新形勢下檔案管理工作的規(guī)范化

馬小榮

(云南省麗江市華坪縣檔案局，云南 華坪 674800)

當(dāng)前我國處于歷史發(fā)展的新時期，檔案管理工作中也越來越多的應(yīng)用了現(xiàn)代的科學(xué)技術(shù)，這給新形勢下的檔案管理工作帶來了機遇也帶來了挑戰(zhàn)，那么怎樣進一步改善檔案管理工作，使檔案管理更科學(xué)化、規(guī)范化成為了當(dāng)前我們亟待解決的問題。

一、檔案管理工作規(guī)范化的意義

檔案管理工作是一個單位進步與發(fā)展的重要性基礎(chǔ)資料，是衡量單位工作人員工作素質(zhì)的重要信息，是推進社會發(fā)展的重要資源，因此任何一個的單位都必須重視檔案管理工作的正常開展。檔案資料不僅記錄了企業(yè)及個人的發(fā)展歷程，同時也是各項評價工作順利高效開展的重要前提，在日常工作中如何使檔案管理更加的規(guī)范化成為了我們必須要重視的問題。檔案管理工作規(guī)范化不僅能夠提高單位決策的科學(xué)性和合理性，還能促進單位各項工作規(guī)劃的順利進行，更能進一步增強企業(yè)的綜合競爭力，實現(xiàn)我國經(jīng)濟的快速發(fā)展。

在檔案管理工作中需要格外重視各項檔案資源的保管和維護，要積極引用當(dāng)前較為先進的檔案管理模式，通過新的管理模式來實現(xiàn)檔案資源的優(yōu)化管理，進而方便檔案資源的運用，保證檔案工作的科學(xué)性。新時期下檔案管理工作發(fā)生了很大轉(zhuǎn)變，檔案管理呈現(xiàn)出信息化、數(shù)據(jù)化的趨勢，這就對當(dāng)前的檔案管理提出了新的要求，一是要重視現(xiàn)代檔案管理信息化技術(shù)的持續(xù)運用；二是要持續(xù)優(yōu)化檔案管理工作設(shè)計；三是要重視檔案管理工作人員的整體素質(zhì)，不斷提高檔案管理工作人員的信息化技術(shù)等等，通過這些轉(zhuǎn)變可實現(xiàn)檔案管理的科學(xué)性、安全性和合理性。

二、在新形勢下檔案規(guī)范化管理存在的問題

雖然當(dāng)前我國的檔案管理取得了一定的成績，但是在日常工作過程中仍然存在著許多問題，具體如下：

(一)檔案管理體系不健全

隨著社會經(jīng)濟的快速發(fā)展，各行各業(yè)都開始注重建立相應(yīng)的管理體制，檔案管理也是如此需要建立與之配套的管理體系，確保檔案管理工作的正常開展，使各項管理制度都符合規(guī)范。然而當(dāng)前我國的檔案管理中存在著許多不切合實際的情況，如當(dāng)前的檔案管理體系不健全，這樣的管理體系不僅不能保證正常檔案管理工作的正常開展甚至?xí)璧K檔案管理工作的規(guī)范化進程，造成檔案管理工作效率低。

(二)檔案管理員素質(zhì)無法滿足當(dāng)前檔案管理的要求

新的形勢下對檔案管理工作提出了更高的要求，要求相關(guān)工作要更加規(guī)范化和信息化，進而對檔案管理工作人員提出了更高的要求，但是當(dāng)前檔案管理工作人員的素質(zhì)普遍較低，給檔案管理工作的規(guī)范化和信息化帶來了很大的影響。特別是信息化技術(shù)的管理和應(yīng)用，很多檔案工作人員還不能掌握，在日常工作中只是簡單地對檔案資料進行歸納和整理，缺乏科學(xué)、系統(tǒng)地采集，不利于檔案管理的信息化。此外，檔案管理人員在工作中缺少相應(yīng)的培訓(xùn)，其現(xiàn)有的知識和技能無法滿足新形勢下檔案管理的要求，不能適應(yīng)信息化和規(guī)范化檔案管理工作的需求。

(三)檔案管理方法落后、信息化程度較低

信息化時代的到來給當(dāng)前的檔案管理工作帶來了巨大的挑戰(zhàn)，如何能夠快速地將現(xiàn)代化的信息技術(shù)應(yīng)用于檔案管理當(dāng)中是當(dāng)前必須要解決的問題。此外將這些先進的技術(shù)應(yīng)用于檔案管理工作中，符合當(dāng)下新形勢對檔案管理工作的要求。如何將檔案管理和現(xiàn)階段技術(shù)進行有效結(jié)合成為了當(dāng)前我們必須面對的問題，當(dāng)前我國檔案管理信息化程度低，一是未按照要求創(chuàng)建網(wǎng)絡(luò)管理平臺，檔案管理信息化程度較低；二是不能緊跟時代腳步采用先進的管理方法，仍然采用過去的手工登記方法，造成檔案資料缺乏準(zhǔn)確性和完整性，不利于檔案的合理利用，降低了檔案管理工作的質(zhì)量和效率；三是檔案管理工作中受人為因素影響太大，沒有突出當(dāng)前信息化技術(shù)在檔案管理中的作用，使檔案管理工作存在很多安全隱患，檔案信息化及規(guī)范化程度亟待提高。

(四)對檔案管理工作的重視程度不夠

新形勢下檔案管理工作難度大，涉及范圍廣、內(nèi)容多，對檔案管理工作人員的水平也提出了更高的要求。然而當(dāng)前很多單位的檔案管理者對檔案管理的重要性認(rèn)識不足，不僅沒有緊跟形勢對檔案管理工作進行創(chuàng)新化管理，就連基礎(chǔ)的檔案管理工作都沒有做好，進而導(dǎo)致檔案管理工作存在很多的隱患，不能適應(yīng)現(xiàn)代化檔案管理工作的要求，這嚴(yán)重影響了新形勢下檔案管理工作的工作質(zhì)量和效率。這主要體現(xiàn)在：一是未按照檔案管理工作要求建立完整的檔案管理制度，使檔案管理工作缺乏規(guī)范化的約束；二是檔案管理方法落后，不能滿足檔案管理工作的要求；三是大部分單位只注重檔案的運用，卻忽視了檔案管理工作的開展，在檔案管理工作上投入較少，導(dǎo)致資源配置工作受限，不僅無法提供良好的硬件設(shè)備，也沒有先進的軟件設(shè)施，給檔案管理工作的規(guī)范化發(fā)展帶來了巨大的挑戰(zhàn)。

三、新形勢下檔案管理規(guī)范化措施

(一)進一步健全檔案管理體系

新形勢下要更加注重檔案管理體系的建立，不斷對舊有的檔案管理制度進行創(chuàng)新和改革，從各個方面來解決當(dāng)前檔案管理制度中存在的問題，進而使得檔案管理體系及相關(guān)制度能夠滿足當(dāng)前檔案管理工作的需求。一是要注重檔案管理工作的質(zhì)量，細(xì)化檔案管理制度，使檔案管理工作人員能夠清楚地知道自身的職責(zé)，并嚴(yán)格按照各項規(guī)章制度來開展檔案管理工作；二是要從整體上對檔案管理制度進行階段性的更新和改革，加大對制度本身的優(yōu)化和彌補，確保檔案管理工作的規(guī)范化開展。

(二)提高檔案管理者的整體素質(zhì)

檔案管理工作的進一步規(guī)范化是新時代的要求，然而由于檔案管理工作內(nèi)容繁雜，工作量較大，這在一定程度上給檔案工作人員自身素質(zhì)提出了更高的要求，作為檔案管理工作人員，不僅需要具備基本的檔案管理知識，還應(yīng)具備現(xiàn)代化的檔案管理信息化技術(shù)，才能滿足當(dāng)前檔案管理信息化的要求。此外，要提高檔案管理者的整體素質(zhì)，主要針對檔案管理人員的實際情況來進行有效性的培訓(xùn)，盡可能地補齊短板，發(fā)揮優(yōu)點；

(三)持續(xù)優(yōu)化檔案管理的方法和技術(shù)

新形勢下，過去的檔案管理技術(shù)和方法已經(jīng)無法滿足當(dāng)前檔案管理規(guī)范化的工作要求，因此在日常管理工作中要想實現(xiàn)檔案的規(guī)范化管理，就必須重視一下幾點工作的開展：一是要持續(xù)加強信息化技術(shù)的應(yīng)用，了解信息化技術(shù)在檔案管理中存在的問題，并針對這些問題提出相應(yīng)的策略，使信息化技術(shù)和檔案管理工作完美結(jié)合在一起；二是要注重檔案管理工作的規(guī)范性和保密性，將現(xiàn)代化技術(shù)融入到檔案管理工作當(dāng)中，確保檔案的安全性，避免檔案丟失現(xiàn)象的發(fā)生；三是要對電子檔案系統(tǒng)進行日常監(jiān)管及備份，防止系統(tǒng)出現(xiàn)錯誤，造成檔案丟失；四是要按照信息化檔案管理的要求，配備相應(yīng)的硬件設(shè)施，逐步將現(xiàn)有的紙質(zhì)檔案電子化，進一步提高檔案管理工作的質(zhì)量和效率。

(四)按照要求逐步實現(xiàn)檔案管理工作的規(guī)范化

檔案管理單位要意識到檔案管理工作規(guī)范化的必要性和重要性，并嚴(yán)格按照相關(guān)要求來開展檔案管理工作，通過日常的點滴工作來實現(xiàn)檔案工作的規(guī)范化管理，進一步提高檔案利用效率，為單位的持續(xù)發(fā)展奠定堅實基礎(chǔ)。

四、結(jié)束語

綜上所述，新形勢下實現(xiàn)檔案管理規(guī)范化是檔案管理發(fā)展的必要要求，同時也是時代發(fā)展的要求，然而當(dāng)前檔案管理規(guī)范化過程中存在著許多問題，諸如檔案管理體系不健全、檔案管理員素質(zhì)普遍較低、檔案管理方法落后且信息化程度較低、對檔案管理工作的重視程度不夠等，針對這些問題，提出了幾點措施，如進一步健全檔案管理體系、提高檔案管理人員素質(zhì)、持續(xù)優(yōu)化檔案管理的方法和技術(shù)等，相信通過這些措施能夠推動檔案管理工作的規(guī)范化。

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