重大建設(shè)項(xiàng)目檔案管理流程及規(guī)范探討
——以昆明新機(jī)場建設(shè)項(xiàng)目為例

■ 趙新宇

昆明新機(jī)場建設(shè)項(xiàng)目為云南省十二五期間實(shí)施的國家重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目，建設(shè)中卓有成效地開展檔案工作，項(xiàng)目檔案與工程實(shí)體實(shí)現(xiàn)同步通過竣工驗(yàn)收。2012年11月，昆明新機(jī)場建設(shè)項(xiàng)目（機(jī)場工程）被國家檔案局表彰為“全國建設(shè)項(xiàng)目檔案管理示范工程”。項(xiàng)目檔案為工程管理、項(xiàng)目審計(jì)、工程結(jié)算、機(jī)場轉(zhuǎn)場運(yùn)營等提供了大量詳實(shí)的依據(jù)性材料。參與機(jī)場項(xiàng)目檔案管理的有關(guān)同志受到了省委、省政府的表彰。今天我省面臨著“五網(wǎng)建設(shè)”的艱巨任務(wù)，今天研究、推廣好昆明新機(jī)場項(xiàng)目檔案工作經(jīng)驗(yàn)對于提高全省重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理水平仍具有重要的意義。

1 昆明新機(jī)場項(xiàng)目文控檔案管理質(zhì)量控制措施

新機(jī)場工程項(xiàng)目檔案質(zhì)量體現(xiàn)在文件資料收集的齊全完整和系統(tǒng)性上，指揮部主要采取以下檔案質(zhì)量監(jiān)督管理控制措施。

1.1 管理機(jī)制保障

1.1.1 成立指揮部檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，完善檔案管理模式

為全面系統(tǒng)地做好新機(jī)場項(xiàng)目檔案管理工作，提高檔案質(zhì)量，指揮部及時(shí)成立檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組和工程檔案處。按照“項(xiàng)目負(fù)責(zé)制”和“三同步”的管理原則，在項(xiàng)目經(jīng)理負(fù)責(zé)制的基礎(chǔ)上，指揮部檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組明確要求參建單位由項(xiàng)目總工（技術(shù)負(fù)責(zé)人）擔(dān)任資料負(fù)責(zé)人；監(jiān)理單位由總監(jiān)理工程師擔(dān)任總負(fù)責(zé)人；勘察設(shè)計(jì)、檢測監(jiān)測要明確一名分管領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)資料工作；指揮部各部門由部長擔(dān)任本部門資料管理總負(fù)責(zé)人，從而形成了一支專業(yè)的技術(shù)檔案資料員隊(duì)伍。通過執(zhí)行“誰施工、誰負(fù)責(zé)”的工作要求，分級審核，齊抓共管，形成“以業(yè)主為中心、以監(jiān)理為保證、以施工為主題”的檔案資料管理模式。

1.1.2 建立檔案工作目標(biāo)責(zé)任制，在制度上明確約定責(zé)任

指揮部建立檔案管理工作網(wǎng)絡(luò)和檔案質(zhì)量監(jiān)督網(wǎng)絡(luò)，實(shí)行項(xiàng)目負(fù)責(zé)制、領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制和專兼職檔案人員工作崗位責(zé)任制。通過與103家參建單位簽訂《歸檔責(zé)任書》，明確歸檔責(zé)任主體，在制度上明確約定新機(jī)場工程各參建單位的檔案管理工作責(zé)任，確定工程建設(shè)五方責(zé)任主體的檔案管理職責(zé)，要求勘察設(shè)計(jì)、檢測監(jiān)測、施工監(jiān)理等單位要確定分管領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)資料工作；施工單位由項(xiàng)目總工（技術(shù)負(fù)責(zé)人）擔(dān)任資料負(fù)責(zé)人；監(jiān)理單位由總監(jiān)理工程師擔(dān)任總負(fù)責(zé)人。

1.1.3 設(shè)置檔案專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)，檔案工作經(jīng)費(fèi)納入項(xiàng)目建設(shè)預(yù)算

指揮部落實(shí)檔案專項(xiàng)資金，設(shè)置“檔案資料專項(xiàng)獎(jiǎng)”。把工程資料與工程建設(shè)“三同步”納入工程進(jìn)度考核、納入工程質(zhì)量安全獎(jiǎng)考核，不僅把進(jìn)度獎(jiǎng)中10%設(shè)為“資料獎(jiǎng)”；還單獨(dú)另設(shè)120萬元的“竣工資料獎(jiǎng)”；如果加上檔案設(shè)施設(shè)備和檔案信息系統(tǒng)的檔案經(jīng)費(fèi)，初步統(tǒng)計(jì)，指揮部檔案工作共投入750多萬元的檔案經(jīng)費(fèi)。

1.1.4 在工程招標(biāo)及合同文件中設(shè)置檔案專項(xiàng)條款，嚴(yán)格執(zhí)行合同管理

指揮部檔案工作較好地運(yùn)用了合同管理，根據(jù)合同要求，新機(jī)場項(xiàng)目檔案規(guī)范化管理在機(jī)場工程建設(shè)各個(gè)階段全面鋪開。

一是在工程招投標(biāo)階段及合同簽訂階段，通過在招投標(biāo)文件及合同中設(shè)立檔案專項(xiàng)條款，直接明確約定參建單位檔案管理職責(zé)，把工程檔案移交套數(shù)、質(zhì)量要求、歸檔范圍等管理?xiàng)l款列入招標(biāo)文件和合同約定之中，使新機(jī)場工程檔案工作從法律上得到有效保證，確保了工程檔案規(guī)范的法律依據(jù)；二是在工程開工階段，通過舉辦檔案培訓(xùn)班，對施工、監(jiān)理單位進(jìn)行檔案交底，保證了檔案資料管理規(guī)范規(guī)程的順利推行；三是在工程施工階段，通過檔案專題會(huì)議及現(xiàn)場檢查等形式，使檔案部門能夠及時(shí)監(jiān)督、檢查各承包單位對規(guī)范的執(zhí)行情況；四是在工程竣工驗(yàn)收階段，檔案專項(xiàng)驗(yàn)收是對規(guī)范執(zhí)行情況的全面檢驗(yàn)；五是在工程結(jié)算階段，工程檔案交接憑證《會(huì)審移交書》作為工程結(jié)算的依據(jù)文件之一，保證了竣工資料歸檔率達(dá)到100%。

1.1.5 確立檔案保證金制度，執(zhí)行工程資料管理獎(jiǎng)懲機(jī)制

指揮部每年召開一至二次檔案工作會(huì)，會(huì)議對年度指揮部各部門和各參建單位的工程檔案資料管理情況進(jìn)行布置安排和檢查評比。對工程檔案資料管理工作成績突出的單位和個(gè)人，給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)；對工程檔案資料管理不到位的單位和個(gè)人進(jìn)行通報(bào)批評并予以經(jīng)濟(jì)處罰。

一是在建設(shè)階段，根據(jù)項(xiàng)目檔案檢查情況，指揮部對不按規(guī)定開展工程檔案資料管理的參建單位，可暫緩撥付工程進(jìn)度款。二是在工程驗(yàn)收階段，項(xiàng)目竣工案資料初步驗(yàn)收不合格，指揮部不組織竣（交）工驗(yàn)收，誰主管誰負(fù)責(zé)整改到位；竣工驗(yàn)收資料整改不合格，工程不能通過竣工驗(yàn)收，整改合格通過竣工驗(yàn)收后1-3月內(nèi)需移交竣工檔案，3個(gè)月后還不移交竣工檔案的單位，指揮部工程檔案處扣押5%的檔案保證金。

1.2 檔案管理的過程控制

1.2.1 配備檔案資料專業(yè)人員，實(shí)時(shí)開展培訓(xùn)，提高檔案管理實(shí)效

為系統(tǒng)協(xié)調(diào)、扎實(shí)有效地開展工程檔案資料管理工作，保證工程檔案資料工作有人抓、有人管、有人做，指揮部在行政保障部下設(shè)工程檔案處，配備5名專職檔案員。

在工程建設(shè)期間，為提高全體參建人員的檔案意識和檔案管理知識水平，指揮部不間斷地組織由參建單位專兼職檔案資料員參加的培訓(xùn)班，對建設(shè)項(xiàng)目檔案管理、建設(shè)項(xiàng)目聲像檔案管理以及計(jì)算機(jī)管理軟件的應(yīng)用方面進(jìn)行了講座。從建設(shè)項(xiàng)目檔案管理基本概念、項(xiàng)目文件的跟蹤管理、檔案的系統(tǒng)整理；建設(shè)項(xiàng)目檔案歸檔范圍、移交時(shí)間、質(zhì)量要求；到建設(shè)項(xiàng)目檔案計(jì)算機(jī)管理軟件的應(yīng)用等方面，進(jìn)行了詳細(xì)的講解。保證了勘測設(shè)計(jì)、施工監(jiān)理、造價(jià)咨詢等參建單位以及指揮部內(nèi)部各職能處室都能規(guī)范性地同步開展檔案資料收集積累、整理編制和移交工作。

1.2.2 成立檔案專家組，在檔案質(zhì)量監(jiān)督上提供技術(shù)支持

為保證竣工檔案質(zhì)量，指揮部還專門成立了專業(yè)性、技術(shù)性較強(qiáng)的15名檔案專家組，嚴(yán)格執(zhí)行新機(jī)場竣工檔案預(yù)驗(yàn)收審核程序，強(qiáng)化新機(jī)場工程檔案預(yù)驗(yàn)收的審核工作。組長由總承包單位項(xiàng)目總工擔(dān)任，成員由省工程質(zhì)量監(jiān)督站監(jiān)察員和監(jiān)理、施工單位技術(shù)負(fù)責(zé)人組成，檔案專家組成員來自不同的參建單位、具有不同的專業(yè)技能，全部具有高級工程師的資質(zhì)。檔案專家組的成立，善于發(fā)現(xiàn)問題查找問題，對現(xiàn)場資料提供技術(shù)指導(dǎo)，發(fā)揮了傳幫帶的作用，極大地促進(jìn)了現(xiàn)場資料管理工作。

1.2.3 編制《新機(jī)場建設(shè)工程竣工檔案目錄》，在竣工檔案編制標(biāo)準(zhǔn)上提供業(yè)務(wù)指導(dǎo)

由于新機(jī)場項(xiàng)目檔案工作具有時(shí)間跨度長、歸檔單位多、技術(shù)性強(qiáng)、專業(yè)復(fù)雜等難點(diǎn)，為保證竣工檔案的編制質(zhì)量，保證新機(jī)場項(xiàng)目檔案完整性和連續(xù)性，統(tǒng)一施工和監(jiān)理單位的編制標(biāo)準(zhǔn)，指揮部制定了《新機(jī)場建設(shè)工程竣工檔案目錄》印發(fā)全場區(qū)指導(dǎo)工作。該目錄明確了歸檔責(zé)任單位、歸檔范圍和歸檔深度，成為指導(dǎo)新機(jī)場工程檔案歸檔工作的重要性文件。一來避免了竣工資料填寫內(nèi)容不規(guī)范，為新機(jī)場工程爭創(chuàng)“魯班獎(jiǎng)”奠定了良好的基礎(chǔ)；二來杜絕了工程資料類別缺失遺漏，較好地保證了新機(jī)場工程檔案的完整、準(zhǔn)確和系統(tǒng)，保證了新機(jī)場工程項(xiàng)目檔案質(zhì)量。

1.2.4 在檔案工作方法上，按照工程資料與工程建設(shè)“三同步”原則，實(shí)行事前、事中、事后三控制

事前：在工程進(jìn)場見面會(huì)，實(shí)行檔案交底，簽訂《歸檔責(zé)任書》，并要求報(bào)送《工程資料管理策劃書》和預(yù)立卷目錄。在施工用表類別、填寫方式等資料形成階段，由監(jiān)理單位嚴(yán)格審核把關(guān)。指揮部要求施工文件要規(guī)范形成，填寫內(nèi)容要能真實(shí)地反映施工現(xiàn)場實(shí)際情況，反映新機(jī)場工程執(zhí)行國家建設(shè)工程質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)條例情況。

事中：同步進(jìn)行資料收集積累、整理歸類工作情況檢查指導(dǎo)，力爭達(dá)到項(xiàng)目文檔一體化，避免重復(fù)性、瑣碎的返工。

事后：在竣工驗(yàn)收和歸檔前移交審查階段，凡符合歸檔標(biāo)準(zhǔn)的竣工資料，指揮部督促參建單位及時(shí)移交。目前，各參建單位歸檔進(jìn)度基本能達(dá)到竣工驗(yàn)收后1至3個(gè)月內(nèi)完成移交。指揮部檔案工作從各個(gè)環(huán)節(jié)確保工程檔案管理與工程建設(shè)同步進(jìn)行。

1.2.5 嚴(yán)把審核關(guān)，切實(shí)抓好單項(xiàng)工程交驗(yàn)時(shí)對歸檔文件材料的審核

在建設(shè)項(xiàng)目（或單項(xiàng)工程）的竣工檔案驗(yàn)收和移交過程中，為保證工程檔案質(zhì)量，在內(nèi)在的質(zhì)量方面，采取分級審核的辦法，由監(jiān)理、工程主管部門、質(zhì)量監(jiān)督站、專家組，逐級把關(guān)；在外在的質(zhì)量方面，從檔案角度對案卷整編的質(zhì)量進(jìn)行指導(dǎo)、檢查，對施工單位形成的交工技術(shù)文件和竣工圖的驗(yàn)收，要履行程序及簽字認(rèn)可的手續(xù)；交工技術(shù)文件和竣工圖不得缺項(xiàng)，交工技術(shù)文件中的單項(xiàng)工程、單位工程名稱填寫準(zhǔn)確，表格規(guī)范，文字清楚，簽署意見、簽字、蓋章等手續(xù)完備；待各方檢查驗(yàn)收合格后，由施工單位向建設(shè)單位檔案室移交歸檔，從而保證竣工檔案質(zhì)量。

1.2.6 開發(fā)運(yùn)用《新機(jī)場工程檔案管理信息系統(tǒng)》，提高管理質(zhì)量和效率

昆明新機(jī)場工程作為國家重點(diǎn)工程建設(shè)項(xiàng)目，所形成的工程技術(shù)資料內(nèi)容多、種類雜、數(shù)量大，分部（子分部）分項(xiàng)工程已達(dá)573個(gè)，檢驗(yàn)批近10萬個(gè)，傳統(tǒng)的手工臺(tái)帳管理難以滿足工程管理需要，難以適應(yīng)工程進(jìn)度。指揮部同步開展了檔案數(shù)字化工作，使用了《工程檔案管理信息系統(tǒng)》管理軟件，使檔案編目編號清晰明了，井然有序。一方面同步實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化。所有招投標(biāo)文件、施工監(jiān)理文件歸檔后同步進(jìn)行掃描整理，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化，同步完成紙質(zhì)檔案和電子檔案二套檔案雙軌制制作；另一方面實(shí)現(xiàn)檔案信息共享，達(dá)到遠(yuǎn)程查閱目的，實(shí)現(xiàn)了“查文查檔不進(jìn)庫、閱文閱檔不翻本”的查閱利用方式。

由于系統(tǒng)的使用，檔案數(shù)字化、信息化工作得到了有關(guān)部門和廣大查閱利用者的好評和肯定。項(xiàng)目檔案較好地發(fā)揮了借鑒和憑證作用，快速簡捷的查閱方式在保證新機(jī)場建設(shè)工作高效協(xié)調(diào)發(fā)展以及促進(jìn)部門業(yè)務(wù)基礎(chǔ)建設(shè)方面發(fā)揮了重要的服務(wù)保障作用。

通過以上種種質(zhì)量控制措施，指揮部檔案工作在各參建單位之間建立了縱橫交錯(cuò)、層層把關(guān)、環(huán)環(huán)相扣的項(xiàng)目檔案質(zhì)量監(jiān)控系統(tǒng)；在各參建單位資料員、技術(shù)負(fù)責(zé)人和項(xiàng)目負(fù)責(zé)人之間實(shí)現(xiàn)縱向監(jiān)督；在施工、監(jiān)理及建設(shè)單位之間實(shí)現(xiàn)橫向監(jiān)督；從而使工程文件材料的產(chǎn)生形成、收集積累、整理編制等各階段得到有效監(jiān)控，使項(xiàng)目檔案質(zhì)量得到全程有效管理。

2 昆明新機(jī)場建設(shè)項(xiàng)目文控檔案管理控制要點(diǎn)

參建單位項(xiàng)目文控檔案管理分為三個(gè)程序：前期資料管理準(zhǔn)備、過程中資料管理檢查、竣工時(shí)檔案驗(yàn)收。

2.1 工程開工初期項(xiàng)目文控檔案管理準(zhǔn)備工作

2.1.1 參建單位成立工程資料管理組織機(jī)構(gòu)。明確技術(shù)負(fù)責(zé)人（項(xiàng)目總工）負(fù)責(zé)資料管理工作，指定專人負(fù)責(zé)工程資料收集積累編制。

2.1.2 建立健全工程資料管理制度。監(jiān)理、施工單位在項(xiàng)目開工后，應(yīng)對照施工組織方案和技術(shù)交底內(nèi)容編制出施工項(xiàng)目具體的資料管理辦法、工程檔案編制方法和歸檔目錄清單。

2.1.3 執(zhí)行統(tǒng)一技術(shù)規(guī)范和格式要求。監(jiān)理、施工單位在項(xiàng)目開工30天內(nèi)，應(yīng)結(jié)合施工內(nèi)容將所需執(zhí)行的技術(shù)規(guī)范和技術(shù)用表報(bào)指揮部工程主管部門、工程技術(shù)部、質(zhì)量安全監(jiān)督部和工程檔案處統(tǒng)一審核同意后，再行實(shí)施。

2.1.4 聲像資料拍攝準(zhǔn)備。施工過程中監(jiān)理施工單位須拍攝聲像資料，以照片和攝像形式記錄各施工工序、進(jìn)度節(jié)點(diǎn)和施工現(xiàn)場

2.2 施工過程中項(xiàng)目文控檔案管理檢查

2.2.1 檢查內(nèi)容

檢查參建單位是否成立資料管理組織機(jī)構(gòu)、是否健全工程資料管理辦法、是否達(dá)到資料管理與工程建設(shè)“三同步”等。

2.2.2 檢查結(jié)果

施工過程中未按規(guī)定開展資料管理的單位，指揮部可暫緩撥付工程進(jìn)度款。

2.2.3 檢查方式

（1）獨(dú)立檢查。指揮部工程檔案處可直接對參建單位的工程資料管理工作進(jìn)行檢查。

（2）聯(lián)合檢查。指揮部工程檔案處可聯(lián)合主管工程部、質(zhì)量安全監(jiān)督部等部門對參建單位工程資料管理進(jìn)行檢查。

（3）交叉檢查。指揮部工程檔案處可組織監(jiān)理施工單位之間相互學(xué)習(xí)促進(jìn)、交流經(jīng)驗(yàn)、取長補(bǔ)短做好工程資料管理工作。

2.3 竣工階段工程檔案驗(yàn)收管理工作

竣工檔案驗(yàn)收為單位工程竣工驗(yàn)收、建設(shè)項(xiàng)目總體竣工驗(yàn)收兩種方式。其中，單位工程竣工驗(yàn)收分為初步驗(yàn)收和竣工驗(yàn)收兩個(gè)階段。初步驗(yàn)收階段是檔案驗(yàn)收重點(diǎn)。當(dāng)初步驗(yàn)收工程檔案中問題整改完成后方可進(jìn)行竣工驗(yàn)收?？⒐を?yàn)收時(shí)，施工單位須匯報(bào)檔案編制情況和竣工圖編制說明，并提交檔案目錄清單。檔案驗(yàn)收不合格，工程不得通過竣工驗(yàn)收。

2.3.1 初步驗(yàn)收工程檔案驗(yàn)收管理工作要點(diǎn)

在各單項(xiàng)工程交驗(yàn)前，施工單位應(yīng)先編制一套完整的竣工檔案，報(bào)指揮部工程檔案處會(huì)同主管工程部、工程技術(shù)部、質(zhì)量安全監(jiān)督部進(jìn)行審核。不符合要求的，要求整改；整改合格的，再提請檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組竣工驗(yàn)收。

2.3.2 竣工驗(yàn)收工程檔案驗(yàn)收管理工作

小型單項(xiàng)工程竣工檔案的驗(yàn)收，由指揮部檔案處會(huì)同主管工程部、工程技術(shù)部、質(zhì)量安全監(jiān)督部組成驗(yàn)收小組負(fù)責(zé)驗(yàn)收。檔案部門和工程部門密切配合，從內(nèi)容和形式上對檔案質(zhì)量進(jìn)行把關(guān)。一般抽查30%的竣工檔案，竣工檔案得分不滿75分者，工程不能評為優(yōu)良等級?？⒐n案得分不合格者，工程不能通過竣工驗(yàn)收。

2.3.3 總體竣工驗(yàn)收時(shí)工程檔案驗(yàn)收管理工作要點(diǎn)

先由指揮部檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組進(jìn)行全面初步驗(yàn)收，再由項(xiàng)目主管部門和檔案行政管理部門按照《重大建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收辦法》（檔發(fā)[2006]12號）進(jìn)行驗(yàn)收。

嚴(yán)格執(zhí)行《關(guān)于印發(fā)〈昆明新機(jī)場建設(shè)工程竣工檔案管理與驗(yàn)收辦法〉的通知》對每一單位工程的工程檔案進(jìn)行審查、驗(yàn)收。具體做法：

（1）加強(qiáng)工程檔案檢查指導(dǎo)、審核把關(guān)。為了保障預(yù)驗(yàn)收和竣工驗(yàn)收期間工程檔案順利通過，工程檔案處每月組織檢查、指導(dǎo)，按照指揮部有關(guān)工程檔案管理規(guī)定要求參建單位完善工程檔案。在工程竣工預(yù)驗(yàn)收、竣工驗(yàn)收過程中，嚴(yán)格落實(shí)指揮部有關(guān)工程檔案管理規(guī)定，促進(jìn)工程檔案達(dá)到相關(guān)要求。

（2）表彰工程資料管理先進(jìn)單位和優(yōu)秀資料員。為了鼓勵(lì)參建單位進(jìn)一步抓好工程技術(shù)質(zhì)量和竣工檔案管理控制工作，指揮部在省政府批準(zhǔn)的進(jìn)度獎(jiǎng)勵(lì)資金中專門設(shè)置進(jìn)度獎(jiǎng)的10%為“資料獎(jiǎng)”，納入工程進(jìn)度目標(biāo)責(zé)任制考核指標(biāo)，同時(shí)還設(shè)置120萬元的“竣工資料獎(jiǎng)”，用于評選、表彰工程建設(shè)技術(shù)資料管理先進(jìn)單位、先進(jìn)管理者和優(yōu)秀資料員。

（3）竣工檔案與工程實(shí)體同步通過分部工程、單位工程竣工驗(yàn)收。通過指揮部和各參建單位的共同努力，現(xiàn)已按照進(jìn)度節(jié)點(diǎn)同步完成竣工檔案審核和移交工作，達(dá)到項(xiàng)目完工一項(xiàng)、驗(yàn)收一項(xiàng)、竣工資料歸檔一項(xiàng)的建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)。已接收移交近10萬余冊工程資料的基礎(chǔ)上，鑒別整理形成了工程檔案41300卷（三套），工程資料10457冊、聲像728盒。新機(jī)場建設(shè)工程前期建設(shè)程序文件、施工竣工文件、設(shè)備文件、監(jiān)理文件等齊全完整，具備了階段性項(xiàng)目檔案驗(yàn)收條件。

（4）認(rèn)真落實(shí)與參建單位簽訂的《工程檔案歸檔責(zé)任書》。指揮部與勘測、設(shè)計(jì)、監(jiān)理、施工監(jiān)理單位簽訂了97份《昆明新機(jī)場工程檔案歸檔責(zé)任書》。竣工驗(yàn)收過程中，工程檔案處對照責(zé)任書里的歸檔任務(wù)目標(biāo)責(zé)任，嚴(yán)格審核把關(guān)，促進(jìn)工程資料符合歸檔責(zé)任書要求。

（5）檢查考核指揮部檔案處與職能部門簽訂的《工程檔案管理目標(biāo)責(zé)任書》。

2.3.4 歸檔時(shí)間控制要點(diǎn)

根據(jù)建設(shè)程序和工程特點(diǎn)，歸檔可以分階段或分期分項(xiàng)目進(jìn)行。其中，勘察、設(shè)計(jì)單位應(yīng)當(dāng)在任務(wù)完成時(shí)將各自形成的相關(guān)工程資料移交歸檔。施工、監(jiān)理單位必須在工程竣工驗(yàn)收前，完成工程資料整理編制工作，竣工驗(yàn)收后3個(gè)月內(nèi)移交完。

2.3.5 工程檔案移交套數(shù)控制要點(diǎn)

勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理單位須移交3套工程檔案，其中2套原件，一套復(fù)印件。移交檔案時(shí)，應(yīng)編制移交清單，雙方簽字蓋章方屬移交有效。

3 管理工作的基本經(jīng)驗(yàn)

3.1 工程文件材料標(biāo)準(zhǔn)化結(jié)合工程專業(yè)特點(diǎn)和實(shí)際是控制管理的關(guān)鍵

昆明新機(jī)場項(xiàng)目文控檔案管理工作具有時(shí)間跨度長、歸檔單位多、技術(shù)性強(qiáng)、專業(yè)復(fù)雜等難點(diǎn)，為統(tǒng)一施工和監(jiān)理單位的編制標(biāo)準(zhǔn)，解決民航專業(yè)工程施工用表的不確定性，指揮部將工程文件材料標(biāo)準(zhǔn)化與工程專業(yè)特點(diǎn)和實(shí)際相結(jié)合，相繼完成了《工程文件資料管理軟件》研究開發(fā)和《昆明新機(jī)場工程資料系統(tǒng)》科研課題申報(bào)，從而實(shí)現(xiàn)了民航專業(yè)和非民航專業(yè)施工技術(shù)用表的統(tǒng)一化、規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化，變前端控制為源頭控制，從源頭上統(tǒng)一施工技術(shù)用表的規(guī)格、形式和要素。

3.2 對工程文件材料形成范圍、定位及分類編制要求的統(tǒng)籌設(shè)計(jì)是控制管理的前提

在工程建設(shè)前期，為保證竣工檔案的編制質(zhì)量，保證新機(jī)場項(xiàng)目檔案完整性和連續(xù)性，指揮部從全局出發(fā)，在結(jié)合國家標(biāo)準(zhǔn)、民航行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、地方標(biāo)準(zhǔn)以及國家重大建設(shè)項(xiàng)目工程文件資料管理的先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，制定了《新機(jī)場建設(shè)工程竣工檔案目錄》和《工程文件分類編制大綱》并印發(fā)全場區(qū)指導(dǎo)工作；在施工過程中（中期），指揮部組織監(jiān)理、施工總承包單位技術(shù)主管制定《單位工程竣工檔案總目錄計(jì)劃》，明確各分包單位與施工總承包單位的檔案管理范圍、案卷劃分以及具體卷號；施工總承包單位負(fù)責(zé)指導(dǎo)編制和審查其合同范圍內(nèi)所有專業(yè)（總）承包單位施工、分包單位施工的全部專業(yè)工程和分包工程的各分部、子分部、分項(xiàng)工程的《竣工工程檔案一級、二級及三級目錄(計(jì)劃)》，審查其全部工程文件資料，并統(tǒng)一匯總、統(tǒng)一編目。對工程文件材料形成范圍、定位及分類編制要求的編制明確了歸檔責(zé)任單位、歸檔范圍和歸檔深度，成為指導(dǎo)昆明新機(jī)場工程檔案歸檔工作的重要性文件。

3.3 落實(shí)制度是做好文件控制檔案管理工作的堅(jiān)強(qiáng)保障

檔案工作是一項(xiàng)綜合性、基礎(chǔ)性的專業(yè)工作，檔案既是新機(jī)場工程執(zhí)行國家專業(yè)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)的有效載體，檔案行業(yè)自身也有國家標(biāo)準(zhǔn)和民航要求，各類規(guī)范規(guī)程推陳出新、縱橫交錯(cuò)，要做好工程檔案資料管理工作，只有提前謀劃和統(tǒng)籌安排，提前訂標(biāo)準(zhǔn)、出要求，才能有利于后進(jìn)場的參建單位執(zhí)行統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。正確處理好前端控制與終端接收的關(guān)系。幾年來，工程檔案管理始終做到有章可循、有法可依，整個(gè)項(xiàng)目基本實(shí)現(xiàn)了規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的統(tǒng)一管理。

3.4 交工階段的歸檔文件材料審核把關(guān)是控制管理的重點(diǎn)

交工階段，我們把它解釋為工程完工至交工驗(yàn)收、交工驗(yàn)收后至竣工驗(yàn)收的這個(gè)階段。交工階段控制重點(diǎn)一是交工驗(yàn)收這個(gè)環(huán)節(jié)，二是正式竣工驗(yàn)收前的“缺陷期”。重點(diǎn)工程進(jìn)行竣工驗(yàn)收的一個(gè)重要條件是歸檔文件材料必須同時(shí)或提前通過驗(yàn)收。因此在交工階段，工程質(zhì)量監(jiān)督部門、工程管理部門、監(jiān)理單位、總包單位及檔案部門要嚴(yán)格把好審查驗(yàn)收關(guān)，對各施工單位編制的竣工圖和文字資料要進(jìn)行認(rèn)真審核，著重檢查隱蔽工程驗(yàn)收記錄的真實(shí)性、工程設(shè)計(jì)變更單的落實(shí)情況，認(rèn)真審查竣工圖及文字資料是否完整、準(zhǔn)確，簽章是否完備，組卷排列是否合理等，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)提出整改意見及跟蹤復(fù)查?？傊?，在交工階段，工程質(zhì)量監(jiān)督部門、工程管理部門、監(jiān)理單位、總包單位及檔案部門要密切配合，嚴(yán)把審查驗(yàn)收關(guān)，確保歸檔文件資料的真實(shí)性、完整性和準(zhǔn)確性，使其在工程項(xiàng)目合同決算時(shí)，真正發(fā)揮憑證作用，達(dá)到收集整理檔案的目的。

3.5 開拓創(chuàng)新、務(wù)實(shí)高效、密切配合是提高新機(jī)場工程檔案資料管理水平的有效途徑

檔案工作是一項(xiàng)全員、全崗、全過程的綜合性、基礎(chǔ)性和管理性工作，檔案部門作為竣工驗(yàn)收的終端單位，既要進(jìn)行日常性指導(dǎo)檢查，又要開展審核驗(yàn)收與移交整理。檔案資料人員要以“一切為了工程、急工程所急、想工程所想”的指導(dǎo)思想，在日常工作中，勤奮認(rèn)真、務(wù)實(shí)高效，與各相關(guān)部門的密切合作。如果離開工程部門獨(dú)立開展工作就會(huì)成為無源之水，無本之木，難以達(dá)到可持續(xù)長久發(fā)展。

結(jié)語

文件是檔案的前身，是檔案的來源。昆明新機(jī)場建設(shè)項(xiàng)目檔案形成于工程建設(shè)的全方位，貫穿于工程建設(shè)全過程，是項(xiàng)目建設(shè)的真實(shí)記錄，也是項(xiàng)目建設(shè)、管理、運(yùn)行、改擴(kuò)建等工作的重要依據(jù)。昆明新機(jī)場項(xiàng)目文控檔案管理將檔案工作納入工程建設(shè)管理程序并與項(xiàng)目建設(shè)同步開展，從管理體制、制度、措施及技術(shù)手段等方面對項(xiàng)目工程文件的形成、積累、編制、整理、審核、歸檔實(shí)現(xiàn)有效的控制，保證了項(xiàng)目竣工檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。