檔案社會化服務(wù)的概念與特性探析

孫芳芳 計大敏 徐林娟/杭州遠大檔案技術(shù)有限公司

檔案社會化服務(wù)作為新時期檔案工作的重要內(nèi)容，近年來有了飛速的發(fā)展，表現(xiàn)為服務(wù)領(lǐng)域不斷擴大、服務(wù)水平不斷提高、經(jīng)濟效益和社會效益顯著提升。為了更好地促進檔案社會化服務(wù)工作的發(fā)展，有必要明確其概念以及基本特性。

1 檔案社會化服務(wù)概念

檔案社會化服務(wù)可被簡稱為檔案社會服務(wù)或檔案服務(wù)，其概念從承擔(dān)主體上來看有廣義和狹義之分。從廣義角度來說，檔案社會化服務(wù)指的是各級各類檔案部門利用專業(yè)知識和技能面向社會組織和公眾提供檔案服務(wù)產(chǎn)品和服務(wù)項目的服務(wù)活動，這里各級各類檔案部門包括檔案行政管理部門、檔案館、檔案室、檔案教育與研究機構(gòu)、檔案社會化服務(wù)機構(gòu)等。這些檔案部門都可以在條件允許的前提下面向社會提供檔案原件、復(fù)制件和編研成果等檔案服務(wù)產(chǎn)品，或者提供檔案展覽、檔案實體規(guī)范整理及數(shù)字化加工、檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)、檔案咨詢服務(wù)等社會服務(wù)項目。從狹義角度來說，檔案社會化服務(wù)指的是檔案社會化服務(wù)機構(gòu)接受委托，利用專業(yè)知識和技能面向社會組織和公眾提供檔案服務(wù)產(chǎn)品和有償服務(wù)項目。這里的檔案社會化服務(wù)機構(gòu)也被稱為檔案服務(wù)機構(gòu)或檔案中介機構(gòu)，其服務(wù)范圍包括檔案咨詢、文控、整理、保護、鑒定、評估、寄存、利用、編研、數(shù)字化、業(yè)務(wù)培訓(xùn)、檔案信息系統(tǒng)開發(fā)、駐點服務(wù)、監(jiān)理等業(yè)務(wù)。本文主要研究狹義的檔案社會化服務(wù)。

為進一步搞清檔案社會化服務(wù)的概念，我們還需要分清檔案社會化服務(wù)與檔案服務(wù)社會化、檔案服務(wù)社會這些術(shù)語之間的區(qū)別。檔案服務(wù)社會化指一種發(fā)展趨勢和演化過程，表現(xiàn)為各級檔案館通過改善館藏結(jié)構(gòu)、拓展服務(wù)范圍與方式（如作為政府信息公開場所與現(xiàn)行文件中心）以及淡化官方色彩、拉近與社會公眾的距離；機關(guān)和企事業(yè)單位檔案室也在逐步努力擺脫“僅僅作為內(nèi)部檔案保管機構(gòu)”的傳統(tǒng)定位，實現(xiàn)有限開放；與此同時，檔案行政管理部門積極推進職能轉(zhuǎn)變，為多種市場主體與創(chuàng)新力量的“自由發(fā)揮”提供了空間。在此背景下，企業(yè)和非營利組織作為新型檔案服務(wù)主體獲得了新的發(fā)展機遇，在為社會提供檔案服務(wù)方面逐步發(fā)揮積極作用。檔案服務(wù)社會化從本質(zhì)上看是一個演化過程，從信息流動的過程來看它是一個信息由半封閉走向全面開放的過程，從服務(wù)對象來看它是一個從主要為黨和政府服務(wù)向為社會、為民眾服務(wù)的過程，從服務(wù)主體來看它是從檔案行政管理部門、檔案館室服務(wù)主體分化出檔案社會化服務(wù)機構(gòu)并產(chǎn)生新的工作內(nèi)容的過程。而檔案社會化服務(wù)的屬概念是“服務(wù)活動”，“服務(wù)”按照《現(xiàn)代漢語詞典》的定義，是指為集體（或別人的）利益或為某種事業(yè)而工作。所以檔案社會化服務(wù)概念從本質(zhì)上來說是一種工作或活動，而不是一個演化過程。檔案服務(wù)社會是指一種檔案信息資源的開發(fā)利用，實現(xiàn)這種開發(fā)利用的可以是檔案館，也可以是擁有檔案的機構(gòu)或個人。

2 檔案社會化服務(wù)特性

上述定義揭示了檔案社會化服務(wù)概念的內(nèi)涵和外延，也明確了檔案社會化服務(wù)的基本特性，即服務(wù)性、專業(yè)性、社會性、商業(yè)性和保密性。

2.1 服務(wù)性

上述定義明確指出檔案社會化服務(wù)是一種服務(wù)活動，因此服務(wù)性是檔案社會化服務(wù)的本質(zhì)屬性，是與農(nóng)業(yè)生產(chǎn)活動、工業(yè)生產(chǎn)活動等非服務(wù)行業(yè)相區(qū)分的重要標(biāo)志。具體體現(xiàn)在以下幾個方面。

第一，檔案社會化服務(wù)在活動方式上具有服務(wù)性。服務(wù)業(yè)指在流通、生產(chǎn)生活、科學(xué)文化教育、社會公共需要等領(lǐng)域提供各種勞務(wù)的部門或行業(yè)。檔案社會化服務(wù)屬于現(xiàn)代服務(wù)業(yè)，它不僅提供如檔案整理、駐點服務(wù)等單純的勞務(wù)輸出服務(wù)，還提供涵蓋策劃咨詢、代理監(jiān)理、技術(shù)開發(fā)、業(yè)務(wù)培訓(xùn)等全方位的能力、智力服務(wù)。

第二，檔案社會化服務(wù)在需求上具有服務(wù)性。文件運動有一生命周期，檔案管理需要對文件生命周期的各個階段進行管理，需要對各階段的各項業(yè)務(wù)進行管理，開展這些管理工作對檔案社會化服務(wù)提出了現(xiàn)實要求，比如針對文件的完整形成提出文控服務(wù)的要求，針對歸檔文件的有序化提出規(guī)范化整理服務(wù)的要求，針對檔案的有效保存和利用提出數(shù)字化服務(wù)和檔案寄存服務(wù)的要求，針對科學(xué)劃定檔案的保管期限提出鑒定咨詢服務(wù)的要求，針對檔案信息的有效開發(fā)提出檔案編研服務(wù)和檔案文化開發(fā)服務(wù)的要求，等等。

2.2 專業(yè)性

專業(yè)性是檔案社會化服務(wù)的重要屬性，是其與旅店服務(wù)、會計服務(wù)、審計服務(wù)、法律服務(wù)等區(qū)分開來的重要標(biāo)志。檔案社會化服務(wù)具有很強的專業(yè)性，主要表現(xiàn)在以下幾點。

一是檔案社會化服務(wù)機構(gòu)具有專業(yè)性，它是檔案事務(wù)的專業(yè)代理機構(gòu)，由專業(yè)的檔案人才組成，有專門的業(yè)務(wù)。

二是服務(wù)活動過程具有專業(yè)性，需要利用專業(yè)知識和技能。檔案社會化服務(wù)是全方位提供檔案專業(yè)服務(wù)的活動，在檔案收集、整理、鑒定、保管、編研和利用的各個環(huán)節(jié)中需要運用有關(guān)的專業(yè)知識和技能。如在收集過程中需要制訂文件材料歸檔范圍的規(guī)定；檔案整理需要制訂檔案分類、排列、編號規(guī)則；檔案著錄需要依據(jù)檔案著錄規(guī)范；檔案鑒定需要運用檔案價值理論；檔案數(shù)字化需要對檔案文件進行前處理；文檔一體化管理系統(tǒng)設(shè)計需要依據(jù)文件生命周期理論；等等。

三是服務(wù)活動的成果具有專業(yè)性。檔案社會化服務(wù)過程的專業(yè)性最終將凝聚到服務(wù)活動的成果之中，使檔案服務(wù)活動的成果具有專業(yè)性，如檔案編研工作會形成大事記、組織沿革、全宗介紹、年鑒等編研成果，檔案著錄和掃描工作會形成檔案條目數(shù)據(jù)庫和全文數(shù)據(jù)庫等，這些成果都具有很強的專業(yè)性。

2.3 社會性

檔案社會化服務(wù)還具有社會性的特征，主要表現(xiàn)在以下兩點。

第一，檔案社會化服務(wù)機構(gòu)具有社會性。檔案社會化服務(wù)機構(gòu)是依法設(shè)立和開展檔案社會化服務(wù)活動、實行獨立核算的經(jīng)營實體,是檔案事業(yè)發(fā)展過程中新成長起來的一股獨立的社會力量，具有很強的社會性。

第二，檔案社會化服務(wù)對象具有社會性。檔案社會化服務(wù)的定義指出，檔案社會化服務(wù)是檔案社會化服務(wù)機構(gòu)面向社會組織和公眾的服務(wù)活動。從一般意義上來說，現(xiàn)代社會的任何領(lǐng)域和機構(gòu)都會產(chǎn)生各種各樣的檔案，凡是有檔案產(chǎn)生的領(lǐng)域或機構(gòu)，都有可能需要檔案的社會化服務(wù)。因此檔案社會化服務(wù)對象極其廣泛，具有社會性。

2.4 商業(yè)性

社會性和商業(yè)性使得檔案社會化服務(wù)與傳統(tǒng)的檔案工作區(qū)分開來，也與檔案局、館、室的檔案服務(wù)區(qū)分開來。檔案社會化服務(wù)的商業(yè)性具體表現(xiàn)在以下兩個方面。

一是檔案社會化服務(wù)機構(gòu)是營利性社會組織，屬于商業(yè)性機構(gòu)，需要按照國家有關(guān)企業(yè)登記管理的規(guī)定依法設(shè)立，取得營業(yè)執(zhí)照，主營營業(yè)執(zhí)照范圍內(nèi)規(guī)定的檔案服務(wù)業(yè)務(wù)，并自負盈虧。

二是檔案社會化服務(wù)是有償服務(wù)，其運作要按照市場規(guī)律進行，每一項檔案服務(wù)項目的獲得需要以客戶需求為核心，根據(jù)市場情況合理定價，并通過招投標(biāo)等方式實現(xiàn)委托；檔案社會化服務(wù)機構(gòu)與檔案服務(wù)外包單位之間是承包方（服務(wù)供應(yīng)商）和外包方的交易關(guān)系，在完成合同規(guī)定的服務(wù)任務(wù)后按合同規(guī)定收取費用。

2.5 保密性

保密性是檔案社會化服務(wù)特有的屬性，是區(qū)別于圖書館服務(wù)等公益性文化性服務(wù)的一個特性。檔案社會化服務(wù)的保密性由兩點決定：一是委托單位的檔案文件是委托單位的原始記錄，由于政治原因或商業(yè)原因，具有一定機密性，需要安全保管，未經(jīng)委托單位同意不能對外公開，也不能銷毀；二是檔案社會化服務(wù)機構(gòu)在接受委托后提供的服務(wù)產(chǎn)品或服務(wù)項目是委托單位管理體系的有機組成，從知識產(chǎn)權(quán)角度出發(fā)具有一定的機密性。

充分認識檔案社會化服務(wù)的概念和特性，對于推動和發(fā)展檔案服務(wù)業(yè)具有積極意義。檔案社會化服務(wù)的服務(wù)性，要求從業(yè)人員具有服務(wù)意識，要有客戶至上的意識，要以客戶滿意為標(biāo)準(zhǔn)，積極主動、真誠友好地為各種類型的客戶服務(wù)。同時要積極探索供給側(cè)改革，創(chuàng)建服務(wù)品牌，提升服務(wù)質(zhì)量。檔案社會化服務(wù)的專業(yè)性，要求從業(yè)人員不斷學(xué)習(xí)業(yè)務(wù)知識、提高業(yè)務(wù)能力，確保服務(wù)工作的高效率和高質(zhì)量，增強核心競爭力。檔案社會化服務(wù)的社會性，要求從業(yè)人員具有寬闊的視野和對自己工作崗位的正確定位，踏踏實實地做好各項服務(wù)工作。不同的服務(wù)對象有不同的個性化需求，為此應(yīng)在通用設(shè)計的基礎(chǔ)上加強個性化設(shè)計。檔案社會化服務(wù)的保密性，要求從業(yè)人員具有安全保密意識，妥善保管委托單位的檔案文件以及服務(wù)成果。檔案社會化服務(wù)的商業(yè)性，要求從業(yè)人員有市場競爭意識，積極探索在市場背景下的運作機制創(chuàng)新、工作流程創(chuàng)新和工作環(huán)節(jié)創(chuàng)新，以創(chuàng)新帶發(fā)展，推動檔案服務(wù)業(yè)健康有序地發(fā)展。