淺談資料檔案管理在水利工程建設中的重要性

王雯

摘 要：檔案是一項工作或者工程的基礎材料，它可以為我們提供各種數(shù)據(jù)和原始材料，它可以幫我們有效還原整個工作或者工程的發(fā)生和發(fā)展情況。隨著社會的不斷發(fā)展，水利工程建設已經(jīng)成了我國重點工程之一，如何確保水利工程資料檔案的及時收集、整理和歸檔，為水利工程建設提供真實、可靠、全面的數(shù)據(jù)時本文論述的出發(fā)點，希望為水利工程建設中的資料檔案管理提供借鑒。

關鍵詞：水利工程；檔案管理；重要性

水利工程建設過程中的資料檔案管理是整個過程中重要的管理環(huán)節(jié)之一，這項工作屬于基礎工作，需要各個部門的全力配合，還需要有專業(yè)、專職的相關人員進行具體操作，有效的資料檔案管理可以為水利工程建設的發(fā)展提供保障，總之，該項工作的重要性是毋庸置疑的，但是目前我國水利工程建設中的資料檔案管理工作還存在一些問題，這也是本文的研究重點。

一、水利工程資料檔案管理的重要性體現(xiàn)

（一）可以用有效、及時記錄水利工程建設的整個過程

資料檔案的管理最大的特點就是完整、及時、詳細，它可以真實、有效、及時的記錄水利工程全過程的發(fā)生與發(fā)展，我們通過這些資料可以了解工程材料的選取和使用情況、工程建設的進展情況以及工程管理和負責人員的情況等等。此外，后來開展的各種水利工程也可以以此為借鑒，取其精華去其糟粕，將最有用的歷史經(jīng)驗和相關數(shù)據(jù)應用于建設當中，促進水利工程建設的不斷發(fā)展，最終服務于我國水利建設的長遠發(fā)展和科學研究。

（二）為工程竣工交付之后的后期管理、維護、運行提供借鑒

相關部門可以通過資料檔案來了解某項水利工程的進展，同樣也需要根據(jù)這些材料對該項工程的各項指標進行檢驗，確定水利工程的級別、使用注意事項、抗災防洪能力、使用期限等等，離開這些資料上述幾個指標將無從查證。此外，資料檔案的有效管理還可以為日后項目的使用和維修提供依據(jù)，比如，工程遇險之時，相關人員可以及時查閱相關資料對危險發(fā)生的原因進行分析，提出最有效的排除措施。再者，資料檔案還可以有效的記錄工程建設過程中的機構設置、管理人員和工作人員配備以及他們的詳細信息，這些也是重要材料之一。這些都為日后工程的檢驗、維護、管理和日常運行提供了重要的借鑒。

（三）為印證水利工程管理建設質量的終身責任制提供依據(jù)

我國對于水利工程建設的質量實行的是終身責任制度，該制度的建立有效的保證了我國水利工程建設過程中的質量提升，為我國水利發(fā)展打下堅實的基礎。那么終身責任制度的實現(xiàn)就需要有相關的材料作為支撐，這就是水利工程資料檔案管理工作存在的重要意義之一，通過這些資料我們可以很容易確定某個工程某個環(huán)節(jié)的責任人，推進責任追究的工作。最終可以有效推進我國水利工程建設安全、高質、有效進行。為人們的日常生活提供更多精品、高質的工程。

（四）是水利工程竣工、驗收的最后一個環(huán)節(jié)之一

所有工程建設，尤其是水利工程建設必須建立相關資料檔案，對檔案管理工作的驗收是項目竣工、投入使用之前的最后環(huán)節(jié)之一，對于檔案收集整理不合格、數(shù)據(jù)不準確以及不利于日后查詢的均不得給予該工程竣工的批準，把該項工作作為工程竣工投入使用的最后一項檢驗標準有利于督促資料檔案管理的開展和完成，為日后水利工程的正常投入使用提供借鑒。

二、水利工程中資料檔案管理存在的問題

（一）資料檔案管理制度不健全

無規(guī)矩不成方圓這是一個亙古不變的道理，在水利工程建設中的資料檔案管理也是離不開相關制度的，但是由于我國人們長期重實踐輕理論的習慣，導致相關水利建設部門并沒有給予資料檔案管太大的重視，尤其是在相關制度建設方面更是落后，這就導致相關的資料檔案管理不能滿足實際需要，很多資料整理已經(jīng)流于形式，失去了原有存在的價值。再者，即使有些部門建立了相關的規(guī)章制度，但是由于其不完善性和缺乏有效的監(jiān)督制度，還是不能起到很好的指導作用。缺失了制度性的指導，很多檔案資料沒有得到及時的收集、整理和歸檔，阻礙了我國水利工程建設的長期發(fā)展。

（二）資料不能及時整理歸檔

水利工程建設中很多資料或者文件都需要經(jīng)過一個自下而上的流程：業(yè)主——監(jiān)理——設計——施工——地質部門，文件在每個環(huán)節(jié)都不一定被及時簽字、同意，如果遇到某些情況被耽誤了或者沒有得到同意再返回來修改，就會造成該文件不能快速的回到資料整理人員的手中，甚至在這個過程中還會出行丟失的情況，這就給資料的完整性帶來威脅。再加上水利工程建設資料檔案管理人員存在不專業(yè)、不專職等情況，再加上責任心要素，資料不能及時整理歸檔的情況經(jīng)常出現(xiàn)，這給水利工程建設資料檔案的使用造成不便。

（三）資料存在虛構的問題

既然是資料就離不開人為的操作，那么在這個操作過程中資料的原始性和真實性就有可能被破壞，導致資料虛構的原因有很多，比如，資料收集人員不能時刻跟隨現(xiàn)場，對于不在場的相關記錄就只能后補，那么真實性就很有可能遭到破壞；由于關于水利工程施工的表格有很多，而且在竣工檢驗中又必須存在，相關人員在填表過程中就存在應付心理，不能準確的填寫相關數(shù)據(jù)，尤其是在工程檢驗和投入使用之前，相關的表格更是不計其數(shù)，這些記錄都存在很多的應付現(xiàn)象，這種應付和后補現(xiàn)象都導致資料檔案可參考性下降，更嚴重的還會直接導致各種梳理工程安全事故的發(fā)生。

（四）水利工程檔案管理觀念還比較傳統(tǒng)

目前，我國水利工程建設中的檔案管理依然采取原始的手工記錄方式，但是隨著科技的發(fā)展，時代的進步，這種原始的管理理念已經(jīng)不能滿足現(xiàn)代社會的需要。再加上這種傳統(tǒng)的的管理觀念存在很多弊端：浪費人力物力、不利于查閱、不利于保存、不利于再次使用等等。此外，這種傳統(tǒng)的管理觀念導致的水利工程建設也很難與國際接軌，最終還會制約我國水利的建設和發(fā)展。

三、水利工程建設中檔案管理完善措施

（一）完善水利工程檔案管理制度措施endprint

制度是一種指導性的規(guī)范，尤其是國家相關的法律制度和規(guī)范更是一種強制性的保障，因此面對我國水利工程資料檔案的缺失和歸檔不及時現(xiàn)象，我們必須盡快完善我國水利工程建設相關的法律規(guī)章制度。具體而言：制定并完善基本的管理制度和監(jiān)督機制；根據(jù)具體情況出具指導性的規(guī)范意見；加大水利工程建設項目在審批上的革新制度；廢除不適應時代發(fā)展的舊制度。最重要的還是對制度加大宣傳，提高相關人員對我國水利工程建設中資料檔案管理制度的意識和認識。

（二）提升相關人員責任心，對資料要及時整理歸檔

眾所周知，水利工程建設周期都比較長，最短的也得在三年以上，這就給相關資料檔案的整理增加了難度，比如，在這個過程中資料檔案管理人員的調動、檔案資料的更新等情況都會給資料及時整理和資料完整性帶來威脅。因此提高相關人員的責任心，確保資料檔案的及時收集、整理和歸檔是水利工程建設中不可缺少的環(huán)節(jié)，具體而言：第一，在資料檔案管理人員選拔過程中要注重責任心、細心和耐心幾個要素；第二，資料檔案管理人員要及時對發(fā)出去的文件進行收回，對于每項文件要進行編碼，以防遺失；第三，對于批復或者更正的文件必須與原始文件裝訂到一起，保證該文件的原始性和修正過程完整性；第四，對于比較重要的文件要進行電腦錄入，建立相關目錄和頁碼，保證連續(xù)、真實、有效的進行資料檔案的收集、整理和歸檔工作；第五，對于檔案管理必須有專人的負責，想要查閱必須經(jīng)過嚴格的程序，而且要及時回收。

（三）資料存在虛構問題的完善

通過上述分析，我們可以看出水利工程建設中資料虛構的現(xiàn)象比較普遍，這就要求相關人員必須給予關注，但是資料檔案整理的重要意義不可忽視，本文針對該問題提出了幾點完善措施：第一，確保現(xiàn)場施工有專門的相關數(shù)據(jù)和材料記錄員，這是保證根源性資料真實性的必要手段；第二，取消一些不必要的表格和手續(xù)，讓相關人員有更多的時間專注于重要的文件整理上面；第三，對于相關數(shù)據(jù)和文件在整理之后再次進行確認，可以以表格形式，將文件的基本信息和要素填到表格里，讓相關人員進行真實性的簽字確認，這樣兩遍手續(xù)可以更有效的保證各種資料的真實性；第四，對于故意或無意造成資料虛構問題的人員要進行不同程度的追責，從而督促相關人員對資料的真實性收集和整理盡職盡責。

（四）更新資料檔案管理理念，科學化管理檔案

通過上面論述我們可以看出，為了緊跟時代發(fā)展，水利工程建設中資料檔案管理也必須采用高科技進行，尤其是這種施工周期比較長的工程，檔案管理的科學化發(fā)展更是一種必然的趨勢，具體而言：第一，檔案管理者必須親臨現(xiàn)場對相關情況和材料進行記錄和收集，這種方法雖然耗時耗力，但是確是最直接有效的；第二，針對周期較長的工程采取分階段收集材料的方法，相關人員要與相關部門保持密切聯(lián)系，對每一個階段的工程進展、材料狀況有一個清晰的了解，盡力保持材料的及時收集整理，并且要確保每個階段材料的完整性。第三，對于施工企業(yè)規(guī)模較大，相關資料檔案管理人員懶散的企業(yè)要進行強制性的收集方式，對于負責交材料的部門可以收取押金或者罰金，督促檔案資料的及時上交和管理。

四、總結

綜上可以看出，水利工程建設中的資料檔案管理要及時、準確、完整。因此在此項工作中要配備專業(yè)的人員、實行分類管理及時保存的方法，并且還要與高新科技接軌，提高資料檔案管理的效率。隨著社會的發(fā)展，水利工程建設的不斷推進，該類工程中資料檔案管理效率必須得到足夠的重視，再加上檔案管理信息化的要求，這些都給水利工程資料檔案的整理提出了更高的要求，本文以此為出發(fā)點，提出了幾點完善措施，希望能夠為推動我國水利工程建設中的資料檔案管理工作有所裨益。

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