信息化背景下的檔案管理現(xiàn)代化研究

梁薈??

摘 要：信息化的時代，信息的累積、保管以及調(diào)取對于今后的管理有著至關(guān)重要的影響。檔案資源作為我們獲取信息的一大重要手段，其管理工作的發(fā)展對于社會發(fā)展、變革和創(chuàng)新有著很強的現(xiàn)實意義。面對現(xiàn)在信息化的沖擊，檔案管理工作也應(yīng)該順應(yīng)社會發(fā)展方向，實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的創(chuàng)新變革，將檔案管理工作與現(xiàn)代化信息技術(shù)相結(jié)合。本文將圍繞這一話題進(jìn)行一系列的探討。

關(guān)鍵詞：信息化；檔案管理；現(xiàn)代化

前言

互聯(lián)網(wǎng)的不斷發(fā)展，科學(xué)技術(shù)的不斷更新，帶動了現(xiàn)代全球信息化發(fā)展的不斷加深。面對快速發(fā)展的信息化科技，一方面給我國的檔案管理工作帶來了諸多可以創(chuàng)新的機遇，但同時也對我國當(dāng)前的檔案管理工作提出了更為嚴(yán)格的要求，因此，在信息化時代的浪潮下，我國檔案管理工作的創(chuàng)新也勢在必行。

一、 實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化意義

（一） 檔案管理存儲方式多種多樣

與以往只局限于紙張文字形式的表現(xiàn)模式不同，隨著信息化技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案管理現(xiàn)代化模式可以通過多種存儲方式進(jìn)行檔案資料的管理：聲音、影像、圖片、互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)都相繼引入現(xiàn)代化信息管理技術(shù)當(dāng)中，一大批新型的存儲載體更加豐富了檔案管理的模式。這些新的存儲載體內(nèi)容更為豐富，信息可信度也大大增強，同時也更便于查找。

（二） 改善傳統(tǒng)管理模式當(dāng)中的供需矛盾

社會的發(fā)展離不開信息的采集、分析，檔案作為信息的一大重要組成部分，對于社會經(jīng)濟(jì)、技術(shù)、文化等多方面、多領(lǐng)域有著至關(guān)重要的影響。但由于以往信息技術(shù)發(fā)展并不健全，往往尋找一份準(zhǔn)確信息的時候，需要在龐大的數(shù)據(jù)庫中將分散在各個不同角落的檔案集中到一起，這個尋找的過程往往浪費了大量的時間、精力、物力以及人力。隨著人們對信息處理速度的不斷提高，對于檔案提取的速度要求也就越來越高，如果還依照以往檔案管理的模式，必然無法滿足高速的信息處理速度。人們?nèi)找嬖鲩L的檔案需求與傳統(tǒng)檔案管理體系之間就出現(xiàn)了不可調(diào)和的矛盾。而信息化技術(shù)的發(fā)展為這個矛盾的處理提出了一個新的機遇，并滿足了社會發(fā)展對于檔案的需求，抓住這一機遇，檔案信息管理才能夠?qū)崿F(xiàn)質(zhì)的飛躍。

二、 檔案管理在信息化背景下面臨的沖擊

（一） 傳統(tǒng)管理模式無法適應(yīng)當(dāng)前形勢

以往的檔案管理模式都是通過工作人員將檔案分類、保管、調(diào)取、整合，以此來實現(xiàn)人們對于信息獲取的模式。然而，隨著時間的不斷推移，以及人們對于檔案現(xiàn)實指導(dǎo)意義的重視度不斷提高，檔案數(shù)量急劇增加，這對于檔案管理的人員、時間都提出了很大的挑戰(zhàn)。如果僅僅依靠以往人工檔案管理模式，那么，必然會出現(xiàn)對于檔案管理人員需求的大量增加，同時在調(diào)取檔案的時間方面也會不斷延長，這無疑將會消耗巨大的人力、物力。

（二） 互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)不穩(wěn)定性給管理帶來一定安全隱患

雖然現(xiàn)代化信息技術(shù)不斷發(fā)展，但由于計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)發(fā)展處于變革時期，在一些方面還會存在不穩(wěn)定性，這就給檔案管理現(xiàn)代化的發(fā)展帶來了一些不確定性及安全隱患方面的問題。尤其是黑客技術(shù)的不斷發(fā)展，很多重要的國家機密極有可能被他人竊取，從而導(dǎo)致重要文件、機密文件的泄露，這所造成的影響往往是不可預(yù)估的。

（三） 檔案管理人員工作技能無法滿足信息化的發(fā)展

以往人工性質(zhì)的檔案管理模式，只需要進(jìn)行檔案分類、歸檔、調(diào)取等一系列繁復(fù)、機械式的工作就可以了，這對于檔案管理人員的基礎(chǔ)素質(zhì)要求并不是很高，只需要掌握基礎(chǔ)管理能力即可。然而隨著現(xiàn)代化信息技術(shù)的引入，傳統(tǒng)管理人員的個人能力、素質(zhì)、理念等，就無法滿足現(xiàn)在的工作需要了，能夠滿足當(dāng)前需求的綜合素質(zhì)高的管理人員往往是少之又少。如果還依賴以往管理人員的工作模式，那么，檔案管理將會無法滿足現(xiàn)在人們對于信息處理的速度。

三、 落實檔案管理現(xiàn)代化的措施

（一） 宣傳檔案管理的創(chuàng)新思維

理論指導(dǎo)實踐。想要實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化發(fā)展，擁有現(xiàn)代信息化創(chuàng)新理念是必然基礎(chǔ)。在當(dāng)前時代背景下，傳統(tǒng)的檔案管理理念已經(jīng)無法滿足現(xiàn)在的管理需求，現(xiàn)代化信息技術(shù)對于信息的高速處理特點，正可以有效避免傳統(tǒng)檔案管理在當(dāng)前背景下面對的危機與挑戰(zhàn)。只有不斷更新思想，充分認(rèn)識到信息化管理理念對于檔案管理發(fā)展的必要性，才能夠更好的實現(xiàn)檔案管理向現(xiàn)代化的轉(zhuǎn)變，不斷滿足人們對于信息獲取的需求。

（二） 注重檔案管理模式的安全性

檔案資源的安全性，是檔案資源共享的保證。檔案管理的重中之重就是檔案的安全性，重要文件的泄露對于個人、企業(yè)甚至于國家的威脅都是極為嚴(yán)重的，因此，對于檔案的安全管理就是工作人員需要關(guān)注的第一問題。這就要求現(xiàn)代化檔案管理人員對于檔案資料的信息化處理必須注重安全性，避免因為個人操作失誤而帶來的信息泄露，制定一系列的檔案管理規(guī)章，檔案管理流程嚴(yán)格審批，同時也要提高檔案管理軟件開發(fā)的安全性能，從源頭上杜絕檔案信息安全問題的出現(xiàn)。

（三） 提升管理人員整體技能水準(zhǔn)

檔案管理想要全面實現(xiàn)現(xiàn)代化發(fā)展，培養(yǎng)一批高精尖的信息化管理人才是最為主要的關(guān)鍵部分。如果檔案管理人員的綜合素質(zhì)無法達(dá)到信息化要求的標(biāo)準(zhǔn)，無論引進(jìn)多么先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備，都無法實現(xiàn)檔案管理向現(xiàn)代化的轉(zhuǎn)變。對于專業(yè)型人才，要培養(yǎng)他們扎實的基礎(chǔ)理論知識，同時掌握先進(jìn)的信息技術(shù)，具備創(chuàng)新理念，理論與實際結(jié)合，實現(xiàn)管理人員整體水平的提高，才能更好的促進(jìn)檔案管理的發(fā)展。

結(jié)語

信息化檔案管理是我國檔案管理現(xiàn)代化的必經(jīng)之路，實現(xiàn)這種轉(zhuǎn)變將會對檔案管理工作效率的提高產(chǎn)生前所未有的幫助，同時也可以盡可能的降低原本傳統(tǒng)檔案管理對于人力、物力等資源的應(yīng)用，減少該項工作的成本，并可以通過現(xiàn)代化信息技術(shù)的發(fā)展實現(xiàn)多項檔案資源的有效整合。

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