提升檔案利用管理策略

摘 要：檔案是人類社會活動的歷史記錄，記載著無數的成功經驗和失敗教訓，而檔案利用就是實現(xiàn)其價值的基本手段，所以如何借助檔案利用和服務活動，最大限度發(fā)揮檔案的價值，成為了現(xiàn)在檔案管理人員需要認真考慮解決的問題。因此，本文對目前檔案利用中的特點和遇到的問題進行了分析，并結合當前時代的特色，制定提升利用效率的新策略。

關鍵詞：檔案；利用；管理；策略

檔案是人類社會活動的歷史記錄，記載著無數的成功經驗和失敗教訓，而檔案利用就是實現(xiàn)其價值的基本手段，所以如何借助檔案利用和服務活動，最大限度發(fā)揮檔案的價值，成為了現(xiàn)在檔案管理人員需要認真考慮解決的問題。因此，本文對目前檔案利用中的特點和遇到的問題進行了分析，并結合當前時代的特色，制定提升利用效率的新策略。

1 檔案利用的內涵及意義

檔案利用是指檔案機構依托所保管的檔案，采取一定的方式向檔案利用者提供檔案及其信息、滿足利用者的不同需求，為社會各項事業(yè)服務[1]。檔案利用是檔案管理的重要環(huán)節(jié)之一，其重要意義主要表現(xiàn)在三個方面：首先，對于檔案本身來說，檔案利用是實現(xiàn)其價值或者說發(fā)揮其作用的基本手段。其次，對于檔案用戶和社會大眾來說，檔案利用是滿足其廣泛利用需求的基本途徑。最后，對于檔案機構來說，檔案利用是自身工作的最終目的，是自身存在價值的重要證明，也是塑造自身社會形象的最佳手段[2]。

2 檔案利用管理現(xiàn)狀和存在的問題

在現(xiàn)階段，大多數檔案管理人員還是被傳統(tǒng)思維模式因素限制，上級領導也不給予重視，投入的經費遠遠不足，使得檔案數字化建設的遠遠落后于時代的步伐。因此，在檔案利用管理過程中，就暴露了不少的問題，具體表現(xiàn)為以下三個方面：

2.1 檔案管理隊伍素質和意識不到位

在檔案管理中任職的管理人員，很多都是跨行業(yè)，半路出家而來的，很多管理人員沒經過系統(tǒng)專業(yè)培訓就上崗。如今，檔案信息與廣大人民群眾的關系越來越密切，檔案資料調用會越來越頻繁，由于管理人員工作業(yè)務不熟練，這樣就會導致工作效率和工作質量大大降低。一些檔案館上級管理部門和一線的檔案工作者對檔案自身的文化使命認識不夠充分，對于檔案事業(yè)缺乏足夠的理解信任，對于檔案文化價值認識不足，惰性對待自已的文化職責，采取回避和得過且過的態(tài)度對待工作。檔案館努力摸索獲得的寶貴經驗也沒有得到認真的總結并廣泛推廣[3]。

2.2 重保管、輕利用，檔案的價值沒有得到充分發(fā)揮

不少檔案管理工作者一直存在重保管輕利用思想，覺得安全保管好檔案才是自已的主要職責，沒有真正認識到建檔管檔的根本目的是在用檔，這樣會使得很多有價值的檔案被束之高閣，有價值的檔案資源無法及時的充分利用。對外宣傳服務的重視不夠，有效的信息化服務平臺尚未搭建完整或還僅僅只是一個框架結構，這樣無形中使檔案工作與社會隔離開來，由于開放程度不高，利用手續(xù)煩瑣，導致公眾的檔案利用認知和熱情度較低[4]。社會對于檔案文化價值缺乏認識，多數公眾不清楚檔案館的文化性質，不了解自已的檔案權益，不熟悉如何從檔案部門中獲得文化服務。

2.3 檔案利用管理手段落

當前還有不少檔案館仍采用紙質案卷為主，即便引進了檔案管理數字化系統(tǒng)，也僅僅能對檔案目錄進行檢索，檔案資料的查詢仍然需要檔案人員從檔案庫中人工查找。各部門各單位的信息化管理系統(tǒng)都是各自獨立的，不能與檔案管理系統(tǒng)互為兼容，致使他們之間不能相互查閱數據信息資料，這種弊端會嚴重阻礙了檔案管理建設，也會不利于檔案信息資源的共享利用。

3 加強檔案利用管理的對策

3.1 樹立“以人為本”觀念

在大數據時代，對檔案從業(yè)人員的職業(yè)素質提出了更高的要求，檔案管理人員不僅掌握現(xiàn)代新技術新技能，還應具有現(xiàn)代服務意識。檔案管理工作者必須掌握現(xiàn)代化網絡信息技術，熟練運用計算機以及現(xiàn)代辦公設備來進行電子文件的制作、使用、立卷歸檔和維護，才能勝任新時代檔案管理工作。檔案部門應設置人才培養(yǎng)專項資金，保證每位檔案從業(yè)人員都有參加培訓和外出交流學習的機會[5]，構建一套完整的繼續(xù)教育機制，對檔案工作者分層次分專業(yè)進行基礎知識培訓及檔案專業(yè)知識培訓，建設一支業(yè)務精通、作風過硬、服務優(yōu)質的檔案管理隊伍。

3.2 樹立文化服務觀念

檔案文化價值作為社會主義核心價值體系中的重要一員，時代要求我們必須把檔案文化價值觀念融入檔案工作方方面面，滲透到檔案文化資源保護、開發(fā)、利用、產業(yè)性轉化等各個組成部分中。檔案事業(yè)的一切建設與運行用的都是納稅人的稅款，所以滿足社會公眾的直接文化需求，是檔案館最主要服對象和服務方式[6]。貼近實際、貼近生活、貼近群眾，是有效實現(xiàn)檔案利用館服務職能的唯一辦法，比如，云南省檔案信息網站開辟“云南記憶”、四川省檔案局網站“天府文化”、廣東省檔案信息網“南粵春秋”等網上文化綜合平臺，他們的成功經驗，向我們展示了檔案館網站所蘊含的無限潛力。各檔案館應根據自已地方或單位的風俗人情，人物歷史，推行出有自已特色的檔案館相關網站，在人們在空閑時上網站隨時一目了然了解歷史、人物、地方志、網上展覽館或博物館等，讓檔案走進普通老百姓的生活中，記憶中。

3.3 樹立創(chuàng)新觀念

隨著互聯(lián)網環(huán)境已融入現(xiàn)實社會的各個層面，以及逐漸成熟的大數據環(huán)境，這些都成為檔案工作電子化、網絡化、自動化的基礎條

件[7]。首先，檔案館在提供利用和手段上引入高科技技術，提高服務效率和質量。比如借助計算機提供各種途徑的檢索服務； 用電話、傳真和電子郵件滿足用戶的咨詢要求[8]；設置觸屏向用戶展示檔案館的機構設置和館藏等內容。其次，開展豐富多樣的利用形式。在館內設立環(huán)境舒適的閱覽室、配備各種設施方便用戶閱覽、咨詢和檢索；定期編制和出版各種檢索工具，方便用戶迅速而準確地查詢檔案；提供各種復制服務；在館內設陳列室、介紹館藏和接待用戶參觀；在館內外舉辦檔案展覽、報告會或座談會、增強社會檔案意識；還可定期組織學生到檔案館上歷史課，從學生時代抓社會檔案意識，普及檔案文化資源的重要性。

綜上所述，隨著文化建設的高潮到來，檔案館也應與時俱進，加快腳步進行創(chuàng)新與改革，對檔案文化價值加以最大限度利用，讓檔案館在社會文化領域做出自已應有的貢獻。

參考文獻

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[2]黃霄羽.外國檔案管理學（第二版）[M]北京：中國人民大學出版社，185-186.

[3]王旭東.檔案文化資源開發(fā)利用研究[M].北京：中國社會科學出版社，2016，232-233.

[4]徐駿.如何走出檔案利用與保密的困境，檔案管理理論與實踐-浙江省基層檔案工作者論文集，2012（08），326-329.

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[7]胡維維.大數據環(huán)境下高校電子檔案工作的思考[J].中國高等教育，2017.12，61-63.

[8]果越.我國公共檔案館建設對策探討[J].蘭臺世界，2010（10月下），8-9.

作者簡介

蔣碧蓉（1973-），女，漢族，湖南省耒陽市，經濟師，本科，研究方向：綜合檔案管理。