高校學(xué)術(shù)期刊出版檔案的整理與歸檔

文 / 詹歆睿

一、高校學(xué)術(shù)期刊出版檔案整理與歸檔的必要性

“高校學(xué)報(bào)檔案是記錄一所學(xué)校教學(xué)科研水平和學(xué)報(bào)發(fā)展歷程的重要工具，是一所高校不同時期學(xué)術(shù)水平的反映和憑證，是高校教學(xué)和學(xué)術(shù)研究的重要載體”[1]73。教育部、國家檔案局頒布的《高等學(xué)校檔案管理辦法》（2008年9月1日起施行）第十五條指出：“高等學(xué)校應(yīng)當(dāng)對紙質(zhì)檔案材料和電子檔案材料同步歸檔，”“出版類主要包括高等學(xué)校自行編輯出版的學(xué)報(bào)、其他學(xué)術(shù)刊物及本校出版社出版物的審稿單、原稿、樣書及出版發(fā)行記錄等”[2]。在筆者看來，高校學(xué)術(shù)期刊出版檔案既是高校學(xué)術(shù)期刊出版工作的載體，也是高校學(xué)術(shù)期刊出版工作的重要文獻(xiàn)。期刊史研究是文化研究的重要組成部分，高校學(xué)術(shù)期刊出版檔案應(yīng)該完整、系統(tǒng)、規(guī)范地保存起來。

高校學(xué)術(shù)期刊出版檔案根據(jù)功能可以分為五類：出版資質(zhì)類、出版流程類、出版影響類、出版工作以及出版實(shí)物類；根據(jù)載體形式可以分為紙質(zhì)類和電子類。通常，有形存在的實(shí)物，如紙質(zhì)的文件、證書、圖片，均容易保存，而涉及到期刊社工作作風(fēng)、期刊社文化、期刊社出版風(fēng)格等無形存在的“文化檔案”，應(yīng)該被“物化”為實(shí)物性的檔案，為后人了解該期刊的工作制度、工作方式、出版定位、出版風(fēng)格等留下可感知、可了解、可判斷的實(shí)物。

二、高校學(xué)術(shù)期刊紙質(zhì)出版檔案的整理與歸檔

（一）出版資質(zhì)類

高校學(xué)術(shù)期刊出版資質(zhì)類檔案主要包括期刊出版許可證（正本和副本）、期刊全文數(shù)據(jù)庫收錄證書、期刊統(tǒng)計(jì)刊源證書、各類核心期刊入選證書、新聞出版主管部門和主管主辦單位對于刊物創(chuàng)辦、刊號變更、刊期變更、期刊更名、編委會成立及換屆等重要的審批文件、批準(zhǔn)函件等。這類證書和文件均為原件，且無法復(fù)制，應(yīng)指定專門的檔案管理人員永久保存。期刊年度核驗(yàn)、辦理變更手續(xù)時，應(yīng)有檔案的借閱和歸還手續(xù)。值得注意的是，高校學(xué)術(shù)期刊社往往注重保存當(dāng)前的出版資質(zhì)類檔案，但忽視辦刊歷史上留存下來的此類檔案。隨著人員的變更、辦公場所的不斷變化，部分重要的檔案最終無處可尋。

（二）出版流程類

出版流程類檔案占高校學(xué)術(shù)期刊檔案的絕大部分，主要包括稿件登記本、稿件處理意見書、選題策劃書（含選題審批表）、原稿（包括英文摘要和英文目錄，有代表性的重點(diǎn)文章可以保存多次修改稿）、與著作權(quán)有關(guān)的各種作者署名協(xié)議（或署名申明）和著作權(quán)轉(zhuǎn)讓合同、所有校次清樣、當(dāng)期刊發(fā)文章審稿意見書、審讀報(bào)告、校對記錄表、稿費(fèi)分發(fā)記錄表、刊物發(fā)放記錄表、樣刊等等。還可包括有代表性的專家或作者來信。

高校學(xué)術(shù)期刊稿源主要有自然來稿和編輯部約稿。在選題策劃方面，高校學(xué)術(shù)期刊社往往“做”得多，“留”得少。在策劃欄目或選題時，沒有留存選題報(bào)告、選題策劃書、選題審批表等紙質(zhì)檔案。有的高校學(xué)術(shù)期刊社沒有保存選題檔案的習(xí)慣，做了很多工作，卻沒有留下痕跡。對于上述出版材料，分別存放在責(zé)任編輯或辦公室主任手中，要么不完整，要么沒有依照來稿順序或是定稿付印后的文章順序保存。不同的編輯人員歸檔時不規(guī)范不統(tǒng)一造成的差異較大，給后續(xù)的保存和利用帶來了困難。出版流程類檔案是高校學(xué)術(shù)期刊出版檔案中最多的，也是較難保存的，經(jīng)常被忽視。

（三）出版影響類

高校學(xué)術(shù)期刊出版影響類檔案主要包括刊物獲得的各級別、各類型獲獎證書、獲獎文件，新聞出版管理部門審讀工作通訊中提及本刊的文字，全國、全省學(xué)報(bào)研究會或期刊協(xié)會會訊中關(guān)于本刊的文字報(bào)道，各種媒體（包括網(wǎng)絡(luò)媒體）對刊物的報(bào)道，各數(shù)據(jù)收錄機(jī)構(gòu)或科技情報(bào)機(jī)構(gòu)為刊物編制的影響因子年報(bào)、網(wǎng)絡(luò)傳播范圍報(bào)告、年度轉(zhuǎn)載轉(zhuǎn)摘檢索報(bào)告，刊物被各種二次文獻(xiàn)刊物轉(zhuǎn)載、轉(zhuǎn)摘、索引的原件復(fù)印件。

以上檔案中的期刊榮譽(yù)，有的是紙質(zhì)證書或文件，有的是獎牌。如果有條件，高校學(xué)術(shù)期刊社應(yīng)設(shè)立展示柜，既可以展示期刊榮譽(yù)，又可以激勵正在從業(yè)的編輯，更可以有條理地保存這些實(shí)物檔案。

（四）出版工作類

高校學(xué)術(shù)期刊出版工作類檔案主要包括刊物開展制度建設(shè)或編輯隊(duì)伍建設(shè)的資料、數(shù)據(jù)、圖片、文稿，主編或編輯參加學(xué)術(shù)會議的資料和圖片，與兄弟單位交流的資料和圖片，與承印機(jī)構(gòu)、入編數(shù)據(jù)庫或其他合作單位簽訂的合同、協(xié)議原件，上報(bào)上級機(jī)關(guān)的重要數(shù)據(jù)、報(bào)表原件備份稿，特色欄目建設(shè)中的發(fā)文目錄、欄目宣傳資料、欄目建設(shè)資料，每年度和半年度的工作計(jì)劃、工作總結(jié)、工作年鑒，單位內(nèi)部開展工作的會議記錄等。

出版工作類檔案根據(jù)類型可以分為制度建設(shè)類、編輯隊(duì)伍建設(shè)類、學(xué)術(shù)交流類、編委會工作類、特色欄目建設(shè)類（也可專門設(shè)立特色欄目資料室或其他類型的特色資料室）、刊物評獎類、工作總結(jié)類等。高校學(xué)術(shù)期刊宣傳刊物、紀(jì)念創(chuàng)刊、舉行慶祝活動、參與評優(yōu)評獎、制作紀(jì)念光盤和彩頁、制作宣傳櫥窗和海報(bào)以及文化墻等工作，都會不斷地重復(fù)利用這些資料、圖片。

（五）出版實(shí)物類

在長期的辦刊歷程中，編輯部總會流傳或保存下來一些有代表性的辦公用具、友好交流的紀(jì)念品、不同歷史時期的版樣、社會知名人士在不同歷史時期給編輯部的題詞、上級領(lǐng)導(dǎo)批示的原件等實(shí)物。這些實(shí)物，有助于后人了解當(dāng)時的辦刊條件、辦刊氛圍，也是編輯同仁從事出版工作付出心血的物證。

以上五類出版檔案，應(yīng)遵循這樣的歸檔原則：先分類、再分年、后分期；統(tǒng)一管理，專人負(fù)責(zé)。先分類，指的是以上五個大類，應(yīng)首先確定是哪一類檔案。同一類型的檔案，應(yīng)分年度保存。因出版工作的特殊性，出版檔案大多數(shù)為清樣、審稿單、原稿等，應(yīng)按出版刊物的期次有序保存，與當(dāng)期刊物有關(guān)的出版檔案，盡量隨當(dāng)期文檔一并保存。對于歸檔后要利用的文檔，可以適當(dāng)用復(fù)印、掃描、拍照等方式留存紙質(zhì)或電子的備份，為后續(xù)利用提供方便，同時不影響原始檔案的保存。

三、高校學(xué)術(shù)期刊電子出版檔案的整理與歸檔

隨著現(xiàn)代辦公設(shè)備的普及，電子檔案在保存、查詢、利用、復(fù)制方面比紙質(zhì)檔案有更大優(yōu)勢，使用便捷，成本低廉。一張具有代表意義的期刊獲獎證書，如果留有電子版本，會在期刊社網(wǎng)頁、宣傳文檔、紀(jì)念活動中多次利用，能夠給制版、處理帶來極大的方便。然而，電子文件致命的缺陷是容易丟失，且失不再來。保存時也要做到有條理、有秩序。

（一）電子檔案的保存內(nèi)容和保存辦法

每期出版后應(yīng)保存的電子檔案有：刊發(fā)的文章原稿（包括英文目錄、英文翻譯、封二封三內(nèi)容的文稿與照片、補(bǔ)白、制作的圖表）、主編副主編簽發(fā)單、目錄、審讀報(bào)告、審稿費(fèi)稿費(fèi)登記表、方正排版文件等所有反映刊物出版流程和出版內(nèi)容的文件。以上所有文件均應(yīng)與紙質(zhì)文件在順序、內(nèi)容上保持一致。電子檔案歸檔應(yīng)以最終定稿付印的欄目順序、文章數(shù)、文章順序?yàn)闇?zhǔn)，可以使用數(shù)字序號的方式使電子文件的順序與付印的順序、數(shù)量完全一致。

欄目編輯收到的稿件，或是同一稿件各次修改稿，應(yīng)注明稿次，或是在不同文件夾中保存，與修改定稿的文本清晰地區(qū)別開來，避免混淆。歸檔時可保存最新版本的電子版稿件。收稿登記表應(yīng)詳細(xì)登記每一篇稿件的收稿日期、作者姓名、作者單位、稿件題目、學(xué)術(shù)不端文獻(xiàn)檢測系統(tǒng)重合率等信息，可以在備注欄注明最終是否被采用和采用的期次以及需要備注的各種信息。其他需要保存的電子文件有：期刊社制訂的規(guī)章制度、工作總結(jié)、工作計(jì)劃、向新聞出版局提交的年度核驗(yàn)報(bào)告；每年度的數(shù)據(jù)報(bào)表，如年度收稿統(tǒng)計(jì)表、年度核驗(yàn)表、期刊基本情況登記表、年度載文情況統(tǒng)計(jì)表、執(zhí)行編輯或責(zé)任編輯工作量統(tǒng)計(jì)表；每期的校對記錄、編校質(zhì)量自查記錄表等；上級領(lǐng)導(dǎo)、學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)關(guān)心與支持本部門工作的圖片與消息，反映本部門對外交流與宣傳、本部門工作的圖片與消息（包括網(wǎng)頁截圖）；部門領(lǐng)導(dǎo)和成員參加學(xué)術(shù)交流活動的消息與圖片；能夠反映編輯處理稿件的有代表性的修改意見、選題報(bào)告，有代表性的作者來信，特別是專家學(xué)者對本刊的評價(jià)或來信，電子郵件要及時保存原信內(nèi)容和屏幕截圖，以及其他因工作產(chǎn)生的文檔。所有電子文件不應(yīng)輕易刪除，只要文件名命名規(guī)范，分類保存，查找起來就比較方便。

（二）電子文件命名規(guī)范

與每期刊物相關(guān)的電子文件，一律存在一個文件夾中，命名規(guī)則為“年份加期次”，如2018年第1期文件夾，命名為“2018-01”，每篇稿件命名規(guī)則建議為“該稿件順序號+第一作者姓名”或“順序號+姓名+文章名”。收稿后命名的文件名應(yīng)有文章編號、第一作者、文章題名等信息，如文章題名太長，可以簡略表述，但應(yīng)能反映文章內(nèi)容。

對于其他數(shù)據(jù)、報(bào)表、圖片等文件，應(yīng)該盡可能詳細(xì)地命名文件名，同一文件在不同利用途徑和利用方法之后產(chǎn)生的不同版本，應(yīng)詳細(xì)地加括號備注說明情況，以正確地區(qū)分。同一文獻(xiàn)只保存一份一處，否則會對后來的利用者產(chǎn)生困惑，還需要花精力來辨析文件之間的異同。同一期刊社的電子文件，最好安排專人統(tǒng)一保存，統(tǒng)一規(guī)范命名，合理備份。總之，文件命名越詳細(xì)、越規(guī)范，越有利于后續(xù)利用。

在實(shí)際工作中，會出現(xiàn)這樣的情況：有的紙質(zhì)檔案，同時也有對應(yīng)的電子版；有的檔案只有紙質(zhì)版，或只有電子版。對此，歸檔的原則是：盡可能留存各種檔案，做好紙質(zhì)版和電子版的對應(yīng)保存。如果只有紙質(zhì)版，應(yīng)通過掃描、拍照、文件轉(zhuǎn)換等方式留存與之對應(yīng)的電子版；如果只有電子版，則通過打印、加洗等方式將其物化為實(shí)物檔案，以利于永久保存。

高校學(xué)術(shù)期刊編輯部對檔案的歸檔和整理也要順應(yīng)網(wǎng)絡(luò)化的環(huán)境，實(shí)現(xiàn)學(xué)報(bào)檔案的信息化。[3]162在新媒體環(huán)境下，信息獲取更為便捷，但更凌亂，更碎片化，更容易丟失。我們既要及時留存電子檔案，又要及時分類整理，更要注意定期備份。

各高校學(xué)術(shù)期刊編輯部還可以建立特色資料室或資料庫。據(jù)統(tǒng)計(jì)，近20年來，高校文科學(xué)報(bào)榮獲國家期刊獎、中國出版政府獎、教育部名刊、百強(qiáng)期刊、國家社科基金資助期刊的達(dá)140多家。[4]目前全國高校有240多個名欄和特色欄目。[4]130上述高校學(xué)術(shù)期刊在長期的發(fā)展歷程中，各有特色，成績突出，可以建立特色出版檔案。

高校學(xué)術(shù)期刊社應(yīng)重視出版檔案的歸檔與整理，指定專門人員負(fù)責(zé)此項(xiàng)工作，并提供相應(yīng)的軟件和硬件條件。從業(yè)者需要具備一定的檔案意識和檔案修養(yǎng)，養(yǎng)成良好的工作習(xí)慣。也許我們只是在工作中多盡一點(diǎn)責(zé)任，多出一點(diǎn)力，就能把對期刊發(fā)展和期刊研究有益的檔案留存下來，留下珍貴的史料，為后續(xù)的工作與研究帶來極大的便利，使得當(dāng)代的高校學(xué)術(shù)期刊工作能完整、清晰地留存于歷史的長河中。

[1]褚金紅.淺談高校學(xué)報(bào)檔案的活化[J].編輯之友,2012(4):73-74.

[2]高等學(xué)校檔案管理辦法[EB/OL].http://www.moe.gov.cn/s78/A02/zfs__left/s5911/moe_621/201001/t20100129_170434.html.

[3]蔣永華,陸炳新.“編輯學(xué)者化”還是編輯“編績”論[J].編輯學(xué)報(bào),2003(5):381-382.

[4]喬家君.中國高校學(xué)報(bào)發(fā)展的回顧與展望——對中國高校學(xué)報(bào)誕生110周年的總結(jié)與思考[J].河南大學(xué)學(xué)報(bào)(社會科學(xué)版),2016(6):128-136.