提升檔案管理科學(xué)效能探略

摘 要：隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)的不斷發(fā)展，檔案管理工作的重要性也逐漸被人們所認(rèn)識(shí)，新經(jīng)濟(jì)環(huán)境下也對(duì)檔案管理工作提出了新的更高要求。樹(shù)立新的工作理念、采取新的工作措施、加強(qiáng)制度建設(shè)，才能充分發(fā)揮檔案管理工作的科學(xué)效能。本文就此提出了自己的看法。

關(guān)鍵詞：檔案管理；效能；提升；路徑

當(dāng)前我們正處于一個(gè)信息化和全球化的新經(jīng)濟(jì)時(shí)代，新經(jīng)濟(jì)是人類經(jīng)濟(jì)發(fā)展史中前所未有的科技型、創(chuàng)新型經(jīng)濟(jì)，高科技創(chuàng)新也帶動(dòng)了生產(chǎn)和生活中其它領(lǐng)域的創(chuàng)新，檔案管理工作的創(chuàng)新就是為了提升檔案管理的科學(xué)效能，大多數(shù)企事業(yè)單位的檔案管理工作依然停留在傳統(tǒng)的檔案管理階段上，顯然已經(jīng)不能滿足新經(jīng)濟(jì)環(huán)境下社會(huì)各界對(duì)檔案管理工作的迫切需求。加強(qiáng)和改進(jìn)檔案管理制度，使檔案工作更加科學(xué)和規(guī)范，且與現(xiàn)代生活接軌，是檔案管理工作的最終發(fā)展

趨勢(shì)。

1 加強(qiáng)和改進(jìn)檔案管理工作的重要意義

檔案是組織機(jī)構(gòu)內(nèi)部最為規(guī)范的知識(shí)，是組織存在的歷史依據(jù)。檔案管理工作也是組織管理工作的一部分，直接對(duì)檔案實(shí)體和檔案信息進(jìn)行管理，并為之提供各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作服務(wù)。檔案管理工作是單位管理工作不可缺少的重要部分工作，一個(gè)組織和單位健康發(fā)展必須做好檔案管理工作，這是維護(hù)歷史真實(shí)面貌的需要，能夠提高和保證單位工作質(zhì)量及效率。科學(xué)規(guī)范的檔案管理工作也是衡量一個(gè)單位管理水平的重要尺度，科學(xué)的檔案管理工作可以幫助我們了解國(guó)內(nèi)外和當(dāng)前的形勢(shì)，為組織和單位制定出有針對(duì)性地發(fā)展規(guī)劃目標(biāo)。因此，檔案管理工作人員積極做好資料的收集整理與管理利用等工作，并在實(shí)踐中不斷尋找規(guī)律，以此提高效能、服務(wù)社會(huì)建設(shè)。

的的科學(xué)效能，快速、準(zhǔn)確、全面、系統(tǒng)的提供檔案材料，積極掌握國(guó)內(nèi)外的經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展形勢(shì)，了解并掌握我國(guó)的經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展?fàn)顩r，緊跟信息化發(fā)展的潮流，使檔案管理工作逐步趨于科學(xué)化和規(guī)范化水平，達(dá)到檔案信息資料能夠?yàn)樯鐣?huì)實(shí)踐服務(wù)的最終目的。

2 我國(guó)檔案管理工作存在問(wèn)題分析

目前，大部分組織和單位的檔案管理工作還處于傳統(tǒng)的檔案管理階段，也有的個(gè)別單位處在由傳統(tǒng)的檔案管理模式向新型檔案管理模式進(jìn)行轉(zhuǎn)型階段，新舊工作模式在理念、方法等方面也存在頗多需要磨合的地方，因此，工作調(diào)整而引發(fā)的問(wèn)題和缺陷也隨之出現(xiàn)，主要表現(xiàn)為以下幾個(gè)方面：

2.1 部分單位和組織對(duì)檔案管理工作不重視

當(dāng)前大多數(shù)單位對(duì)檔案管理工作的重要性已達(dá)成共識(shí)，并開(kāi)展了相關(guān)有效的專項(xiàng)整治活動(dòng)，但部分組織和單位由于自身結(jié)構(gòu)的局限性，對(duì)檔案管理缺乏科學(xué)認(rèn)識(shí)，對(duì)檔案管理工作并不重視，管理的檔案分散、零亂、質(zhì)雜、量大，不能達(dá)到社會(huì)對(duì)檔案利用的集中、系統(tǒng)、優(yōu)質(zhì)、專指、廣泛的要求，有的甚至把檔案管理等同于人事檔案的保管或其他某一方面的檔案管理來(lái)做使得檔案管理工作滯后于經(jīng)濟(jì)社會(huì)的發(fā)展。

2.2 專職檔案管理人員職業(yè)素養(yǎng)有待提高

檔案管理工作對(duì)檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)有較高的要求。然而，部分單位的檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)較低、業(yè)務(wù)能力較弱，一些單位由于不重視檔案的管理工作也沒(méi)有設(shè)置專門的檔案管理機(jī)構(gòu)，甚至只把檔案管理作為本單位其他職能部門的附屬工作來(lái)做，工作人員沒(méi)有經(jīng)過(guò)有關(guān)資料的收集、整理、分類歸檔、利用等業(yè)務(wù)培訓(xùn)、只會(huì)簡(jiǎn)單的分類存儲(chǔ)保管就匆匆上崗，檔案維護(hù)工作嚴(yán)重受阻，資料缺乏真實(shí)性和完整性，檔案管理工作其水平自然就低下了。

2.3 檔案管理的制度不健全

目前，許多單位和組織已把檔案管理工作作為重點(diǎn)工作來(lái)抓，但是，科學(xué)化和規(guī)范化的檔案工作管理制度還沒(méi)有建立或者完善，即使有其系統(tǒng)性和可操作性也不強(qiáng)，加之工作人員隊(duì)伍的不穩(wěn)定性或者其專業(yè)素養(yǎng)不高等原因，導(dǎo)致檔案管理信息的不連續(xù)和不完整，也沒(méi)有相關(guān)獎(jiǎng)懲等約束和激勵(lì)制度的保障，導(dǎo)致檔案管理工作人員的工作積極性無(wú)法很調(diào)動(dòng)起來(lái)，工作中難免出現(xiàn)相互推諉、出現(xiàn)錯(cuò)誤又相互推脫的管理效率低下的狀況，使檔案管理工作停滯發(fā)展。

2.4 檔案管理硬件設(shè)施落后

檔案管理室的良好環(huán)境和設(shè)施設(shè)備是檔案資料保管完好的重要保證。但是，很多單位依然沒(méi)有設(shè)立專用的檔案室，即使有專門的檔案辦公室，其環(huán)境條件也不佳，并無(wú)防蟲(chóng)、防潮、防火、防盜等措施保障，不利于檔案資料的安全保障工作，還有些單位檔案管理手段落后單一沒(méi)有建立起電子檔案室只有紙質(zhì)檔案。

3 提升檔案管理科學(xué)效能路徑探析

樹(shù)立先進(jìn)的檔案管理理念，積極采取科學(xué)和行之有效的管理和行動(dòng)措施，加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，幫助其提高其業(yè)務(wù)水平，努力實(shí)現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化、科學(xué)化局面。

3.1 用科學(xué)的檔案管理理念武裝檔案管理人員的頭腦

樹(shù)立科學(xué)檔案管理理念是做好檔案管理工作的先決條件，其中，強(qiáng)化管理人員的觀念是首要的。首先，要加強(qiáng)新經(jīng)濟(jì)形勢(shì)下全體員工對(duì)檔案管理工作的科學(xué)認(rèn)識(shí)和學(xué)習(xí)，幫助大家樹(shù)立正確的檔案管理觀念，要積極引進(jìn)檔案管理的專門人才，培養(yǎng)其責(zé)任心和使命感，對(duì)原有的檔案管理人員要注意繼續(xù)教育和培訓(xùn)，尤其在在工作中應(yīng)積極加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員運(yùn)用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的培訓(xùn)，使其專業(yè)知識(shí)和業(yè)務(wù)水平、管理能力得到提高，做好針對(duì)性的培訓(xùn)，不斷提高其專業(yè)知識(shí)和業(yè)務(wù)水平，使之成為成熟的專業(yè)技術(shù)人才，適應(yīng)檔案工作科學(xué)化、現(xiàn)代化的要求。

3.2 檔案管理的硬件設(shè)施要保障到位

積極完善檔案管理的外在環(huán)境條件，檔案管理工作的有效開(kāi)展必須重視和加強(qiáng)硬件設(shè)施的引進(jìn)和設(shè)備更新工作。檔案管理科學(xué)化水平不斷提高就必須加強(qiáng)檔案管理的信息化、網(wǎng)絡(luò)化、科學(xué)化的建設(shè)。尤其注意運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)彌補(bǔ)傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件載體的流失和損壞現(xiàn)象，所以，我們應(yīng)重視檔案管理的電子化與自動(dòng)化建設(shè)進(jìn)程，積極加快建立電子檔案室使檔案管理盡快實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化，充分利用現(xiàn)代通訊技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的縱向和橫向的集成、貫通，最終實(shí)現(xiàn)電子數(shù)據(jù)的共享和綜合應(yīng)用，使檔案管理水平實(shí)現(xiàn)質(zhì)的飛躍。

3.3 積極加強(qiáng)檔案管理工作的制度建設(shè)

科學(xué)和高效的檔案管理制度能夠促使企事業(yè)單位的檔案管理工作達(dá)到有章可循，可以大大提升檔案管理工作的科學(xué)效能。提升檔案管理的科學(xué)效能必須建立科學(xué)合理的檔案管理制度。比如，對(duì)檔案工作人員繼續(xù)教育的管理制度，對(duì)優(yōu)秀檔案工作人員的獎(jiǎng)勵(lì)制度，對(duì)平常工作的統(tǒng)計(jì)、考核和評(píng)估制度，檔案管理工作者崗前和輪崗后的培訓(xùn)制度等，另外，把檔案專業(yè)技術(shù)人員專業(yè)技術(shù)職務(wù)的終身有效性變?yōu)閯?dòng)態(tài)管理，這些制度都有利于促使檔案管理工作者產(chǎn)生緊迫感和危機(jī)感，主動(dòng)更新知識(shí)，提高業(yè)務(wù)能力和水平，激發(fā)檔案工作者工作的主動(dòng)性和積極性。

4 結(jié)語(yǔ)

檔案管理工作具有很強(qiáng)的挑戰(zhàn)性，必須以高度的職業(yè)責(zé)任感和強(qiáng)烈的敬業(yè)精神對(duì)待檔案管理工作。經(jīng)濟(jì)社會(huì)的快速發(fā)展也要求檔案管理工作需與時(shí)俱進(jìn)，從而為檔案工作提供更多更好的信息資源以此提升檔案管理科學(xué)的效能，推動(dòng)社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展。

作者簡(jiǎn)介

朱亮（1975-），江蘇淮安人，現(xiàn)在武警后勤學(xué)院教研保障中心

工作。