突發(fā)事件中的檔案應(yīng)急管理研究

摘 要：近年來，除了自然災(zāi)害頻發(fā)，網(wǎng)絡(luò)攻擊等人為突發(fā)事件也在威脅著檔案信息資源的完整，突發(fā)事件中的檔案應(yīng)急研究成了保護(hù)社會(huì)記憶，國家寶貴的信息資源的必修課。從突發(fā)事件中的存量檔案和增量檔案的應(yīng)急管理入手，介紹了檔案應(yīng)急管理。

關(guān)鍵詞：檔案應(yīng)急管理；容災(zāi)備份；檔案應(yīng)急機(jī)制

檔案作為一種對國家的各項(xiàng)工作和發(fā)展?fàn)顩r的真實(shí)記錄，是社會(huì)記憶的載體，是促進(jìn)我國各項(xiàng)事業(yè)科學(xué)發(fā)展、維護(hù)黨和國家及人民群眾根本利益的重要依據(jù)，它的安全關(guān)系著國家對信息資源的控制以及能否順利傳承我國優(yōu)秀的歷史文化。

1 檔案應(yīng)急管理的意義

應(yīng)急管理是指在各種災(zāi)難和危機(jī)事件發(fā)生或即將發(fā)生之時(shí)，為保護(hù)人民群眾生命、財(cái)產(chǎn)安全和生態(tài)環(huán)境安全而采取的有組織的政府行為。這不僅包括對公共突發(fā)事件的響應(yīng)和恢復(fù)重建， 同時(shí)還包括預(yù)防、準(zhǔn)備、倡議和立法等，其目的是為了減少人員傷亡，降低財(cái)產(chǎn)損失，控制破壞程度，以盡可能快的速度和小的代價(jià)終止緊急狀態(tài)， 回復(fù)到正常狀態(tài)。檔案的應(yīng)急管理則是要求檔案系統(tǒng)在應(yīng)對突發(fā)事件中，為了降低災(zāi)害對現(xiàn)存檔案的損害，從而做出的一系列計(jì)劃組織、協(xié)調(diào)、控制活動(dòng)，是一種有持續(xù)動(dòng)態(tài)的管理的過程。近年來，由于全球氣候變化，我國自然災(zāi)害頻發(fā)，地震、水災(zāi)、火災(zāi)等災(zāi)害威脅著人民群眾的生命和財(cái)產(chǎn)安全以及我國檔案管理數(shù)字化、信息化、網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)步伐的加快，檔案數(shù)據(jù)的數(shù)量呈幾何級增長，伴隨而來的安全問題也日益凸顯。由于紙質(zhì)檔案具有孤本性，在突發(fā)事件中損毀的檔案會(huì)給以后的工作帶來不利，因此如何保證檔案信息的完整和安全，越來越受到檔案學(xué)界的關(guān)注。

我國的檔案應(yīng)急管理研究從2000年開始，到2008年汶川大地震發(fā)生后，如何做到在突發(fā)事件中保證檔案信息的安全，迅速成為檔案學(xué)界的熱點(diǎn)問題。就某種程度而言，現(xiàn)代社會(huì)充滿了風(fēng)險(xiǎn)，無論是地震、洪水、臺(tái)風(fēng)等自然性重大災(zāi)害，還是大面積的停電、重大計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的故障、網(wǎng)絡(luò)攻擊、反社會(huì)的騷亂、恐怖襲擊等社會(huì)行重大突發(fā)事件，都會(huì)給檔案信息管理工作帶來嚴(yán)重的威脅。在這些突發(fā)事件中，常態(tài)的檔案管理工作模式將難以應(yīng)對。因此，檔案的應(yīng)急管理也就顯得尤為重要。

2 突發(fā)事件中的檔案分類

首先在突發(fā)事件中可以將相關(guān)檔案大致分為兩類，存量檔案和增量檔案。

存量檔案是指社會(huì)現(xiàn)存的具有保存價(jià)值的各種載體類型的檔案，既包括保存在國家檔案管理機(jī)構(gòu)的檔案，也包括散存在其他社會(huì)組織、企業(yè)乃至個(gè)人手中的檔案。從現(xiàn)有的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)看，我國目前存量檔案的數(shù)量已相當(dāng)龐大，“館藏的豐富為檔案利用的活躍和深化奠定了物質(zhì)基礎(chǔ)”，有利于檔案工作目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)，但與此同時(shí)，在重大突發(fā)事件面前，檔案的安全面臨著嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)，甚至有可能遭受滅頂之災(zāi)。例如，在“5·12”汶川大地震中，導(dǎo)致9個(gè)檔案館毀壞，38 個(gè)檔案館嚴(yán)重?fù)p壞；有90萬卷檔案被掩埋，151萬卷檔案受損；其中北川縣檔案館完全倒塌，館藏8萬卷檔案被泥石流掩埋。[1]1998年洪水災(zāi)害期間，湖南全省的被淹案卷為1313萬個(gè)，但是受潮案卷和磨損案卷分別達(dá)到5619萬個(gè)和1516萬個(gè)。[2]而增量檔案是指重大突發(fā)事件應(yīng)對進(jìn)程中形成的具有保存價(jià)值的各種檔案。

也就是說，在檔案的應(yīng)急管理中，我們既要做到對現(xiàn)有的國家檔案資源體系的進(jìn)行科學(xué)的管理，在災(zāi)難發(fā)生時(shí)盡可能的保證存量檔案的完整，保存好現(xiàn)有的社會(huì)記憶的完整。同時(shí)，增量檔案是在重大突發(fā)事件中形成的原始記錄，在災(zāi)害發(fā)生時(shí)，收集齊全增量檔案，確保好增量檔案的安全能夠更好的為相似災(zāi)害的情況下的檔案應(yīng)急管理工作做出指導(dǎo)。

3 存量檔案的應(yīng)急管理

在重大災(zāi)害中，為了確保檔案安全的萬無一失，檔案部門應(yīng)該在日常工作中做到檔案的災(zāi)害預(yù)防，檔案的異地備份工作、突發(fā)事件的應(yīng)急方案等，能夠幫助保證存量檔案的完整性的工作，同時(shí)，也應(yīng)做好災(zāi)后的受損檔案的評估與搶救的理論研究，做到災(zāi)前檢測預(yù)警機(jī)制，災(zāi)中防災(zāi)抗災(zāi)機(jī)制，災(zāi)后恢復(fù)重建機(jī)制，這樣才能最大程度的保證珍貴的檔案資源的完整度。

突發(fā)事件發(fā)生前，也就是我們的日常工作中要貫徹“以防為主，防治結(jié)合”的管理理念，將小規(guī)模的緩發(fā)型災(zāi)害消除災(zāi)萌芽中，比如在日常工作中保持檔案館內(nèi)良好的溫濕度環(huán)境，保持庫房的干凈整潔，經(jīng)常為庫房通風(fēng)等措施。同時(shí)在日常管理過程也需要完成和完善相關(guān)災(zāi)害和突發(fā)事件發(fā)生時(shí)的應(yīng)對機(jī)制。例如，制定對抗災(zāi)害的實(shí)施計(jì)劃；檔案數(shù)據(jù)信息的備份；對災(zāi)害應(yīng)急人員的培訓(xùn)等。

其中現(xiàn)如今面對重大應(yīng)急事件存量檔案的災(zāi)前應(yīng)對研究得最多的手段就是容災(zāi)備份。容災(zāi)備份，就是“為了災(zāi)難恢復(fù)而對數(shù)據(jù)、數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)、基礎(chǔ)設(shè)施、技術(shù)支持能力和運(yùn)行管理能力進(jìn)行備份的過程”[3]檔案數(shù)據(jù)容災(zāi)備份是指為了應(yīng)對地震、火災(zāi)、水災(zāi)、戰(zhàn)爭、恐怖組織及其他人為因素所造成的對信息系統(tǒng)的破壞，在遠(yuǎn)離中心系統(tǒng)的異地建立一套與中心系統(tǒng)幾乎完全相同的設(shè)施，對數(shù)字化的館藏檔案、重要電子文件、檔案網(wǎng)站、檔案管理系統(tǒng)、檔案數(shù)據(jù)庫等進(jìn)行備份。[4]

2014年，中辦、國辦在《關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢下檔案工作的意見》，明確要求：“對重要檔案實(shí)行異地異質(zhì)備份保管?？h以上各級國家綜合檔案館要對同級黨政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位、社會(huì)組織的重要檔案（包括新聞?lì)愲娪?、電視片、照片、錄音、錄像等音像檔案）實(shí)行異地備份保管，對重要電子檔案實(shí)行異地異質(zhì)備份保管，確保黨和國家重要檔案絕對安全”。面對日益增長的海量數(shù)據(jù)和越來越嚴(yán)峻的災(zāi)害風(fēng)險(xiǎn)，加強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)容災(zāi)備份管理，保障檔案數(shù)據(jù)安全對于做好新形勢下檔案工作、推動(dòng)經(jīng)濟(jì)社會(huì)科學(xué)發(fā)展、維護(hù)國家安全和社會(huì)穩(wěn)定、維護(hù)人民群眾合法權(quán)益具有重要意義。[5]

在日常的檔案工作中要對重要檔案做到異質(zhì)備份，即對檔案資源進(jìn)行不同形態(tài)的備份，如紙質(zhì)與電子之間、微縮與電子之間、紙質(zhì)與微縮之間互為異質(zhì)備份，異質(zhì)備份采用的方法有靜電復(fù)制、微縮復(fù)制、仿真復(fù)制、翻拍和數(shù)字化等。這些就形成了構(gòu)建檔案容災(zāi)備份資源體系的基礎(chǔ)。

檔案的異地備份是指為避免檔案信息資源遭到水災(zāi)、火災(zāi)或者地震等不可抗的自然災(zāi)害破壞，從而將檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，并將其儲(chǔ)存在遠(yuǎn)離原件保存處的一種檔案安全措施。也就是要求我們在檔案工作中對重要的檔案進(jìn)行分級分類，并且與相關(guān)部門合作，建立異地備份機(jī)制。

除了做好備份，也要強(qiáng)調(diào)日常監(jiān)控，一般來說做好對檔案館的環(huán)境的監(jiān)控，對庫房內(nèi)外的溫濕度定時(shí)測控記錄，能夠有效的起到對偷盜和火災(zāi)的防治。與氣象部門合作，在多雨和干燥的季節(jié)應(yīng)用檔案館所得到的各種災(zāi)害的數(shù)據(jù)進(jìn)行可行的預(yù)測，發(fā)布比較可靠的災(zāi)害預(yù)警，進(jìn)入災(zāi)害預(yù)警準(zhǔn)備階段。要想更好的保證以上應(yīng)急管理行為順利進(jìn)行，檔案部門還應(yīng)該有一筆應(yīng)急資金，能夠在救災(zāi)的時(shí)候迅速的做好資金和物資的支持，平時(shí)的救災(zāi)物資如滅火設(shè)備等的適時(shí)的補(bǔ)充，使其能夠處于良好的設(shè)備狀態(tài)以便隨時(shí)使用。

在災(zāi)害發(fā)生后也要能夠迅速運(yùn)行，相關(guān)機(jī)制，對受損檔案資料進(jìn)行轉(zhuǎn)移以及評估修復(fù)。要根據(jù)檔案的受損類型與受損程度，采取不同的搶救方法，對年代久遠(yuǎn)、內(nèi)容獨(dú)特、價(jià)值珍貴的檔案進(jìn)行優(yōu)先和重點(diǎn)搶救。最后對于受損嚴(yán)重、安全隱患較大的檔案庫房，要盡快轉(zhuǎn)移其中保存的檔案，并根據(jù)檔案部門的專業(yè)評估意見進(jìn)行維修加固和恢復(fù)重建。

4 增量檔案的應(yīng)急管理

增量檔案是在災(zāi)害中形成的第一手資料，在歸檔的時(shí)候就要注意在這些突發(fā)事件中的形成的檔案具有分散性、內(nèi)容的豐富性、歸屬的多元化、價(jià)值的獨(dú)特性（不可替代性）等特點(diǎn)，表明重大突發(fā)事件中增量檔案的應(yīng)急管理明顯有別于我國常態(tài)化的檔案工作。

但就目前的情況來看，由于災(zāi)害的突發(fā)性，復(fù)雜性，以及檔案管理機(jī)構(gòu)與各機(jī)關(guān)分工不明確等原因，在實(shí)際工作中，增量檔案其實(shí)是最容易被忽視的一塊檔案應(yīng)急工作。因此，在災(zāi)前的應(yīng)急管理相關(guān)意識培養(yǎng)工作中就要注重對增量檔案工作的設(shè)計(jì)和重視這部分檔案的應(yīng)急管理體制的健全。

在災(zāi)害中形成的增量檔案，能夠?yàn)檠芯繛?zāi)害對檔案和檔案工作所造成的影響與危害提供第一手的真實(shí)資料。從而對結(jié)合國內(nèi)外的已有的理論研究，從而對現(xiàn)有的檔案應(yīng)急管理機(jī)制進(jìn)行合乎現(xiàn)實(shí)的適當(dāng)?shù)恼{(diào)整。我國檔案系統(tǒng)在《檔案工作突發(fā)事件應(yīng)急處置管理辦法》的指導(dǎo)下，已經(jīng)制訂了一系列的突發(fā)事件應(yīng)急處置預(yù)案，對于應(yīng)對各類重大突發(fā)事件起到了積極的作用，但就整體而言，重大突發(fā)事件應(yīng)急處置預(yù)案的針對性、實(shí)用性等有待于進(jìn)一步完善。就需要各級檔案部門根據(jù)自己掌握的當(dāng)?shù)貙?shí)際情況，利用以往搜集的災(zāi)害中的增量檔案，形成有針對性的有地方特色的應(yīng)急預(yù)案。從而使增量檔案信息真正的發(fā)揮自己的價(jià)值，指導(dǎo)和完善相關(guān)的檔案應(yīng)急保護(hù)工作，從而真正做到對有可能發(fā)生的重大突發(fā)事件做到超前思考、超前謀劃、超前化解。

5 結(jié)語

檔案資源是人類在社會(huì)活動(dòng)中形成的真實(shí)的憑證性的原始記錄，是社會(huì)記憶的載體，是國家和人民的寶貴的財(cái)富。檔案在突發(fā)事件中的應(yīng)急管理研究，能夠幫助檔案部門在各類災(zāi)害中保護(hù)好這一寶貴的信息資源。我國的突發(fā)事件中的檔案應(yīng)急管理還處于發(fā)展的初期，但是結(jié)合國內(nèi)外已有的研究理論，充分發(fā)揮和利用我國的的檔案管理體制的優(yōu)勢，積極開展檔案應(yīng)急管理工作，就能為檔案數(shù)據(jù)的安全和長期保存利用提供保障。

參考文獻(xiàn)

[1]薛匡勇.重大突發(fā)事件中的檔案應(yīng)急管理研究[J].檔案學(xué)通訊，2013.

[2]李仙鵬.論災(zāi)害預(yù)防和檔案保護(hù)[OL/EB].2013-09-25[2014-01-13].http：//www.hada.gov.cn/w_NewsShow.asp？ID=11：26239.

[3]GB/T 20988-2007，信息安全技術(shù)—信息系統(tǒng)災(zāi)難恢復(fù)規(guī)范[S].北京：中國標(biāo)準(zhǔn)出版社，2007.

[4]宋瑜，孫冰，安鑫.關(guān)于建立檔案數(shù)據(jù)容災(zāi)備份中心的思考[J].蘭臺(tái)世界，2010，（9）：2-3.

[5]鄧嵐.檔案數(shù)據(jù)容災(zāi)備份管理的意義和策略[J].金融市場，2015.

作者簡介

王怡媛（1992-），女，漢族，四川省成都人，四川大學(xué)公共管理學(xué)院，研究方向：檔案學(xué)。