科技計(jì)劃項(xiàng)目(課題)檔案數(shù)字資源建設(shè)研究

劉琦歡

(中國(guó)郵政 北京100006)

LIU Qihuan

(China Post，Beijing 100006，China)

1 檔案數(shù)字資源建設(shè)現(xiàn)狀及問(wèn)題

檔案數(shù)字資源建設(shè)是國(guó)家和地區(qū)信息化戰(zhàn)略的重要組成部分，是國(guó)家和社會(huì)信息化發(fā)展的要求。檔案作為保存、保護(hù)歷史記錄的有效手段，是記錄人類社會(huì)活動(dòng)的寶貴文化遺產(chǎn)。隨著信息化技術(shù)的高速發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理模式、工作流程和理論體系不斷受到?jīng)_擊，檔案數(shù)字化建設(shè)已成為新時(shí)期檔案工作的重要內(nèi)容，成為一種必然發(fā)展趨勢(shì)。檔案的數(shù)字資源建設(shè)，是實(shí)現(xiàn)政府部門信息共享、決策支持和向企業(yè)和公眾提供信息服務(wù)的基礎(chǔ)，有利于促進(jìn)社會(huì)發(fā)展，有利于繁榮社會(huì)文化，有利于滿足人民群眾對(duì)檔案信息的需要?；跈n案數(shù)字資源建設(shè)，提供全面、可靠、高效的管理與服務(wù)，進(jìn)一步提升檔案工作在政府信息資源建設(shè)中的作用，發(fā)揮檔案信息的經(jīng)濟(jì)建設(shè)與社會(huì)服務(wù)功效，已成為新時(shí)期檔案信息化建設(shè)的核心價(jià)值所在，也是檔案數(shù)字資源建設(shè)的關(guān)鍵技術(shù)問(wèn)題。

檔案數(shù)字資源建設(shè)被公認(rèn)達(dá)到國(guó)際先進(jìn)水平的是澳大利亞、英國(guó)和美國(guó) 3個(gè)國(guó)家。澳大利亞電子檔案管理模式的特點(diǎn)是檔案連續(xù)體模式和事務(wù)活動(dòng)分析法，電子檔案管理被看成普通的檔案管理和政府管理活動(dòng)的證據(jù)進(jìn)行永久性管理，強(qiáng)調(diào)基于證據(jù)的政府治理和過(guò)程管理而非檔案管理。英國(guó)電子檔案管理模式的特點(diǎn)是檔案連續(xù)體模式和法律影響分析法，將電子檔案看成是電子政府管理的一部分，強(qiáng)調(diào)電子政府法律框架等變化給檔案和檔案管理帶來(lái)的變革及其挑戰(zhàn)；將電子檔案管理看成電子政府?dāng)?shù)字解決方案的有機(jī)組成，檔案集中保存。美國(guó)電子檔案管理模式的特點(diǎn)是檔案生命管理模式和技術(shù)影響分析法，重點(diǎn)強(qiáng)調(diào)通過(guò)建立滿足檔案功能要求的檔案管理系統(tǒng)來(lái)實(shí)現(xiàn)電子檔案的集中保管。三個(gè)國(guó)家檔案館電子檔案管理的宗旨均是保證電子檔案的真實(shí)性，電子檔案長(zhǎng)久保存和公眾利用。在國(guó)內(nèi)，關(guān)于檔案數(shù)字資源建設(shè)的研究越來(lái)越受到重視，研究主題涉及到電子檔案理論與實(shí)踐的各個(gè)方面，大多數(shù)是國(guó)外相關(guān)文獻(xiàn)的譯文，積極介紹了國(guó)外最新的成果，促進(jìn)了我國(guó)電子檔案研究的發(fā)展，國(guó)內(nèi)也有一些關(guān)于檔案資源數(shù)字化建設(shè)的研究成果，但總的來(lái)說(shuō)，研究仍存在不足，對(duì)于電子檔案的真實(shí)性、完整性和可用性的研究比較少。

目前，檔案數(shù)字資源建設(shè)研究多集中于紙質(zhì)檔案的數(shù)字化、管理和查詢利用，而除少量的結(jié)構(gòu)化業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)外，檔案信息大部分是非結(jié)構(gòu)化的文檔、圖像、聲音、影像、多媒體等信息，還有大量的紙制公文、照片等非數(shù)字化的資料，這些種類繁多的檔案信息，導(dǎo)致了檔案數(shù)字資源建設(shè)的信息異構(gòu)、安全性差和管理利用效率不高等問(wèn)題。采取何種技術(shù)管理、組織這些種類繁多的檔案信息，建立完善的檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用結(jié)構(gòu)化框架，深度挖掘、利用檔案信息資源，是檔案數(shù)字資源建設(shè)面臨的主要挑戰(zhàn)。傳統(tǒng)的檔案數(shù)字資源建設(shè)模式，通常采取檔案信息的物理存儲(chǔ)整合，難以保障檔案信息資源的長(zhǎng)期存儲(chǔ)，檔案信息利用效率不高，在檔案信息存儲(chǔ)、利用、安全保障和容災(zāi)方面仍存在一些問(wèn)題：

①現(xiàn)有的檔案數(shù)字資源建設(shè)研究，存儲(chǔ)和管理的對(duì)象仍停留在電子文件層面，對(duì)檔案信息資源的管理與利用缺乏系統(tǒng)、開(kāi)放的標(biāo)準(zhǔn)體系，檔案信息無(wú)法相互交流和利用，造成“信息孤島”的混亂局面，嚴(yán)重影響檔案資源的共享和利用。

②現(xiàn)有的檔案數(shù)字資源建設(shè)研究，多基于傳統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫(kù)存儲(chǔ)技術(shù)，缺乏對(duì)數(shù)據(jù)長(zhǎng)期保存的有效保障機(jī)制。如果僅采用單純的計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)技術(shù)，檔案的產(chǎn)生背景、標(biāo)識(shí)描述、歸檔等元數(shù)據(jù)信息，會(huì)隨著信息技術(shù)的革新與變遷產(chǎn)生流失，而信息資源作為歷史記憶的重要文化遺產(chǎn)，應(yīng)該是能永久保存的。

③現(xiàn)有的檔案數(shù)字資源建設(shè)研究，其利用模式多基于數(shù)字化檔案的查詢利用，而在實(shí)際應(yīng)用需求中，發(fā)掘海量存儲(chǔ)信息之間的內(nèi)在聯(lián)系，揭示多個(gè)事件之間的內(nèi)在規(guī)律，形成檔案信息的決策支持，才能進(jìn)一步提升檔案信息的利用價(jià)值，發(fā)揮其服務(wù)功效。

④現(xiàn)有的檔案數(shù)字資源建設(shè)研究，安全保障策略多采取訪問(wèn)控制方式。這種方式基于信息系統(tǒng)的權(quán)限控制策略，在數(shù)據(jù)遺失或被截取時(shí)，訪問(wèn)控制策略將無(wú)法起到數(shù)據(jù)保護(hù)作用。

2 檔案數(shù)字資源建設(shè)模式探究

針對(duì)上述問(wèn)題，本文面對(duì)新的歷史時(shí)期提出的新的需求，采用整合策略，標(biāo)準(zhǔn)化檔案信息資源格式，建立與數(shù)據(jù)信息資源、服務(wù)平臺(tái)相關(guān)的安全保障體系和備份容災(zāi)體系，在數(shù)據(jù)集成、統(tǒng)一的基礎(chǔ)上，改進(jìn)檔案信息資源的管理和利用模式，深度挖掘信息資源，改進(jìn)輔助決策利用服務(wù)，建立起完善的檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用結(jié)構(gòu)化框架，提供更為全面、可靠、高效的管理與服務(wù)，目的是能夠深度挖掘、利用檔案信息資源，服務(wù)于政府決策，服務(wù)于社會(huì)發(fā)展。本項(xiàng)目的研究?jī)?nèi)容包括以下幾個(gè)方面：

2.1 檔案信息的前端控制

從檔案信息資源的產(chǎn)生源頭著手，對(duì)檔案信息資源形成階段進(jìn)行前端控制，從文件運(yùn)轉(zhuǎn)的全過(guò)程著眼進(jìn)行通盤規(guī)劃，在文件形成和維護(hù)階段進(jìn)行監(jiān)督，前端控制是以“文件生命周期”和“文件連續(xù)體”等理論為基礎(chǔ)，針對(duì)不斷發(fā)展的技術(shù)環(huán)境而逐步發(fā)展的一個(gè)管理原則，而“文件生命周期”和“文件連續(xù)體”等理論又具有明顯的時(shí)代局限性，加之新技術(shù)的更新，前端控制的思想內(nèi)核也在隨著時(shí)間的推移而不斷受到質(zhì)疑而被完善。

2.2 檔案信息的異構(gòu)整合

著力進(jìn)行檔案信息的規(guī)范制定與資源整合工作，以規(guī)范體系為基礎(chǔ)，選擇可擴(kuò)展標(biāo)示語(yǔ)言(XML)作為通用數(shù)據(jù)交換手段，對(duì)孤立的檔案信息進(jìn)行統(tǒng)一整合，為檔案信息資源互聯(lián)互通、交互操作和信息共享提供了技術(shù)保障。

2.3 檔案信息的長(zhǎng)期保存機(jī)制

研究一套具有一定通用性的檔案信息資源長(zhǎng)期存儲(chǔ)方案，方案設(shè)計(jì)遵循開(kāi)放檔案信息系統(tǒng)參考模型(Reference Model for an Open Archival Information System，OAIS參考模型)。2003年，OAIS參考模型已成為國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)(ISO 14721)，針對(duì)檔案存儲(chǔ)、管理和利用的角色(檔案提交者、檔案管理者和檔案利用者)，設(shè)計(jì)檔案信息資源的存檔體系，將檔案信息資源按照資源關(guān)系、業(yè)務(wù)需要甚至?xí)r間等原則進(jìn)行數(shù)據(jù)封裝打包，從而在時(shí)間和空間上保障檔案信息資源的長(zhǎng)期保存性。

2.4 電子檔案的真實(shí)性、完整性和可用性保障

利用電子簽章的防偽造、防篡改和防抵賴技術(shù)，保障電子檔案的真實(shí)性、完整性和有效性，使電子檔案具有和實(shí)體檔案同樣的憑證價(jià)值。并通過(guò)對(duì)敏感、保密信息的加密處理，保護(hù)國(guó)家秘密信息和高敏感度核心政務(wù)，為用戶提供全面利用。在檔案信息資源中，可公開(kāi)和不可公開(kāi)的資源是在同一數(shù)據(jù)庫(kù)中共存的，且不可公開(kāi)的資源并不是少數(shù)。如何保證公眾對(duì)公開(kāi)信息有知情權(quán)的同時(shí)還能保證秘密信息不被非法獲取，是一個(gè)重要課題。使用加密機(jī)制對(duì)保密信息進(jìn)行加密處理，在利用時(shí)不必?fù)?dān)心秘密信息的泄露，從而保證了資源庫(kù)的數(shù)據(jù)安全，從保密信息不公開(kāi)的角度促進(jìn)了可開(kāi)放信息的順利公開(kāi)。

2.5 檔案信息的安全保障

結(jié)合目前主流的數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)，設(shè)計(jì)簡(jiǎn)潔、高效的數(shù)據(jù)庫(kù)加密模型，達(dá)到足夠的數(shù)據(jù)加/解密速度，保證數(shù)據(jù)加密的系統(tǒng)性能，支持靈活的加密粒度，達(dá)到能夠進(jìn)行高性能數(shù)據(jù)密文檢索與提供數(shù)據(jù)庫(kù)高可靠性、安全性的目標(biāo)，在此基礎(chǔ)上，設(shè)計(jì)高效的密文檢索方案，采用縮小解密范圍、提高解密速度甚至不需解密的方式完成密文檢索，針對(duì)數(shù)值型、字符型等數(shù)據(jù)類型和各種操作符，在不破壞數(shù)據(jù)庫(kù)加密安全性的前提下，進(jìn)行快速密文檢索。

3 結(jié) 論

綜上所述，項(xiàng)目研究將針對(duì)檔案數(shù)字資源建設(shè)中存在的信息異構(gòu)、安全性差和管理利用效率不高等問(wèn)題，通過(guò) XML技術(shù)整合異構(gòu)數(shù)據(jù)、標(biāo)準(zhǔn)化檔案信息資源，基于OAIS模型建立有效的檔案信息長(zhǎng)期保存機(jī)制，改進(jìn)檔案信息資源的管理和利用模式，在保障檔案信息安全、可靠的基礎(chǔ)上，進(jìn)一步挖掘檔案信息資源，提升檔案資源的核心價(jià)值。

［1］ 張愛(ài)霞，沈玉蘭. 國(guó)家科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案管理現(xiàn)狀分析及對(duì)策研究[J]. 科技進(jìn)步與對(duì)策，2008(12)：25-28.

［2］ 安小米. 我國(guó)科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案管理研究[J]. 山西檔案，2007(4)：14-17.

［3］ 安小米. 國(guó)外科研文件和檔案管理研究[J]. 北京檔案，2007(5)：40-41.

［4］ 胡紅亮，周萍，龔春紅. 中國(guó)科技計(jì)劃項(xiàng)目管理現(xiàn)狀與對(duì)策[J]. 科技管理研究，2006(8)：1-5.