加強基層農(nóng)業(yè)科研機構(gòu)檔案管理芻議

吳冰云/慶元縣食用菌科學技術(shù)研究中心

農(nóng)業(yè)科研機構(gòu)檔案是記錄和反映農(nóng)業(yè)科研機構(gòu)科研、生產(chǎn)和管理的真實歷史記錄，對于增強機構(gòu)科研能力、提升管理水平和提高工作效益具有重要作用。一般來說，基層農(nóng)業(yè)科研機構(gòu)形成的檔案具有如下特點。一是種類多，雖然基層農(nóng)業(yè)科研機構(gòu)一般規(guī)模小，但其科研范圍較廣，因此形成的檔案特別是科研類檔案的種類較多，如農(nóng)業(yè)區(qū)劃、農(nóng)業(yè)生態(tài)環(huán)境等方面的檔案。此外，基層農(nóng)業(yè)科研機構(gòu)的職能往往是綜合性的，既有事業(yè)性質(zhì)也有企業(yè)性質(zhì)，融科技研究、成果推廣、生產(chǎn)經(jīng)營于一體，因此形成的檔案不但有農(nóng)業(yè)科研檔案，還有農(nóng)業(yè)生產(chǎn)檔案、農(nóng)業(yè)經(jīng)營檔案等。二是成套性、應用性強?；鶎愚r(nóng)業(yè)科研機構(gòu)檔案特別是科研檔案、生產(chǎn)檔案多以項目為單位進行立卷，形成的科研檔案、生產(chǎn)檔案反映了某一科研項目或生產(chǎn)項目從起始到結(jié)束全部階段和所有程序，具有成套性；基層農(nóng)業(yè)科研機構(gòu)開展的農(nóng)業(yè)科研項目集研究、推廣、生產(chǎn)于一體，具有較強的實用性，形成的檔案也具有較強的應用性。三是形成周期較長。因為農(nóng)業(yè)生產(chǎn)本身周期比較長，因此農(nóng)業(yè)科研試驗的研究成果形成時間長，檔案形成周期也就較長。基層農(nóng)業(yè)科研機構(gòu)應立足于檔案的上述特點，切實做好檔案管理。

1 存在的問題分析

一是檔案工作環(huán)境不盡如人意，體現(xiàn)為單位領導和工作人員的檔案意識不強，工作沒有明確的規(guī)劃，檔案管理制度不完善、體制機制不健全；缺少必要的經(jīng)費保障，檔案管理設施設備不足，檔案管理人員兼職過多、素質(zhì)不高。二是檔案的完整性得不到保障?？疾煲褮w檔的檔案可以發(fā)現(xiàn)，行政指令類文件較為完整，賬外原始性基礎性材料不全；科研檔案中計劃、立項、總結(jié)、鑒定類文件材料比較完整，調(diào)研報告、實驗、試驗記錄、分析材料不全。三是檔案管理規(guī)范化程度不高。檔案分類方案和檔號編制不科學、保管期限劃分不準確、檢索工具編制不系統(tǒng)、參考資料編寫不完善。四是檔案信息化、數(shù)字化程度不高?；鶎愚r(nóng)業(yè)科研機構(gòu)檔案管理手段還比較傳統(tǒng)，信息化工作起步較晚，檔案數(shù)字化程度不高，多數(shù)機構(gòu)沒有建成數(shù)字檔案室。

2 加強檔案管理的對策

一要加強對檔案工作的組織領導?；鶎愚r(nóng)業(yè)科研機構(gòu)領導要認識到檔案管理是單位工作的重要組成部分，切實承擔起對檔案工作的領導之責。工作中要明確分管領導，建立健全檔案管理各項制度，制定工作長遠規(guī)劃和年度計劃，定期研究工作中的難點問題并加以解決。還要建立檔案管理機構(gòu)，指定專門的檔案管理人員，安排檔案專用庫房，配置工作所需設施設備，還要將檔案管理經(jīng)費列入單位年度經(jīng)費預算，提供必要的經(jīng)費保障。

二是強化對檔案工作的監(jiān)督指導。檔案行政管理部門和基層農(nóng)業(yè)科研機構(gòu)主管部門要依法加強對基層農(nóng)業(yè)科研機構(gòu)檔案管理的監(jiān)督指導，如開展規(guī)范化檔案室和數(shù)字檔案室建設業(yè)務評價和目標管理、根據(jù)“雙隨機、一公開”等原則進行執(zhí)法檢查和年檢、加強對檔案管理人員的業(yè)務培訓，等等。

三是確保歸檔材料齊全完整。基層農(nóng)業(yè)科研機構(gòu)要結(jié)合本單位工作職能，認真制定本單位的文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定，并嚴格制度執(zhí)行。還要做到“三納入、四參加、五同步”，“三納入”即將文件材料歸檔工作納入單位領導議事日程、單位規(guī)章制度及工作流程、有關(guān)人員崗位責任制考核；“四參加”即單位檔案管理機構(gòu)或檔案人員參加科研項目立項、成果鑒定、項目驗收、設備開箱驗收；“五同步”即下達項目計劃任務與提出項目文件材料的歸檔要求同步、檢查項目計劃進度與檢查項目文件材料形成積累情況同步、驗收鑒定項目成果與驗收鑒定項目文件材料歸檔情況同步、項目文件材料歸檔進度與檔案信息化進度同步、項目總結(jié)與項目文件材料歸檔交接同步。檔案人員在檔案收集工作中做到“三勤”，即“嘴勤”，對文件材料形成者不厭其煩地宣傳及時移交文件材料的重要性、定期向領導匯報收集工作情況；“腿勤”，經(jīng)常到一線了解掌握工作進展和文件材料形成情況，做好跟蹤收集工作；“手勤”，隨時接收移交的文件材料，做好平時歸卷工作。

四是提高檔案管理規(guī)范化、信息化水平。要強化檔案整理、保管、編目、鑒定、統(tǒng)計等基礎業(yè)務工作，并建成規(guī)范化檔案室，確保檔案絕對安全。還要緊跟社會信息化和農(nóng)業(yè)科研信息化步伐，加快室藏存量傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化步伐，購置或研發(fā)檔案管理軟件并投入使用，提高工作信息化程度。