信息時代背景下高校學習檔案數(shù)據(jù)化管理的應用實踐探析

摘要：隨著我國高等院校教育教學過程信息化的不斷深化，數(shù)據(jù)化管理作為涉及互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和計算機技術(shù)的綜合性管理工作模式，是信息技術(shù)在高等院校管理信息化過程中的典型應用。高校應用數(shù)據(jù)化管理對于全面地提升高校的學生檔案管理工作，提高工作人員的工作效率和工作精度有著十分明顯的效果。此外通過實現(xiàn)數(shù)據(jù)化管理，對于提升高校的內(nèi)部控制保障高校的檔案信息安全，并達成對高校相關(guān)工作的持續(xù)性改進有著十分重要的作用。

關(guān)鍵詞：信息時代；高校學生檔案管理；數(shù)據(jù)化管理

一、 前言

高等院校的學生檔案是在學生依次接受了小學、初中、高中教育階段后，在大學學習期間形成的，對學生的整個學習、成長過程的詳細記錄匯總。學生檔案是對學生在大學學習期間的學習情況、成長經(jīng)歷以及學校培養(yǎng)過程的客觀、真實的記錄，不僅僅是對學生整個大學學習過程的總結(jié)，同時也是學生畢業(yè)后用人單位選拔和任用人才的重要參考。因此，如何在當前的信息化背景下，實現(xiàn)對高校學生檔案的數(shù)據(jù)化管理，切實地提高學生檔案的管理工作，是當前高校教育工作者要重點考慮的問題。

二、 高校學生檔案數(shù)據(jù)化管理存在的問題

1. 高校學生檔案數(shù)據(jù)化管理意識淡薄

從當前我國高校應用數(shù)據(jù)化管理的狀況來看，全面完成了數(shù)據(jù)化管理工作的不到總數(shù)的70%，同時在不同院校和地區(qū)內(nèi)的分布也呈現(xiàn)出了較大的不平衡性。此外，我國眾多高校對于數(shù)據(jù)化管理的應用水平仍然處在較低的層次，在應用了數(shù)據(jù)化管理的高校中超過一半的高校仍然是以傳統(tǒng)信息錄入和共享為核心的學生檔案管理系統(tǒng)，這一系統(tǒng)雖然也能夠?qū)Ω咝５膶W生檔案管理工作起到一定的幫助效果，但是受到局限的功能和系統(tǒng)性的差異致使其并不能對高校的學生檔案管理工作帶來實質(zhì)性的根本變化，從而使得高校的數(shù)據(jù)化管理應用效果難以全部發(fā)揮出來。

2. 數(shù)據(jù)化管理水平限制了實際應用效果

首先，思想觀念的轉(zhuǎn)變困難，作為以計算機技術(shù)為核心的數(shù)據(jù)化管理，高校各層應該充分地認識到數(shù)據(jù)化管理并不單單是學習檔案管理方式的數(shù)據(jù)化，而是涉及了學生檔案信息、學生檔案數(shù)據(jù)、學生檔案信息審核的一個系統(tǒng)性的方法和技術(shù)，數(shù)據(jù)化管理的實現(xiàn)必然是高校從檔案管理制度到檔案管理模式的深層次的廣泛的改善。

3. 數(shù)據(jù)化管理模式下的數(shù)據(jù)安全存在隱患

信息安全是信息技術(shù)應用過程中一個關(guān)鍵的問題。在高校應用數(shù)據(jù)化的過程中必然會受到自身資金實力的限制，在數(shù)據(jù)化管理的投入過程中顧此失彼，往往為了保證數(shù)據(jù)化管理的提升效果而降低了在信息安全方面的投入，給自身的學生檔案信息造成較大的隱患。此外，高校的學生檔案人員往往在專業(yè)技能和實際操作方面也有所不足，這也使得高校在學生檔案的數(shù)據(jù)化管理過程中極易出現(xiàn)信息安全方面的問題。

三、 高校學生檔案數(shù)據(jù)化管理的優(yōu)化應用建議

1. 增強學生檔案數(shù)據(jù)化管理意識

數(shù)據(jù)化管理是未來高校學生檔案管理工作發(fā)展的一個重要趨勢，也是現(xiàn)代信息技術(shù)應用于高校管理工作的必然態(tài)勢。因此高校管理人員應該高度地重視這一技術(shù)的應用，將數(shù)據(jù)化管理工作提高到一個新水平。高校學生檔案管理實現(xiàn)數(shù)據(jù)化，不但要在物資上做好準備，還要在思想上做好準備。高校實現(xiàn)數(shù)據(jù)化管理不僅僅要在計算機為核心的設備方面有一定的投入，在人才的儲備方面也要做好準備，因此高校想要更好地完成數(shù)據(jù)化管理就必然要在全校從上到下形成對數(shù)據(jù)化管理的正確認知，充分地意識到數(shù)據(jù)化管理對于現(xiàn)代高校發(fā)展中的重要作用，同時對于數(shù)據(jù)化管理的理念形成正確的認知。

2. 提高高校學生檔案數(shù)據(jù)化管理水平

在高校應用數(shù)據(jù)化管理的過程中，充足的人才儲備對于數(shù)據(jù)化管理的應用有著重要的保障作用，數(shù)據(jù)化管理的應用對于學生檔案人員的素質(zhì)要求也是較高的，因此高校應該對人員提出較高的要求，以達成實現(xiàn)高校完全應用數(shù)據(jù)化管理的目的。對數(shù)據(jù)化管理人才的需求滿足可以從兩個方面進行：一方面要加強對高校本身人員的專業(yè)技能培訓和數(shù)據(jù)化管理意識深化，培訓方式可以多種多樣，包括在崗培訓、對外委培等。不僅要讓學生檔案人員掌握工作知識和技巧，還要他們形成對數(shù)據(jù)化管理的正確認知，增強應用檔案管理軟件的積極性和主動性，以便大力地促進本職人員在數(shù)據(jù)化管理方面的專業(yè)技能；另一方面應該積極地引進高素質(zhì)的數(shù)據(jù)化管理操作人才，這種人才應當同時具備較好的學生檔案學知識以及學生檔案業(yè)務處理能力，同時還應當熟悉電腦操作，能夠熟練運用數(shù)據(jù)化管理軟件，并且對于檔案管理流程較為熟知。

四、 結(jié)語

受我國當前的信息技術(shù)發(fā)展環(huán)境和高校自身的特點制約，我國高校在應用數(shù)據(jù)化管理方面還存在著諸多的問題，比如認識不足，信息安全保障不到位，高素質(zhì)的人才較為缺乏等等，但是這些問題很大程度上都是因為發(fā)展年限過短所致。高校為了更好地應用數(shù)據(jù)化管理，達成對高校檔案管理工作的良好提升目標，就應該積極地采取應對措施，在盡可能短的時間將全面應用數(shù)據(jù)化管理的障礙一一清除，以便極大發(fā)揮檔案管理工作數(shù)據(jù)化管理的能量，使數(shù)據(jù)化管理在高校檔案管理工作中順利發(fā)展。

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作者簡介：

馬莉，江蘇省揚州市，揚州大學護理學院。endprint