基層單位檔案信息化建設(shè)原則與途徑探究

豐超 鄒城市委組織部干部信息中心

檔案材料是記錄和傳承一個(gè)單位發(fā)展過(guò)程的重要憑證，它是行政機(jī)關(guān)單位或組織保存內(nèi)部核心機(jī)密的基本途徑之一。因此，加強(qiáng)對(duì)單位檔案室建設(shè)水平對(duì)于構(gòu)建單位檔案管理網(wǎng)絡(luò)，提升單位檔案信息化水平具有重要的作用。目前，電子文檔等信息技術(shù)已經(jīng)廣泛應(yīng)用到檔案管理程序中，從根本上改變了過(guò)去以紙質(zhì)材料儲(chǔ)存文檔的方式，在節(jié)約管理和儲(chǔ)存成本的同時(shí)，也提高了文檔管理的靈活性和程序性，使檔案材料管理更加趨于信息化。

一、基層單位檔案信息化管理的必要性

從目前來(lái)看，大部分的檔案管理方式仍然是用檔案盒包裝的紙質(zhì)版材料為主，該方式有諸多不便，如占用空間大、工作效率低、每次查閱需要翻動(dòng)大量資料等，而且紙質(zhì)版檔案的保存環(huán)境要求也很高。據(jù)有關(guān)資料顯示，在傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的保管上每年投入經(jīng)費(fèi)相當(dāng)多，每年因保管不當(dāng)損害的重要檔案資料數(shù)不勝數(shù)。此外，紙質(zhì)版檔案還有一大缺點(diǎn)——檔案無(wú)法得到備份，檔案丟失無(wú)法恢復(fù)。

隨著檔案信息化應(yīng)用于實(shí)際生活，其將有效解決傳統(tǒng)紙質(zhì)版檔案管理的一系列弊端。將檔案信息錄入辦公系統(tǒng)，充分利用信息化平臺(tái)，對(duì)檔案信息進(jìn)行分類(lèi)處理，同時(shí)及時(shí)將存儲(chǔ)檔案進(jìn)行備份，可以有效防止因檔案丟失引起的不必要的問(wèn)題。檔案信息化建設(shè)要求我們利用信息化平臺(tái)，建立一套完整的信息化流程，高效便捷的解決紙質(zhì)檔案所出現(xiàn)的問(wèn)題，將檔案資料長(zhǎng)期有效的保存，查詢更加方便快速，在某種程度上可以將工作人員從繁重的工作中解脫出來(lái)，做更多其他有意義的事情。

二、當(dāng)前基層單位人事檔案存在的問(wèn)題

（一） 整理不規(guī)范。在當(dāng)前基層單位人事檔案管理中，相關(guān)工作人員對(duì)于人事檔案的管理，多采用以紙質(zhì)的筆記方式為主，工作量大，且由于各工作人員筆記記錄的方式不同，為后續(xù)人事檔案管理帶來(lái)一定困難。盡管在當(dāng)前網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的促進(jìn)下，部分單位已經(jīng)開(kāi)發(fā)或者購(gòu)買(mǎi)了ERP管理系統(tǒng)，但因國(guó)內(nèi)基層單位在此領(lǐng)域沒(méi)有統(tǒng)一的操作流程，致使檔案信息系統(tǒng)形式多樣，各部分之間信息不對(duì)稱嚴(yán)重，無(wú)法實(shí)現(xiàn)部分信息共享，難以發(fā)揮檔案管理系統(tǒng)的有效水平。

（二）更新不及時(shí)。多數(shù)基層單位在人事檔案管理的過(guò)程中，把管理重點(diǎn)放在了人事檔案內(nèi)容的記錄和保存上，但在檔案信息更新方面重視程度不夠，造成多數(shù)人事檔案管理補(bǔ)充和更新不及時(shí)。

（三）管理手段落后。當(dāng)前基層單位人事檔案管理上，雖然在檔案管理上已經(jīng)普及了計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，但其主要職能是在檔案信息的錄入和查詢上。諸如ERP系統(tǒng)管理、電子信息監(jiān)控等較深層次的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)并沒(méi)有得到廣泛的普及和應(yīng)用。許多人事檔案在更新或者調(diào)閱時(shí)，依舊采用采用人工查詢方式進(jìn)行重復(fù)性操作，工作效率不高，影響了檔案管理質(zhì)量。

三、檔案信息化建設(shè)的對(duì)策和措施

（一）轉(zhuǎn)變觀念，對(duì)檔案提高認(rèn)識(shí)。首先，基層單位管理者應(yīng)該轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念，提高對(duì)檔案材料管理的重視程度。因?yàn)闄n案信息化建設(shè)速度和普及過(guò)程與管理者的檔案管理理念和態(tài)度息息相關(guān)?；鶎庸芾碚叩膹?qiáng)力支持的可以為檔案信息化建設(shè)提供內(nèi)在有力支撐。因此，在平時(shí)的檔案管理過(guò)程中應(yīng)該讓相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)了解檔案工作，熟知檔案工作最新動(dòng)態(tài)，幫助其樹(shù)立現(xiàn)代信息網(wǎng)絡(luò)檔案管理意識(shí)。其次，加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的職業(yè)能力培訓(xùn)水平。通過(guò)制定系統(tǒng)培訓(xùn)計(jì)劃、建立彈性培訓(xùn)機(jī)制等方式對(duì)基層單位檔案管理人員進(jìn)行基礎(chǔ)和技能性培訓(xùn)，增強(qiáng)其工作的使命感和責(zé)任感。最后，要提高檔案管理人員的防火意識(shí)，注重基層單位檔案的安全管理。

（二）完善基礎(chǔ)設(shè)施，保證檔案信息化建設(shè)工作的開(kāi)展。完善基礎(chǔ)設(shè)施是保證基層單位開(kāi)展檔案信息化工作的外在條件。在加強(qiáng)檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)方面，我們可以從三個(gè)方面入手。其一，更新?lián)Q代硬件設(shè)備，提高硬件設(shè)備的信息化水平。比如可以對(duì)陳舊落后的復(fù)印機(jī)、掃描儀、投影儀等電子設(shè)備進(jìn)行更新?lián)Q代，充分發(fā)揮新設(shè)備在檔案信息工作中的技術(shù)作用；其二，構(gòu)建區(qū)域性的計(jì)算機(jī)運(yùn)行網(wǎng)絡(luò)，提高單位內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)信息傳輸質(zhì)量，提升計(jì)算機(jī)聯(lián)網(wǎng)水平；其三，促進(jìn)檔案信息化的備份工作。首先，可以對(duì)資料保存形式進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)定，可以以資料模板的形式幫助檔案管理人員提升對(duì)材料整理的統(tǒng)一性；其次，做好核心機(jī)密檔案的保密工作，在對(duì)其進(jìn)行電子檔案?jìng)浞輹r(shí)，需要嚴(yán)格按照單位檔案管理內(nèi)部條例，嚴(yán)禁核心檔案信息泄密；最后，提升檔案信息資料查詢的規(guī)范化和程序化，檔案管理人員可以根據(jù)其他工作人員的檔案查詢頻次，篩選對(duì)于查詢?nèi)藛T重要性較大的檔案材料，利用電子文檔備份方式以方便檔案查詢?nèi)藛T對(duì)其需要的檔案材料進(jìn)行查詢。

（三）加強(qiáng)檔案信息資源建設(shè)。一方面，要提高對(duì)電子文件整理和歸檔水平。及時(shí)保存和打印具有價(jià)值的電子文檔，而后在其打印出來(lái)的紙質(zhì)文檔上加蓋公章再進(jìn)行保存，以此做好核心文檔的備份工作；另一方面，要建立檔案信息資源庫(kù)。首先，聘用專業(yè)技術(shù)人員編制和設(shè)定計(jì)算機(jī)檔案目錄程序，構(gòu)建檔案目錄信息數(shù)據(jù)庫(kù)，提高檔案材料目錄儲(chǔ)存容量；其次，更新?lián)Q代掃描儀、復(fù)印機(jī)等檔案管理設(shè)備，實(shí)現(xiàn)檔案管理室內(nèi)紙質(zhì)文檔的電子化和數(shù)字 化，提節(jié)約檔案儲(chǔ)存成本；最后，指派專門(mén)人員進(jìn)行管理，提高檔案管理工作流程的規(guī)范化、程序化和信息化。

四、結(jié)語(yǔ)

我們將以檔案信息化為契機(jī)，進(jìn)一步加強(qiáng)基礎(chǔ)性建設(shè)，不斷完善和建立、健全檔案工作管理的體制與機(jī)制，借鑒和吸取先進(jìn)的管理經(jīng)驗(yàn)，促進(jìn)基層單位檔案工作信息化取得新的成效。