探討人力資源檔案管理存在的問題及對策

趙靜

摘 要：人力資源檔案管理是我國人力資源機構的日常工作中相當重要的工作之一。本文將從實際出發(fā)分析當前人力資源檔案管理對于目前社會人力資源管理工作的重要性以及當下在該領域的工作中存在的問題并從多個方向分析問題產生的原因并提出針對問題的解決建議，希望為人力資源檔案管理的發(fā)展能夠提供幫助。

關鍵詞：人力資源；檔案管理；對策方案

人力資源與社會保障局是當下城市管理人才、保管人才檔案以及提供人才信息調度的專業(yè)管理服務部門，其主要工作之一便是為企業(yè)和人才雙方均提供詳細的資料。人力資源的管理影響了社會福利待遇的穩(wěn)定，其工作重點就在于人才及機構的檔案管理。如何有效加強人力資源檔案的管理措施值得我們現(xiàn)階段重點考慮。

1 日常人力資源檔案管理工作問題探析

1.1 工作效率較低

對于檔案管理工作，其工作效率主要反映在進行管理工作是主要涉及到的人力、財力與物力與實際達到效果的相比較的比例上?，F(xiàn)階段務工人員的檔案收集與統(tǒng)計整理是人力資源檔案管理部門的主要工作。例如，工作人員需要對務工人員的基礎資料進行收集，分析主要信息并對其職業(yè)方向進行推薦或提供給用人單位。在此期間務工人員若在就業(yè)過程中發(fā)生職位、薪資的改變，則其主要資料也應當對應更改。資料更改的過程對工作人員的工作時間與精力都消耗極大。當下我國人力資源檔案管理工作進行時缺乏相對成熟的流程這類問題進行處理，也使得收集資料難以得到有力發(fā)揮，喪失其及時性，也使利用率大大降低。

1.2 檔案管理工作落實不足

在傳統(tǒng)檔案管理工作開展過程是將紙質資料進行歸納整理，工作人員任務量較大；現(xiàn)如今相關科學技術使檔案管理邁向了電子化信息化管理的方向。但是檔案管理工作過程中枯燥性仍是最大的問題，這需要工作人員在日常工作中保持足夠的耐心與注意力，工作人員的職業(yè)能力要求高。當下是傳統(tǒng)管理方式向信息化管理方式邁進的過渡階段，原有管理方案部分情況下已經不適用于當下的環(huán)境，但是新的管理方案并沒有出臺，對于工作人員的工作指導性大大降低，其日常工作容易出現(xiàn)紕漏，檔案位置信息容易出現(xiàn)錯誤并且檔案調度易失敗。

1.3 部分在崗工作人員工作定位認識不足

人力資源管理部門對檔案的保管及適時調用體現(xiàn)了其對于社會工作的服務性與基礎保障性。在就業(yè)、離職的高峰期，企業(yè)以及個人需要頻繁進行檔案提取以及檔案續(xù)存服務，這些繁瑣的步驟結合巨大的工作量會使工作人員工作精細度下降。且也存在部分工作人員對人力資源檔案管理工作意識的不足導致對工作不上心，檔案不完善甚至丟失的情況時有發(fā)生，從而降低了檔案管理的社會特殊服務性與保障性。

2 解決人力資源檔案管理難點的方案探析

2.1 工作制度方面著手建立健全的人力資源檔案管理機制

作為重要環(huán)節(jié)之一，完善的人力資源檔案管理工作是相關工作扎實穩(wěn)定推進的基礎保障。首先，相關部門應合理制定針對企業(yè)人力資源檔案管理的制度，確保企業(yè)在日常人事調度時檔案及時準確的歸檔與移動，企業(yè)應大力避免檔案管理工作人員出現(xiàn)對工作的懈怠和不認真，降低人力資源管理局檔案管理部門的工作壓力。其次，言簡意賅的管理章程能提高檔案管理人員的工作效率，也能提高其工作積極性從而有效提高相關部門的管理質量。最后，相關部門應建立合適的獎懲制度，對于工作認真負責的員工予以嘉獎，而對出現(xiàn)工作不細致導致產生管理事故的工作人員也要嚴懲不貸，從而完善管理制度的公平性。

2.2 人力資源檔案管理人員綜合素質需整體提高

隨著網絡、信息技術的不斷發(fā)展，傳統(tǒng)依靠人力進行的檔案管理工作越來越多被計算機所代替，在技術轉型的關鍵時間點上，相關部門應組織對人力資源檔案管理人員對其進行綜合素質培養(yǎng)，提高工作人員的業(yè)務素養(yǎng)并掌握充分的計算機技術，才能促進人力資源檔案管理工作的高效展開。

2.3 加強管理的信息化建設

傳統(tǒng)的人力資源檔案管理模式處于相對封閉或者半封閉狀態(tài)，部門間信息難以透明，對工作的開展起到了相反的抑制作用，制約了部門間信息共享的進度。這種老舊的管理方式遠已遠不能滿足時代需求，加強信息化管理建設對于現(xiàn)有的檔案管理至關重要。信息化的管理方式建設能夠加快部門間、企業(yè)間、企業(yè)與人力資源管理機構間的聯(lián)系，也有助于擺脫檔案管理的傳統(tǒng)模式，充分利用當下新興技術及理念進行檔案管理，使得企業(yè)的業(yè)務流程更加規(guī)范，從側面提高人力資源管理局檔案管理部門的工作效率。加強管理的信息化建設應當成為檔案管理部門工作的重點。

3 結語

總之，現(xiàn)階段檔案管理是人力資源管理機構日常工作的重要內容之一，隨著科技的發(fā)展與管理職能的提高，現(xiàn)階段我國人力資源管理領域的工作取得了穩(wěn)步的提升。不過我們仍要承認現(xiàn)階段工作中依然有許多不足之處，其工作方法與制度也存在問題。通過管理部門的不斷努力改善當前制度的漏洞，人力資源管理的工作效率會穩(wěn)步提升。

參考文獻

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