探討檔案管理的安全保密機器信息化檔案管理

張志鵬

摘 要：信息化時代的快速發(fā)展，是大部分企業(yè)逐漸步入信息化時代，而檔案管理工作作為每個單位進行各項工作的前提，他更要與時俱進步入信息化時代，但對檔案管理工作來說，要開展檔案管理信息化工作是非常困難的，主要是因為缺乏管理信息技術的人才。檔案管理工作意義重大，是對各種工作、歷史記錄、文檔進行保存，是很多工作開展的重要憑證。本文將針對檔案管理的安全保密及其信息化檔案管理進行探討，發(fā)現(xiàn)問題并提出建議供相關人士參考。

關鍵詞：檔案管理；安全保密；信息化管理

由于檔案信息化的發(fā)展十分快速，檔案管理的安全保密工作顯得十分重要，檔案管理信息化利用先進的科學技術、網(wǎng)絡文化技術去對檔案進行收集整理保管等工作。我們要將科學管理作為基礎去開展檔案管理信息化工作。檔案管理信息化技術更要順應時代發(fā)展，而去不斷改良、改善，而檔案管理的工作人員需要去學習相關管理信息知識，熟練操作檔案管理軟件，將檔案管理安全保密工作逐步帶入信息化檔案管理，來提升檔案管理工作的效率。

1 檔案管理安全保密與信息化檔案管理的重要意義

檔案管理安全保密工作，將檔案資料作為對象，利用網(wǎng)絡技術、計算機技術、信息技術作為手段，將最新的檔案管理學知識為指導依據(jù)，按照國家社會部門等的要求，對檔案的收集整理保管及開發(fā)等進行管理。

加快答案管理信息化的腳步是必然的，只有不斷去推進檔案管理信息化的發(fā)展，才能促進社會不斷進步。檔案安全保密工作對于檔案管理的工作人員來說是重中之重的工作。檔案記錄了國家及各個部門、各個行業(yè)的歷史信息、重要事件活動，它與普通信息不同，其的保密工作關系著國家的安全與發(fā)展。尤其是關于國家經(jīng)濟、政治、科技、國防等方面的內(nèi)容，這些信息一旦走漏被不法分子利用就會對國家及社會帶來巨大損失與災害，所以檔案管理安全保密工作十分重要，信息化檔案管理對檔案管理安全保密工作具有重大意義。

2 檔案管理安全保密及信息化檔案管理工作存在的問題

2.1 缺乏人才

由于學習管理知識的人員并不會信息技術，而信息技術水平比較高的工作人員并沒有管理意識。在檔案管理的安全保密與信息化檔案管理工作中，工作人員缺乏先進的管理知識和專業(yè)信息技術，專業(yè)信息技術人員缺乏管理知識，是當前檔案管理工作中遇到的最大難題。由于檔案管理人員缺乏信息技術，使檔案的保密工作、管理工作和查看工作中，遇到了難題。信息管理軟件未能推廣和廣泛使用，管理工作也缺乏統(tǒng)一性，使信息化檔案管理不能盡快發(fā)展。在檔案管理的工作中也缺乏了完善規(guī)范的標準制度，也阻礙了檔案管理行業(yè)的發(fā)展。由于缺少信息技術和管理知識，是檔案管理等工作的進展，遇到了很多困難，因此要不斷對工作人員進行專業(yè)知識的培訓，不斷增加專業(yè)信息人才、檔案管理人才，才能促進信息化檔案的發(fā)展進程。

2.2 不理解檔案管理的性質(zhì)

檔案管理工作不只是將歷史記錄、文檔等進行簡單的保存，而是指在各項工作中有保存價值的歷史記錄，作為領導決策的主要依據(jù)和工作查閱的重要憑證，并且是科學研究與建設基礎設備的重要資料。雖然檔案工作十分重要，但是其管理人才卻十分缺乏，大多數(shù)檔案管理人員都存在服務意識與管理意識不強的現(xiàn)象。原因如下：1）管理人員將管理文件的程序運用到檔案管理中，導致檔案資源無法進行開發(fā)、利用。2）人們對檔案管理工作心智的不理解，檔案管理最初是為人們提供資料進行查閱的服務，但現(xiàn)在在檔案查閱的基礎上又開展了對檔案保管、保密、開發(fā)、利用等服務。人們都認為檔案管理這項工作前途渺茫，工作制度與內(nèi)容跟不上時代的潮流，他們更喜歡一些服裝設計、房屋銷售、游戲設計等，那些見效快、易發(fā)展的工作，所以檔案管理工作人員缺少。

2.3 信息化管理理念落后

隨著信息化的發(fā)展，國內(nèi)很多行業(yè)，比如設計、銷售、服務等行業(yè)都步入了信息化時代，唯獨在檔案管理行業(yè)進展慢，在檔案管理中，信息化管理推進困難，這就需要管理人員堅持不懈、克服各種困難。信息化管理建設，不是一步登天的，必定是困難重重的，這幾年來許多西方國家的各個企業(yè)學校都設立了檔案管理機構(gòu)，可以將工作分散，不將壓力集中，能增進管理人員之間的溝通與合作，應該去

學習。

3 應對檔案信息化管理存在問題的對策

3.1 提高管理人員的綜合素質(zhì)

檔案管理人員的技術不精、專業(yè)知識落后，導致檔案安全保密工作不能有效的運行。所以檔案管理相關部門應該加強檔案管理人員的培訓，提高提工作技術水平，形成一個紀律嚴明的管理團隊，為國家和社會提供最好的服務。在培訓過程中要依據(jù)國家的各種相關制度，建立檔案安全保密制度，提高管理人員的工作技術水平，來滿足信息化檔案管理的需求。

3.2 加強信息保管保密安全意識

各部門、各單位的管理人員一潤清檔案管理的發(fā)展前景，正確理解檔案管理的工作性質(zhì)，必須加強管理人員對檔案安全保密的意識，防止不法分子從各個方面竊取檔案信息。并在對檔案進行信息化管理時，要按照科學的方法進行規(guī)劃，提高檔案管理的安全性。

3.3 加快答案管理信息化的進程

在信息化檔案管理建設中，要認清管理行業(yè)的發(fā)展形式，要加強安全保密工作技術的研究，改革創(chuàng)新檔案管理的技術與制度，提高檔案管理的安全性。建立先進的檔案管理標準制度，學習西方先進國家設立多個管理機構(gòu)，由于現(xiàn)在我國管理軟件缺乏，是信息化檔案管理進程受到阻礙，因此要加大力度研究與開發(fā)檔案管理軟件。明確檔案管理的標準制度，有助于體現(xiàn)信息化檔案管理的真正價值。

4 結(jié)束語

由于人們不能正確理解檔案管理的工作性質(zhì)，不能得到重視，導致答案管理行業(yè)成為冷門行業(yè)。在信息化時代中，檔案管理行業(yè)要高度重視其安全保密工作，認清檔案數(shù)據(jù)安全保密工作和信息化檔案管理工作的重要性，提高管理人員的綜合素質(zhì)，并加快對信息化檔案管理的進程，提高檔案管理工作的效率。

參考文獻

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