎn)變工作方式和作風，進一步提高工作質(zhì)量和效率，建立辦事高效、運轉(zhuǎn)協(xié)調(diào)、行為規(guī)范的教育管理體制的重要任務。本文針對如何在“互聯(lián)網(wǎng)+”模式下更好地開展辦公室工作提出了見解和應對策略。

關(guān)鍵詞： “互聯(lián)網(wǎng)+” 高校管理 辦公室工作

當前，我國正經(jīng)歷著社會轉(zhuǎn)型，互聯(lián)網(wǎng)已成為如水、電、石油一樣的經(jīng)濟社會運行基礎設施、國家發(fā)展的重要保障、國際競爭的戰(zhàn)略工具?；ヂ?lián)網(wǎng)開闊了人們的視野，啟發(fā)了人們的思維，活躍了人們的思想，也推動了我國社會各項事業(yè)的全面發(fā)展。中共十九大制定了新時代中國特色社會主義的行動綱領(lǐng)和發(fā)展藍圖，提出要建設網(wǎng)絡強國、數(shù)字中國、智慧社會，推動互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)、人工智能和實體經(jīng)濟深度融合，發(fā)展數(shù)字經(jīng)濟、共享經(jīng)濟，培育新增長點、形成新動能。以習近平為總書記的新一屆中央領(lǐng)導集體明確提出，要實現(xiàn)國家治理體系和治理能力的現(xiàn)代化。

所謂“互聯(lián)網(wǎng)+”，是指以互聯(lián)網(wǎng)為主的新一代信息技術(shù)（包括移動互聯(lián)網(wǎng)、云計算、物聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)等）在經(jīng)濟、社會生活各部門的擴散、應用與深度融合的過程[1]。高校如能積極探索“互聯(lián)網(wǎng)+”辦公室工作管理新模式，必將有效提升其管理水平和效力。

一、當前高校辦公室工作管理模式：松散與孤立

當前，高校的管理系統(tǒng)均為面向部門的局部開發(fā)，沒有共享的應用架構(gòu)和共享的技術(shù)架構(gòu)，必然存在信息孤島和應用孤島，各部門的工作流程只考慮部門內(nèi)的科室，無法實現(xiàn)部門間的綜合處理，難以實現(xiàn)各部門的協(xié)同工作。從全校整體業(yè)務來看，辦公室工作的管理模式必須從集中、共享、協(xié)同的定位出發(fā)，融入先進的協(xié)同管理理念，對辦公室日常工作的各個方面進行及時高效、有序可控、全程共享的溝通和處理，有效消除部門、學院間信息處理的松散與孤立，有效提高校務管理水平和效率，實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享和業(yè)務協(xié)同。

（一）發(fā)展缺乏統(tǒng)一規(guī)劃

高校辦公室工作模式的建設本應是一個有機的整體。但是，由于教育投資的不連貫性，造成信息化建設的不連續(xù)性，再加上各部門、各院系之間的關(guān)系相對較松散，導致在進行校園信息化建設時容易缺乏統(tǒng)一的規(guī)劃，難以在更高層次上進行信息的處理，如信息挖掘、決策支持等。對于不同的應用系統(tǒng)，用戶需要分別登錄進入訪問，缺乏統(tǒng)一的訪問資源和應用的接口。面對繁多的應用系統(tǒng)，用戶難以尋覓所需，人性化程度低。

（二）信息缺乏有效共享

高校辦公室工作本應是有機的整體。但由于大學自身處在教育改革的變革時期，應用系統(tǒng)在不同時期由不同的人群研發(fā)完成，缺乏全局的系統(tǒng)規(guī)劃。應用系統(tǒng)間的數(shù)據(jù)共享還依賴于落后的低效率的信息傳遞方式，使高校校務信息難以實現(xiàn)有效共享。另外，個別系統(tǒng)雖然運行在聯(lián)入校園網(wǎng)的計算機上，但自身運行模式卻是個人計算機模式，難以完成與其他系統(tǒng)的信息共享。信息缺乏有效的共享，對整個校園網(wǎng)應用系統(tǒng)的效率和準確性都會產(chǎn)生重大的影響。

（三）應用缺乏有效集成

高校的辦公應用系統(tǒng)應該是有機的整體。同樣由于前面所述原因，以及應用系統(tǒng)可能采用不同的軟件平臺進行開發(fā)，加上缺乏統(tǒng)一規(guī)劃下的應用訪問接口，各應用系統(tǒng)間缺乏集成。同一個用戶進入校園網(wǎng)的不同應用系統(tǒng)，可能需要不同的密碼，甚至需要不同的身份標識。各應用系統(tǒng)之間無法直接訪問相互間的數(shù)據(jù)和功能，有時需要人為處理，缺乏有效集成。

二、“互聯(lián)網(wǎng)+”時代的高校的辦公室工作：機遇與挑戰(zhàn)

（一）加強“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下的電子校務建設能有效推動高校行政管理職能的發(fā)展

“互聯(lián)網(wǎng)+”時代的到來，對高校行政管理職能的發(fā)展和轉(zhuǎn)變提出了新的要求，適時啟用依托互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的電子校務，能有效促進高校行政職能轉(zhuǎn)變和發(fā)展，具體主要表現(xiàn)在以下兩個方面：

1.促使高校行政管理職能由管制為主轉(zhuǎn)變?yōu)榉諡橹鳌！胺招汀睂W校行政管理體系是指高校行政管理部門或管理者平等地對待教師和學生，愛護、尊重和關(guān)心師生；行政管理工作過程中做到公正、透明和公開，最終達到節(jié)約辦公成本、提高辦公質(zhì)量和效率、簡化程序的目的；體現(xiàn)大學精神，重視教職員工對高校管理與決策的參與，為教師營造和諧的科研環(huán)境和學生的學習環(huán)境，促使學生身心健康全面地發(fā)展，使高校充分發(fā)揮人才培養(yǎng)、科學研究和社會服務功能[2]。電子校務的建立是使管制變?yōu)榉盏谋厝?，電子校務的特點就是服務師生、方便師生。

高校應抓住“互聯(lián)網(wǎng)+”契機，不斷完善自身的服務職能，達到較高的服務水平，最終使得師生通過新時期的電子校務系統(tǒng)，在不用花費太多精力的情況下，便可以方便地獲取信息、辦理事務并得到辦事結(jié)果；各級領(lǐng)導及行政人員可以隨時通過網(wǎng)上辦公而不僅僅局限在辦公室辦公等。

2.促使高校行政管理更加高效。在傳統(tǒng)紙質(zhì)辦公條件下，大量行政事務需要領(lǐng)導通過紙質(zhì)表格進行批示。在這種情況下，會導致辦事效率低下和規(guī)范性差，相應出錯的可能性也就比較大。通過電子校務的運用，工作業(yè)務流程更加清晰，進而更好地明確工作責任人和各行政管理部門的職責，減少行政部門之間的矛盾。

（二）電子校務的實施有效提升高校行政決策科學化

電子校務有利于增強高校行政決策的科學性。高校行政決策水平直接影響行政管理工作是否有活力，關(guān)系到行政管理目標能否順利實現(xiàn)。在“互聯(lián)網(wǎng)+”模式下，電子校務系統(tǒng)將通過提供有價值、高質(zhì)量的信息，為高校行政領(lǐng)導者做出科學決策奠定基礎。

傳統(tǒng)辦公條件下存在大量重復勞動，造成部門之間和上下級之間不能實現(xiàn)信息的共享，協(xié)調(diào)和溝通出現(xiàn)障礙，進而不能為高校領(lǐng)導者的科學決策提供可靠的證據(jù)。電子校務減少了中間環(huán)節(jié)，使信息傳遞迅速、簡單，節(jié)省了大量跑腿時間，使得行政辦公人員能集中精力開展信息收集工作，為決策者及時提供準確翔實的信息，并有利于決策者在第一時間做出最準確的判斷。同時，電子校務系統(tǒng)可以對各類信息進行加工和整合，當高校制定政策和履行職能時，可以及時調(diào)用系統(tǒng)中的相關(guān)數(shù)據(jù)，為高校管理者進行科學判斷和理性決策提供重要依據(jù)，為師生全面服務。endprint

（三）全面實施電子校務面臨的挑戰(zhàn)

受到經(jīng)濟條件及自身發(fā)展建設等諸多問題的影響，基于“互聯(lián)網(wǎng)+”模式開展的校務工作仍面臨著諸多挑戰(zhàn)，主要表現(xiàn)在以下兩個方面：一是受制于傳統(tǒng)觀念的影響，高校領(lǐng)導及全體教職員工的信息觀念和管理理念直接影響電子校務的推進工作；二是資金投入不足。搭載依托“互聯(lián)網(wǎng)+”平臺的電子校務系統(tǒng)不僅需要前期大量資金的啟動支持，同時在系統(tǒng)建立后的不斷完善和更新過程中，也需要后續(xù)資金保證系統(tǒng)的升級建設。而在高校辦學經(jīng)費相對緊張及容易被領(lǐng)導者忽視的狀況下，新時期電子校務建設經(jīng)費投入則更加有限。

三、高校辦公室工作應增強適應“互聯(lián)網(wǎng)+”時代需要的元素：應變與對策

“互聯(lián)網(wǎng)+”時代的到來為高校辦公室工作的改革發(fā)展提供了良好的土壤，在不斷為之創(chuàng)造機遇的同時，充滿著挑戰(zhàn)。然而，高校行政管理職能的發(fā)展不僅要適應“互聯(lián)網(wǎng)+”時代發(fā)展的需求，更要成為促使高校各項工作變革的積極力量。應以高校辦公室作為學校信息化建設的組織協(xié)調(diào)部門，負責學校信息化建設的總體規(guī)劃及校園網(wǎng)絡的管理與協(xié)調(diào)工作。充分利用高校辦公室自身優(yōu)勢，從校務管理、辦公自動化、信息采集與整理、督察督辦等各個方面，做好科學決策和綜合管理工作的參謀和助手。為積極應對“互聯(lián)網(wǎng)+”時代帶來的諸多挑戰(zhàn)，我們認為可以具體從以下幾個方面著手，加強高校電子校務的推進工作：

（一）觀念引導。要提高領(lǐng)導對電子校務建設的認識。部分高校信息化建設還處在起步階段，實現(xiàn)信息化的道路還很漫長。如果高校領(lǐng)導對電子校務建設的重視不夠，進行電子校務建設需要的大量資金投入就不能得到保障，其建設進程不可能加快。因此，必須提高主要校領(lǐng)導對電子校務建設必要性的認識，提高辦公室效率和管理水平。

（二）制度保障。要加強制度建設，強化規(guī)范管理，健全電子校務協(xié)同管理制度和安全保障制度。高校應積極制定和完善電子校務建設過程中的相關(guān)制度及信息安全措施，以保障校園信息數(shù)據(jù)的順暢、安全流通[3]。同時，建立健全信息反饋和回應機制，提高辦公室工作效能，促進領(lǐng)導科學決策，加快學校的民主管理進程。

（三）物質(zhì)保障。部分高校信息技術(shù)的整體推廣應用水平還有待進一步提高，急需進一步加強與電子校務配套的基礎設施建設[4]。加快高校信息網(wǎng)絡設施建設、加強協(xié)同技術(shù)的推廣、加快電子校務技術(shù)標準體系的構(gòu)建與應用等。

（四）人才培養(yǎng)。高校電子校務系統(tǒng)管理及使用人員工作能力的高低直接關(guān)系到電子校務運行效率。為此，高校應積極開展各級各類信息網(wǎng)絡知識、系統(tǒng)使用技能培訓，培養(yǎng)管理人員樹立為教育教學服務、為師生生活服務、為學校發(fā)展服務的意識，同時使得高校全體教職工能夠更快地跟上校務管理工作革新的步伐。

總之，辦公室工作方式不是一成不變的，應與時俱進。電子校務給高校辦公室管理帶來新的契機，通過大力推行電子校務，可以更好地推進高校教職工轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)教育管理觀念，推進教育教學方式改革，加快高校實現(xiàn)教育現(xiàn)代化、科學化。

參考文獻：

[1]寧家駿.“互聯(lián)網(wǎng)+”行動計劃的實施背景、內(nèi)涵及主要內(nèi)容[J].電子政務，2015（6）：32.

[2]吳小絨，張偉坤.從“行政型”管理到“服務型”管理——高校行政職能部門管理觀念的重構(gòu)[J].韶關(guān)學院學報，2010（3）：143.

[3]王穎.高校電子校務建設探討[J].現(xiàn)代營銷，2012（3）：249.

[4]劉秋月.信息技術(shù)在電子校務發(fā)展中的作用探析[J].信息通信，2013（3）：150.endprint