信息化等新技術對高職院校檔案管理的影響研究

陶醉

摘 要：隨著科學技術的發(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)的普及，計算機已經(jīng)成為我們?nèi)粘Ｉ?、工作必不可少的一部分，已?jīng)改變了人們的生活方式以及生活習慣，還優(yōu)化了現(xiàn)代化企業(yè)的工作形式。而信息化等新技術的應用對于高職院校的檔案管理也發(fā)揮著十分重要的作用。本文重點針對信息化等新技術對高職院校檔案管理的影響進行了詳細的分析，以供參考。

關鍵詞：信息化等新技術；檔案管理；影響

信息化等新技術的發(fā)展與進步，在不斷地優(yōu)化人們的生活方式以及工作方式，現(xiàn)在人人都已經(jīng)離不開電子信息設備。在高職院校的檔案管理中，為了與時俱進，也開始引進了信息化技術設備和軟件系統(tǒng)。信息化等新技術的應用，不僅優(yōu)化了高職院校檔案管理人員的工作形式，還提升了其工作效率，同時擴大了高職院校檔案管理工作的職能。所以，非常有必要就信息化等新技術對高職院校檔案管理的影響展開分析。

1 信息化等技術對高職院校檔案管理的影響分析

1.1 提升了檔案管理人員的工作效率

近幾年來，我國的各大高職院校的檔案管理都在積極地引進信息化等新技術，不斷地引進新型檔案管理手段以及配套設備。其中最大的改變就是檔案管理人力以及物力的節(jié)約，在工作效率方面有了很大的提升。

首先，在高職院校的檔案管理中應用信息化等新技術，可以實現(xiàn)檔案形式的升級。傳統(tǒng)的檔案形式是紙質(zhì)檔案，而引入信息化等新技術后，就已經(jīng)開始向電子化檔案升級，不僅節(jié)約了檔案的存儲空間，還實現(xiàn)了高職院校檔案的數(shù)字化管理。為管理者查閱資料提供了很大的便利，同時還可以避免紙質(zhì)檔案資料的一系列弊端，例如容易破損、遺失、受潮、損害等。

其次，在高職院校的檔案管理中應用信息化等新技術，可以有效提升信息編寫的效率，縮短信息編寫的時間。因為高職院校的人數(shù)非常多，由此而產(chǎn)生的檔案數(shù)量就極為龐大，如果學校的工作人員對資料進行加工或者修改，那么就會耗費大量的時間和精力，經(jīng)歷由“選題”到“選材”，到“編輯”，再到“出版”的過程。而如果在信息編寫的時候，運用信息化等新技術，就可以最大限度的簡化信息編寫的流程，以機讀的形式完成目標檔案的加工和修改，大大提升了工作效率，節(jié)省了工作人員的時間和精力。

最后，在高職院校的檔案管理中應用信息化等新技術，可以有效提升檢索效率。因為傳統(tǒng)的檔案管理主要是對紙質(zhì)檔案的管理。而紙質(zhì)檔案的檢索只能手動檢索，檔案管理人員需要先行查看檔案目錄，再針對性的進行查找，甚至某些檔案因為儲存時間長，出現(xiàn)了缺失、或者信息篡改的現(xiàn)象，檢索過程既復雜、又效率低下。而應用信息化等新技術可以直接在電腦設備上實現(xiàn)點擊查找，直接縮短了檔案檢索的時間，提升了工作效率[1]。

1.2 實現(xiàn)高職院校檔案資源的信息共享

高職院校的檔案管理具有非常重要的意義。高職院校的檔案針對到每一個在高職院校活動的人，無論是在高職院校就讀的學生，還是在高職院校的工作人員，都可以利用到檔案。但是傳統(tǒng)的檔案管理形式比較落后，如果上級部門需要查看某一個人員的檔案，就要經(jīng)歷一個極為復雜的流程和環(huán)節(jié)。而在高職院校檔案管理中應用信息化等新技術，可以將針對電子檔案構(gòu)建一個資源共享平臺，實現(xiàn)檔案資源的信息共享，學生以及其他工作人員就可以通過計算機終端登錄資源共享平臺查閱資料，進而針對檔案信息進行高效的提取以及精準的

分析。

1.3 促進高職院校檔案辦公的公正化以及透明化

在傳統(tǒng)的高職院校檔案管理中，學生和非檔案管理的工作人員很難看到自己的檔案內(nèi)容，無法對其內(nèi)容進行檢查。而應用信息化等新技術后，可以在校園網(wǎng)絡管理平臺中增設高職院校檔案信息化管理板塊，提升了高職院校檔案管理的信息化水平，而且還促進了高職院校檔案辦公的透明化、公正化、以及清晰化。學生和非檔案管理的工作人員可以隨時在自己的計算機終端，找到這一板塊查看檔案，增加學生和非檔案管理的對自己檔案的了解程度，還可以在出現(xiàn)問題的時候進行在線咨詢，有效監(jiān)督檔案管理者的工作，提升其管理水平以及服務能力[2]。

2 高職院校傳統(tǒng)檔案管理中的常見問題

2.1 檔案管理人員專業(yè)水平低

在高職院校中，很多認認為檔案管理工作非常輕松、悠閑，技術水平低的工作，所以給出的薪資待遇也不高，通常情況下也會選擇一些年齡偏大、快要退休的人進行檔案管理。而這些人的專業(yè)水平都非常低，甚至不具備任何檔案管理的專業(yè)技能，直接影響了我國高職院校檔案的管理水平，甚至出現(xiàn)很多問題。而且很多檔案管理人員缺乏專業(yè)的檔案管理技能，不了解檔案管理的實際內(nèi)容，在一定程度上也會對學生以及其他工作人員造成影響。

2.2 檔案管理工作效率低

在很多檔案管理人員的意識當中，檔案管理非常大簡單，花費的時間和精力也比較少，所以也就不會在檔案管理上投入很多的時間和精力。但是其實檔案管理的過程具有一定的繁瑣性以及復雜性。同時傳統(tǒng)的高職院校檔案都是紙質(zhì)檔案，需要認真的整理、分類、查詢以及保管。而這些工作要想做到位，需要花費較長的時間，工作效率極為低下，甚至出現(xiàn)錯誤和問題[3]。

3 提升高職院校檔案管理信息化水平的對策

3.1 提高檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)

隨著各種信息化等新技術的應用，檔案管理工作對于工作人員的專業(yè)素養(yǎng)也提出了更高的要求。只有檔案管理人員不斷的學習信息化等新技術，才能在實際工作中熟練應用信息化等新技術，滿足檔案管理信息化的需求。所以高職院校需要對檔案管理人員進行培訓，通過學習掌握檔案管理的先進管理方法，掌握管理方法所對應的信息化技術，從而在實際工作中有效落實檔案管理信息化的各項工作內(nèi)容。

3.2 加大檔案管理的投入力度

在高職院校中應用信息化等新技術，需要引進先進的終端設備，以及各種配套軟件和系統(tǒng)。而這都需要花費一定的資金。甚至有一些設備和軟件的價格相當昂貴。如果高職院校在檔案管理信息化建設的投入力度過小，將會限制高職院校檔案管理信息化的建設效率。所以，需要加大對檔案管理的投入力度，引進檔案管理信息化所需的各種設備、系統(tǒng)等材料，促進高職院校檔案管理的發(fā)展和進步。

3.3 提高檔案管理安全性

對于高職院校來說，做好檔案管理十分的重要。一旦檔案出現(xiàn)問題，將會對學生或者工作人員造成一定的影響。對此，做好檔案管理的保護措施就顯得非常重要。將檔案管理信息化面臨的最大風險就是病毒以及網(wǎng)絡的攻擊。某些檔案管理系統(tǒng)由于設計的太多簡單，非常容易被病毒侵蝕攻破，造成檔案信息的泄露、遺失等問題。所以，要提前做好檔案備份，并且加強各種信息化安全措施，避免檔案出現(xiàn)問題，造成無法挽回的損失[4]。

4 結(jié)語

綜上所述，信息化等新技術對高職院校檔案管理的影響十分巨大。而傳統(tǒng)的的紙質(zhì)檔案終將被歷史所淘汰，轉(zhuǎn)變成為電子化檔案。只要做好電子化檔案的妥善保存，這些數(shù)據(jù)都可以長久保存，不出現(xiàn)腐爛、遺失、損害等現(xiàn)象。同時，信息化等新技術在高職院校檔案管理中的應用，還可以有效提升檔案管理人員的工作效率以及工作質(zhì)量。

參考文獻

[1]王秀峰.淺談高職院校數(shù)字化檔案室建設[J].科技視界，2018，（21）：143-144.

[2]張雄圖.高職院校檔案管理工作的創(chuàng)新路徑研究[J].卷宗，2018，（22）：89.

[3]蔡亞瓊.淺析高職院校檔案管理的幾個誤區(qū)[J].辦公室業(yè)務，2018，（14）：149，152.

[4]支丹丹，郝江寧.探討如何做好高職院校檔案管理工作[J].中外交流，2018，（22）：159-160.