社交媒體文件歸檔管理研究：鑒定標(biāo)準(zhǔn)與管理模式

譚彩敏/華南師范大學(xué)檔案館

《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》中明確提出，要研究制定重要網(wǎng)頁資源的采集和社交媒體文件的歸檔管理辦法，這表明社交媒體文件的歸檔管理已提到國家層面的議事日程。筆者嘗試在比較英、美兩國社交媒體文件歸檔管理實踐的基礎(chǔ)上，對社交媒體文件的歸檔鑒定標(biāo)準(zhǔn)及管理模式進(jìn)行探討。

1 英、美兩國社交媒體文件歸檔管理比較

1.1 歸檔主體

英國國家檔案館（TNA）承擔(dān)制定歸檔管理政策與歸檔文件保存的雙重職責(zé)，如開發(fā)相關(guān)軟件實現(xiàn)社交媒體文件的自動捕獲[1]、建立在線社交媒體檔案庫（OSMA）保存歸檔的社交媒體文件。

在美國國家文件與檔案局（署）（NARA）制定的綱領(lǐng)性政策的指導(dǎo)下，美國政府機構(gòu)結(jié)合本部門業(yè)務(wù)職能劃定社交媒體文件歸檔范圍并實施捕獲，把其中具有永久保存價值的文件向NARA移交。政府各部門擁有各自的數(shù)據(jù)庫與合作機構(gòu)，公眾可以直接通過政府部門網(wǎng)站查找、利用歸檔的社交媒體文件[2]。

1.2 歸檔范圍

英國限定對Twitter和YouTube兩種社交媒體平臺上的文件進(jìn)行歸檔，具體范圍包括英國中央政府及直屬機構(gòu)、2012年倫敦奧運會及殘奧會官方平臺發(fā)布的Tweets、YouTube視頻等原創(chuàng)內(nèi)容，但不包括轉(zhuǎn)發(fā)的Tweets、互動及回復(fù)等內(nèi)容[3]。

美國政府規(guī)定，各部門可以根據(jù)職能需要及使用體驗自行選擇社交媒體平臺，以社交媒體文件與機構(gòu)的職能、業(yè)務(wù)活動的相關(guān)性為標(biāo)準(zhǔn)[4]，判定所產(chǎn)生的社交媒體文件是否需要歸檔。

1.3 歸檔文件組織形式

英、美兩國主要按照發(fā)布的時間順序?qū)ι缃幻襟w文件進(jìn)行歸檔，而對于重要事件則按照主題內(nèi)容進(jìn)行歸檔，力求完整反映事件的全部過程[5]。

從以上比較可以看出，英、美兩國社交媒體文件歸檔管理主要是圍繞政府機構(gòu)形成的政務(wù)性社交媒體文件展開的，按照發(fā)布的時間順序統(tǒng)一歸檔并集中保存；TNA是兼負(fù)雙重職責(zé)的組織核心，而NARA則是通過制定普適性的政策對政府機構(gòu)進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)與實踐監(jiān)督；英國不僅限定歸檔的社交媒體平臺，而且對歸檔范圍有明確界定，操作性也比較強；美國的規(guī)定則相對寬松，允許政府機構(gòu)自行選擇平臺并劃定歸檔范圍，但判定標(biāo)準(zhǔn)操作性不強。總的來說，英、美兩國社交媒體文件歸檔管理都能適應(yīng)本國實際情況且各有長處，相比較而言，英國社交媒體文件歸檔管理具有較強的目的性和限制性，因此具有更強的約束力和更好的執(zhí)行效果。我們可以借鑒兩國的有益經(jīng)驗，結(jié)合我國實際情況開展社交媒體文件歸檔管理。

2 社交媒體文件歸檔鑒定標(biāo)準(zhǔn)的確立

目前，我國檔案界在理論研究和實踐中都側(cè)重于政府機構(gòu)形成的政務(wù)性社交媒體文件，而對于在社交媒體平臺上個人用戶生成的信息記錄卻沒有予以足夠多的重視。從社會記憶和信息資源的層面來說，個人或群體在工作和生活中所生成的社交媒體信息都屬于“社會記憶”的一部分，同樣可以作為社會化的檔案資源被保存并為社會所共享[6]。當(dāng)然，并非所有社交媒體平臺上生成的信息都需要被當(dāng)作檔案資源加以保存和管理，因此對信息內(nèi)容進(jìn)行價值鑒定是社交媒體文件歸檔保存的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，而社交媒體信息資源的社會化和多樣化要求確立新的鑒定標(biāo)準(zhǔn)。

檔案是經(jīng)過選擇的歷史，選擇的標(biāo)準(zhǔn)在于其“價值”，或為“證據(jù)”價值，或為“記憶”價值，或為兩者的結(jié)合，這一標(biāo)準(zhǔn)同樣適用于社交媒體文件的價值鑒定。因此，從信息價值的角度來劃分，社交媒體文件可以分為兩大類：一類是政府機構(gòu)、社會組織和個人在職務(wù)活動中形成的信息記錄，在本質(zhì)上與傳統(tǒng)意義上的檔案相同，是服務(wù)社會運行的活動證據(jù)，可稱之為證據(jù)型社交媒體文件；另一類是普通公民在生活、娛樂等一般社會活動中產(chǎn)生的信息記錄，類似于目前尚未納入體制內(nèi)管理的私人檔案，可以稱之為記憶型社交媒體文件。

2.1 證據(jù)型社交媒體文件的歸檔鑒定

筆者認(rèn)為，證據(jù)型社交媒體文件的歸檔鑒定基本上可以沿用傳統(tǒng)的檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)，即主要依據(jù)其“證據(jù)”價值，同時考察其真實性、完整性等屬性，在實際操作中則可以借鑒英、美兩國的實踐經(jīng)驗，在限定歸檔社交媒體平臺的同時，參照現(xiàn)行文件材料歸檔范圍并結(jié)合問題導(dǎo)向指引進(jìn)行歸檔鑒定。

首先，限定歸檔社交媒體平臺既可以使文件捕獲的目標(biāo)更明確、操作更簡便，也能保證捕獲的社交媒體文件具有相對統(tǒng)一的格式，便于保管和利用?？紤]到目前我國社交媒體發(fā)展?fàn)顩r，筆者認(rèn)為，選擇微博、微信兩大主流社交媒體比較適合。一方面，微博、微信是目前覆蓋面最廣、影響力最大的社交媒體。據(jù)統(tǒng)計，截至2017年上半年，微博和微信的月活躍用戶數(shù)分別達(dá)到3.61億和9.63億；另一方面，微博、微信是目前最主要的政務(wù)新媒體內(nèi)容創(chuàng)作平臺，據(jù)2017年1月19日發(fā)布的《2016政務(wù)指數(shù)·微博影響力報告》統(tǒng)計，截至2016年底已開通認(rèn)證的政務(wù)微博164522個，其中政務(wù)機構(gòu)官方微博125098個，全年共發(fā)博7469萬多條，總閱讀量超過2605億次，閱讀量超過100萬的有1.2萬多條，微博依然是國內(nèi)規(guī)模最大的移動政務(wù)平臺。政務(wù)微信雖然起步稍晚，但是截至2016年底政務(wù)微信公眾號也已經(jīng)超過10萬個。

其次，證據(jù)型社交媒體文件的歸檔范圍可以參照《機關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》等相關(guān)規(guī)范執(zhí)行。一般來說，各類機構(gòu)、組織和個人在使用社交媒體過程中產(chǎn)生的信息只要與其社會職能、業(yè)務(wù)活動相關(guān)，都應(yīng)該納入歸檔管理范圍。還可以借鑒NARA在《社交媒體文件管理指南》中的規(guī)定，通過設(shè)定各種問題來檢測信息內(nèi)容是否具有歸檔價值。如，信息內(nèi)容是否包含一個機構(gòu)政策、業(yè)務(wù)及工作任務(wù)相關(guān)的依據(jù)？是否只能在社交媒體平臺上獲??？機構(gòu)是否使用社交媒體工具發(fā)布官方信息？信息內(nèi)容是否包含業(yè)務(wù)需求？等等。如果以上任何一個問題的答案是肯定的，那么，這個信息內(nèi)容就很可能需要作為檔案歸檔保存[7]。

此外，社交媒體文件的歸檔鑒定還必須考慮原創(chuàng)性和互動性，面對不同服務(wù)器上的同一信息內(nèi)容，我們只需要歸檔原始信息，沒有必要把所有相同的信息內(nèi)容都保存起來。歸檔的社交媒體文件應(yīng)該是原創(chuàng)性信息，如果某個信息內(nèi)容只是簡單的轉(zhuǎn)發(fā)，那么就不需要歸檔保存。如果這個信息內(nèi)容包含了其他人對其進(jìn)行的“加工”，例如公眾的評論等，那么它就有可能需要歸檔保存。

2.2 記憶型社交媒體文件的歸檔鑒定

記憶型社交媒體文件與傳統(tǒng)檔案文件相比有著較大差異，其系統(tǒng)性不強，內(nèi)容比較瑣碎和私密，具有廣泛的社會性和參與性，只有置于社會網(wǎng)絡(luò)中聚合才能凸顯其社會意義。因此，傳統(tǒng)的檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)不適用于記憶型社交媒體文件的歸檔鑒定。筆者認(rèn)為，對記憶型社交媒體文件價值鑒定的關(guān)鍵是對社交媒體的特點互動性進(jìn)行解讀。

在社交媒體平臺上，用戶之間以信息內(nèi)容和人際關(guān)系為基礎(chǔ)展開各種互動、形成各種關(guān)系網(wǎng)絡(luò)，因此社交媒體信息內(nèi)容的價值判斷不能只著眼于信息內(nèi)容本身，而要從社會網(wǎng)絡(luò)的角度展開，通過信息內(nèi)容本身、與其他信息內(nèi)容的關(guān)系以及信息內(nèi)容生成者之間的關(guān)系進(jìn)行具體分析[8]。如，新浪微博的每日熱門話題都會引發(fā)大規(guī)模的互動信息，用戶的評論、轉(zhuǎn)發(fā)對于其個人而言并無太大意義，但是成千上萬的用戶評論匯集起來就可以成為代表不同社會群體的觀點，其社會意義就會得到極大提升?？梢哉f社交媒體信息的互動熱度在一定程度上顯示著社會關(guān)注度，互動熱度越高，其社會關(guān)注度就越高，重要程度也越高，作為社會“記憶”予以保存的可能性和必要性也就越高。

如今社交媒體平臺類型越來越多，平臺所提供的功能日趨多樣，社交媒體信息呈現(xiàn)多樣化、復(fù)雜化的發(fā)展趨勢。因此，對于記憶型社交媒體文件的歸檔鑒定應(yīng)當(dāng)是在尊重個性的基礎(chǔ)上，依據(jù)社會總體的價值導(dǎo)向建立普適性標(biāo)準(zhǔn)，保證被認(rèn)定具有檔案價值的社交媒體信息資源能夠得到規(guī)范管理。

3 社交媒體文件歸檔管理模式的構(gòu)建

由于社交媒體平臺的多樣性、社交媒體信息的海量化以及技術(shù)上存在的困難，檔案機構(gòu)無法再以傳統(tǒng)模式管理數(shù)以千萬計的社交媒體文件。加拿大檔案學(xué)教授特里·庫克指出：“這個世界有太多的證據(jù)、太多的記憶、太多的認(rèn)同，現(xiàn)有檔案館能夠收集的僅僅是它們的一小部分……在這個新的數(shù)字世界，職業(yè)檔案工作者應(yīng)該成為輔導(dǎo)員、宣傳員、教練員，鼓勵作為社會參與過程的建檔工作，沒有必要把所有的檔案產(chǎn)品收集到我們的檔案館?！盵9]也就是說，職業(yè)檔案工作者既要擔(dān)當(dāng)“證據(jù)”和“記憶”的守護(hù)者，又要以輔導(dǎo)員、宣傳員、教練員的身份推動檔案管理社會化。

3.1 社交媒體文件社會化管理模式的構(gòu)成

筆者認(rèn)為，社交媒體文件的歸檔管理需要構(gòu)建社會化的管理模式，既需要檔案機構(gòu)、政府機構(gòu)、商業(yè)機構(gòu)、學(xué)術(shù)機構(gòu)、社會團(tuán)體等的參與，也需要鼓勵公眾的參與。這些不同的管理主體在開放的平臺上進(jìn)行多方協(xié)作，共同實現(xiàn)對社交媒體文件的有效管理。NARA在《Web2.0/社交媒體平臺的文件管理指南》中指出，社交媒體時代要求檔案管理人員、網(wǎng)絡(luò)管理人員、社交媒體管理者、信息技術(shù)人員、隱私保護(hù)和信息安全保護(hù)人員以及其他相關(guān)參與者共同承擔(dān)信息發(fā)布與管理的責(zé)任[10]。具體來說，社交媒體文件的社會化管理模式可以分為兩方面：一是檔案機構(gòu)基于適應(yīng)社交媒體環(huán)境的專業(yè)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)與制度體系，從全社會的角度管理政府機構(gòu)、社會組織、個人形成的證據(jù)型社交媒體文件以及部分價值較高的記憶型社交媒體文件；二是鼓勵公眾基于社會網(wǎng)絡(luò)，在檔案機構(gòu)的指導(dǎo)和推動下，依托檔案機構(gòu)、商業(yè)機構(gòu)、學(xué)術(shù)機構(gòu)等提供的平臺與技術(shù)，自主管理個人所形成的記憶型社交媒體文件，并將其中有價值的部分提供社會共享[11]。社會化管理模式不僅可以分擔(dān)檔案機構(gòu)過重的管理負(fù)荷，也有利于從形成者和利用者的角度構(gòu)建社會記憶。

3.2 證據(jù)型社交媒體文件的歸檔管理

對于證據(jù)型社交媒體文件的歸檔管理，筆者比較傾向于美國的做法，也就是社交媒體文件的捕獲和管理由生成者自主完成，檔案機構(gòu)只負(fù)責(zé)制定政策標(biāo)準(zhǔn)和保管具有永久保存價值的社交媒體文件。如，各級政府機構(gòu)按照要求及時捕獲所發(fā)布的社交媒體信息，形成在線社交媒體文件數(shù)據(jù)庫，同時定期將其中具有永久保存價值的社交媒體文件向檔案機構(gòu)移交；歸檔保存的社交媒體文件應(yīng)當(dāng)有統(tǒng)一的格式，除了包括正文、必要的背景信息，還應(yīng)當(dāng)包括互動信息，可以允許機構(gòu)刪除互動信息中某些違反法律法規(guī)、不合乎社會道德倫理的言論；在線社交媒體文件數(shù)據(jù)庫應(yīng)當(dāng)面向全社會開放，公眾可以直接通過政府機構(gòu)的網(wǎng)站進(jìn)行查找、利用，也可以通過檔案機構(gòu)提供的入口鏈接至數(shù)據(jù)庫。

3.3 記憶型社交媒體文件的歸檔管理

記憶型社交媒體文件類型多樣、數(shù)量龐大、保存價值不一，不適合由檔案機構(gòu)進(jìn)行統(tǒng)一管理。如前文所提到，當(dāng)中價值較高的可以由檔案機構(gòu)歸檔保存，而一般性的則提倡由公眾自行保存。具體來說，一方面，檔案機構(gòu)應(yīng)當(dāng)隨時關(guān)注社會熱點問題并及時捕獲相關(guān)的社交媒體信息，或者按照主題捕獲相關(guān)的社交媒體信息，形成相應(yīng)的專題性資料，如，英國國家檔案館以2012年倫敦奧運會與殘奧會為主題，有選擇地歸檔了中央政府部門所發(fā)布的有關(guān)奧運會的Twitter及YouTube內(nèi)容，有效保留了官方層面關(guān)于倫敦奧運會的完整“記憶”[12]；另一方面，公民個人的一般性社交媒體信息可借助第三方平臺自行保存和管理，如，Twitter在2012年底推出了歸檔功能，即由Twitter提供平臺與技術(shù)手段，用戶能夠?qū)⒆约喊l(fā)布的所有tweets按月分期下載保存在本地，并可以通過關(guān)鍵字、特定短語、標(biāo)簽和用戶名進(jìn)行搜索[13]。

3.4 第三方平臺在社交媒體文件歸檔管理中的作用

社交媒體文件的歸檔管理離不開社交媒體平臺的合作和技術(shù)支持。如，依托社交媒體平臺設(shè)計歸檔模塊直接進(jìn)行歸檔，或者利用社交媒體平臺所提供的云空間保存需要歸檔的信息，或者利用社交媒體平臺的標(biāo)簽功能進(jìn)行歸檔信息分類等[14]。筆者認(rèn)為，將社交媒體文件尤其是海量記憶型社交媒體文件依托社交媒體等第三方平臺進(jìn)行管理是可行且必要的，這就類似于將商業(yè)性文件中心的管理從實體機構(gòu)轉(zhuǎn)移到數(shù)字平臺上。NARA在《Web2.0/社交媒體平臺的文件管理指南》中就提出可以在第三方平臺進(jìn)行檔案管理，前提是政府機構(gòu)與第三方平臺供應(yīng)商簽署必要的服務(wù)協(xié)議，將檔案管理的條款列入其中。如，社交媒體信息內(nèi)容符合《聯(lián)邦檔案法》關(guān)于檔案的定義，信息內(nèi)容在該平臺持續(xù)使用期間可以得到有效保存，而必要時又可以標(biāo)準(zhǔn)格式遷移至檔案機構(gòu)的管理平臺，確保雙方可以實現(xiàn)對社交媒體信息的有效管理[15]。隨著政策法規(guī)的完善以及信息技術(shù)的發(fā)展，第三方平臺作為社交媒體文件管理平臺將會更為普及。

注釋與參考文獻(xiàn)：

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[7]NARA. Guidance on Managing Social Media Records.[2017-10-30]. http://www.archives.gov/recordsmgmt/bulletins/2014/2014-02.html.

[9][加]特里·庫克,李音（譯）.四個范式：歐洲檔案學(xué)的觀念和戰(zhàn)略的變化——1840年以來西方檔案觀念與戰(zhàn)略的變化[J].檔案學(xué)研究,2011(3):81-87.

[10][15]NARA.Guidance on Managing Records in Web 2.0/Social Media Platforms.[2017-10-30]. http://www.archives.gov/records-mgmt/bulletins/2011/2011-02.html.