人事檔案管理必須適應現(xiàn)代管理化

郭引紅

【摘 要】本文主要闡述了人事檔案怎樣才能更加有效的和現(xiàn)代人力資源管理相結(jié)合，打破傳統(tǒng)的思維模式，從現(xiàn)代人力資源管理的角度上對人事檔案管理和人事管理工作之間的聯(lián)系進一步的說清楚，將傳統(tǒng)管理模式和現(xiàn)代管理模式進行區(qū)分，將人事檔案管理進行不斷的完善和創(chuàng)新，跟上現(xiàn)代化的管理步伐，提高人事檔案管理水平，促進我國人事檔案管理走向一個新的高度，為日后我國的人力資源開發(fā)工作奠定良好的基礎。

【關(guān)鍵詞】人事檔案管理；現(xiàn)代化管理

在企業(yè)的管理項目中，人事檔案管理是其中比較重要的一項內(nèi)容，在人力資源管理中具有十分重要的作用，目前我國的人力資源管理發(fā)展正處在初期階段，人事檔案管理在其中起到的效果更加的明顯。隨著最近人力資源管理的不斷發(fā)展進步，人事檔案管理漸漸的從人們的視野中消失，甚至被忽略。無論是政府機關(guān)還是企事業(yè)單位等公共管理部門，人事檔案管理中存在著一定的問題，因為企業(yè)和單位的類型不同，產(chǎn)生的問題也各種各樣，需要我們及時的采取適當?shù)拇胧┻M行解決。

一、傳統(tǒng)管理模式與現(xiàn)代管理模式的區(qū)別

人事檔案工作主要的服務對象是人事管理工作，所以要和人事管理工作保持一致。人們的行為主要受到思想觀念的引導，因此不同的行為模式就是因為產(chǎn)生了不同的思想觀念。因此人事檔案管理模式的變革就是因為傳統(tǒng)的人事管理與現(xiàn)代人事管理之間理念的不同所導致的。

（一）傳統(tǒng)人事管理與現(xiàn)代人力資源管理的區(qū)別

傳統(tǒng)的人事管理模式往往比較重視其中的事，尤其是重視控制和管理人，類似于一種行政事務的管理模式，對其中人的事進行主要的研究和分析，關(guān)注和管理其中相對靜態(tài)的事，主要的工作只是進行人員的招聘、工資的發(fā)放、分派、檔案的保存等，沒有一定的決策權(quán)。

傳統(tǒng)人事管理與現(xiàn)代人力資源管理主要的區(qū)別有以下的幾點：

（1）現(xiàn)代人力資源更加的具有整體性、戰(zhàn)略性、未來性，這是傳統(tǒng)人事檔案管理所不具備的；

（2）現(xiàn)代人力資源管理中，首先更加看重的是人力資源的開發(fā)，將人力資源看做是第一資源，具有主動性強的優(yōu)勢，傳統(tǒng)的人事管理往往只是重視其中人事的管理，沒有進一步的研究和開發(fā)其中的能動性；

（3）現(xiàn)代人力資源管理與傳統(tǒng)人事管理比較，具有很好的效益性，人們通過對職務的分析和規(guī)劃，將符合組織需要的最少人數(shù)和最低標準統(tǒng)計出來，嚴格的控制了招聘的成本，為企業(yè)創(chuàng)造了更多的經(jīng)濟效益；

（4）現(xiàn)代人力資源管理與傳統(tǒng)人事管理相比更加的人性化，尤其是對企業(yè)員工的工作滿意程度和工作質(zhì)量比較重視，減少了對員工的約束，傳統(tǒng)的人事管理過度的強調(diào)了對員工的控制和管理。

（二）傳統(tǒng)人事檔案管理與現(xiàn)代人事檔案管理模式的不同

傳統(tǒng)的人事檔案管理都是通過書面文字的形式進行保存，相關(guān)信息內(nèi)容比較缺乏，不夠詳細，管理體系比較簡單，是一種封閉式的管理模式，服務面比較窄，局限性比較高，管理手段相對落后，其中人工操作占到很大一部分，過度的重視保密性、政治性，而對其的作用有所忽略，不能很好的服務于人們，相關(guān)的人事檔案管理人員也重視政治身份，而忽略了相關(guān)文化水平，專業(yè)能力的要求，不能很好的對人事檔案進行查詢、存儲工作，業(yè)務不熟練，沒有一定的實效性；現(xiàn)代人事檔案管理工作中，內(nèi)容更加的豐富多彩，結(jié)構(gòu)相對也復雜了很多，其管理模式有封閉式和社會開放式兩種模式，更好的起到了服務人們的效果，利用了更多的現(xiàn)代化信息技術(shù)手段，大大降低了其政治性和機械性，科學性和服務型增強，選擇的相關(guān)人事檔案管理人員在具備很好政治面貌的同時還要有著很強的專業(yè)能力和現(xiàn)代化管理水平，能夠在為人們的服務中實現(xiàn)更加的快速、高效等優(yōu)勢。

二、推進改革，提升人事檔案管理整體水平，助推人力資源開發(fā)

想要充分發(fā)揮人力資源起到的作用，就要與人事檔案管理手段進行有機的結(jié)合，無效的管理模式會造成人力資源的浪費，最近的幾年中，我國的人事管理制度正在面臨著不斷的改革，人事檔案管理工作也面臨的所多的問題和挑戰(zhàn)，傳統(tǒng)的管理手段和管理方法跟不上時代的變化，人事檔案相關(guān)的管理人員不僅需要了解和掌握相關(guān)的專業(yè)知識，還要具備一定的現(xiàn)代化管理知識，具有一定的人事管理經(jīng)驗，才能更加勝任人事檔案管理工作。定期組織管理人員參加相關(guān)的人力資源培訓課程，通過不斷的培訓、學習、實踐來提升人事檔案管理人員的綜合水平，提升其專業(yè)素質(zhì)和能力，將自己發(fā)展成一名具有多能、文理兼通綜合性管理人才。這有這樣才能不斷提升人事檔案管理隊伍的水平，有效的保證我國人事檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展。

三、人事檔案管理適應現(xiàn)代管理的策略

（一）改變觀念，提高對檔案管理的重視程度

經(jīng)過研究和分析發(fā)現(xiàn)，在不同的企業(yè)和單位中，人事檔案管理中出現(xiàn)的共同問題就是觀念上的問題，企業(yè)相關(guān)領導要重視人事檔案的管理工作，將其提升到戰(zhàn)略的層面，近幾年來，路局人事處充分意識到人才培養(yǎng)的重要性和緊迫性，需要強調(diào)的是，人才培養(yǎng)是一項經(jīng)常性、長期性任務，一定要有長遠眼光，作長期打算，特別是要建立健全長效機制，多措并舉、多種渠道、多種方式加強人才培養(yǎng)。

通過人事檔案，企業(yè)和單位的領導者能夠充分的認識員工的本質(zhì)。每個員工的檔案中都包括其本人的績效評估，是領導對其進行晉升、獎罰的重要依據(jù)；通過每個員工的人事檔案，領導者可以了解和掌握每個員工的素質(zhì)、能力等綜合水平，通過人事檔案可以對其進行適當?shù)呐嘤柡蛵徫坏牡醐h(huán)，因此我們需要從思想上對人事檔案管理工作進行重視。

（二）加強人事檔案的時效性和真實性

在大量整理檔案中，普遍存在零散材料多、難度大，甚至出現(xiàn)紙張霉變、破損情況嚴重等，需要及時對這些檔案進行裱糊，工作量之大、耗時之長不言而喻，僅靠內(nèi)部力量很難在短時間內(nèi)完成如此艱巨的任務。現(xiàn)代人力資源管理中就解決了這種現(xiàn)狀，有效的縮短了人事檔案整理的時間，能夠及時的將最近員工的一些信息加入到人事檔案之中。有效的將擴展的范圍加寬，個人相關(guān)信息可以分為公開和非公開兩種類型，人事檔案信息更新更加及時。同時加強人事檔案的真實性，得不到證實的材料就是廢紙，因此人事檔案管理人員一定要加強對員工檔案的清查，確定信息的準確性，保證人事檔案的真實。

（三）利用先進手段對人事檔案的進行現(xiàn)代化管理

目前隨著科技的不斷發(fā)展，人事檔案管理已經(jīng)實現(xiàn)了真正的自動化、網(wǎng)絡化、智能化、一體化的模式。傳統(tǒng)的人事檔案都是以紙張為主，因此占用的空間非常大。但是隨著計算機技術(shù)的普及，人事檔案也實現(xiàn)了電腦錄入的形式，形成相關(guān)的數(shù)據(jù)信息，在企業(yè)內(nèi)部建設局域網(wǎng)絡，形成資源共享，是員工檔案信息的調(diào)用更加的方便、快捷。

四、結(jié)論

在我國的人才信息收集中，人事檔案是其中重要的信息來源，是組成公共信息的重要部分。國家或者企業(yè)通過人力資源信息，能夠了解和掌握需要的人才，是國家或者企業(yè)選擇和招聘人才的主要途徑。在人力資源管理中，相關(guān)的信息和資源都是通過人事檔案實現(xiàn)的，人事檔案目前已經(jīng)變?yōu)閲液推髽I(yè)選拔人才和招聘人才的重要手段，有效的促進了我國人力資源管理的發(fā)展。目前企業(yè)對人才之間的競爭十分的激烈，因此傳統(tǒng)的人事檔案管理模式已經(jīng)不適應現(xiàn)代化發(fā)展的需要，我們要積極的拓展業(yè)務，保障人力資源的有效發(fā)展。

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