淺談醫(yī)院辦公室工作在醫(yī)院管理中的作用

趙春賓

醫(yī)院辦公室屬于醫(yī)院管理工作的關(guān)鍵部門，該部門在管理工作中發(fā)揮溝通協(xié)調(diào)醫(yī)院管理決策人員和具體執(zhí)行人員的功能，還需協(xié)助其他行政部門更好地執(zhí)行上級(jí)下達(dá)的任務(wù)，并及時(shí)發(fā)現(xiàn)在醫(yī)院行政工作中存在的問(wèn)題，輔助醫(yī)院決策者制定合理的方案。其工作質(zhì)量和工作人員的辦事效率會(huì)影響醫(yī)院的管理質(zhì)量，影響醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)層相關(guān)決策的開展，保證醫(yī)院管理工作的順利、有序地運(yùn)行。在新形勢(shì)下，醫(yī)院辦公室的工作越來(lái)越科學(xué)化、多元化和深入化。本文針對(duì)這一問(wèn)題展開，主要對(duì)醫(yī)院辦公室工作進(jìn)行簡(jiǎn)述，并提出有效地改進(jìn)措施，以便于為醫(yī)院的綜合管理工作和提高管理效率奠定基礎(chǔ)，具體如下。

1 醫(yī)院辦公室工作簡(jiǎn)介

由于醫(yī)院中包含多個(gè)行政部門、臨床醫(yī)療科室等不同部門，在日常工作中各部門之間需要相互交流，以保證相關(guān)事務(wù)的順利完成，而醫(yī)院辦公室即為各部門之間的溝通者。但是，醫(yī)院中不同部門的性質(zhì)、工作內(nèi)容均存在較大的差異，因此辦公室具有綜合性的特征，包含領(lǐng)導(dǎo)層的參謀、醫(yī)院發(fā)展方向的分析和規(guī)劃、執(zhí)行者的監(jiān)督、人力資料分配協(xié)調(diào)以及各部門的協(xié)調(diào)等方面。另外，該部門在工作中會(huì)涉及到行政、服務(wù)以及管理三方面的職能[1-2]，基于醫(yī)院辦公室的工作主要是圍繞醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)層的決策以及外來(lái)事務(wù)，因此其還具備一定的被動(dòng)性。雖然該部門工作相對(duì)被動(dòng)，但是工作人員在日常仍然需要盡量提高工作的主動(dòng)性和積極性。關(guān)于一些常規(guī)任務(wù)應(yīng)結(jié)合醫(yī)院實(shí)際和以往經(jīng)驗(yàn)提前進(jìn)行充分地準(zhǔn)備工作，并對(duì)國(guó)家的政策和醫(yī)院的發(fā)展存在較高的敏感度，增強(qiáng)自身對(duì)醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)班子下達(dá)任務(wù)的預(yù)見性。同時(shí)工作人員還應(yīng)提高自身處理突發(fā)事件和迅速安排工作事務(wù)的能力。

2 醫(yī)院辦公室工作的調(diào)整措施

2.1 確定績(jī)效評(píng)定獎(jiǎng)懲措施

績(jī)效評(píng)定即定期檢驗(yàn)并評(píng)定醫(yī)院辦公室工作人員的工作成效，該方法不但有助于對(duì)工作人員的日常工作進(jìn)行管理，為工作人員的工作提供標(biāo)準(zhǔn)和導(dǎo)向，而且能夠增強(qiáng)工作人員的積極性與工作效率。通常制定績(jī)效評(píng)定獎(jiǎng)懲規(guī)章制度，可根據(jù)不同成員的工作質(zhì)量進(jìn)行適當(dāng)給予證書、獎(jiǎng)?wù)潞酮?jiǎng)金等形式的獎(jiǎng)勵(lì)，或者給予口頭、通報(bào)以及扣除績(jī)效工資等形式的批評(píng)。在制定該獎(jiǎng)懲標(biāo)準(zhǔn)時(shí)應(yīng)按照辦公室工作中的實(shí)際情況，考核項(xiàng)目可包含工作質(zhì)量、工作量以及工作難度等內(nèi)容，應(yīng)將考核項(xiàng)目、考核標(biāo)準(zhǔn)以及獎(jiǎng)懲政策進(jìn)行透明化、公正化[3-4]。在該措施執(zhí)行時(shí)還可對(duì)工作質(zhì)量偏低的人員進(jìn)行針對(duì)性的指導(dǎo)，由優(yōu)秀人員幫帶，在提高工作人員效率的同時(shí)保證工作氛圍的和諧。

2.2 優(yōu)化辦公室的管理

一方面，可采取精細(xì)化管理模式，針對(duì)辦公室工作人員的工作流程結(jié)合實(shí)際進(jìn)行修訂，并按照醫(yī)院改革進(jìn)程不斷完善，簡(jiǎn)化工作流程，并將醫(yī)院辦公室中的任務(wù)具體劃分到不同崗位或個(gè)人，并制定各個(gè)崗位人員的具體工作職責(zé)和工作內(nèi)容，提高辦公室的工作效率。同時(shí)，由于辦公室工作的特殊性，若該環(huán)節(jié)出現(xiàn)疏漏則可能影響整個(gè)任務(wù)的實(shí)施效果，因此工作人員應(yīng)在日常工作中注重細(xì)節(jié)，避免因細(xì)節(jié)失誤而影響政策的執(zhí)行。另一方面，還可將其他優(yōu)異的管理模式引入辦公室管理中，可將PDCA循環(huán)法[5-6]或5S管理方式[5]融入辦公室工作，優(yōu)化工作程序，提高工作人員的合作意識(shí)和工作效率。

2.3 制定并完善監(jiān)督制度

為了保證醫(yī)院行政事務(wù)的執(zhí)行效率，可制定并完善監(jiān)督制度，由辦公室工作人員具體對(duì)各項(xiàng)事務(wù)進(jìn)行監(jiān)督，監(jiān)督的內(nèi)容主要包括醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)班子的決策事項(xiàng)、臨床科室的事項(xiàng)以及對(duì)已存在問(wèn)題的監(jiān)督解決，以便于保證醫(yī)院宏觀決策以及具體事務(wù)的開展，在監(jiān)督過(guò)程中工作人員應(yīng)緊緊圍繞決策內(nèi)容、限定時(shí)間、領(lǐng)導(dǎo)關(guān)注的項(xiàng)目以及緊急事務(wù)等方面[7-9]，同時(shí)還應(yīng)對(duì)政策實(shí)施期間具備較高阻力的事項(xiàng)進(jìn)行重點(diǎn)監(jiān)督和關(guān)注，從而提高醫(yī)院不同部門的凝聚力，保證監(jiān)督的質(zhì)量和效率。

2.4 加強(qiáng)辦公室工作的人員綜合素質(zhì)

在醫(yī)院辦公室中工作人員屬于任務(wù)執(zhí)行的主體，工作人員的綜合素質(zhì)能影響工作完成的質(zhì)量和效率，因此辦公室可定期組織員工參與相關(guān)的培訓(xùn)活動(dòng)，以便于加強(qiáng)辦公室工作的人員綜合素質(zhì)[10-12]。綜合素質(zhì)既包含工作技能水平，又包括工作人員的職業(yè)責(zé)任感和服務(wù)意識(shí)，由于醫(yī)院辦公室工作人員的任務(wù)中大多數(shù)屬于服務(wù)性的，保證各個(gè)部門的交流和協(xié)調(diào)，工作人員的服務(wù)意識(shí)同樣應(yīng)進(jìn)行培訓(xùn)，從而提高辦公室工作人員的主動(dòng)服務(wù)意識(shí)和工作責(zé)任感。在工作技能方面，基于醫(yī)院辦公室的特性，工作人員不但應(yīng)加強(qiáng)自身的管理知識(shí)、公關(guān)能力，而且應(yīng)對(duì)于其他不同部門的工作進(jìn)行一定的了解，以便于更好地執(zhí)行監(jiān)督和協(xié)調(diào)工作。

總之，醫(yī)院辦公室的日常工作應(yīng)重點(diǎn)圍繞醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)班子展開，執(zhí)行其政策，并在不同部門之間協(xié)調(diào)、溝通和監(jiān)督，從而保證不同部門的工作人員及時(shí)、精確地完成各項(xiàng)決策和任務(wù)，提高醫(yī)院的管理效率，為臨床醫(yī)療事務(wù)奠定基礎(chǔ)。