淺析基層檢察機關(guān)檔案管理信息化建設(shè)

謝海兵

【摘 要】隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)不斷發(fā)展，電子信息技術(shù)逐步滲透到各行各業(yè)、各領(lǐng)域之中，開啟了數(shù)字化工作的新紀(jì)元，這也使得信息化技術(shù)在檢察機關(guān)中更加普及。檢察機關(guān)檔案管理信息化建設(shè)是提高檢察機關(guān)管理質(zhì)量的基本要求，信息化管理運用到檔案管理工作中去也是相當(dāng)必要的。本文將從基層檢察機關(guān)檔案管理信息化的必要性、面臨的困境以及如何加強檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)行簡要分析。

【關(guān)鍵詞】基層檢察機關(guān)；檢察檔案；信息化

隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案管理將邁入信息化、科技化、電子化時代。電子檔案是必然成為發(fā)展趨勢，作為一種新型檔案管理手段，檔案管理的信息化將助推基層檢察機關(guān)實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化?；鶎訖z察機關(guān)業(yè)務(wù)工作中形成了大量的電子檔案，檔案的信息化管理的重要性將日益突出。當(dāng)前，由于思想認(rèn)識、制度設(shè)計以及其他方面的問題，嚴(yán)重制約了基層檢察機關(guān)檔案管理信息化的發(fā)展，因此，基層檢察機關(guān)檔案信息化建設(shè)迫在眉睫。

一、基層檢察機關(guān)檔案管理信息化建設(shè)的必要性

傳統(tǒng)的檔案管理工作中，由于所投資的人力和物力財力都相對較大，所以不利于檔案維護(hù)與利用，使得檔案管理工作效率降低。隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展，檔案管理中信息化建設(shè)應(yīng)運而生，通過電子信息技術(shù)對各類檔案信息進(jìn)行分門別類整理，然后對所有數(shù)據(jù)檔案信息進(jìn)行使用與共享。而基層檢察機關(guān)檔案管理的信息化，一方面建立起為檢察工作提供全方位服務(wù)的信息化檔案管理系統(tǒng)，使原本煩瑣的檔案建立與查詢機制變得更為便捷，大大地提升檔案管理效能。另一方面大大節(jié)約機關(guān)各種資源，對于機關(guān)單位的信息化、高效化、規(guī)范化有著重要的意義。具體來講：一是借力硬盤存儲，節(jié)約庫房資源。對于基層檢察機關(guān)來說，辦公用房資源一向緊缺，如采用信息化技術(shù)進(jìn)行檔案整理，就不需要太多的辦公用房資源，并且可以充分利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，實現(xiàn)了數(shù)據(jù)的快速傳輸以及資源共享。二是利用查詢軟件，節(jié)約查詢時間。紙質(zhì)檔案數(shù)據(jù)量大，分門別類的資料類目繁多，在檔案查詢過程中如查詢不仔細(xì)，可能會導(dǎo)致了查詢錯誤或無相關(guān)數(shù)據(jù)。然而，利用信息化查詢技術(shù)，只需要在查詢行鍵入關(guān)鍵字就可以輕松得所要查詢的相關(guān)數(shù)據(jù)。三是采取科學(xué)管理，節(jié)省人力資源。數(shù)據(jù)化時代，利用檔案不再受時間、空間等條件的限制，檔案管理人員只需進(jìn)行簡單操作便可以獲取所需信息，整個查詢過程短短幾秒鐘的時間，節(jié)省了大量人力。

二、基層檢察機關(guān)檔案管理信息化建設(shè)面臨的困境

（一）檔案信息化建設(shè)重視程度不夠

在當(dāng)前信息化時代發(fā)展的背景下，基層檢察機關(guān)檔案管理信息化建設(shè)不僅是提高管理水平的一種技術(shù)手段，更是未來檔案管理的發(fā)展趨勢。然而，在實際工作中，基層檢察機關(guān)檔對于信息化的建設(shè)仍缺乏足夠的重視。主要體現(xiàn)在，一方面，對于檔案管理信息化建設(shè)認(rèn)識不足，仍采取傳統(tǒng)只注重保存輕視對其利用的模式。另一方面，對于檔案管理意識淺薄，在對檔案管理重要性意識的嚴(yán)重缺乏，在平常的檔案管理工作中只注重單純的收集與保存，對于檔案資源的作用沒有得到充分的發(fā)揮。

（二）檔案信息系統(tǒng)安全性缺乏明確認(rèn)知

網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，使得檔案信息泄密的渠道和風(fēng)險不斷增加，除了常見的網(wǎng)絡(luò)病毒、網(wǎng)絡(luò)黑客對管理計算機的入侵，工作人員無意泄露等情況外，電磁泄露、剩磁泄露等威脅更是防不勝防。此外，在日常的檔案管理工作中由于人為因素或者存儲介質(zhì)的影響，而發(fā)生一系列影響檔案信息系統(tǒng)安全的問題，對于檔案信息化建設(shè)進(jìn)程造成一定程度的影響。

（三）檔案信息開發(fā)利用與共享乏力

長期以來，基層檢察院檔案部門主要依靠歸檔制度來保證檔案試實體的收集，重視檔案部門內(nèi)部組織管理，輕視研究和預(yù)測檢察機構(gòu)及社會對館藏信息的需求；重視館藏服務(wù)方式，輕視深層次的信息服務(wù)；重視館藏檔案信息的政治性和保密性，輕視館藏檔案信息的社會性和文化性；重視以實體為中心的“保管模式”，忽視以信息整合為中心的“后保管模式”。這種“重藏輕用”使得基層檢察機關(guān)檔案信息開發(fā)利用的乏力，對于檔案信息價值的發(fā)揮造成了一定的制約，沒有將其進(jìn)行更深層次的開發(fā)運用。

三、基層檢察機關(guān)檔案管理信息化建設(shè)的路徑

（一）加強組織領(lǐng)導(dǎo)，提高思想認(rèn)識。成立檢察檔案信息化建設(shè)領(lǐng)導(dǎo)小組和相應(yīng)的辦辦公室，將檔案信息化建設(shè)工作作為一項重要的業(yè)務(wù)工作抓緊抓實。通過設(shè)置專門的工作機構(gòu)，促使基層檢察機關(guān)檔案管理信息化建設(shè)協(xié)調(diào)有序開展。

（二）突出工作重點、穩(wěn)步有序推進(jìn)?；鶎訖z察院檔案管理信息化建設(shè)應(yīng)破除認(rèn)識誤區(qū)，堅持以服務(wù)檢察業(yè)務(wù)為出發(fā)點，充分考慮檔案利用需求與特點，結(jié)合本單位信息化工作發(fā)展水平來開展；堅持以服務(wù)社會為著眼點，充分發(fā)揮信息化建設(shè)的綜合效益；堅持以單位實際情況為落腳點，講求實效，追求投資效益，做到建一個成一個，堅決杜絕搞形式主義。

（三）完善制度規(guī)范，細(xì)化目標(biāo)責(zé)任。檔案管理信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范主要包括管理性標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、業(yè)務(wù)性標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范和技術(shù)性標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。其中，管理性標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范是對電子文件檔案信息進(jìn)行管理的一套規(guī)劃，包括計算機安全法規(guī)與標(biāo)準(zhǔn)及數(shù)字檔案信息資源合法化確認(rèn)標(biāo)準(zhǔn)等；業(yè)務(wù)性標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范是對檔案文件信息化處理的規(guī)范，其范圍包含電子文檔的標(biāo)準(zhǔn)及管理規(guī)范；技術(shù)性標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范是指電子文檔數(shù)據(jù)存儲、壓縮、數(shù)據(jù)交換、數(shù)據(jù)加密、水印技術(shù)和系統(tǒng)軟硬件設(shè)施技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范等。

（四）強化安全保密，增強風(fēng)險防控。以《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國保守國家秘密法》、《計算機病毒防治管理辦法》等法律法規(guī)為依據(jù)，結(jié)合基層檢察檔案管理工作實際，制定嚴(yán)格的規(guī)章制度，形成計算機網(wǎng)絡(luò)管理檔案信息的安全保障體系；檔案管理人員必須要有強烈的保密意識，認(rèn)真對檔案信息做出鑒定，明確檔案的密級程度和開放范圍，嚴(yán)格審查，嚴(yán)格管理。

隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的縱深發(fā)展，基層檢察機關(guān)檢察檔案信息的信息化建設(shè)已迫在眉睫。因此，基層檢察機關(guān)必須進(jìn)一步強化檔案信息化、數(shù)字化意識，建立健全管理和使用制度，不斷提升檔案工作者的整體素質(zhì)，以實現(xiàn)基層檢察機關(guān)檔案信息化管理的高效健康發(fā)展。

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