事業(yè)單位檔案管理工作新思路

關(guān)蓓蓓

(四平市房屋交易和產(chǎn)權(quán)管理中心，吉林 四平 136000)

目前很多的科學(xué)技術(shù)都被應(yīng)用于檔案管理中，檔案管理的現(xiàn)代化水平也在不斷提升。和傳統(tǒng)的檔案管理相比較，檔案管理現(xiàn)代化能夠讓檔案的利用率得到提升，對檔案管理工作質(zhì)量的提升也有非常大的幫助。可是因為多方面因素的影響，現(xiàn)在我國的一些檔案管理工作存在的問題需要我們?nèi)ソ鉀Q，這些問題導(dǎo)致了檔案管理工作的進(jìn)程受阻，為了讓檔案事業(yè)得到發(fā)展，應(yīng)該重新調(diào)整檔案管理工作思路。

一、事業(yè)單位檔案管理存在的問題分析

(一)對檔案管理的重視度不夠，管理理念比較落后

一些單位的領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作的理解不夠全面，認(rèn)為檔案就是資料的整理和收集，覺得檔案不是十分重要，所以對檔案管理工作的重視度較低。其實，檔案管理意識缺乏，讓員工的工作效率受到了影響，日常工作中工作的積極性不高，檔案管理沒有足夠的人力和財力資源，導(dǎo)致了檔案管理工作的秩序不健全。檔案管理者的理念落后，對檔案管理不夠重視，導(dǎo)致了檔案管理工作的效率不高，檔案沒有得到合理的利用，所以，檔案管理的規(guī)范性建立，迫在眉睫。

(二)管理方式落后，沒有業(yè)務(wù)基礎(chǔ)

目前事業(yè)單位的檔案管理先進(jìn)設(shè)施仍有待完善，新時期的檔案管理要求得不到滿足，資金的供給有限，檔案室設(shè)備簡陋雜亂，還有就是檔案管理的方式比較落后，現(xiàn)代化水平不高。當(dāng)前的信息技術(shù)發(fā)展快速，可是有些事業(yè)單位的檔案管理者還采取了傳統(tǒng)的整理方式，思維上就沒有重視檔案管理的發(fā)展。最后，檔案管理的業(yè)務(wù)基礎(chǔ)差，員工主觀決定了檔案管理，導(dǎo)致了檔案管理風(fēng)險度較高。

(三)檔案管理制度不完善，信息利用率不高

事業(yè)單位沒有根據(jù)實際情況制定檔案管理制度，檔案管理制度嚴(yán)重的不足，執(zhí)行力度差。其次，制度沒有將責(zé)任落到實處，激勵機(jī)制也比較不足，沒有良好的懲處措施，導(dǎo)致了員工的工作積極性較低，信息利用率低下。最后，檔案管理制度和時代發(fā)展潮流相背離，故步自封，尤其是信息和管理工作量增加了，但是制度不改進(jìn)，導(dǎo)致了信息規(guī)整被耽誤，信息錯漏。

(四)檔案管理人員素質(zhì)水平有待提升

事業(yè)單位在進(jìn)行人才選拔的時候，沒有足夠的嚴(yán)格，機(jī)制不完善，導(dǎo)致了檔案管理人員不能夠勝任檔案管理工作的要求，檔案管理的意識落后，管理能力不足。事業(yè)單位對于人才的挽留還需要很大的提升，薪資待遇是一方面，專業(yè)的培訓(xùn)和深造也是不可缺少的，員工能夠有條件有渠道去提升自我的需求得不到滿足，就會導(dǎo)致工作人員素質(zhì)跟不上時代發(fā)展。所以事業(yè)單位選拔人才和培養(yǎng)人才方面的工作還有很大的提升空間。

二、事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新思路分析

(一)更新管理理念，對檔案管理工作引起重視

使用先進(jìn)的管理理念，加大檔案管理宣傳，讓檔案管理者能夠?qū)n案管理事業(yè)引起重視，鼓勵員工參與探討，增加他們的工作激情。

(二)增加資金投入，使用現(xiàn)代化的管理方式

提高資金的投入，給檔案管理引入現(xiàn)代化設(shè)備，并給檔案管理者提供實踐的機(jī)會，讓檔案管理工作能夠獲得全面的提升。

(三)對檔案管理機(jī)制進(jìn)行完善，提升信息利用率

根據(jù)事業(yè)單位的情況來制定檔案管理制度，確定檔案管理制度合法，對領(lǐng)導(dǎo)和員工進(jìn)行約束，讓機(jī)制能夠上行下效。其次，建立的制度應(yīng)該要對員工的利益給予考慮，制度要有一定的靈活性，要能夠貫徹執(zhí)行，確保其趨于完善。再次，檔案管理機(jī)制的健全和創(chuàng)新是多方面的，工作的規(guī)范，管理的規(guī)范，應(yīng)急預(yù)案等等，要提升檔案人員的責(zé)任感，做好檔案工作，降低檔案管理風(fēng)險。最后，對檔案管理信息安全給予保障，建立制度，確保其安全性。

(四)強(qiáng)化檔案人員的職業(yè)培訓(xùn)，提升其綜合素質(zhì)

事業(yè)單位要積極的引入高新技術(shù)人才，人才是團(tuán)隊發(fā)展的基礎(chǔ)，讓人才的水平和工作的需求相符合。其次，實行內(nèi)部競爭制度，通過該制度來讓員工保持自我警惕，自我督促的作用，能夠提升自我，定期進(jìn)行考核，對表現(xiàn)差的員工給予懲處，表現(xiàn)好的員工給予獎勵。最后，檔案管理人員要不斷的接受培訓(xùn)，吸收新的資訊，對工作規(guī)范、注意事項熟悉。提升他們的管理責(zé)任意識和專業(yè)技能水平。培訓(xùn)的內(nèi)容根據(jù)實際情況來進(jìn)行調(diào)整，補(bǔ)足不足之處，讓檔案管理人員的綜合素養(yǎng)得到提升，促進(jìn)檔案事業(yè)的發(fā)展。

綜上所述，事業(yè)單位的檔案管理工作是事業(yè)單位的發(fā)展動力之一，檔案管理和單位的發(fā)展有不可分割的關(guān)系，當(dāng)前的情況就是，事業(yè)單位的檔案管理工作問題較多。所以積極的對這些問題進(jìn)行糾正和改進(jìn)是當(dāng)務(wù)之急。使用優(yōu)化措施，讓檔案管理工作更加的符合現(xiàn)代化的需求，提升檔案管理者的工作能力，讓檔案管理的服務(wù)方式得到改善和推廣，提升檔案管理的水平，讓檔案管理事業(yè)得到穩(wěn)定的發(fā)展。