關(guān)于做好檔案管理現(xiàn)代化工作的研究與探索

張磊

摘要：檔案管理從工作實(shí)際出發(fā)采取現(xiàn)代化的技術(shù)設(shè)備、工作方式，走檔案管理工作現(xiàn)代化的道路是歷史發(fā)展的必然趨勢(shì)。

關(guān)鍵詞：檔案管理；現(xiàn)代化；研究與思考

一、信息時(shí)代對(duì)檔案管理提出了新的更高的要求

隨著信息時(shí)代的到來(lái)，對(duì)信息的需求是日益增多，快速全面地信息的要求也日益迫切，檔案是最可靠的信息源。如何使檔案工作滿足時(shí)代的需求，實(shí)現(xiàn)檔案工作現(xiàn)代化成為我們檔案工作者當(dāng)前和今后相當(dāng)長(zhǎng)時(shí)期內(nèi)面臨的重大課題，成為我國(guó)檔案工作發(fā)展的方面和必然趨勢(shì)。檔案工作現(xiàn)代化即采取現(xiàn)代化的技術(shù)設(shè)備和工作方式，管理檔案工作。具體表現(xiàn)為檔案自動(dòng)信息處理，更確切地說(shuō)就是由計(jì)算機(jī)輔助人進(jìn)行檔案管理工作。

人類在社會(huì)實(shí)踐過(guò)程中，一方面不斷產(chǎn)生檔案，另一方面不斷需要利用檔案，雙方互為條件而存在著，然而檔案產(chǎn)生的分散、零亂、質(zhì)雜、量大等狀況與檔案利用所要求的系統(tǒng)，質(zhì)段、專指、準(zhǔn)確、快速之間存在著矛盾。

我們要使檔案工作手段、方式與客觀需要相適應(yīng)，就必須采用現(xiàn)代化的技術(shù)設(shè)備、工作方式，走檔案工作現(xiàn)代化道路?？茖W(xué)技術(shù)的迅速發(fā)展使人們思維習(xí)慣和工作方式起了變化，人們不再受時(shí)間、地點(diǎn)的限制進(jìn)行辦公研究等工作，這使檔案的生成方式發(fā)生很大變化，如文件的起草、簽發(fā)、催辦、歸檔運(yùn)作過(guò)程在計(jì)算機(jī)中進(jìn)行。這樣檔案的前身必須以機(jī)讀文件為主要形態(tài)，才能有利于檔案工作發(fā)展。

二、檔案業(yè)務(wù)實(shí)體管理必須實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化

檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化是提高檔案管理水平，實(shí)現(xiàn)檔案管理秩序化的基礎(chǔ)，而實(shí)現(xiàn)檔案工作自動(dòng)化不可替代的前提條件是檔案業(yè)務(wù)技術(shù)的標(biāo)準(zhǔn)化。即檔案專業(yè)名詞術(shù)語(yǔ)、種類劃分、檔案收集、編目與檢索、檔案統(tǒng)計(jì)、檔案鑒定等方面的標(biāo)準(zhǔn)化，它能減少檔案管理的重復(fù)勞動(dòng)，合理的與信息統(tǒng)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)接軌。檔案工作是管理檔案和提供檔案信息為社會(huì)實(shí)踐服務(wù)的一項(xiàng)業(yè)務(wù)系統(tǒng)，現(xiàn)代檔案工作是運(yùn)用現(xiàn)代科學(xué)理論、方法與技術(shù)管理各類檔案，積極開(kāi)發(fā)檔案信息資源，廣泛輸出檔案信息為社會(huì)發(fā)展服務(wù)的一項(xiàng)復(fù)雜的業(yè)務(wù)系統(tǒng)。這一系統(tǒng)可以劃分為檔案實(shí)體管理、檔案信息開(kāi)發(fā)和檔案工作反饋信息處理三個(gè)子系統(tǒng)。

檔案實(shí)體管理是整個(gè)檔案工作系統(tǒng)的基礎(chǔ)工作，是檔案信息開(kāi)發(fā)和反饋信息處理的前提，是對(duì)檔案原件實(shí)行集中、有序、質(zhì)量和安全管理，檔案實(shí)體管理分收集、整理、鑒定和保管四個(gè)環(huán)節(jié)：

其一，檔案的收集工作。檔案的收集是豐富館藏的重要工作環(huán)節(jié)，是實(shí)現(xiàn)檔案集中管理的前提?？茖W(xué)技術(shù)的發(fā)展，使檔案的載體記錄方式出現(xiàn)了多樣化趨勢(shì)，越來(lái)越多的社會(huì)活動(dòng)記錄不再采用傳統(tǒng)的紙張形態(tài)，而是縮微型、聲像型、機(jī)讀型等新型載體和記錄方式而存在，增加了檔案收集工作的難度。檔案通過(guò)各種方法存入計(jì)算機(jī)，作為機(jī)讀檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，完成檔案收集工作，確保檔案收集的完整性。

其二，檔案的整理工作。檔案的整理是將零散文件分門別類的組成檔案的有機(jī)體的過(guò)程。將文件由雜亂狀態(tài)轉(zhuǎn)化為系統(tǒng)狀態(tài)。對(duì)檔案原件實(shí)行有序管理。計(jì)算機(jī)利用WPS、WORD等軟件參與整理編目工作。當(dāng)分類、組卷時(shí)計(jì)算機(jī)隨時(shí)可以迅速的對(duì)電子檔案中的單份文件從任何角度進(jìn)行分類組合，可以盡可能的表現(xiàn)文件之間的在來(lái)源、內(nèi)容、時(shí)間、形式等方面的歷史聯(lián)系。在檔案整理工作中，應(yīng)根據(jù)計(jì)算機(jī)技術(shù)的特點(diǎn)，簡(jiǎn)化檔案的整理工作。

其三，檔案的鑒定工作。檔案的鑒定是鑒別檔案的價(jià)值大小，確定檔案的保管期限，決定檔案保存和銷毀的一個(gè)工作環(huán)節(jié)。將檔案由龐雜狀態(tài)轉(zhuǎn)化為優(yōu)質(zhì)狀態(tài)，使檔案存貯優(yōu)質(zhì)化。

其四，檔案的保管工作。檔案的保管工作是保護(hù)檔案安全，延長(zhǎng)檔案壽命的一個(gè)工作環(huán)節(jié)。保護(hù)檔案的完整與安全，保證檔案存儲(chǔ)井然有序，提高檔案?jìng)鬟f效率，及時(shí)提供利用。

從檔案的收集——整理——鑒定——保管四個(gè)環(huán)節(jié)中，計(jì)算機(jī)都或多或少的參與檔案的實(shí)體管理工作，我們要根據(jù)發(fā)展的需要，合理的開(kāi)發(fā)或采用高質(zhì)量的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，保證檔案信息資源合理集中、完整系統(tǒng)、存貯質(zhì)量高、安全無(wú)損為開(kāi)發(fā)檔案信息資源創(chuàng)造條件。

三、檔案管理現(xiàn)代化必須堅(jiān)持走信息開(kāi)發(fā)之路

檔案信息開(kāi)發(fā)在信息社會(huì)中越來(lái)越重要，是檔案工作存在實(shí)力的關(guān)鍵，是對(duì)檔案承載的信息，由靜態(tài)轉(zhuǎn)化為動(dòng)態(tài)為用戶所接收的過(guò)程，是使檔案的價(jià)值充分發(fā)揮作用為社會(huì)各項(xiàng)實(shí)踐活動(dòng)服務(wù)。信息開(kāi)發(fā)系統(tǒng)可由檔案信息加工和輸出兩部分組成。

其一是檔案的信息加工。

電子計(jì)算機(jī)能對(duì)檔案文件的內(nèi)容進(jìn)行自動(dòng)的查找和自動(dòng)編制所需的各種目錄和索引。并能注出檔案文件中有檢索價(jià)值的信息進(jìn)行自動(dòng)標(biāo)引。在手中編目的情況下，對(duì)一條目錄條目來(lái)說(shuō)，編多少種目錄，就要準(zhǔn)備多少?gòu)埾嗤哪夸浛ㄆ?。例如，?dāng)我們要編專題目錄、人名目錄和地名目錄時(shí)，涉及單位的一份有關(guān)文件就要添寫(xiě)三張目錄卡片，并分放在這三個(gè)目錄盒中。用計(jì)算機(jī)自動(dòng)編目，只要輸入一張注錄條目卡片，計(jì)算機(jī)就可以自動(dòng)編上三個(gè)目錄條目。開(kāi)發(fā)利用檔案信息資源重要的方式，是檔案編研工作，要為利用者提供實(shí)際上效性強(qiáng)、價(jià)值高的信息，檔案工作者必須突破手工編研模式，使檔案編研電子化，以存貯檔案資料為主要物質(zhì)對(duì)象，以提供或報(bào)道檔案信息內(nèi)容為主要目的，在深入研究的基礎(chǔ)上，圍繞一定的題目范圍，用計(jì)算機(jī)對(duì)檔案文獻(xiàn)材料進(jìn)行收集，篩選和加工，使之成為電子出版物，縮短了檔案工作周期，提高工作效率。

其二是檔案信息輸出。

計(jì)算機(jī)能在很短的時(shí)間內(nèi)把以前要很長(zhǎng)時(shí)間才能查找到的文件材料快速的檔案檢索，檢索檔案目標(biāo)可縮到文件一級(jí)，這使檢索更加準(zhǔn)確、靈活。計(jì)算機(jī)還可沿用常用的檢索途徑，分類號(hào)、全宗號(hào)、作者、時(shí)間、標(biāo)題等快速查出所需的檔案文件。在檔案工作的幾個(gè)環(huán)節(jié)里，最終目的只有一個(gè)提供利用。隨著社會(huì)發(fā)展，利用次數(shù)的增加和利用范圍的擴(kuò)大，增加了檔案工作的復(fù)雜性。我們要逐步把檔案信息輸入計(jì)算機(jī)，存儲(chǔ)到光盤(pán)上形成信息庫(kù)，編制檢索程序，以達(dá)到迅速、準(zhǔn)確、全面提供檔案信息。計(jì)算機(jī)給檔案工作者帶來(lái)了高效率，高質(zhì)量的服務(wù)日益顯露出來(lái)，檔案工作的管理面臨一場(chǎng)深刻的變革。隨著計(jì)算機(jī)迅速普及，計(jì)算機(jī)在檔案工作中有了更多的應(yīng)用，功能也不斷增強(qiáng)。

探索檔案管理現(xiàn)代化的途徑和方法，必須立足現(xiàn)在，著眼未來(lái)，才能更好地服務(wù)于社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)。endprint