推進會計檔案管理工作電算化的有效路徑

張玉紅

【摘要】為了適應(yīng)會計檔案管理工作的客觀要求，必須從加強管理人員的素質(zhì)、業(yè)務(wù)、完善設(shè)施、健全制度入手，不斷提高會計檔案電算化管理的有效路徑。

【關(guān)鍵詞】會計檔案管理;有效路徑

會計檔案管理工作是管理學(xué)科的一個重要組成部分，隨著計算機在會計檔案管理領(lǐng)域的普及和應(yīng)用，企事業(yè)單位的會計核算系統(tǒng)越來越多地被計算機取代，會計電算化與檔案管理之間是相輔相成的關(guān)系，會計電算化拓寬了會計檔案的范圍，提高了檔案管理的效率與水平。

一、強化業(yè)務(wù)能力，提高電算化素質(zhì)

由于會計檔案電算化管理，不僅僅是實現(xiàn)傳統(tǒng)會計檔案管理的功能，更有利用計算機高速計算、分析的功能，同時電算化軟件維護及系統(tǒng)安全的要求較高，所以必須相應(yīng)提高會計檔案管理人員的電算化專業(yè)水平，加強對電子檔案的管理，為提供更有效的會計信息，維護日常工作，開發(fā)更合理、高效的軟件打好基礎(chǔ)。會計檔案管理電算化是不斷完善、優(yōu)化的過程，始終要依賴于檔案管理人員素質(zhì)的提高。建設(shè)一支高素質(zhì)的會計檔案人員隊伍，是會計檔案管理電算化的重要基礎(chǔ)。會計檔案部門要配備具有計算機、通信、微電子等學(xué)歷背景的技術(shù)人員，逐步改變現(xiàn)有業(yè)務(wù)人員隊伍專業(yè)結(jié)構(gòu)單一的狀況，滿足電算化建設(shè)工作的需要，加強會計檔案管理人員的繼續(xù)教育，以分層次、分階段和根據(jù)業(yè)務(wù)需要進行培訓(xùn)為原則，著重加強會計檔案管理人員的電算化技術(shù)培訓(xùn)及應(yīng)用新技術(shù)、新設(shè)備、新方法的培訓(xùn)，提高他們掌握和運用電算化技術(shù)和手段的意識和技能。建立合理的會計檔案管理人員的績效考核評價機制，對會計檔案管理電算化能力強、業(yè)務(wù)好的人員要及時進行鼓勵，激勵相關(guān)人員盡快學(xué)懂、弄通電算化管理業(yè)務(wù)。另外，對計算機電算化技術(shù)人員要進行一定的檔案工作、會計管理工作知識和技能的介紹，使其了解會計檔案工作的客觀規(guī)律，更好地為會計檔案管理電算化提供技術(shù)支持。

二、強化設(shè)施建設(shè)，為軟硬件建設(shè)提供保障

軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)是檔案管理電算化建設(shè)不可缺少的基本條件，是檔案信息資源開發(fā)利用和信息技術(shù)應(yīng)用的基礎(chǔ)，而其核心是檔案信息網(wǎng)絡(luò)。它是檔案信息傳輸、交換和資源共享的必要手段。對此，部門領(lǐng)導(dǎo)要擺脫傳統(tǒng)思維的束縛，認(rèn)識到計算機和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用于會計檔案工作的真正意義。投入大量的精力關(guān)心支持這一事業(yè)，在資金、設(shè)備、人才等方面予以充分投入，把會計檔案管理電算化納入工作計劃和考核范圍，主管領(lǐng)導(dǎo)要經(jīng)常過問此項工作，了解會計檔案管理工作的情況，提出要求，下達任務(wù)，指導(dǎo)會計檔案管理人員依法開展工作，幫助解決工作中存在的實際困難。為搞好會計檔案電算化管理，提供環(huán)境清潔與溫濕度穩(wěn)定適宜的專用會計檔案存放倉庫;配備具有高清晰度打印能力的激光打印機;選用功能符合本部門實際業(yè)務(wù)的電算化會計軟件;加強系統(tǒng)的安全防護功能。從而使會計檔案電算化管理工作在軟硬件上得到保障，不斷適應(yīng)現(xiàn)代管理的工作需要。

三、強化制度建設(shè)，使管理工作規(guī)范化、程序化

為了進一步加強會計檔案管理制度，規(guī)范會計檔案管理程序，要按照《檔案法》的要求，從管理入手，建章立制，完善電算化會計檔案管理工作的各項制度。

一是建立電算化會計檔案的歸檔制度。會計電算化系統(tǒng)開發(fā)和使用的全套文檔資料及軟件程序，都視同會計檔案保管;會計數(shù)據(jù)在未打印成書面形式輸出之前，妥善保管并保留副本，記賬憑證、總分類賬、現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬打印輸出，并按照有關(guān)稅務(wù)、審計等管理部門的要求，及時打印輸出有關(guān)賬簿、報表。

二是建立電算化會計檔案的保管制度。依據(jù)國家檔案局的標(biāo)準(zhǔn)建立電算化會計檔案保管制度：選擇優(yōu)質(zhì)的磁盤介質(zhì)進行會計檔案數(shù)據(jù)備份，備用盤與儲存盤分離存放;做好防壓、防塵、防光、防腐蝕工作，按分類和一定順序?qū)?shù)據(jù)磁盤、光盤的著錄等電子會計檔案進行編號，標(biāo)明時間和文件內(nèi)容，制作檔案管理文件卡片。

三是建立嚴(yán)格的借用手續(xù)制度。查閱會計檔案需經(jīng)財務(wù)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，按照檔案管理的有關(guān)規(guī)定，辦理借閱手續(xù);外單位查閱本部門會計檔案，要有單位介紹信，并經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)、財務(wù)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。

四是建立電算化檔案定期備份制度。電算化會計檔案要定期將會計數(shù)據(jù)備份到磁性介質(zhì)，并設(shè)立備查登記簿，提供備份時間、數(shù)量、保管方式等備份細(xì)節(jié)信息;由于磁性介質(zhì)的特殊性，檔案管理人員對這些會計電算化檔案進行定期檢查、復(fù)制，以防止會計信息損壞。

五是建立電算化軟件內(nèi)的會計檔案管理多用戶、分權(quán)限調(diào)用制度。對電算化會計檔案的多項內(nèi)容要規(guī)定不同的使用權(quán)限。普通數(shù)據(jù)可較大范圍共享;涉及單位機密的數(shù)據(jù)，僅供一定需要的人員使用;而涉及原程序文件、數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)文件等，只有主管人員或程序開發(fā)人方能使用。通過這樣設(shè)置，保證電子檔案的安全性，減少人為修改的可能。