探討辦公室文書檔案收集與歸檔工作管理措施

成體志

(齊齊哈爾市梅里斯達(dá)斡爾族區(qū)電子商務(wù)孵化中心，黑龍江 齊齊哈爾 161021)

檔案管理是企事業(yè)單位現(xiàn)代管理的重要部分，檔案收集與歸檔則是檔案工作的基礎(chǔ)。近年來，隨著社會發(fā)展，辦公室工作中形成的檔案數(shù)量和種類越來越多，一些傳統(tǒng)的檔案管理方法已經(jīng)無法滿足檔案工作需要。在精細(xì)化管理思想指引下，如何采取新的手法去完善辦公室文書檔案收集與歸檔工作，就成為辦公室檔案管理工作必須思考的問題。

一、辦公室文書檔案收集與歸檔管理的重要性

檔案指企事業(yè)單位在生產(chǎn)經(jīng)營活動中所形成的有用的原始記錄和重要的信息資料。在企事業(yè)管理中，檔案管理具有重要意義，檔案管理范圍非常廣，它涉及到會議記錄、請示、審批文件、決議等文檔資料。辦公室文書檔案收集與歸檔是單位檔案管理中的一個基礎(chǔ)環(huán)節(jié)。通過合理、有序的文書檔案收集與歸檔工作，將檔案文書以科學(xué)的方式呈現(xiàn)出來，可以提高辦公室檔案管理效率，滿足辦公室人事考核、評定工作、資料查閱等工作的需要。此外，全面、到位的辦公室文書檔案收集與歸檔工作，也為管理者了解單位實(shí)際運(yùn)營情況、經(jīng)營決策提供了參考依據(jù)，因此，許多單位在發(fā)展中都對辦公室文書檔案收集與歸檔工作給予了高度重視。

二、辦公室文書檔案收集與歸檔管理存在的問題

(一)檔案意識淡薄，檔案收集力度不夠

在制度不完善的情況下，一些檔案人員在日常管理中，只關(guān)注紅頭文件收集和管理，對檔案收集和歸檔管理等基礎(chǔ)工作缺少熱情，加上檔案收集與歸檔模式不科學(xué)，文件材料收集力度不足，所以一些有用的文件資料經(jīng)常會出現(xiàn)丟失或者缺損等情況。如在文書檔案收集與歸檔過程中，一些檔案的集中收集力度不夠，許多檔案資料擺放隨意，無法及時回檔。個別人即便是發(fā)現(xiàn)其中存在問題，也很少會直接指出或糾正問題。

(二)工作不規(guī)范，資料收集不全面

一些檔案人員在收集文件資料時，也很少關(guān)注檔案文件的真實(shí)性、全面性，不關(guān)注檔案文件是原件還是復(fù)印件，在檔案歸檔管理上，一些兼職檔案人員的管理手法也是簡單粗暴，這必然會降低檔案文件材料的利用價值，影響檔案的利用。一些單位的檔案資料之所以殘缺不全，是因?yàn)閱挝辉跈n案工作上的投入有限，單位檔案室環(huán)境簡陋，缺少必須的防潮防蟲設(shè)備，一些檔案經(jīng)常會因?yàn)槌睗?、蟲蛀而受到破壞。

三、完善辦公室文書檔案收集與歸檔管理的措施

(一)成立高水平的檔案管理隊(duì)伍

檔案管理人員是檔案工作的主體，也是推動辦公室文書檔案收集與歸檔工作向前發(fā)展的有生力量，檔案管理人員的工作能力、職業(yè)素養(yǎng)會給辦公室文書檔案收集與歸檔工作帶來直接影響。因此，在信息時代，在辦公室文書檔案收集與歸檔工作環(huán)境、模式和方法都發(fā)生明顯變化的情況下，單位檔案管理部門在日常管理中，要突出重點(diǎn)，圍繞工作難點(diǎn)，加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)，嚴(yán)把檔案管理人才引進(jìn)關(guān)，選用專業(yè)的檔案管理人才，適當(dāng)提高檔案崗位的待遇，以薪資和文化留人，增加檔案管理隊(duì)伍的穩(wěn)定性。然后，鼓勵檔案管理人員加強(qiáng)自主學(xué)習(xí)，接受再教育，同時定期將他們組織起來開展信息技術(shù)、檔案管理技能培訓(xùn)，提高檔案管理隊(duì)伍的綜合素養(yǎng)和工作能力。立足于單位人力資源管理制度，施行崗位責(zé)任制和監(jiān)督考核制度，就檔案管理人員的工作能力、表現(xiàn)給予評價，提高管理的針對性。在此基礎(chǔ)上，加大檔案管理理論和方法研究，了解新時期檔案工作的特點(diǎn)，緊跟時代步伐，將多媒體技術(shù)、信息設(shè)備等廣泛應(yīng)用到檔案管理中去，提高檔案管理效率，強(qiáng)化檔案的信息化資源優(yōu)勢。

(二)提高檔案文書管理水平

統(tǒng)一收集、分類管理、科學(xué)錄入各類有用的文件資料信息，為用戶提供便捷高效的檔案信息服務(wù)，是單位辦公室檔案管理工作的一個重要內(nèi)容。這也要求單位重視檔案管理，建設(shè)檔案管理文化，在內(nèi)部進(jìn)行檔案管理宣傳，提高全體上下對檔案的認(rèn)識。然后，嚴(yán)格檔案管理流程，以精細(xì)化管理為目標(biāo)，建設(shè)檔案微機(jī)管理體系，開發(fā)檔案信息査詢系統(tǒng)，要求檔案管理人員做好檔案各環(huán)節(jié)工作的量化對照、標(biāo)準(zhǔn)化管理，定期進(jìn)行檔案核查，盡可能避免出現(xiàn)文書檔案信息不全、數(shù)據(jù)出錯、格式不標(biāo)準(zhǔn)等問題，以確保檔案真實(shí)可用。檔案部門也要在上級領(lǐng)導(dǎo)下，根據(jù)單位職工群眾的信息需求，變傳統(tǒng)的坐等上門的工作思想為主動去各個部門進(jìn)行檔案收集的工作觀念，加強(qiáng)與各個部門之間的聯(lián)系，積極創(chuàng)新文書檔案收集、歸檔工作模式，實(shí)現(xiàn)檔案管理服務(wù)系統(tǒng)與單位網(wǎng)站的安全鏈接，確保檔案信息網(wǎng)上檢索便捷，為用戶提供更好的服務(wù)。

綜上所述，辦公室文書檔案收集與歸檔工作管理工作雖然是一項(xiàng)基礎(chǔ)性的工作，但是這項(xiàng)工作不容忽視。在日常管理中，檔案管理人員要與時俱進(jìn)，就檔案現(xiàn)代化管理模式展開調(diào)查和研究，并在此基礎(chǔ)上完善檔案管理體系，創(chuàng)新檔案管理方法，做好辦公室文書檔案收集和歸檔工作，以切實(shí)發(fā)揮檔案信息的實(shí)際作用，為單位發(fā)展做出積極的貢獻(xiàn)。

[1]謝家祝.檔案精細(xì)化管理在檔案管理中的實(shí)踐應(yīng)用[J].城建檔案，2017(06)：75-76.

[2]翟榮榮.淺析辦公室文書檔案收集與歸檔工作管理[J].辦公室業(yè)務(wù)，2015(22)：70.