檔案信息系統(tǒng)建設(shè)若干問題分析

劉嘯

【摘要】隨著社會經(jīng)濟(jì)與信息技術(shù)的快速發(fā)展，對檔案管理工作提出了新的要求，同時(shí)檔案管理工作也向著電子化、無紙化方向發(fā)展，社會對檔案資源也提出高效要求。

【關(guān)鍵詞】檔案信息系統(tǒng);建設(shè)問題;優(yōu)化措施

隨著社會經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，市場經(jīng)濟(jì)體制不斷完善，尤其是社會信息化進(jìn)程加快，檔案信息化建設(shè)已成為行業(yè)發(fā)展的大趨勢，這也是提高檔案信息化水平的主要保障。檔案信息化建設(shè)，通過建設(shè)檔案信息化資源，帶動檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化與現(xiàn)代化建設(shè)，有效提高檔案資源的利用率。

一、檔案數(shù)字化管理的優(yōu)缺點(diǎn)

（一）檔案數(shù)字化管理的優(yōu)點(diǎn)。1.降低財(cái)政運(yùn)營成本。由于檔案數(shù)字化管理是通過軟件服務(wù)完成相關(guān)機(jī)構(gòu)的檔案工作，因此可以通過需求的資源數(shù)量以及使用時(shí)間的具體情況進(jìn)行處理。同時(shí)還能通過及時(shí)使用更新資源。管理機(jī)構(gòu)同時(shí)在服務(wù)器、網(wǎng)絡(luò)、機(jī)房以及數(shù)據(jù)中心方面的投資建設(shè)費(fèi)用以及維修費(fèi)用也會大大降低。2.滿足檔案信息的擴(kuò)展需要。為滿足當(dāng)前工作需要，需要進(jìn)行使用軟件的二次開發(fā)。具體包括路由器、服務(wù)器以及數(shù)據(jù)庫，內(nèi)容繁瑣，同時(shí)改造周期較長，對當(dāng)前工作的開展會造成一定的影響。3.提升檔案管理工作效率。檔案信息化的發(fā)展對于簡化檔案人員工作具有非常重要的意義。檔案數(shù)字化管理的使用可以為各單位日常檔案工作提供專業(yè)的技術(shù)服務(wù)和技術(shù)保障。因此供應(yīng)商團(tuán)隊(duì)?wèi)?yīng)該積極提供軟件更新、應(yīng)用以及安全問題的咨詢。從而通過檔案數(shù)字化管理不斷提高檔案管理的工作效率。

（二）檔案數(shù)字化管理的缺點(diǎn)。檔案數(shù)字化管理的缺點(diǎn)主要體現(xiàn)在初期建造成本較高、檔案數(shù)字化管理安全性有待提高。1.建造成本較高。檔案數(shù)字化管理本身是信息技術(shù)在檔案管理中的一種發(fā)展。當(dāng)前由于相關(guān)技術(shù)的影響，導(dǎo)致檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)的搭建需要較大的投入成本。由于每年財(cái)政預(yù)算的控制，加上不同檔案類別的不同領(lǐng)域的不同技術(shù)問題，導(dǎo)致搭建檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)較為緩慢。2.性能有待提高。檔案數(shù)字化管理本身是一種虛擬平臺，由于相關(guān)技術(shù)的不完善，導(dǎo)致存在一定的安全問題，對于信息泄露以及丟失呈現(xiàn)出較大的風(fēng)險(xiǎn)。各單位由于自身的發(fā)展問題，數(shù)據(jù)的穩(wěn)定性及可變性難以控制。同時(shí)數(shù)據(jù)在云存儲的過程中也容易受到病毒攻擊以及破壞，對日后發(fā)展產(chǎn)生了一定的障礙。

二、檔案數(shù)字化管理的優(yōu)化措施分析

（一）提高檔案管理重視度。企業(yè)中檔案管理工作是最基礎(chǔ)的重要工作，也是保障部門管理的保障措施，構(gòu)成核心資源的信息類型，從這里可以看到檔案管理工作的重要性。這就需要改變傳統(tǒng)不重視檔案管理的觀念，明確檔案管理工作的重視度，依托具體情況給出切實(shí)可行的信息化建設(shè)方案，促使檔案管理工作全部落到實(shí)處。政府支持部門檔案信息化建設(shè)工作，增加資金與技術(shù)投入力度，推動部門檔案信息建設(shè)工作。

（二）完善信息化檔案制度。隨著科學(xué)技術(shù)的快速進(jìn)步，檔案管理手段逐漸更新、管理水平提升，建立健全工作體系，實(shí)現(xiàn)檔案管理細(xì)則的統(tǒng)一編制，全面落實(shí)到位，實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)軟件的可移植性，規(guī)范處理檔案信息化管理。明確個(gè)人崗位與責(zé)任，統(tǒng)一管理各門類與載體檔案，確保檔案管理與現(xiàn)實(shí)工作同步。完善檔案計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)，借助計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)處理功能，建設(shè)局域網(wǎng)，有效連接各單位職能部門，實(shí)現(xiàn)內(nèi)部資源統(tǒng)一化管理，促進(jìn)資源使用率提高。創(chuàng)新檔案管理工作方法的主要手段就是借助各種現(xiàn)代化手段提高管理效率，提高其中技術(shù)含量與水平，創(chuàng)新檔案管理。

（三）提高檔案管理人員素質(zhì)。企業(yè)檔案管理工作質(zhì)量直接受到檔案管理人員素質(zhì)的影響，特別是檔案信息化建設(shè)過程中，需要針對性引入專業(yè)檔案管理人才，檔案信息化建設(shè)依托于計(jì)算機(jī)基礎(chǔ)，確保日常檔案管理工作順利進(jìn)行。政府可以采取公開招聘的方式，選擇優(yōu)秀的檔案管理人員，嚴(yán)格考核，確保其具備相應(yīng)的職業(yè)素養(yǎng)與道德修養(yǎng)。此外，要對現(xiàn)有的檔案管理人員開展專業(yè)培訓(xùn)工作，提高檔案人員計(jì)算機(jī)信息化能力，只有如此，才能保證檔案管理工作順利完成，提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)。

（四）搞好信息化建設(shè)。1.相關(guān)硬件設(shè)施。檔案信息作為政府的主要資源，信息化建設(shè)與維護(hù)過程中需要完善檔案管理信息系統(tǒng)的安全，當(dāng)出現(xiàn)意外情況時(shí)可以保證檔案信息安全。做好硬件設(shè)備運(yùn)行與維護(hù)工作，保證硬件運(yùn)行安全。及時(shí)查看服務(wù)器與網(wǎng)絡(luò)設(shè)備運(yùn)行狀態(tài)及日志，發(fā)現(xiàn)安全問題，及時(shí)排除隱患。2.網(wǎng)絡(luò)安全。網(wǎng)絡(luò)在體現(xiàn)方便的同時(shí)，因?yàn)楸旧淼拈_放性也產(chǎn)生一些安全隱患，如病毒、木馬等，通過系統(tǒng)漏洞竊取資料，甚至涂改與刪除部分資料，給企業(yè)造成損失。此時(shí)可以引入防火墻技術(shù)，提高網(wǎng)絡(luò)安全性。3.數(shù)字檔案館。政府檔案館建設(shè)本身就是一個(gè)功能集成的過程，在企業(yè)內(nèi)部局域網(wǎng)中構(gòu)建一個(gè)大規(guī)模的內(nèi)部檔案資源庫，員工可以隨時(shí)檢索與訪問信息資源，提高工作效率與質(zhì)量。4.檔案室之間相互聯(lián)系，通過相互彌補(bǔ)提高檔案管理質(zhì)量。如財(cái)務(wù)部建設(shè)網(wǎng)上檔案館、業(yè)務(wù)部建設(shè)網(wǎng)上檔案館，方便后期查找，確保檔案信息的真實(shí)性與全面性。

三、結(jié)語

總而言之，市場經(jīng)濟(jì)與互聯(lián)網(wǎng)推動下為適應(yīng)社會發(fā)展出現(xiàn)檔案管理信息化，有助于推動行業(yè)發(fā)展。通過檔案信息化建設(shè)可以保護(hù)檔案原件，實(shí)現(xiàn)檔案文件歸檔、檔案資源整理共享、方便檔案資源檢索。本文中詳細(xì)分析檔案數(shù)字化管理問題與成因，給出針對性的解決措施，推動檔案數(shù)字化建設(shè)發(fā)展，為企業(yè)健康發(fā)展保駕護(hù)航。

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