把海量的“數(shù)據(jù)腳印”留住
——四市檔案部門“最多跑一次”事項(xiàng)電子化歸檔試點(diǎn)工作各具特色

編者按：“最多跑一次”改革是習(xí)近平總書記在浙江工作時(shí)倡導(dǎo)的機(jī)關(guān)效能建設(shè)、政府自身改革的再推進(jìn)再深化，也是推進(jìn)供給側(cè)結(jié)構(gòu)性改革和“放管服”改革、優(yōu)化發(fā)展環(huán)境、加強(qiáng)黨風(fēng)廉政建設(shè)的重大舉措。全省檔案部門服務(wù)“最多跑一次”改革、開展“最多跑一次”事項(xiàng)電子化歸檔工作，既是檔案工作服務(wù)大局的重要舉措，也是實(shí)現(xiàn)自身轉(zhuǎn)型發(fā)展的重要途徑。根據(jù)《浙江省檔案局關(guān)于開展檔案工作相關(guān)試點(diǎn)的通知》（浙檔發(fā)〔2017〕11號）和全省“最多跑一次”事項(xiàng)電子化歸檔工作部署會(huì)要求，湖州市檔案局、嘉興市檔案局和衢州市檔案局完成了2017年度“最多跑一次”事項(xiàng)電子化歸檔工作試點(diǎn)任務(wù)，舟山市檔案局完成了2017年度自貿(mào)區(qū)電子文件歸檔和電子檔案管理試點(diǎn)任務(wù)，形成了諸多寶貴經(jīng)驗(yàn)，再次彰顯了浙江檔案人“干在實(shí)處、走在前列、勇立潮頭”的創(chuàng)新精神和奮斗業(yè)績。

湖州：打好組合拳 跑出“加速度”

“最多跑一次”改革是“放管服”改革在浙江的生動(dòng)實(shí)踐。伴隨著改革縱深發(fā)展，大量有憑證價(jià)值和查考價(jià)值的電子政務(wù)文件不斷形成。如何將這些海量的“數(shù)據(jù)腳印”留住用好，成為擺在行政審批部門和檔案行政管理部門面前的一道必答題。2017年以來，湖州市檔案局積極貫徹落實(shí)省委省政府和省檔案局關(guān)于“最多跑一次”電子化歸檔的決策部署，結(jié)合湖州工作實(shí)際，通過打好“一二三”組合拳，堅(jiān)決打贏“最多跑一次”電子化歸檔攻堅(jiān)戰(zhàn)。

乘勢而上，統(tǒng)籌一張“規(guī)劃圖”

自全省“最多跑一次”事項(xiàng)電子化歸檔工作部署會(huì)吹響電子化歸檔的沖鋒號以來，全市檔案部門積極行動(dòng)、乘勢而上、對標(biāo)對表，以“堅(jiān)持三結(jié)合，繪好一張圖”的工作理念全力抓好全局謀劃。

首先是堅(jiān)持頂層設(shè)計(jì)與實(shí)踐探索相結(jié)合。電子文件歸檔管理是新時(shí)代對檔案管理工作提出的一項(xiàng)新要求。面對全新的工作內(nèi)容，市檔案局在認(rèn)真研讀國家、省檔案局各項(xiàng)政策規(guī)范的基礎(chǔ)上，積極謀劃、主動(dòng)思考，既對標(biāo)上級部署安排、認(rèn)真組織實(shí)施，又在試點(diǎn)先行的基礎(chǔ)上不斷進(jìn)行試驗(yàn)，進(jìn)一步優(yōu)化頂層設(shè)計(jì)。

其次是堅(jiān)持統(tǒng)一部署與協(xié)同發(fā)展相結(jié)合。一是主動(dòng)協(xié)調(diào)，印發(fā)《湖州市加快推進(jìn)“最多跑一次”事項(xiàng)電子化歸檔工作實(shí)施方案》，明確時(shí)間表、路線圖、責(zé)任單，以“掛圖作戰(zhàn)”的高要求全面統(tǒng)籌推進(jìn)全市電子化歸檔工作。二是主動(dòng)借力，積極向市委市政府和省檔案局匯報(bào)工作推進(jìn)情況，“最多跑一次”電子化工作得到市委領(lǐng)導(dǎo)親自批示，為進(jìn)一步凝聚工作共識增添助力。三是主動(dòng)對接，積極建構(gòu)橫向上覆蓋市直機(jī)關(guān)、縱向上協(xié)調(diào)縣區(qū)檔案部門、面上包括“跑改辦”和軟件開發(fā)公司的工作聯(lián)絡(luò)機(jī)制，通過召開工作對接會(huì)、推進(jìn)會(huì)和定期督查考評等形式，構(gòu)筑起部門配合、上下聯(lián)動(dòng)的良好工作格局。

最后是堅(jiān)持立足全局與著眼未來相結(jié)合。從全市檔案事業(yè)發(fā)展全局和實(shí)際工作長遠(yuǎn)需要出發(fā)，超前謀劃，在開展“最多跑一次”電子化歸檔的基礎(chǔ)動(dòng)作上，圍繞電子政務(wù)發(fā)展目標(biāo)，將市本級OA協(xié)同辦公系統(tǒng)歸檔一并納入試點(diǎn)工作范疇，與政務(wù)服務(wù)網(wǎng)電子文件歸檔工作同部署同落實(shí)同檢查。

因市制宜，突出兩個(gè)“主抓手”

圍繞規(guī)劃目標(biāo)，重點(diǎn)把握“歸檔業(yè)務(wù)準(zhǔn)備”與“歸檔平臺開發(fā)”兩個(gè)“主抓手”，因市制宜，積極創(chuàng)新新思路、新方法，全面提升電子文件歸檔試點(diǎn)工作進(jìn)度。

一“抓”夯實(shí)歸檔業(yè)務(wù)基礎(chǔ)，重點(diǎn)解決“歸什么”和“在哪歸”的問題。對照規(guī)劃進(jìn)度表，及時(shí)部署歸檔范圍和保管期限表編制工作，圓滿完成編制、上報(bào)和審核任務(wù)，并積極對照省政務(wù)“八統(tǒng)一”等要求落實(shí)審批事項(xiàng)文件材料內(nèi)容的動(dòng)態(tài)調(diào)整、完善工作。認(rèn)真開展調(diào)研，全面掌握市政務(wù)服務(wù)網(wǎng)統(tǒng)建系統(tǒng)和自建系統(tǒng)的在用情況。在充分溝通協(xié)調(diào)的基礎(chǔ)上，根據(jù)“一窗受理、集成服務(wù)”的發(fā)展要求，創(chuàng)造性地將預(yù)歸檔模塊架構(gòu)在一窗受理平臺上，大大減少了后端電子文件管理平臺和各部門自建系統(tǒng)的接口開發(fā)工程量，為下一步歸檔平臺開發(fā)做好充足準(zhǔn)備。

二“抓”加快歸檔平臺建設(shè)，重點(diǎn)解決“歸哪里”和“怎么歸”的問題。電子文件管理平臺是實(shí)現(xiàn)“最多跑一次”電子化歸檔的重要技術(shù)平臺。為確保存檔數(shù)據(jù)包的順利歸檔利用，市檔案局結(jié)合工作實(shí)際積極思考，全力攻堅(jiān)平臺建設(shè)。一是創(chuàng)新歸檔流程設(shè)計(jì)。區(qū)別于省檔案局的統(tǒng)一部署模式，將電子文件管理平臺作為文件交換平臺而非歸檔操作平臺。存檔數(shù)據(jù)包形成于一窗受理平臺的預(yù)歸檔模塊，通過數(shù)據(jù)接口傳輸至電子文件管理平臺，平臺接收數(shù)據(jù)后通過在線主動(dòng)推送或離線拷貝的模式把歸檔數(shù)據(jù)包傳遞給各基層檔案室系統(tǒng)，由各單位檔案管理員完成檔號編制等歸檔操作，形成正式歸檔數(shù)據(jù)包，并最終移交進(jìn)館。二是創(chuàng)新歸檔平臺功能。在充分考慮預(yù)歸檔數(shù)據(jù)采集接收、質(zhì)量檢測、信息固化和移交利用功能實(shí)現(xiàn)的基礎(chǔ)上，創(chuàng)造性地加入數(shù)據(jù)保全功能，通過可信時(shí)間戳、電子簽章等技術(shù)手段和保真平臺實(shí)現(xiàn)歸檔數(shù)據(jù)包的證據(jù)保全和內(nèi)容備份。三是創(chuàng)新平臺建設(shè)路線。為縮短電子文件管理平臺項(xiàng)目準(zhǔn)備時(shí)間，加快建設(shè)進(jìn)度，積極與市信息中心和市財(cái)政對接爭取，通過特事特辦的綠色通道，推動(dòng)《湖州市電子文件管理平臺建設(shè)方案》于2017年7月順利通過項(xiàng)目審批并爭取專項(xiàng)建設(shè)經(jīng)費(fèi)165萬元人民幣，整個(gè)項(xiàng)目落地準(zhǔn)備時(shí)間縮短了3個(gè)多月，為后續(xù)的平臺開發(fā)爭取了主動(dòng)權(quán)。全市電子文件管理平臺于11月底搭建完成，并成功實(shí)現(xiàn)電子政務(wù)數(shù)據(jù)的歸檔移交。

強(qiáng)化保障，落實(shí)三個(gè)“百分百”

“最多跑一次”電子化歸檔工作是一項(xiàng)長期性工作，更是實(shí)行“單套制”以來的首項(xiàng)歸檔工作。為提高歸檔質(zhì)量、進(jìn)一步降低電子文件歸檔過程中的安全隱患，市檔案局在貫徹落實(shí)《浙江政務(wù)服務(wù)網(wǎng)電子文件管理暫行辦法》《浙江政務(wù)服務(wù)網(wǎng)電子文件歸檔移交業(yè)務(wù)需求和技術(shù)規(guī)范（試行）》等政策規(guī)范基礎(chǔ)上，結(jié)合試點(diǎn)工作實(shí)際進(jìn)一步完善全市電子文件歸檔、移交和長久保存制度規(guī)范，并重點(diǎn)在強(qiáng)化電子文件歸檔安全管理上下功夫，堅(jiān)決落實(shí)三個(gè)“百分百”，堅(jiān)守檔案安全底線。

其一是百分之百檢測。為降低電子文件和電子檔案產(chǎn)生過程中的風(fēng)險(xiǎn)，著力在預(yù)歸檔前端控制上下功夫。接收進(jìn)入電子文件管理平臺的存檔數(shù)據(jù)包需要通過兩次“安檢”：電子文件歸檔數(shù)據(jù)在一窗受理平臺預(yù)歸檔模塊打包上傳前需要通過安全檢測；電子文件管理平臺在接收存檔數(shù)據(jù)包前需要再次通過“安全過濾池”。只有兩次檢測百分之百通過的數(shù)據(jù)包方能被電子文件管理平臺認(rèn)同接收，否則將退回重新進(jìn)行數(shù)據(jù)校驗(yàn)打包。

其二是百分之百備份。為降低海量檔案數(shù)據(jù)的安全存儲(chǔ)風(fēng)險(xiǎn)、充分發(fā)揮數(shù)據(jù)保全價(jià)值，著力在數(shù)據(jù)備份上下功夫。電子文件管理平臺上固化后的所有存檔數(shù)據(jù)包在移交至各基層檔案室之前，必須備份一份數(shù)據(jù)至“數(shù)據(jù)保險(xiǎn)箱”——保真平臺。保真平臺應(yīng)用多種數(shù)據(jù)保全技術(shù)段，全面保障電子文件的真實(shí)性、完整性、可用性和安全性，實(shí)現(xiàn)電子文件的長期保存和證據(jù)保全。

其三是百分之百防護(hù)。信息安全風(fēng)險(xiǎn)無處不在，為了加強(qiáng)對電子文件歸檔平臺的安全保護(hù)，著力在健全信息系統(tǒng)安全防護(hù)體系上下功夫。圍繞基礎(chǔ)設(shè)施安全、網(wǎng)絡(luò)通信安全、數(shù)據(jù)安全等方面，采用信息加密、授權(quán)認(rèn)證、防火墻技術(shù)等多種安全防護(hù)措施，確保服務(wù)器、終端設(shè)備、傳輸介質(zhì)得到可靠防護(hù)。

作為“最多跑一次”改革的重要內(nèi)容和基礎(chǔ)保障，電子化歸檔是實(shí)現(xiàn)“最多跑一次”改革目標(biāo)的重要手段，也是浙江政務(wù)服務(wù)網(wǎng)推進(jìn)全流程在線辦理的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。做好“最多跑一次”電子化歸檔工作任重道遠(yuǎn)。市檔案局將進(jìn)一步強(qiáng)化歸檔意識、加強(qiáng)歸檔指導(dǎo)、完善歸檔制度，在鞏固試點(diǎn)成果的基礎(chǔ)上繼續(xù)做好拓面提升，全面提升電子文件歸檔與服務(wù)利用綜合管理水平。

（本文執(zhí)筆：湖州市檔案局 馬煉鴻 顧仁娟 余 晨）

嘉興：打造電子化歸檔的實(shí)踐樣本

嘉興是全省政務(wù)服務(wù)網(wǎng)自建系統(tǒng)的地區(qū)之一，嘉興市檔案局主動(dòng)融入“最多跑一次”改革部署，積極對接、溝通協(xié)調(diào)、試點(diǎn)先行，全力推進(jìn)“最多跑一次”事項(xiàng)電子化歸檔工作，打通全流程在線運(yùn)行“最后一公里”，打造“嘉興樣本”。

老何家通訊系統(tǒng)又一次啟動(dòng)，權(quán)箏沒事兒了，何東已準(zhǔn)備結(jié)婚，爺爺，老爸，二叔，三叔，四叔都知道了。大家大大地松了一口氣，這事兒終于過去了，在滿意的當(dāng)口還忘不了埋怨何東一句：什么歲數(shù)了還鬧騰這么一下，青春期延遲突發(fā)癥！

一、積極對接、溝通協(xié)調(diào)，形成推進(jìn)“最多跑一次”事項(xiàng)電子化歸檔工作共識

2017年1月，《浙江省人民政府辦公廳關(guān)于印發(fā)浙江政務(wù)服務(wù)網(wǎng)電子文件管理暫行辦法的通知》（浙政辦發(fā)〔2017〕4號）下發(fā)，市檔案局主動(dòng)與省檔案局、市政府辦、相關(guān)技術(shù)開發(fā)公司聯(lián)系溝通、對接協(xié)調(diào)，明確省里的工作任務(wù)、業(yè)務(wù)需求與技術(shù)規(guī)范；商量確定列入省政府、省檔案局政務(wù)服務(wù)網(wǎng)行政審批電子文件歸檔管理工作自建平臺的建設(shè)和應(yīng)用試點(diǎn)；根據(jù)實(shí)際情況，商量制定《嘉興市政務(wù)服務(wù)網(wǎng)電子文件預(yù)歸檔管理業(yè)務(wù)需求與技術(shù)規(guī)范》，籌備起草實(shí)施方案，成立工作推進(jìn)組。4月24日，市府辦下發(fā)關(guān)于切實(shí)做好全市“最多跑一次”事項(xiàng)電子化歸檔工作的通知，成立由市政府分管副秘書長任組長、市檔案局分管副局長任副組長、其他相關(guān)部門分管領(lǐng)導(dǎo)為成員的工作推進(jìn)組，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)推進(jìn)電子化預(yù)歸檔工作；全省“最多跑一次”事項(xiàng)電子化歸檔工作部署會(huì)召開之后，4月26日，市檔案局召開全市檔案部門座談會(huì)，要求全面推進(jìn)全市“最多跑一次”事項(xiàng)電子化歸檔工作。

二、出臺規(guī)范、搭建平臺，筑牢“最多跑一次”事項(xiàng)電子化歸檔工作基礎(chǔ)

5月9日，嘉興市印發(fā)《嘉興市政務(wù)服務(wù)網(wǎng)電子文件預(yù)歸檔業(yè)務(wù)需求與技術(shù)規(guī)范（試行）》，作為推進(jìn)工作的業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)；為進(jìn)一步提高工作人員業(yè)務(wù)水平，市檔案局還特別編印了《全市檔案部門對接政務(wù)服務(wù)網(wǎng)和大數(shù)據(jù)建設(shè)工作材料匯編》。市檔案局在市政府的支持下，主動(dòng)與市政府政務(wù)公開處對接技術(shù)平臺建設(shè)工作，經(jīng)過多次協(xié)商，制定了《嘉興市政務(wù)服務(wù)網(wǎng)行政權(quán)力審批系統(tǒng)電子文件預(yù)歸檔管理系統(tǒng)建設(shè)方案》，參與政務(wù)服務(wù)網(wǎng)電子文件在線預(yù)歸檔模塊建設(shè)，5月底在線預(yù)歸檔模塊基本功能建設(shè)完工。在開發(fā)電子文件預(yù)歸檔模塊的同時(shí)，市檔案局于2月份啟動(dòng)了《嘉興市公共數(shù)據(jù)和電子文件統(tǒng)一歸檔管理平臺暨數(shù)字檔案館二期項(xiàng)目》方案的編制工作，12月6日方案通過2018年嘉興市市級政府投資信息化項(xiàng)目第一次預(yù)審。

三、試點(diǎn)先行、上門指導(dǎo)，形成“最多跑一次”事項(xiàng)電子化歸檔工作合力

市檔案局堅(jiān)持先易后難、試點(diǎn)先行的原則，由市府辦牽頭，選擇行政權(quán)力事項(xiàng)較多且已在政務(wù)服務(wù)網(wǎng)內(nèi)全流程辦理的市建委、市人防辦作為試點(diǎn)，進(jìn)行電子文件在線預(yù)歸檔。5月15日，市檔案局就政務(wù)服務(wù)網(wǎng)行政許可事項(xiàng)電子化預(yù)歸檔工作召開試點(diǎn)專題研究會(huì)議，會(huì)后市檔案局監(jiān)督指導(dǎo)處和技術(shù)管理處及時(shí)指導(dǎo)試點(diǎn)單位制定歸檔范圍和保管期限，并就技術(shù)準(zhǔn)備工作進(jìn)行交流討論。5月底，市檔案局召開全市“最多跑一次”事項(xiàng)電子化歸檔工作推進(jìn)會(huì)，會(huì)上組織了相關(guān)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，會(huì)后建立了每周工作例會(huì)等相關(guān)工作制度，要求及時(shí)交流遇到的問題并研究部署相關(guān)工作任務(wù)。政務(wù)服務(wù)網(wǎng)在線預(yù)歸檔模塊試運(yùn)行后，市檔案局組織技術(shù)人員上門指導(dǎo)試點(diǎn)單位事項(xiàng)配置工作和預(yù)歸檔操作流程。

四、現(xiàn)場辦公、逐步規(guī)范，打造“最多跑一次”事項(xiàng)電子化歸檔工作“嘉興樣本”

11月，嘉興市“最多跑一次”事項(xiàng)電子化歸檔工作在全省檔案公共服務(wù)推進(jìn)會(huì)上進(jìn)行經(jīng)驗(yàn)介紹，并作電子化歸檔操作演示。試點(diǎn)單位實(shí)現(xiàn)了“三個(gè)率先”和“三個(gè)百分百”，“三個(gè)率先”即率先啟用電子簽章、率先移交進(jìn)集中式檔案室、率先以登記備份形式移交進(jìn)檔案館；“三個(gè)百分百”即審核通過行政許可事項(xiàng)占比100%、歸檔配置完成占比100%、電子文件在線預(yù)歸檔率100%。12月，市檔案局以現(xiàn)場辦公的形式推進(jìn)電子文件預(yù)歸檔工作，工作人員到市行政服務(wù)中心召開現(xiàn)場辦公推進(jìn)會(huì)，現(xiàn)場指導(dǎo)歸檔配置、在線預(yù)歸檔電子文件。截至12月底，嘉興政務(wù)服務(wù)網(wǎng)統(tǒng)建系統(tǒng)內(nèi)行政許可事項(xiàng)100%完成配置，已領(lǐng)取電子簽章的單位已經(jīng)開始進(jìn)行電子文件在線預(yù)歸檔。

（本文執(zhí)筆：嘉興市檔案局 李 霞）

衢州：搶抓機(jī)遇 干在實(shí)處

2017年2月，省檔案局正式批復(fù)衢州市檔案局為“最多跑一次”事項(xiàng)電子化歸檔工作試點(diǎn)單位。借助這一有利契機(jī)，市檔案局全力推進(jìn)“最多跑一次”事項(xiàng)電子化歸檔工作，目前工作已取得一定成效。

領(lǐng)導(dǎo)重視 高位推動(dòng)

市委市政府高度重視“最多跑一次”事項(xiàng)電子化歸檔工作。2016年8月24日，市委全面深化改革領(lǐng)導(dǎo)小組第九次會(huì)議審議通過了《衢州市行政服務(wù)中心改造升級工作方案》，明確將電子化歸檔工作列入改造升級重點(diǎn)工作。9月7日，市檔案局參加了市政府召開的市行政服務(wù)中心改造升級工作協(xié)調(diào)會(huì)，時(shí)任市委常委、常務(wù)副市長趙建林專門就行政審批電子化歸檔工作提出相關(guān)要求。2017年3月31日，市政府印發(fā)《關(guān)于加快推進(jìn)“最多跑一次”改革實(shí)施方案的通知》，明確要求“做好電子文件歸檔工作”。4月18日，副市長湯飛帆要求落實(shí)電子化歸檔工作項(xiàng)目。4月20日，市檔案局在全省“最多跑一次”事項(xiàng)電子化歸檔工作部署會(huì)上作工作交流。8月至11月，市人大常委會(huì)副主任、市行政服務(wù)中心主任田俊持續(xù)關(guān)注“最多跑一次”事項(xiàng)電子化歸檔工作，多次聽取市檔案局工作進(jìn)度匯報(bào)，并幫助協(xié)調(diào)解決工作中的難點(diǎn)問題。

建章立制 明確要求

積極爭取 項(xiàng)目推進(jìn)

市檔案局在反復(fù)討論、充分醞釀的基礎(chǔ)上，申報(bào)《衢州市行政審批電子檔案管理系統(tǒng)》項(xiàng)目，并充分利用省委書記車俊在衢調(diào)研的契機(jī)，多次與市領(lǐng)導(dǎo)溝通、協(xié)調(diào)項(xiàng)目立項(xiàng)事宜。5月10日，項(xiàng)目經(jīng)市智慧城市建設(shè)工作領(lǐng)導(dǎo)小組項(xiàng)目決策咨詢會(huì)議同意正式立項(xiàng)。7月21日，市發(fā)改委批復(fù)同意《衢州市行政審批電子檔案管理系統(tǒng)項(xiàng)目初步設(shè)計(jì)方案》。11月9日，項(xiàng)目正式完成招投標(biāo)工作，目前正在進(jìn)行軟件建設(shè)。

深化工作 持續(xù)發(fā)力

一是以點(diǎn)帶面，盡早發(fā)力。市檔案局在對十多家市直機(jī)關(guān)政務(wù)服務(wù)網(wǎng)電子文件運(yùn)行情況充分調(diào)研摸底的基礎(chǔ)上，確定以基礎(chǔ)較好的3家單位作為試點(diǎn)單位，2017年初試點(diǎn)單位增至8家；召集全市35家“最多跑一次”事項(xiàng)窗口單位召開電子化歸檔工作部署會(huì)，進(jìn)一步統(tǒng)一思想、明確職責(zé)，建立工作聯(lián)動(dòng)機(jī)制并確定工作節(jié)點(diǎn)。二是落實(shí)責(zé)任，全面發(fā)力。積極指導(dǎo)并參與各縣（市、區(qū)）“最多跑一次”事項(xiàng)電子化歸檔推進(jìn)工作，組織各縣（市、區(qū)）分管領(lǐng)導(dǎo)召開現(xiàn)場會(huì)，布置工作任務(wù)，層層壓實(shí)責(zé)任，全面鋪開工作；分赴各縣（市、區(qū)）調(diào)研，與相關(guān)責(zé)任人員就如何進(jìn)一步提升工作成效進(jìn)行交流，進(jìn)一步凝聚力量、形成合力。三是多措并舉，主動(dòng)發(fā)力。統(tǒng)計(jì)梳理全市33家單位700余項(xiàng)電子文件材料歸檔范圍和保管期限，主動(dòng)介入市行政服務(wù)中心“最多跑一次”事項(xiàng)電子化歸檔平臺預(yù)歸檔設(shè)置及修改完善等工作；在衢州政務(wù)服務(wù)網(wǎng)后臺開發(fā)完成后，召開“最多跑一次”平臺預(yù)歸檔培訓(xùn)會(huì)，分批次對33家窗口單位以及各縣（市、區(qū)）檔案局技術(shù)骨干進(jìn)行培訓(xùn)。

當(dāng)前，全市“最多跑一次”事項(xiàng)電子化歸檔工作在以下方面還有待加強(qiáng)：一是各縣（市、區(qū)）工作發(fā)展不平衡；二是工作經(jīng)費(fèi)不足，導(dǎo)致工作起點(diǎn)不高、創(chuàng)新性不強(qiáng)。今年，市檔案局將繼續(xù)推進(jìn)《衢州市行政審批電子檔案管理系統(tǒng)》項(xiàng)目建設(shè)，做好全市電子檔案接收工作。

（本文執(zhí)筆：衢州市檔案局 何志華）

舟山：直面挑戰(zhàn) 破解難題

2017年，舟山自貿(mào)區(qū)電子文件歸檔和電子檔案管理試點(diǎn)工作列入省檔案局相關(guān)試點(diǎn)。舟山市檔案局對此非常重視，4月中旬局主要領(lǐng)導(dǎo)帶領(lǐng)業(yè)務(wù)處室負(fù)責(zé)人赴上海浦東新區(qū)考察，學(xué)習(xí)“單套制”歸檔的做法和經(jīng)驗(yàn)，并啟動(dòng)電子文件歸檔和電子檔案管理試點(diǎn)工作。

一、做好“最多跑一次”事項(xiàng)電子化歸檔工作

2017年，局主要領(lǐng)導(dǎo)與分管領(lǐng)導(dǎo)多次與市政府相關(guān)職能部門銜接，落實(shí)工作安排。以市政府辦名義制定了《舟山市政務(wù)服務(wù)網(wǎng)電子化歸檔工作方案》，并印發(fā)了《舟山市人民政府辦公室關(guān)于加快推進(jìn)“最多跑一次”事項(xiàng)電子化歸檔工作的通知》，明確工作目標(biāo)、職責(zé)分工及工作內(nèi)容，對“最多跑一次”事項(xiàng)電子化歸檔工作提出了具體要求。5月初，市檔案局分別召開全市“最多跑一次”電子化歸檔工作推進(jìn)會(huì)與市直單位“最多跑一次”電子化歸檔工作推進(jìn)會(huì)，對全市“最多跑一次”事項(xiàng)電子化歸檔工作進(jìn)行了部署，市政府分管副秘書長到會(huì)并講話，各縣（區(qū)）檔案局（館）長、市屬各單位分管領(lǐng)導(dǎo)參會(huì)。印發(fā)《關(guān)于要求制定“最多跑一次”行政審批事項(xiàng)文件材料歸檔范圍與保管期限的通知》，開展文件材料歸檔范圍和保管期限的制定和審核工作，各縣（區(qū)）也同步開展這項(xiàng)工作，目前全市已完成文件材料歸檔范圍和保管期限的制定和審核工作。6月協(xié)助市信息技術(shù)中心完成政務(wù)網(wǎng)電子文件預(yù)歸檔模塊的開發(fā)部署，6月15日召開全市“最多跑一次”事項(xiàng)電子化歸檔培訓(xùn)部署會(huì)議，6月21日至23日組織軟件使用培訓(xùn)，6月底開始?xì)w檔配置。針對5個(gè)功能區(qū)審批事項(xiàng)多、配置進(jìn)度慢的問題，局主要領(lǐng)導(dǎo)帶領(lǐng)相關(guān)處室負(fù)責(zé)人對功能區(qū)進(jìn)行調(diào)研，并專門召開功能區(qū)“最多跑一次”事項(xiàng)電子化歸檔情況匯報(bào)會(huì)，以推進(jìn)工作的開展。目前全市各單位已基本完成歸檔配置工作，現(xiàn)已在政務(wù)網(wǎng)平臺上進(jìn)行電子文件預(yù)歸檔。確定市安監(jiān)局為政務(wù)服務(wù)網(wǎng)歸檔電子文件進(jìn)館試點(diǎn)單位，目前已產(chǎn)生電子檔案728件，啟動(dòng)電子檔案接收進(jìn)館工作。此外，積極對接市住建局，推進(jìn)“竣工測驗(yàn)合一”改革的電子化歸檔工作，并聯(lián)合印發(fā)《舟山市建設(shè)工程項(xiàng)目聯(lián)合竣工驗(yàn)收工作指南》，明確電子化歸檔工作的具體要求。

同時(shí)，市檔案局以“最多跑一次”事項(xiàng)電子化歸檔為契機(jī)，切實(shí)做好全市檔案信息化項(xiàng)目立項(xiàng)工作。全市積極開展政務(wù)服務(wù)網(wǎng)電子文件管理統(tǒng)一平臺項(xiàng)目建設(shè)的立項(xiàng)。年初，市檔案局向市經(jīng)信委提交《舟山市數(shù)字檔案館二期建設(shè)項(xiàng)目》信息化專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)申請，預(yù)算為194.7萬元人民幣，包含數(shù)字檔案室與政務(wù)服務(wù)網(wǎng)的對接、電子檔案接收及長期保存、數(shù)字檔案館軟件升級等所需經(jīng)費(fèi)。各縣（區(qū)）也積極爭取信息化經(jīng)費(fèi)，目前定海區(qū)已初步落實(shí)200萬元，普陀區(qū)已落實(shí)120萬元，嵊泗縣已落實(shí)285萬元。

二、做好電子公文歸檔與管理試點(diǎn)工作

市檔案局對市本級進(jìn)館單位OA系統(tǒng)應(yīng)用普及率進(jìn)行摸底，發(fā)現(xiàn)如下問題：一是OA系統(tǒng)的普及率較低，市本級124家進(jìn)館單位中僅有41家單位全面應(yīng)用OA系統(tǒng)，占總數(shù)的33%。二是OA系統(tǒng)種類多，系統(tǒng)之間無法實(shí)現(xiàn)公文交換，難以做到文檔一體化管理。上述41家單位應(yīng)用的OA系統(tǒng)總共有5種，但其中3種無法進(jìn)行改造，不能與市級檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行對接以實(shí)現(xiàn)文檔一體化管理。三是現(xiàn)有的各種OA系統(tǒng)產(chǎn)生的電子公文中，有的沒有電子印章、有的版式文件不符合電子文件長期保存的要求，沒有一個(gè)系統(tǒng)能產(chǎn)生完全符合要求的電子公文。對此市檔案局主要采取以下舉措：一是對OA系統(tǒng)進(jìn)行嚴(yán)格規(guī)范，要求其產(chǎn)生帶電子簽章及PDF格式的電子公文；同時(shí)積極與市信息技術(shù)中心對接，對全市主流的OA系統(tǒng)進(jìn)行升級改造，在OA系統(tǒng)中集成“最多跑一次”電子簽章系統(tǒng)，使之產(chǎn)生帶電子印章的PDF文件，保障系統(tǒng)中電子公文的真實(shí)性與可讀性，也為“單套制”歸檔提供技術(shù)支撐。二是抓住普陀區(qū)政府在全區(qū)推廣OA系統(tǒng)的契機(jī)，選定普陀區(qū)作為電子公文“單套制”歸檔的試點(diǎn)區(qū)域，初步目標(biāo)是在全區(qū)統(tǒng)一應(yīng)用同一套符合規(guī)范的OA系統(tǒng)。普陀區(qū)現(xiàn)已完成70家進(jìn)館單位的OA安裝調(diào)試與使用培訓(xùn)，“最多跑一次”電子簽章得到有效應(yīng)用。目前普陀區(qū)正常使用OA內(nèi)部流轉(zhuǎn)系統(tǒng)的單位為42家，開展電子公文在線歸檔的單位為26家。

三、問題分析與今年計(jì)劃

在一年的試點(diǎn)工作中，我們也發(fā)現(xiàn)存在一些問題，主要表現(xiàn)在：“最多跑一次”事項(xiàng)電子化歸檔過程中，窗口收入的材料還是以紙質(zhì)文件為主，辦結(jié)后難以及時(shí)歸檔；試點(diǎn)單位實(shí)現(xiàn)了規(guī)范電子公文的發(fā)文，但大量的收文還是以紙質(zhì)文件為主，沒有形成電子文件流轉(zhuǎn)的大環(huán)境，OA使用率不高制約了“單套制”歸檔的深入開展。

今年我們爭取在以下方面取得突破：一是根據(jù)《電子文件管理暫行辦法》的要求，參照國家電子文件管理部際聯(lián)席會(huì)議制度，爭取建立舟山市電子文件管理領(lǐng)導(dǎo)小組，由市領(lǐng)導(dǎo)掛帥，市信息中心、市發(fā)改委、市經(jīng)信委、市財(cái)政局、市檔案局、市保密局等部門為成員單位，承擔(dān)全市電子文件管理工作的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)和監(jiān)督檢查工作，并完善相關(guān)法規(guī)制度；二是加強(qiáng)前端指導(dǎo)，爭取與市有關(guān)部門聯(lián)合對各窗口辦事流程進(jìn)行改造，力求精簡辦事材料、減少接收紙質(zhì)材料，努力實(shí)現(xiàn)在政務(wù)服務(wù)網(wǎng)平臺上實(shí)現(xiàn)全電子化流轉(zhuǎn)，提高電子文件的歸檔率；三是積極配合市信息技術(shù)中心與市經(jīng)信委等有關(guān)部門，實(shí)現(xiàn)OA系統(tǒng)在全市的升級改造與普及，營造良好的電子公文應(yīng)用環(huán)境，為電子公文“單套制”歸檔創(chuàng)造條件；四是做好全市檔案管理系統(tǒng)與政務(wù)服務(wù)網(wǎng)的對接，實(shí)現(xiàn)預(yù)歸檔電子文件的接收與管理；五是開發(fā)電子檔案進(jìn)館接收與長期保存平臺，實(shí)現(xiàn)“最多跑一次”事項(xiàng)歸檔電子文件的在線接收與長期保存。

（本文執(zhí)筆：舟山市檔案局 張丹斌）